業務の見える化を考える-メリットや事例を紹介

近年、日本の働く環境の変化や改善が注目されています。
そんな中、「業務の見える化」という言葉をよく聞くようになりましたが、「見える化」とはいったい何のことなのでしょうか？
今回は、「業務の見える化」について解説していきます！

業務の見える化とは？

「業務の見える化」とは、業務を「誰が、いつ、どこで、どのように」行っているのかを把握することです。
その業務の必要性を把握することも入れれば、「業務の見える化」は仕事についての５W1Hを把握して示すことを言います。

　仕事

• 　　What：業務を
• 　　Who：誰が
• 　　When：いつ
• 　　Where：どこで
• 　　How：どのように
• 　　Why：なぜその業務が必要なのか

大切なのは、「示す」ということです。
自分の業務について把握していることは多いですが、その自分の業務をしっかり他の社員やメンバーに示せているのかが大切です。
「業務の見える化」では、業務のイメージを、誰が見ても理解できる言葉や図表に示すことがとても重要です。

業務の見える化が必要な訳は？導入のメリットは？

業務の見える化は、業務効率の向上に大きく影響します。
今まで、先輩から後輩へと口頭で引き継がれていた業務は、個人のスキルや癖によって作業内容が変化してしまいがちです。
業務の成果物に変わりはなくても、もっと効率よくできる部分や省ける作業があるかもしれませんし、逆にみんなが思いつかなかった画期的な作業方法があるかもしれません。
このように、成果は見えても作業内容が見えてこない「ブラックボックス化」を無くす上でも、業務の見える化は必要になってきます。
また、各業務の見える化が進むことで、仕事の全体像が把握できるようになります。
「自分の担当業務以外はわからない」となっている現場でも、業務の見える化を行い、各担当の業務内容もわかるようになると、「自分は、この仕事のこの部分の業務にかかわっているんだ」というように会社全体の仕事の流れを把握できます。
他の社員の担当分野も把握できるので、相談や質問も的確に行えるようになり、会社全体のコミュニケーションや業務効率にも良い影響を与えます。

導入のポイントと失敗例

では、「業務の見える化をやろう！」と意気込んで何でもかんでもマニュアル化や図表に示すのが良い、とは限りません。

まずは、見える化を行う目的をはっきりさせましょう！
「業務の見える化」といっても、作業手順を見える化したいのか、タスクやスケジュールを見える化したいのか、はたまた、「トップ営業マンの営業スキル・ノウハウ」のような知識や思考を見える化したいのか、、見える化の目的はさまざまです。

目的の次は、ヒアリングで現場の声を聴き、目的に沿った情報を入手します。
何が不足しているのか、何に時間や労力を割かれているのかという課題をみつけて、そこから、何を見える化すればいいかという具体的な検証を行うことができます。

業務の見える化の目的や課題をつかめたら、実際の可視化に進みます。
多くの場合、マニュアルやツールの導入を行いますが、注意しなければいけない点があります。

マニュアルの共有と編集

「マニュアルを作ったまま終わった」というケースがあります。
また、マニュアルを上司に提出して、上司が把握して終わり、、ということもあります。
それではマニュアルの本来の目的を達成したとは言い切れません。
マニュアルがあることで、作業の統一化が行われて精度や品質も安定しますし、特定の人間しかできなかった作業が複数人ができるようになりますので、マニュアルを作成する場合は、その共有までをしっかり行いましょう。

ツール導入による作業複雑化

業務の見える化や効率化に特化したツールやシステムが数多く存在します。
しかし、「便利そうだ！」と安易に導入すると、ツールに頼る作業と今までの作業が混同してしまい、逆に複雑になってしまい現場から苦情が出てしまうという危険が考えられます。
ツールやシステムの導入には、より一層の検証と準備、そしてテスト運用を行うことが重要です。

業務の見える化の事例

業務手順（作業マニュアル）のほかにもさまざまな見える化がありますので、いくつか紹介します。

目標の見える化

営業目標や業務KPIなど、目標設定がある業務の数値を見える化すると、チームや上司が進捗を確認することができ、適切なフォローを行うことができます。

タスクの見える化

タスク管理表を付けて、チームや部署で共有すると、メンバーが抱えている業務を他のメンバーが確認できます。
チームで進めているプロジェクトがある場合は、全体の進捗も一緒に把握できます。

結果の見える化

「この看板に変えたら、来店者数がこのぐらい増えた」といったように、作業完了後の結果について見える化を行えば、業務に対してのモチベーションや改善策を練ることができます。

見える化を行う方法

業務の見える化を行う際に、使われている方法をいくつか紹介します。

かんばんボード

ホワイトボードなどに、タスクの進捗や今日の行動、目標の達成度を展開することによって、共有が簡単に行えます。
チームや部署の共通プロジェクトに適した見える化の方法です。

Googleスプレッドシート

タスク管理表やガントチャートが簡単に作れます。
クラウド上でデータが保存されますので、チームや上司との共有が行えますし、社外でも更新できますのでリアルタイムに見える化を行えます。

アプリやツール

かんばんボードやスプレッドシートでは対応できない、複雑な業務や詳細なデータを見える化したい場合は、アプリや専門ツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
しかし、前述しましたように慎重な導入をおすすめします。

まとめ

「業務の見える化」をお伝えしました。
ブラックボックス化した業務を紐解くのは、大変な作業になりますが、業務の効率化や働く環境の改善など良い結果に結びつく大切な作業ですので、ぜひこの機会に「業務の見える化」を検討してみてはいかがでしょうか。

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