SFAツールとは？ツールの必要性や導入のメリット、主な機能、運用を成功させるコツを解説

労働生産性の向上に役立つシステムは複数ありますが、中でもSFAツールは営業活動の効率化に役立つツールとして多くの企業に導入されています。

本記事では、SFAツールの導入を検討している企業や、より良いSFAツールを探している方向けに、SFAツールの概要や導入するメリット、主な機能、ツール選びのポイント、注意点について解説します。

SFAツールをスムーズに導入するためのコツも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

SFAツールとは、営業活動をサポートするビジネスツールのこと

SFAツールとは、営業活動をサポートすることを目的とした営業支援システム（Sales Force Automation：SFA）を採用したツールのことです。

営業活動を行うには、案件や顧客を管理したり、予算と実績を比較して分析したり、日報や週報を作成したりと、さまざまなタスクをこなす必要があります。かつてこれらの作業は手動で行われていました。しかし、多数のタスクをアナログな手法で管理するのは難しく、かなりの手間と時間が掛かるのが課題でした。

SFAツールはこうした営業活動にまつわる業務の効率化を図るために開発されたもので、ツールを導入することにより、営業部門の負担の軽減を期待できます。

SFA、CRM、MAの違いと関係性

SFAと並ぶビジネスをサポートするツールとして、CRMやMAがあります。いずれも営業支援に役立てられるため混同されがちですが、SFAとCRM、MAには明確な違いがあります。

まず、CRMはCustomer Relationship Managementの略称で、日本語では顧客関係管理を意味する言葉です。名前のとおり、企業が顧客と信頼関係を築き、商品やサービスのリピートを促すことを主目的としたツールで、顧客情報管理機能の他、メール配信、プロモーション管理、問い合わせ管理といった機能が備わっています。営業部門の他、マーケティング部門やカスタマーサクセス部門、カスタマーサポート部門などに導入されるケースが一般的です。

一方、MAはMarketing Automationの略称で、マーケティング活動全般を自動化することを目的としたツールです。具体的には、見込み客のデータの一元管理や、メール配信、商談の確度が高いリードの情報を営業部門に通知するなど、さまざまな業務を自動化することができます。MAは主にマーケティング部門に導入され、営業部門など他部門との連携強化に役立ちます。

このように、SFAとCRM、MAはそれぞれ導入目的や導入部門、機能などに違いがあるため、企業によっては3つのツールを併用しているところも多いようです。

SFAツールが求められる背景

近年、多くの企業でSFAツールの導入が進んでいる背景には、5つの理由があります。

企業間の競争の激化

現代日本は少子高齢化などの影響により、顧客のシェアを奪い合う競争が激化しています。同業他社に先んじてシェアを獲得するには、より効果的かつ効率的な戦略を立てなければなりません。

従来のアナログな手法による戦略では他社に後れを取る可能性が高く、競争が激化している業界ほどSFAツールの需要が高まっている傾向にあります。

労働生産年齢人口の減少

日本の労働生産年齢人口（15～64歳）は、1995年の8,716万5千人をピークに減少し始め、2022年には7,420万8千人まで落ち込んでいます（※）。国では今後も生産年齢人口は減少の一途を辿ると推測しており、2065年には約4,500万人になる見通しです（※）。

労働生産年齢人口の減少は、すなわち働き手の減少を意味するため、この先も産業や業界を問わず、慢性的な労働力不足に陥ることが懸念されています。

こうした状況の下、事業を存続していくためには従業員1人あたりの労働生産性を向上させることが必要不可欠であるため、業務効率化に役立つSFAツールに注目が集まっています。

※参考：参議院.「我が国の人口構造と人口推計」p4.https://www.sangiin.go.jp/japanese/annai/chousa/keizai_prism/backnumber/r06pdf/202423401.pdf ,（参照2024-10-18）.
※参考：内閣府.「人口減少と少子高齢化」P1.https://www.cao.go.jp/zei-cho/content/2zen2kai1-2.pdf ,（参照2024-10-18）.

テレワーク・リモートワークの普及

2018年に成立した働き方改革関連法や、2020年初頭から全世界で猛威を振るった新型コロナウイルス感染症の影響により、ここ数年でテレワークやリモートワークを導入する企業が大幅に増加しました（※）（※）。

新型コロナウイルスが第5類に移行した現在、完全リモートワークを解除する企業も増えてきましたが、多くの企業では出社とリモートワークを併用するハイブリッドワークが定着しています。

リモートワーク中は自宅などオフィス外で働くことになるため、従業員間や部署間でのやり取りはオンライン上で行われることになりますが、電話やメールで情報やファイルをやり取りするのは非常に不便です。また、顧客とのやり取りも対面からオンラインに移行していることから、デジタル情報の管理が必要不可欠となっています。

こうしたテレワーク・リモートワークならではの問題を解消するため、オンラインでのやり取りやデジタルデータの管理に特化したSFAツールの導入が進んだという背景があります。

※参考：厚生労働省.「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（平成30年法律第71号）の概要」p1.https://www.mhlw.go.jp/content/000332869.pdf ,（参照2024-10-18）.
※参考：NIID 国立感染症研究所.「東京都での新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行（2020年1～5月）」.https://www.niid.go.jp/niid/ja/diseases/ka/corona-virus/2019-ncov/2502-idsc/iasr-in/9818-486d01.html ,（参照2024-10-18）.

ブラックボックス対策の必要性

かつての営業活動は営業担当者個人の裁量で行われているケースが多く、社内での情報共有がおろそかになっている傾向にありました。その結果、「担当の◯◯さんがいないと分からない」という属人化が横行し、営業部門全体がブラックボックス化してしまうケースが多々見られました。

ブラックボックス化が進むと、いざというときに迅速な対応ができず、顧客満足度が低下する原因となります。特に現代は競争激化に伴い、どの企業も顧客満足度の向上に力を入れているため、営業部門のブラックボックス化解消は優先的に取り組むべき課題とされています。

SFAツールは情報共有に特化したシステムになっているため、属人化やブラックボックス化の防止に取り組んでいる企業が積極的に導入しているようです。

時間外労働の上限規制

前述した働き方改革の一環として、2019年4月（中小企業は2020年4月）より、時間外労働の上限規制が施行されました（※）。これにより、時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間となり、臨時的な特別の事情があったとしても年720時間を超えた時間外労働は不可となりました（※）。

時間外労働の上限を超えて労働させた場合、労働基準法違反となり、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金に処される恐れがあります（※）。

これまで長時間労働が常態化していた企業は、上限規制の適用によって労働環境の見直しをせざるを得なくなり、業務効率化の推進が急務となりました。その一環として、SFAツールを含む便利なシステムの導入が進んだという背景があります。

※参考：厚生労働省.「時間外労働の上限規制」.https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/overtime.html ,（参照2024-10-18）.
※参考：厚生労働省.「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」p5.https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf ,（参照2024-10-18）.

SFAツールを導入するメリット

SFAツールを導入すると、以下のようなメリットを期待できます。

営業活動の見える化

従来の営業活動は、口頭や紙ベースで情報のやり取りを行っていたため、誰が・いつ・誰に・どのような営業活動を行い、どのような成果を得られたのか、などのプロセスが見えにくいという課題がありました。その結果、営業担当者でなければ細かな状況を把握できないという属人化が進み、営業全体の業務が停滞する原因の一つとなっています。

SFAツールでは、営業の結果だけでなく、そこに至るまでの過程を管理・保存できる仕様になっているため、当該担当者でなくても全体の営業活動を把握することが可能です。特にクラウド型のSFAツールなら、外部サーバーを通じてツールを使っている従業員全員とリアルタイムで情報を共有できるので、営業担当者の属人化防止につながります。

さらに、可視化された営業活動のデータを分析すれば、成功の秘訣や失敗の原因を正確に把握することができ、より効果的な戦略の立案に役立てることができます。

営業活動の標準化

ビジネスにおける標準化とは、全ての従業員が業務で同じ成果を出せる状態にすることです。

特定の人にしかその業務を遂行できない状態が横行すると、担当者によって業務やサービスの質にばらつきが生じ、品質の低下を招く一因となります。

SFAツールを利用すると、システムに保存されたデータを有効な情報資産として共有できるようになるため、営業活動の標準化が促進されます。

営業活動の効率化

SFAツールには、顧客情報や商談情報、案件情報、予実などを管理する機能が搭載されています。それぞれの情報は相互関係にあり、例えば顧客情報から各々の商談情報や案件情報を一覧表示したり、案件情報の管理画面に入力したデータを予実管理に反映させたりすることが可能です。

こうした情報の紐付けにより、入力の二度手間を省くことができるため、営業活動の大幅な効率化を実現できます。

また、ツールによっては、日報や週報を自動作成したり外部システムと連携して情報を自動で取り込んだりする機能が搭載されており、データの入力に掛かる労力を節約することも可能です。

SFAツールの主な機能について、詳しくは後述します。

経営戦略やマーケティングに役立つ

SFAツールには収集したデータを分析する機能が搭載されています。データ分析を行えば、現在の経営戦略が抱える課題や問題点などの洗い出しが可能になり、必要に応じて迅速かつ適切な判断を行えるようになります。

データは案件別や商材別の他、チーム別や担当別、業種別などさまざまな角度から分析できるので、効果的なマーケティング戦略を練るための参考としても活用できるでしょう。

人材育成の促進

SFAツールは使いこむほど情報資産が増えていく仕組みになっています。蓄積したデータベースを基に、セールスやマーケティングの成功例やコツをピックアップして人材の指導・教育に活用すれば、自社のニーズに合致した人材の育成を促進できるでしょう。

また、SFAツールから営業のノウハウを吸収できる仕組みを整えれば、これまで人材の教育・指導に当たっていた担当者の業務負担が軽減され、本業に専念しやすくなるという利点もあります。

ヒューマンエラーの防止

顧客管理や案件管理のデータをアナログな手法で記帳する場合、データを転写する際に誤記入や記入漏れといったヒューマンエラーが多発する傾向にあります。SFAツールを利用すれば、連携した機能やシステムにリアルタイムでデータを反映できるため、転写におけるヒューマンエラーの防止に役立ちます。

また、アラート機能などを搭載しているSFAツールなら、案件の抜け漏れや対応遅れなどが発生した場合、異常を検知して警告メッセージを発信してくれるので、いち早くイレギュラーに気付いて対応することが可能です。

情報の漏えい・流出の防止

顧客情報や案件情報は企業にとって非常に重要な機密情報であり、外部への漏えいや流出は許されません。しかし、紙ベースの情報や、一般的な表計算ソフトはセキュリティが甘く、紛失や盗難による情報の漏えい・流出のリスクが高いと言われています。

その点、SFAツールには組織や役職に応じて情報の操作権限を制限できる機能や、許可したユーザーや端末のみアクセスを許可する機能、データの暗号化機能といったセキュリティが搭載されているため、情報の漏えい・流出リスクを軽減できます。

SFAツールに搭載されている主な機能

SFAツールに搭載されている機能は製品によって異なりますが、ここでは主な機能を7つピックアップして紹介します。

案件管理機能

案件管理機能とは、見込み客へのアプローチ内容やその結果などを記録・管理できる機能のことです。アプローチを掛けている企業の名前や、営業担当者名、提案している商品やサービス名、アプローチの進捗状況、受注確度、受注予定日、受注見込み額などの情報を整然と管理することができます。

案件管理画面を見れば、どの企業に対し、誰が、いつ、どのようなアプローチを行っているかなどの情報を一目でチェックできるため、上司や管理者は必要に応じて的確な判断を行うことが可能です。

また、営業担当者側にとっても、案件の情報をリアルタイムで上司や管理者に報告できるため、業務効率化につながります。

顧客管理機能

顧客管理機能は、顧客の会社名、連絡先、担当者名といったプロフィール情報から、取引の履歴やコンタクト履歴といった過去のアプローチ情報などを顧客別に管理できる機能です。顧客管理機能で保存されたデータは、後述する案件管理や商談管理などと紐付けられており、相互間でシームレスにアクセスが可能となっています。

また、ツールによっては対面で受け取った名刺をスキャンで読み込むことで、自動で顧客情報を登録できる機能が備わっています。スキャン機能を使用すれば、手動で入力する手間を省けるのはもちろん、データの誤入力などのヒューマンエラー防止につながるでしょう。

商談管理機能

商談管理機能とは、商談の進捗やプロセス、予定しているアクションなど、商談の詳細な情報を管理できる機能のことです。前述した案件管理機能に比べて、より商談にフォーカスした機能になっているのが特徴です。

商談の内容やセールストークを細かく記録できるため、商談管理機能のデータを全社で共有すれば、企業全体の営業力の向上につながります。

予実管理機能

予実管理機能とは、企業の予算と実績を管理できる機能のことです。経営目標として設定した予算に対し、どのくらいの成果を挙げられているかを可視化できるため、上司や管理者は必要に応じて適切なサポートや支援を行いやすくなります。

予算や実績は顧客別、商材別、チーム別などさまざまな角度から確認できるため、チェックの抜け漏れが起こりにくく、まんべんなく監視・管理できるところが利点です。

行動管理機能

行動管理機能は、営業担当者が起こした行動や、それに伴う結果を管理する機能です。例えば、月にどれだけアポイントを獲得したか、企業にどれくらい訪問したか、提案した商材の数や受注率はどのくらいか、などをデータとして管理できます。

行動管理機能のデータをチェックすれば、実績を挙げている営業担当者と、そうでない営業担当者の違いを洗い出しやすくなり、業績を伸ばすためのノウハウやナレッジを蓄積することができます。

タスク管理機能

タスク管理機能とは、営業担当者がやるべきタスクを管理できる機能のことです。タスクを可視化できる他、各々に優先順位を付けて優先的に取り組むべきタスクを明確にすることができます。

案件の抜け漏れも防止できるため、商談のダブルブッキングや問い合わせ・クレームの対応忘れといったトラブルの未然防止にも役立ちます。

報告書の自動作成機能

報告書の自動作成機能は、日報や週報などを自動で作成できる機能です。案件管理や商談管理などの機能に記録したデータを流用して日報・週報を作成できるので、手作業で報告書を作成する手間を省けます。

報告書に記載する項目はカスタマイズできる他、任意で作成者のコメントなどを追加することも可能です。

SFAツールを選ぶときのチェックポイント

SFAツールを選ぶ際にチェックしたいポイントや、他のツールと比較したいポイントを4つご紹介します。

自社の規模や営業スタイルに適しているか

SFAツールに搭載されている機能はツールによって異なり、必要最小限のシンプルな構造を採用しているものもあれば、多種多様な機能を搭載しているものもあります。

中小企業やスタートアップ企業の場合、SFAツールにそれほど多くの予算を割けないケースが多いので、基本的な機能のみを搭載したシンプルなツールを選ぶのがおすすめです。営業活動だけでなく、マーケティング活動にも役立てたい場合は、CRMなどのマーケティングツールと連携できるものを選ぶと、ニーズに合った運用を行えます。

一方、業務全般を統合管理しなければならない大手企業の場合は、SFAやCRM、MAなど複数の機能・システムを包括した統合型のSFAツールを選ぶとよいでしょう。

現場に導入しやすいか

初めてSFAツールを導入する場合は、現場にスムーズに受け入れてもらえるかどうかも重視する必要があります。

複雑な機能が多数搭載されているものや、インターフェースが使いにくいもの、専門的な知識が必要なものは、導入の時点でつまずきやすく、現場で使いこなせない可能性があります。

そのため、SFAツールを選定する際は、直感的に操作できるか。パソコン操作に不慣れな人でも使いこなせるか、など使い勝手の良さを考慮して選ぶことが大切です。

なお、SFAツールの中にはデモや体験版でお試しできるサービスを提供しているものもあります。本契約の前に利便性や操作性を確かめることができるので、積極的に利用しましょう。

予算内で利用できるか

SFAツールを利用するには、初期導入費と維持費が掛かります。初期導入費はオンプレミス型とクラウド型で大きな差があり、自社内にハードウェアやサーバーを設置して運用するオンプレミス型の場合、多額の初期導入費が発生します。

一方、クラウド型は外部サーバーを利用してクラウド環境下でツールを利用するので、初期費用はほとんど掛かりません。ただ、クラウド型はユーザー数やライセンス数に応じて課金される料金体系となっているため、従業員が多い場合、維持費がかさむ可能性があります。

オンプレミス型・クラウド型の差以外にも、ツールの機能や性能によって利用料金は変動するので、事前に料金をシミュレーションした上で、無理なく運用できるツールを選びましょう。

既存のシステム・ツールと連携できるか

既に顧客管理や案件管理に他のシステムやツールを利用している場合、SFAツールと連携できるかどうかも重要なポイントの一つです。

既存のツールと連携できない場合、データを移行する手間が発生してしまうため、導入や引き継ぎに手間と時間を要してしまう可能性があります。また、引き続き運用していきたいシステム・ツールとの連携が不可の場合、データの二重入力が必要になり、業務効率化に支障を来す原因となります。

どのシステムと連携できるかはツールごとに異なるので、自社で運用しているシステムとの連携に対応しているかどうかも事前にチェックしておきましょう。

おすすめSFAツールのご紹介！

ここでは、SFAツールの特長が一目で分かるリストをご紹介します。少なくとも3つのサービスをピックアップして、製品を比較検討してみましょう。

さらに詳しい製品情報を比較したい場合は、ぜひ以下のページもご覧ください。

SFAツールを導入する際の注意点や運用成功のポイント

SFAツールを導入するにあたって気を付けたいことや、運用を成功させるために押さえておきたいポイントを4つご紹介します。

SFAツールを導入する目的を明確にする

SFAツールは営業活動のサポートに役立つ便利なツールですが、導入すれば必ず業務効率化や業績アップに役立つというわけではありません。SFAツールをうまく使いこなせていないと、かえって余計な手間が増えたり、コストがかさんだりする原因となることもあります。

特に、SFAツール導入の目的を明確にせず、「とりあえず使ってみよう」と安易に採り入れようとするとトラブルの元になりかねないので、事前に必ずツール導入の目的を明確にしましょう。

具体的には、自社の営業活動における課題や問題を洗い出した上で、その問題を解決できる機能が備わっているツールを絞り込んで比較検討するのが基本となります。

情報の定期的な更新を徹底する

SFAツールで管理する顧客情報は、時間の経過と共に変化する可能性があります。SFAツールには登録した情報の内容を自動で更新する機能は備わっていないため、古い情報を頼りに営業活動を行っていると、SFAツールの効果を最大限に発揮できない恐れがあります。

そのため、SFAツールに登録した情報は定期的に更新・確認するルールを設け、常に最新の状態をキープできるよう心掛けましょう。

KPIの設定を行う

KPIとは、目標を達成するために必要なプロセスをモニタリングするための指標です。

営業部門では、企業への訪問件数や成約率、顧客単価、営業案件数などがこれに該当します。

SFAツールを使いこなすには、上記のようなKPIを可視化し、データとして落とし込む必要があります。具体的な手法として、やるべきことや課題をツリー状に細分化するロジックツリーなどの方法があるので、SFAツール導入前に実践してみましょう。

PDCAサイクルを回し続ける

PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）を1サイクルとするフレームワークのことです。前述の通り、SFAツールはあくまで営業活動における手段の一つなので、ただ導入しただけでは業務効率化や業績アップに役立てることはできません。

SFAツールの効果を最大限に発揮させるためには、PDCAを回し続け、どのような効果が出ているか、課題や問題はないか、などを逐一チェックする必要があります。もし課題や問題が見つかった場合は、原因を追求した上で効果的な解決方法を発見・実践し、その結果を精査するという工程を繰り返します。

このようなPDCAサイクルを回し続けるには、あらかじめルールや体制を整えておく必要があるため、環境整備に必要な話し合いや人材確保を行っておきましょう。

SFAツールは自社の目的・ニーズに合ったものを選ぼう

SFAツールは、営業活動の効率化や可視化、標準化などに役立つ便利なツールです。上手に活用すれば労働生産性の向上や人材育成の促進、ヒューマンエラーの防止など、さまざまなメリットを期待できます。

ただ、搭載されている機能や利便性、料金体系などはツールごとに異なるので、自社の規模や営業スタイル、抱えている課題、予算などに応じて適切なツールを選ぶことが大切です。

ネクストSFAは、SFAだけでなく、CRMやMAなどの機能も搭載したSFAツールです。顧客管理や商談管理はもちろん、見込み顧客の獲得や育成まで、幅広いニーズに対応します。

UIやUXは使いやすさ、見やすさを徹底追求した作りになっているため、初めてSFAツールを利用する方でも心配はご無用です。また、ノーコードで文言の変更や項目・プルダウンの作成などの作業を行えるので、パソコンが苦手な方でもスムーズに使いこなせるようになります。

「現場に導入しやすいSFAツールを選びたい」「営業活動だけでなくマーケティングやカスタマーサポートにも活用したい」などのニーズがある方は、ぜひネクストSFAのご利用をご検討ください。

SFAは活用されてこそ意味がある