【業務効率化ってどうやるの?】目的や手順、具体的な実践方法を紹介！

業務効率化について、あなたの会社や部署などでも一度は議題に挙がったことがあるのではないでしょうか？
少子高齢化社会となっている日本では、人手不足を補うために生産性の向上が求められるようになりました。
それに伴い、業務効率化について考える企業が増えており、身近に感じる機会も増えている傾向にあります。
 
しかし、いざ業務効率化を行うとなった場合、その手順や具体的な実践方法について理解をしていないと逆に業務効率が落ちる可能性もあります。
そこで、今回は業務効率化の目的や手順、具体的な実践方法など基本的な部分から紹介していきたいと思います。
業務効率化を検討している方は是非参考にしてみてください。

業務効率化とは？

業務効率化とは、読んで字のごとく業務を効率化することで、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、本当に必要な業務に絞って生産性の向上を測るものです。
具体的にはこのような形です。

これらの業務の効率化を図るために行うものとなります。

業務効率化の目的

一般的に業務効率化の目的は、従業員の業務の生産性向上とそれに伴う利益の増加です。
もちろん、企業によって目的は異なりますが、一般的にはこういった目的があります。
 
企業によっては、従業員の残業時間の増加による人件費の増加や業務に対する不満による離職率増加などが問題となり、それらを解消するために業務効率化を行う場合などもあるかもしれません。

まずは自社の業務課題を見直し、目的を明確にした上で、業務効率化を行うことが重要となります。

業務効率化の手順

業務効率化を行う際には、正しい手順を踏まないと、逆に業務効率を落としてしまう可能性もあります。
正しい手順を理解した上で、業務効率化を進めていきましょう。
手順は大きく下記の3つに分けられます。

ここからは、それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。

業務内容の分析

まずは、自社の業務内容を分析する必要があります。
業務内容を分析するには、業務フローを可視化して、業務の流れを客観的に分析しましょう。
業務マニュアルを参考にして分析するのも一つの手段ですが、現場の意見を聞いて、実態を正確に把握することも重要となります。
 
業務項目に加えて、業務ごとにかかる時間や作業量なども分析していきましょう。
本来、業務遂行に予定していた時間や作業量に乖離がある場合には改善の必要があるためです。

業務内容のブラッシュアップ

業務内容を分析したあとは、その業務が本当に必要なものなのか、より効率的に行う手段はないのかブラッシュアップを行いましょう。

ブラッシュアップするには業務を見分ける指標を持っておくことが重要です。
いくつかブラッシュアップの指標例を紹介するので参考にしてみてください。

まずはこういった指標から業務内容をブラッシュアップしていきましょう。

改善策を考える

業務内容のブラッシュアップが完了したら、次はそれを改善するための改善策を考えましょう。
例えば、個人の業務と企業全体の業務では改善策も異なるので、課題に合わせた改善策を考える必要あります。

業務効率化へ向けた具体的な改善策については、次の実践方法で紹介してくので、参考にしてみてください。

業務効率化の実践方法

上記の手順で業務を分析し、ブラッシュアップした課題を効率的に行うにはやり方を改善しなければいけません。
ここからは、業務効率化するために必要な具体的な実践的な方法を紹介していきます。
あなたの業務と照らし合わせながら、参考にしてみてください。

システム・ツールの活用

近年、自動化システムや業務改善ツールなどが様々な企業によって開発されています。
交通費精算ツールや名刺データ管理ツール、スケジュール管理システムなどジャンルは様々です。
自社の業務に合わせたシステムやツールを活用していきましょう。
 
下記にて導入事例を2つ紹介しているので参考にしてみてください。
 
【交通費精算ツール導入事例】
交通費精算ツールとは、紙媒体で手間のかかる経費精算や交通費の精算をクラウド上で管理して、データの入力や集計を効率的に進めるためのものです。
「オフィスコム株式会社」が交通費精算ツールを導入した事例と実際に使用したツールを紹介しています。

【SFA（営業支援システム）導入事例】
SFAとは、営業支援システムのことで、営業情報となる顧客管理やアプローチ管理などを行うことが可能となります。
「株式会社リアライブ」がSFAを導入した事例と実際に使用したツール紹介しています。

テクニック・アイテムの活用

従業員個人の業務効率化を行う際に有効的なのは、テクニックやアイテムの活用です。
オススメの方法をいくつか紹介するので参考にしてみてください。

ショートカットキーの活用

PCにはショートカットキーと呼ばれるPC業務を効率的に進めるための機能が備わっています。
キーボードキーを組み合わせて入力することで、決まった動作をスピーディーに行うことができます。
Excel業務やスプレッドシート業務を頻繁に使用する従業員が多い場合には、有効的な可能性が高いです。

高機能製品の活用

日常の業務で頻繁に使用するマウスやキーボードなどのPC周辺機器を高機能製品に切り替えることも効果的かもしれません。
現代技術の発達により高機能製品が様々な企業で開発され販売されています。
こういった製品を活用することで、業務効率が改善されるだけではなく、不便に対するストレスからも解放される可能性もあります。
あなたの業務に合わせた製品を探してみてください。

ファイルの目印を活用

書類の管理業務が多い場合には、ファイルのカテゴリーごとに色分けを行うことも業務効率化に有効的です。
文字だけでなく、色分けすることで必要なファイルを直感的に探せるようになります。
 

「顧客情報は赤色、商品情報は青色」など、用途によって色分けしておくのがオススメです。
小さな業務ですが、積み重なって業務効率化に繋がる可能性があります。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、業務の一部を外部の企業や外部の人材に依頼する方法です。
業務委託などと呼ばれることもあります。
 
電話受付や専門知識が必要な業務などは外部に委託することで、業務効率化に繋がる可能性があります。
例えば、従業員が電話受付などを行っている場合、本来の業務に支障をきたしている場合もあります。
アウトソーシングを活用することで、そういった従業員の負担を軽減し、生産性の向上に繋がる可能性もあります。
 
アウトソーシングすることで、追加の費用も発生することが考えられるので、業務と費用のバランスを考慮して検討することが必要となります。

 

業務効率化の実践方法を紹介してきましたが、企業課題に合わせてその方法は様々です。
他にもたくさんのアイデアが存在するので、従業員のキャパシティや費用を加味した上で検討することをオススメします。

業務効率化の注意点

業務効率化の導入が成功すれば生産性の向上や利益の増加など様々な要素がありますが、導入までの過程でいくつか注意点もあります。
実践方法だけでなく、注意点も押さえた上で施策を実施しましょう。

いきなり全ての改善策を実行しようとしない

業務効率化のアイデアや実例集などは、この記事の内容以外にも様々なものが紹介されています。
しかし、全ての改善策を一気に導入するのはリスクが高いです。

理由としては、2点あります。
 

1点目は、従業員のキャパシティの問題です。
従業員は既存の業務に慣れている場合が多いので、一気に変更することで逆に負担が大きくなってしまう可能性があります。
従業員のキャパシティに合わせて施策の導入を進めていくことをオススメします。
 

2点目は、改善策の善し悪しが測りずらいためです。
良くも悪くも業務に影響を与えるはずですが、一気に改善策を実施してしまうと何が良くて何が悪いのかが分析しづらくなる可能性もあります。
徐々に施策を導入し、ある程度業務が定着した段階で、次の施策を導入するなど工夫が必要かもしれません。

新しく導入した施策にも見直しをかける

業務効率化に向けて新たに施策を導入した場合、その施策が業務にどんな影響を与えているのかを分析する必要があります。
何事も効果検証が重要となりますが、業務効率化も同様です。
例えば、導入したツールやシステムが従業員にとっては使いにくい場合もあります。
現場の声に耳を傾け、不満がある場合は、施策を再検討する必要があるかもしれません。
 

施策を導入して終わりではなく、常に最善の手法を考えることで業務効率化の近道となるはずです。

まとめ

業務効率化の方法は世の中に溢れており、企業によって適切な対策は異なります。
業務効率化の手順で紹介した「業務内容の分析・ブラッシュアップ」が大きなポイントとなります。
まずは、自社の課題を正確に捉えた上で、従業員の特性や予算に合わせた対策を行うことが求められます。
業務効率化が成功することで、従業員の生産性が向上し、企業の利益が増加する可能性があります。
今回紹介してきた実践方法や注意点を元に、導入できる部分から徐々に業務効率化を実施してみてはいかかでしょうか。

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