電話転送サービスとは？　仕組みや種類、メリット・デメリットなどを解説

「外出やテレワーク中に会社への電話を受けられない」「電話番のために出社しなければならない」といった悩みはありませんか。電話転送サービスを活用すると、会社宛ての電話に手元のスマートフォンなどで応答でき、オフィスを離れていても顧客や取引先からの連絡を受けられます。

本記事では、電話転送の仕組みや種類、スマートフォンへの転送方法、解除・停止の手順を解説します。導入のメリットや注意点も紹介するので、自社の働き方に合った電話対応を考える際の参考にしてください。

※2026年9月時点の情報です

電話転送サービスとは？

電話転送サービスとは、固定電話やスマートフォンへの着信を、指定した別の電話番号へつなぐサービスです。会社にかかってきた電話を社員のスマートフォンへ転送すれば、外出先やテレワーク中でも応答できます。

営業担当者が訪問先で会社宛ての電話を受けたり、不在の事務所への着信を別拠点で受け付けたりする場面で活用できます。

ただし、電話を受ける場所は変えられても、電話対応そのものを任せられるわけではありません。用件の聞き取りや回答は転送先の担当者が行うため、電話に応答できる人を確保しておく必要があります。

電話転送の仕組み

会社への電話を社員のスマートフォンへ自動転送する場合、顧客が「発信者」、会社の固定電話番号が「転送元」、社員の携帯電話番号が「転送先」に当たります。着信から通話までの流れは、次のとおりです。

• 顧客が会社の固定電話番号へ電話をかける
• 電話回線のサービスや電話設備が、設定に従って転送先のスマートフォンを呼び出す
• 社員がスマートフォンで応答し、顧客と通話する

この仕組みにより、顧客は社員の携帯電話番号を知らなくても、会社の番号にかけるだけで社外の社員と話せます。

また、自動転送のほかに、会社で一度電話を受け、社員の操作で別の担当者へ取り次ぐ方法もあります。こうした転送方式の違いは、後ほど詳しく紹介します。

電話転送サービスの主な種類

会社への電話を社外で受けるためのサービスには、主に通信キャリア型とクラウドPBX型があります。既存回線に転送機能を追加するか、スマートフォンを含む電話環境全体を整えるかによって、適した選択肢が異なります。

通信キャリア型

通信キャリア型は、契約中の電話回線に転送サービスを追加し、指定した携帯電話番号などへ着信を転送するタイプです。既存の電話環境を大きく変えずに、会社が不在になる時間帯などの着信を社外で受けたい企業の選択肢になります。

代表例は、NTT東日本・NTT西日本の「ボイスワープ」です。あらかじめ登録した番号へ着信を転送でき、会社への電話を外出先などで受けられます。

利用できる機能や料金、設定方法は契約回線・サービスによって異なるため、導入にあたっては、現在の回線での利用可否と希望する転送条件への対応を確認する必要があります。

クラウドPBX型

クラウドPBX型は、インターネット経由で電話交換機の機能を利用し、スマートフォンを会社の内線端末として使えるタイプです。携帯電話番号への外線転送とは異なり、内線化したスマートフォンで会社宛ての着信を受けたり、担当者間で取り次いだりできます。

複数の社員・拠点で電話を受けたい企業や、会社番号での発信も含めて電話環境を見直したい企業に適した選択肢です。ただし、利用できる機能や現在の会社番号を継続できるかは、サービスによって異なります。

サービスごとの特長や選び方については、クラウドPBXの比較記事をご覧ください。

電話転送と電話代行の違い

電話転送と電話代行の主な違いは、電話の一次対応を誰が担うかです。電話転送は着信を別の電話へつなぐ仕組みで、有人の電話代行は外部オペレーターに一次対応を任せるサービスを指します。会社への電話を社員へ転送する場合と、電話代行を利用する場合の違いを整理すると、次のとおりです。

比較項目	電話転送	電話代行
電話に出る人	転送先の社員	外部オペレーター
主な対応内容	社員が用件を聞き、回答や取り次ぎを行う	契約範囲内で用件の聞き取り・報告などを行う
社員に残る対応	一次受付から用件に応じた対応まで	報告の確認、必要な折り返し、専門的な回答や社内判断など

電話代行でも、会社への着信を代行会社へ転送して受け付ける運用があります。そのため、電話転送と電話代行は組み合わせて利用できます。

ただし、電話代行の受付時間や対応範囲、担当者への取り次ぎの可否はサービスによって異なります。専門的な回答や社内判断が必要な対応は社員に残る場合があるため、任せたい業務を整理したうえで検討しましょう。

会社への電話を転送する3つの方式

会社への電話を転送する方式は、内線での取り次ぎ、応答後の外線転送、条件に応じた自動転送の3つに分けられます。社内の担当者へ取り次ぐのか、外出中の担当者へつなぐのか、会社が無人でも転送したいのかによって、適した方式が異なります。

社内の担当者へ内線転送する

内線転送は、会社で受けた電話を、別の部署や席にいる担当者へ取り次ぐ方式です。ビジネスフォンの内線番号を使って、次のように取り次ぎます。

• 相手の名前や用件を確認し、取り次ぐ旨を伝えて保留にする
• 担当者の内線番号に電話をかける
• 担当者に相手の名前や用件を伝え、所定の操作で通話をつなぐ

ボタンの名称や操作順は機種によって異なります。使用する電話機の取扱説明書に沿って、取り次ぎの手順を確認しておく必要があります。

応答した電話をスマートフォンなどへ外線転送する

応答後の外線転送は、会社で一度受けた電話を、外出中の担当者のスマートフォンなどへ取り次ぐ方式です。基本的な流れは、次のとおりです。

• 相手の名前や用件を確認し、取り次ぐ旨を伝えて保留にする
• 担当者の携帯電話番号など、外部の番号へ電話をかける
• 担当者に用件と取り次ぐ旨を伝え、転送操作で通話をつなぐ

操作方法は機種によって異なります。また、会社で最初に電話を受ける人が必要なため、会社が無人になる場合は、この方式だけでは対応できません。

設定した条件で電話を自動転送する

自動転送は、事前に設定した条件に従って、指定した番号へ着信を転送する方式です。会社で人が電話を受け、取り次ぐ操作をする必要がありません。主な転送条件と利用場面は、次のとおりです。

転送条件	動作	利用場面
無条件転送	転送元の電話を鳴らさず、指定先へ転送する	会社が終日不在になる
無応答時転送	転送元で一定時間応答しなかった場合に転送する	接客などで電話に出られない
話中転送	転送元が通話中の場合に転送する	通話中に別の着信が入る
曜日・時間帯による転送	設定した曜日・時間帯に応じて転送する	時間帯ごとに対応する担当者を切り替えたい

利用できる条件や組み合わせは、サービスによって異なります。会社が無人になる時間や、電話に出られない場面に合わせて設定することで、対応可能な担当者へ着信をつなげられます。

会社への電話をスマートフォンへ転送する方法

会社への電話をスマートフォンへ転送するには、通信キャリアの転送サービス、ビジネスフォンの機能、クラウドPBXを利用する方法があります。契約中の回線や電話設備を確認し、自社の環境に合う方法を検討しましょう。

通信キャリアの転送サービスを設定する

通信キャリアの転送サービスを利用する場合は、まず会社の固定電話回線で使えるサービスを確認し、必要な申し込みを行います。利用開始までの基本的な流れは、次のとおりです。

• 契約中の回線で利用できる転送サービスを確認し、必要に応じて申し込む
• 転送先として、社員の携帯電話番号を登録する
• 転送条件や呼び出し時間などを設定し、転送を開始する

設定は電話機やWeb設定画面などから行いますが、利用できる方法は契約回線・サービスによって異なります。外出先から転送の開始・停止や転送先の変更を行いたい場合は、リモート操作に対応しているかの確認も必要です。事前設定が必要な場合もあるため、社外で利用する前に操作方法を確かめておきましょう。

ビジネスフォンの転送機能を設定する

ビジネスフォンの機能を利用する場合は、使用中の電話機や主装置が、スマートフォンなどへの外線転送に対応しているかを確認します。対応していれば、機器の操作案内に従って転送先の番号などを設定します。

必要な回線やオプション、設定方法は機器によって異なるため、取扱説明書や販売店での確認が必要です。特に、会社が無人のときも転送したい場合は、応答後の手動転送だけでなく、自動転送にも対応しているかを確かめましょう。

クラウドPBXでスマートフォンを内線化する

クラウドPBXを利用する場合は、スマートフォンに専用アプリを導入し、利用者のアカウントや着信先を設定します。これにより、会社宛ての電話をスマートフォンで受けられるようになります。携帯電話番号への外線転送ではなく、会社の内線端末としてアプリで受電する方法です。

導入前には、現在の会社番号を継続できるか、利用する端末や人数に対応しているかを確認する必要があります。また、インターネット経由で通話するため、オフィスや自宅など、実際の勤務場所で安定した通信環境を確保できるかも確認しておきましょう。

転送電話を解除・停止する方法

転送電話の解除・停止方法は、契約している電話回線やサービスによって異なります。主な操作方法は、次の3つです。

• 契約回線の電話機から操作する：専用番号へ電話をかけ、音声ガイダンスなどに従って転送を停止する
• スマートフォンなどからリモート操作する：専用のアクセス番号へ電話をかけ、契約電話番号や暗証番号を入力して停止する
• Web設定画面から操作する：対応する設定サイトにログインし、転送の開始・停止を切り替える

利用できる操作方法はサービスによって異なり、遠隔操作には暗証番号の登録などの事前設定が必要な場合もあります。解除方法が分からないときは、契約中のサービス名と回線種別を確認し、公式の操作案内やサポート窓口で手順を確かめましょう。

また、解除忘れを防ぐには、切り替える時間と担当者を決め、リマインダーやチェックリストで管理する方法が有効です。対応するサービスや外部ツールを利用すれば、曜日・時間帯に合わせて転送の開始・停止を自動化することもできます。

電話転送サービスを利用するメリット

電話転送サービスを利用すると、会社にいないときも電話を受けられ、担当者への取り次ぎも進めやすくなります。

ここでは、外出先での受電、電話の取りこぼし防止、取り次ぎや折り返しの負担軽減という3つのメリットを紹介します。

外出先やテレワーク中でも会社への電話を受けられる

電話転送を利用すると、会社への着信を外出先や自宅で受けられるため、電話対応のためにオフィスへ戻ったり、出社したりする必要を減らせます。営業活動や在宅勤務を続けながら、会社宛ての電話に対応できる点がメリットです。

ただし、電話番のための出社をなくすには、自動転送など、会社で最初に電話を受ける人がいなくてもつながる仕組みが必要です。会社で一度応答してから取り次ぐ方式では、社内に受電担当者を置く必要があります。

不在による電話の取りこぼしを減らせる

会社で応答できない着信を、対応可能な社員へ転送することで、問い合わせや予約、商談の相談などを受け付ける機会を増やせます。担当者の不在を理由に顧客からの連絡を逃しにくくなり、機会損失の防止につながります。

例えば、事務所を空ける時間帯に、電話を受けられる社員へ転送する運用が考えられるでしょう。ただし、転送先でも応答できない場合はあるため、取りこぼしを完全に防げるわけではありません。社員の予定や受電できる時間帯に合わせた運用が大切です。

取り次ぎや折り返し連絡の手間を減らせる

担当者へその場で通話をつなげれば、折り返しを依頼するために、別途電話やメッセージで連絡する手間を減らせます。顧客が折り返しを待つ時間や、互いの都合が合わず何度もかけ直す負担の軽減にもつながるでしょう。

自動転送では、会社で一度電話を受けて担当者へ取り次ぐ作業を省けます。一方、応答後の転送では、最初の受付は必要ですが、そのまま担当者につなぐことで、折り返し依頼の伝達や確認にかかる手間を減らせます。

電話転送サービスを利用する際のデメリット・注意点

電話転送サービスを導入する際は、利用料金に加え、機能の制限や転送先での受電体制も確認する必要があります。電話を転送するだけでは解決できない課題もあるため、導入後の運用を考えながら、以下の注意点を押さえておきましょう。

月額料金に加えて転送時の通話料がかかる

通信キャリア型では、月額料金などに加え、転送元から転送先までの通話料を契約者が負担するのが一般的です。会社への着信を社員のスマートフォンへ転送する場合、その区間の通話料は会社側にかかります。

転送する件数や通話時間が増えると、費用も膨らむ可能性があります。月額料金だけで判断せず、想定される利用量を踏まえて総額を確認しましょう。

また、クラウドPBXの内線通信と、携帯電話番号などへの外線転送では、料金の扱いが異なります。クラウドPBXは、内線通話料が無料でも、月額利用料はかかります。

転送先の数や番号表示などに制限がある

転送先として登録できる番号数や、複数の端末を同時・順番に呼び出せるかは、サービスによって異なります。複数の番号を登録できても、同時に複数の端末を呼び出せるとは限りません。社員で分担して受電したい場合は、登録可能な番号数と呼び出し方を分けて確認することが大切です。

また、転送先に表示される番号も、転送方式や契約によって異なります。発信者の番号が表示されて会社経由の着信だと分からなかったり、会社の番号が表示されて社内からの連絡と区別しにくかったりする場合があります。導入前に実際の表示を確認し、受け答えに迷わないようにしておきましょう。

転送先でも電話に出られない場合への備えが必要になる

転送先の社員が会議中や通話中だったり、スマートフォンが圏外だったりすると、転送しても着信を取りこぼす可能性があります。転送先を決めるだけでなく、応答できない場合の対応も決めておく必要があります。

例えば、対応可能な別の社員へ振り分ける、留守番電話で用件を受け付けるといった方法が考えられます。利用するサービスが必要な機能に対応しているかを確認し、着信履歴や伝言を確認して折り返す担当者も決めておきましょう。

クラウドPBXを利用する場合は、オフィスや自宅など、実際の勤務場所で通信状況や通話品質を確かめることも大切です。

社員の電話対応が負担になる場合は電話代行も検討する

電話転送によって社外でも受電できるようになっても、用件の聞き取りや回答は社員が行います。営業電話などによる業務の中断や、特定の担当者への負担集中が解消されない場合は、外部のオペレーターに一次対応を任せる電話代行も選択肢です。

社外で受電できれば十分で、社員に対応する余力がある場合は電話転送、一次受付による業務の中断を減らしたい場合は電話代行という視点で検討すると、自社に合う方法を選びやすくなります。

電話代行を検討する際は、任せたい業務と受付時間、報告・取り次ぎの方法、料金を確認しましょう。専門的な回答や社内判断が必要な対応は社員に残る場合もあるため、依頼できる範囲と自社が担う業務を整理しておくことが大切です。

電話代行の仕組みや依頼できる業務、メリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。自社の電話対応をどこまで任せられるか検討する際の参考にしてください。

電話代行とは？　サービスの仕組みや依頼できる業務、メリット・デメリットなどを解説

まとめ

電話転送サービスは、会社への着信を外出先などでも受けられるようにし、不在による取りこぼしや取り次ぎの手間を減らすのに有効です。導入時は、契約中の回線・電話設備を確認し、必要な機能や費用、転送先での受電体制に合う方法を選びましょう。

社外で電話を受けられれば課題を解決できる場合は、電話転送が役立ちます。一方、社員の一次対応による負担も減らしたい場合は、電話代行も選択肢になります。

電話代行サービスを比較したい方は、以下の記事をご覧ください。受付時間や対応範囲、料金を比べ、自社に合うサービスを選ぶ際の参考にしてください。

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