SFAを活用するためにやっておきたいことは？主な機能も併せてご紹介

架電リストの作成やテレアポ、商談など、担当業務の幅が広い営業職。「営業活動を効率的に行いたい」「組織の属人化が解消できない」といった課題を持つ組織も多いのではないでしょうか。

このような組織におすすめのツールが「SFA（Sales Force Automation）」と呼ばれる営業支援システムです。SFAは営業組織の業務効率化をサポートするだけではなく、システム内に蓄積されたデータを自動分析してくれる機能もあります。　

今回はSFAの導入を成功させ、上手に活用するために知っておきたいことや、やっておきたいことをご紹介します。

SFAに搭載されている主な機能

SFA（Sales Force Automation）とは、営業支援システムのことです。営業活動は、顧客リストの作成やテレアポ、提案書の作成など多岐に渡ります。

これだけの業務を営業担当者一人が行っていると、時には抜け漏れが発生してしまうことも。SFAを導入することで、案件を取りこぼすことなく誰でも簡単に進捗管理を行うことが可能になります。ではSFAには一体どのような機能が搭載されているのでしょうか。

SFAの基本情報についてもっと知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。

顧客管理

顧客管理とは、顧客の基本情報のほか、商談の内容や顧客の温度感などを営業担当者が記録できる機能です。SFAを導入することで、担当者しか把握できていなかった詳細情報がSFAを通してチームに共有されるため、案件の可視化が実現。営業スキルの底上げに活用したり、担当者の異動・退職に備えたりすることができます。

行動管理

行動管理とは、営業担当者の活動を管理できる機能です。行動管理機能では、テレアポのコール数やアポ数、訪問数といった行動量のほか、提案内容などを記録することができます。マネージャーは記録されたデータを定量的に比較できるため、ボトム層のスキルアップや社員の目標設定に活用可能です。

予実管理

予実管理とは、営業組織全体の「予算」と「実績」を管理する機能です。組織が掲げた売上目標を達成するためには、設定した目標と現状売上の間にどのくらい乖離があるのか把握する必要があります。SFAを導入することで、この乖離を可視化することが可能に。レポート機能を併せて使うことで、組織の現状を一目で把握できるようになるため、日々の営業活動を効率的に行えるようになります。

受注管理

受注管理とは、受注後の売上や各案件の対応内容を記録できる機能です。受注管理機能を活用することで、受注企業の契約内容や売上状況などを一目で把握できます。対応履歴登録では、受注企業に対するフォローやクレームなどの対応履歴を簡単に把握できるため、抜け漏れの発生を防止。受注管理機能には受注後だけではなく、提案時に登録した情報も紐づいているため、担当者が変更になってもSFAの登録内容を確認することで引き継ぎをスムーズに行えます。

見積書作成機能

見積書作成機能とは、見積書の作成に必要な情報がSFAの案件情報から自動反映される機能です。ジオコードのネクストSFAの場合、「マネーフォワードクラウド請求書」「クラウド会計ソフトfreee」「請求書作成ソフト・クラウド経営ツール-board」と連携可能。手間がかかる見積書の作成や入金管理をスムーズに行うことができます。

分析・集計レポート機能

分析・集計レポート機能とは、SFAに登録した売上や営業活動などの履歴をレポートとして集計する機能です。「何のデータを分析したいのか」「そのためにはどのような条件でデータ収集を行う必要があるのか」といったことを事前に設定。設定した条件によって抽出されたデータを分析することで、自社の営業活動の強み・弱みを把握することができます。

システム連携機能

システム連携機能とは、名刺管理ツールや会計ツール、MAツールなどのデータをSFAで一括管理できる機能です。営業活動はテレアポだけでなく、案件創出を目的としたマーケティングや受注管理など多岐に渡るもの。これらのデータを別々のツールで管理していると、取りこぼしなどによって正しい数値を把握することが難しくなります。SFAのシステム連携機能を利用することで、案件を取りこぼすことなくデータを正しく管理することが可能です。

SFAを活用することで得られるメリット

SFAを導入することで、組織の戦略・方針の検討に役立てたり、情報資産として蓄積したりすることが可能です。ここからはSFAを活用することで得られるメリットについてご紹介します。

営業活動を効率的に行える

SFA導入によって生じる最大のメリットは、営業活動を効率的に行えるようになること。冒頭でもお伝えしたように、営業活動は荷電リストの作成やテレアポ、商談や提案書の作成など、非常に幅広い業務があります。SFAを活用することで、営業活動に必要な情報の一元管理が可能です。

営業スキルの属人化を防ぐ

SFAを利用することで、顧客情報や営業進捗などを全員で確認できるようになるため、営業スキルの属人化を防ぐ効果があります。リーダーがメンバーの営業プロセスを確認することで、失注に至った原因や改善点を指摘することが可能に。これを繰り返すことによって、メンバーの営業スキルの向上が見込めるでしょう。

正確な営業戦略を立てられる

多くのSFAでは日別目標や週別目標など、進捗管理を細かく行うことができます。SFAを通して売上状況や売上予測を細かく確認することで、目標数値までの差分を正しく把握することが可能です。事実に基づいた正確な営業戦略を立てることで、営業プロセスの最適化を図ることもできます。

SFAを活用してもらうためにやっておきたいこと

「SFAを導入したけど現場で活用できていない」といった課題が生まれることも。こうした事態は、導入前のひと手間である程度防ぐことが可能です。こちらではSFAを活用するためにやっておきたいことについてご紹介します。

SFAの導入目的を明確にする

現場で活用してもらえるSFAを選ぶために必要なのは、SFAの導入目的を明確にすることです。現場の営業社員から日々の業務についてヒアリングすることで、「アプローチ中の失注が多い」「そもそもアポが取れない」と具体的な課題が見えてきます。これらの課題を解決できるかどうかといったことを踏まえてSFAを選ぶことで、現場で活用してもらえる可能性がぐっと高まるでしょう。

入力項目を必要最低限に抑える

多くのSFAは、入力項目をカスタマイズできる仕様になっています。「より多くのデータを分析したい」と入力項目を増やした場合、営業社員の負担が増えてSFAを活用してもらえなくなることも。このような事態を防ぐために、本当に必要な情報のみを入力項目として用意するようにしましょう。

SFAをフル活用して売上の向上を目指そう！

今回はSFAの主な機能や活用することで得られるメリットなどについてご紹介しました。SFAの導入によって営業社員の活動状況が可視化されることで、営業進捗や顧客情報などをリアルタイムで把握できるようになります。現場で活用してもらえるSFAを選ぶために必要なのは、営業社員が使いやすいシステムを選ぶこと。自社の課題は何であるのかしっかりと分析し、課題を解決できるSFAを選ぶことが活用への近道です。今回ご紹介した内容を踏まえ、SFAをフル活用して売上の向上を目指しましょう。

SFAは活用されてこそ意味がある