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更新日:2024/06/18 

経歴詐称されないための採用調査の活用方法について

経歴詐称されないための採用調査の活用方法について

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

日本には、労働基準法や労働契約法などの法律があり、一度結んだ雇用契約は簡単には破棄できないようになっています。そのため、採用後に経歴詐称が発覚したとしても、経歴詐称を理由に労働者を解雇できるとは限りません。

経歴詐称を防ぐには、採用前の段階で経歴調査(バックグラウンドチェック)を実施し、履歴書や職務経歴書の内容に嘘がないかを確認する必要があります。なお、主な経歴調査の方法は、前職調査やリファレンスチェック、雇用保険被保険者証の確認、退職証明書の確認の4つです。

本記事では、経歴調査が必要な理由や経歴調査を行う代表的な方法、経歴詐称を見抜くチェックポイントについて解説します。

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採用前の経歴調査が必要な2つの理由

採用前の経歴調査は「個人情報保護法」の施行以降、調査が難しくなり年々減少傾向にあるとはいえ、現在も行われています(※)。経歴調査が必要とされる理由は2つあります。

  • 一度雇用契約を結ぶと簡単には解雇できない
  • 経歴詐称の程度によっては懲戒解雇が認められない

※参考:国立研究開発法人 科学技術振興機構.「不用意な前職調査のせいで!」.https://jrecin.jst.go.jp/html/app/seek/html/yomimono/nazekonna1/case04.html,(2024-06-05).

一度雇用契約を結ぶと簡単には解雇できない

1つ目の理由は、日本では労働者の権利保護のため、一度雇用契約を結ぶと簡単には解雇できないからです。例えば、労働者の不当な解雇を禁止する法律には、以下のようなものがあります(※)。

法律解雇が認められないケース
労働契約法客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇
労働基準法業務上災害のため療養中の期間とその後の30日間の解雇産前産後の休業期間とその後の30日間の解雇労働基準監督署に申告したことを理由とする解雇
労働組合法労働組合の組合員であることなどを理由とする解雇
男女雇用機会均等法労働者の性別を理由とする解雇女性労働者が結婚・妊娠・出産・産前産後の休業をしたことなどを理由とする解雇
育児・介護休業法労働者が育児・介護休業などを申し出たこと、または育児・介護休業などをしたことを理由とする解雇

※参考:厚生労働省.「労働契約の終了に関するルール」.“解雇”.https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouseisaku/chushoukigyou/keiyakushuryo_rule.html,(2024-06-03).

このように、社会通念上相当と認められる理由がない限り、企業側の都合で労働者を解雇することはできません。そのため経歴調査を実施し、問題のある採用候補者をスクリーニング(ふるい分け)したい場合は、雇用契約を結んでからではなく、採用前のタイミングで行うことが大切です。

経歴詐称の程度によっては懲戒解雇が認められない

2つ目の理由は、経歴詐称の程度が軽微な場合、懲戒解雇が認められないケースがあるからです。

採用後に経歴詐称が発覚したら、懲戒解雇を行えばよいと考える方もいるでしょう。しかし、懲戒解雇は非常に重い処分であり、さまざまな事情を考慮した上で行う必要があります(※)。

  • 労働者側の落ち度が大きいか
  • 会社が被った損害が重大か
  • 労働者が悪意や故意でやったのか
  • やむを得ない事情があるか

実際に過去の判例では、採用候補者が重要な経歴(学歴や職歴など)を詐称しており、使用者があらかじめその事実を知っていたら採用していなかったほどの経歴詐称であった場合にのみ、懲戒解雇が認められています(※)。

採用候補者の経歴詐称を防ぐには、採用前の段階で経歴調査を実施することが大切です。

※参考:厚生労働省.「労働契約の終了に関するルール」.“解雇”.https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouseisaku/chushoukigyou/keiyakushuryo_rule.html,(2024-06-03).

※参考:広島県雇用労働情報サイト.「8-2 経歴を詐称したり内緒でアルバイトをすると解雇されるか|労働相談Q&A」.“経歴詐称”.https://www.pref.hiroshima.lg.jp/site/work2/wn500109.html,(2024-06-03).

採用候補者の経歴調査を行う4つの方法

採用候補者の経歴調査を行う方法は、大きく4つに分けられます。

  • 前職調査を実施する
  • リファレンスチェックを実施する
  • 雇用保険被保険者証を確認する
  • 退職証明書の提出を求める

採用候補者が過去に問題行動(犯罪歴や金銭トラブルなど)を起こしていないかを確認したい場合は、外部の調査会社や信用機関に依頼し、前職調査を行うことが一般的です。実際に警備業界など、法律で欠格事由(その職業に就けない条件)が定められている業界では、現在でも前職調査を実施するケースがあります。

しかし前職の在籍確認で十分な場合は、雇用保険被保険者証などの書類から、採用候補者の経歴詐称を見抜くことが可能です。

前職調査を実施する

前職調査とは、バックグラウンドチェックとも呼ばれ、採用候補者が申告した学歴や職歴などに偽りがないかを調査することを指します。前職調査は、採用候補者の経歴の確認を主な目的としており、経歴詐称を防ぐ上で効果的な方法の一つです。

警備業界など一部の業界では、過去に犯罪歴(犯歴)がないか、反社会勢力とのつながりがないかなどをチェックするため、前職調査を実施するケースもあります。

リファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックとは、前職調査とは異なり、採用候補者のスキルや人物像、前職での勤務態度などを把握する調査です。採用候補者の経歴も確認しますが、それよりも採用候補者の関係者へのインタビューを通じて、自社にマッチする人材かどうかを確認することを目的としています。

また前職調査では採用企業が前職の勤務先に電話をかけ、在籍確認などを行う形式が一般的です。一方、リファレンスチェックでは採用候補者が自分で推薦者(インタビュー先)を選びます。そのため、前職調査よりも心理的なハードルが低く、採用候補者に受け入れられやすいという違いがあります。

退職証明書の提出を求める

また前職の在籍確認をしたい場合は、退職証明書の提出を求める方法もあります。退職証明書とは、労働者が退職した事実を証明するための文書です。労働者は退職する際に、使用者に対して退職証明書の交付を請求できます。

退職証明書には、以下のような情報が記載されています(企業側が、労働者の希望しない情報を退職証明書に記載することはできません)(※)。

  • 使用期間
  • 業務の種類
  • その事業における地位
  • 賃金
  • 退職の事由(解雇の場合はその理由を含む)

※参考:厚生労働省 岩手労働局.「退職証明―退職証明の交付(請求)」.https://jsite.mhlw.go.jp/iwate-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/hourei_seido/page4.html,(2024-06-03).

採用前に退職証明書の提出を求めることで、採用候補者が前職で働いていた期間や、従事していた業務、退職の理由などの情報を公式文書によって把握できます。

ただし退職証明書の提出を求めるのは、内定後のタイミングが一般的です。退職証明書によって経歴詐称が発覚した場合、内定取り消しを行うかどうかを慎重に判断しましょう。

労働契約法において、内定は事実上雇用契約を結んだものとみなされるため、重大な経歴詐称でない場合は、内定取り消しが認められない可能性があります。

雇用保険被保険者証を確認する

退職証明書の他にも、雇用保険被保険者証によって前職の在籍確認を行うことが可能です。

雇用保険被保険者証とは、ハローワーク(公共職業安定所)が雇用保険の加入者に発行する証明書です。労働者が雇用保険に加入し、雇用保険被保険者証が発行されると、採用企業に対して雇用保険被保険者資格等確認通知書(事業主通知用)が交付されます。

この雇用保険被保険者資格等確認通知書には、前職の勤務先や退職年月日などが記載されているため、採用した人の経歴調査に利用できます。ただし雇用保険被保険者資格等確認通知書は、雇用保険の加入手続きを行った後で発行されるため、採用前の経歴調査には使えません。

経歴調査によって得られる4つの情報

経歴調査によって得られる採用候補者の情報は4つあります。

  • 学歴に関する情報
  • 職務経歴に関する情報
  • 前職の退職理由
  • 過去の問題行動

学歴に関する情報

1つ目は、採用候補者の学歴に関する情報です。

経歴調査を通じて、採用候補者が申告した最終学歴に嘘がないか、本当にその大学・大学院を卒業しているか、といった点を確認できます。採用候補者の学歴をチェックする方法は2つあります。

  • インターネット上に公開されている情報(採用候補者の論文や、サークル活動のホームページなど)を確認する
  • 卒業証明書の提出を求める

ほとんどの大学・大学院は、個人情報保護の観点から、第三者からの卒業確認の問い合わせに回答していません。そのためインターネットで検索するか、採用候補者に卒業証明書の提出を依頼することで、最終学歴のチェックを行います。

職務経歴に関する情報

2つ目は、採用候補者の職務経歴(職歴)に関する情報です。

職務経歴の調査では、採用候補者の過去の勤務先に問い合わせを行い、履歴書や職務経歴書の内容に嘘がないかを確認します。例えば、入社年月日や退職年月日、所属先の部署、役職、働きぶり、賞罰などの情報を取得することが可能です。

ただし勤務先によっては、問い合わせを行っても返答がない場合があります。また採用候補者がまだ在職中の場合は、不用意な問い合わせを行った結果、社内での立場が悪化するなど、採用候補者に不利益をもたらしてしまうケースもあります。

採用候補者の過去の勤務先への問い合わせは、慎重に行いましょう。採用担当者との信頼関係を守るため、前職の在籍確認しか行っていない企業も存在します。

採用候補者の人柄や働きぶりなど、詳しい情報を調べたい場合は、前職調査やリファレンスチェックを専門としている調査会社に依頼しましょう。

前職の退職理由

3つ目の情報は、採用候補者が前職を退職した理由です。

退職理由を確認する場合も、基本的には過去の勤務先に問い合わせを行い、裏付けをとることになります。ただし勤務先に問い合わせても、自己都合・会社都合など、最低限の返答しかないケースがほとんどです。

採用候補者の退職理由について深堀りしたい場合は、採用候補者の関係者(前職の上司や同僚、取引先など)に直接インタビューするリファレンスチェックサービスなどを利用しましょう。

過去の問題行動

4つ目の情報は、採用候補者が過去に問題行動を起こしていないかです。インターネット上の情報や、官報、公的機関のデータベースなどを用いて、採用候補者の過去の問題行動を洗い出します。

  • 犯罪歴がないか
  • 民事訴訟歴がないか
  • 金銭トラブル(破産歴など)がないか
  • 反社会勢力との関係がないか
  • SNSなどで過去に不適切な投稿をしていないか

こうしたネガティブな情報を調査することで、問題のある人物を採用前に見極められます。

経歴調査を依頼する際の3つの注意点

経歴調査を実施する場合は、採用候補者の個人情報の取り扱いに注意が必要です。採用候補者の同意なしに経歴調査を依頼すると、個人情報保護法に違反する可能性があります。

また採用候補者の本籍や出生地など、採用活動に直接関わりのない個人情報は、就職差別につながる恐れがあるため、取得しないようにしましょう。

ここでは、経歴調査を依頼する際の注意点を3つ紹介します。

  • 採用候補者の同意を得てから依頼する
  • 採用候補者に個人情報の利用目的を通知する
  • 採用活動に関係のない個人情報の取得は避ける

採用候補者の同意を得てから依頼する

経歴調査を外部の調査会社などに依頼する場合は、個人情報の利用に関して、事前に採用候補者の同意を得る必要があります。個人情報保護法27条において、個人情報を取り扱う事業者(採用企業)は、”あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない”と定められているからです(※)。

※出典:e-Gov法令検索.「個人情報の保護に関する法律」.“第27条第1項柱書”.https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057,(2024-06-03).

事前に同意を得ていない場合、経歴調査の依頼を受けた企業が採用候補者の個人情報を取得できません。採用選考の段階で、個人情報の取得に関する同意書にサインしてもらうなど、採用候補者の同意を得てから経歴調査を実施しましょう。

採用候補者に個人情報の利用目的を通知する

また厚生労働省の「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」では、経歴調査の実施に当たって、個人情報の利用目的を採用候補者にあらかじめ通知しておくことが望ましいとしています。

利用目的の通知方法は、採用候補者に内容が確実に伝わるような合理的かつ適切な方法でなければなりません(※)。

“利用目的を採用応募者本人に通知し、公表するに当たっては、合理的かつ適切な方法により行わなければならない。”

※出典:厚生労働省.「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」p14.https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouzenpan/privacy/dl/120514_2.pdf,(2024-06-03).

例えば、利用目的を公表する場合は、会社のホームページにただ掲載すればよいわけではありません。採用応募についての文書中に明記したり、本人に内容が確実に伝わるような媒体を選んだりといった配慮を行わなければなりません。

個人情報の取得に関する同意書にサインしてもらう際に、個人情報の利用目的について明示しておくとよいでしょう。

採用活動に関係のない個人情報の取得は避ける

経歴調査では、採用活動に直接関係のある個人情報のみを取得するようにしましょう。厚生労働省では、採用選考時に配慮すべき事項として、以下の14点を挙げています(※)。

採用選考時に配慮すべき事項
本人に責任のない事項の把握本籍・出生地に関すること住宅状況に関すること家族に関すること生活環境・家庭環境などに関すること
本来自由であるべき事項(思想・信条にかかわること)の把握宗教に関すること人生観・生活信条などに関すること思想に関すること購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること支持政党に関することの把握尊敬する人物に関すること労働組合(加入状況や活動歴など)、学生運動などの社会運動に関すること
採用選考の方法身元調査などの実施合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施本人の適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用

例えば、採用候補者の本籍・出生地など、本人の適性や能力に関係のない情報や、本人の思想信条にかかわる情報を無理に聞き出すと、就職差別につながる恐れがあります。

採用候補者の基本的人権を尊重し、適性・能力に基づいた採用選考の一環として、経歴調査を実施することが大切です。

履歴書・職務経歴書から経歴詐称を見抜く4つのチェックポイント

経歴調査を行わなくても、履歴書や職務経歴書の内容などから、採用候補者の嘘を見抜くことが可能です。ここでは、経歴詐称を簡単にチェックできる4つのポイントを紹介します。

  • 前職の企業が実在するかインターネットで検索する
  • 前職の退職年月日をチェックする
  • 前職の勤務地住所を口頭で質問する
  • 前職の部署や役職を口頭で質問する

前職の企業が実在するかインターネットで検索する

まずは履歴書や職務経歴書に書かれた企業名をインターネットで検索し、実在する企業かどうかをチェックしてみましょう。実在する企業であれば、ほとんどの場合、自社のホームページ(コーポレートサイトやサービスサイトなど)を保有しています。

また自社サイトがなくても、第三者が運営するポータルサイトや、企業情報の検索サービスなどに企業名が登録されていることが一般的です。インターネットで検索しても、企業名がまったく表示されない場合、採用候補者が経歴を詐称している可能性があります。

前職の退職年月日を調べる

また前職の退職年月日を調べることで、履歴書・職務経歴書の内容に矛盾がないかをチェックできます。正確な退職年月日は、雇用保険被保険者資格等確認通知書や退職証明書の他、ハローワークで発行される離職票などから確認することが可能です。

履歴書や職務経歴書の退職年月日と合わない場合は、以下のようなケースが考えられます。

  • 採用候補者が退職年月日を勘違いしている
  • 採用候補者が前職の在籍期間をごまかしている(空白期間の解消など)
  • 採用候補者が架空の職歴を記載している

採用候補者が意図的に経歴詐称を行っている可能性もあるため、本人に確認してみましょう。

前職の勤務地住所を口頭で質問する

履歴書や職務経歴書に前職の勤務地住所が記載されていない場合は、面接の際に質問してみましょう。事前に回答を準備している採用候補者もいるため、勤務地住所だけでなく、最寄り駅なども質問するとよいでしょう。

過去には、在籍当時は事業所が移転していなかったにもかかわらず、面接で移転後の勤務地住所を回答したことで、経歴詐称が発覚したケースもあります。

前職の部署や役職を口頭で質問する

また前職で所属していた部署や、担当していた役職など、勤務先に関する情報を面接で深堀りすると効果的です。経歴詐称の疑いがある場合は、以下の点について質問してみましょう。

  • 所属部署が実在する部署か
  • 配属先の店舗名や営業所名を回答できるか
  • 役職に関する具体的なエピソードはあるか(当時の部下の人数や、担当していた仕事など)

採用候補者の回答が曖昧な場合や、話の内容が前後で矛盾している場合は、経歴詐称を行っている可能性が高くなります。

このように履歴書・職務経歴書の情報や、採用面接におけるやり取りなどから、経歴詐称を見破ることが可能です。

入社前に採用調査を実施し、経歴詐称を防止しよう

経歴詐称を防止するには、入社前のタイミングで経歴調査(バックグラウンドチェック)を行う必要があります。採用後に経歴詐称が発覚しても、経歴詐称の程度が軽微な場合は懲戒解雇が認められません。外部の調査会社に前職調査を依頼するか、採用候補者に退職証明書の提出を求めるといった方法によって、履歴書や職務経歴書の内容に嘘がないかを確認しましょう。

採用候補者のバックグラウンドチェックは、個人情報保護の観点から、一部の業界・業種をのぞいて実施する企業が減少傾向にあります。バックグラウンドチェックの代わりに注目が集まっているのが、採用候補者が選んだ推薦者にインタビューを行うリファレンスチェックです。

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