2019/06/21

PDCAとは?目標達成に近づくPDCAサイクルの回し方

たむら
田村さん
しっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん
田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。

PDCAサイクルって何?今更聞けないPDCAの意味!

田村さん
なに?「どうしたのもりくん」待ち?
うっとうしいから聞いてあげるよ。
もり
(・・・もう少し優しい上司が欲しい。)
仕事が終わらないっす。。。
田村さん
そんなことしてるからじゃない?
もり
ぐうの音も出ないです。
田村さん
で、なんで仕事が終わらないの?
もり
お客さんからの問い合わせが多くて。。。
田村さん
どういった問い合わせが多いの?
もり
う~ん、
なんか、システムにログインするパスワード忘れたとか、
結構同じような問い合わせが多い気がします。
田村さん
そっか同じような問い合わせが多いなら、
業務的に改善できる要素もあるかもね。
ちなみに、PDCAって聞いたことある?
もり
聞いたことはあるけど意識したことは。。。
田村さん
じゃあ今回は、
業務改善フレームワークの1つのPDCAについて説明するよ。
説明を聞くときは椅子を止めてね。

PDCAとは

田村さん
ちなみに、PDCAの4つの段階はわかるかな?
それぞれ英単語の頭文字なんだけど。
もり
う~ん。。。
「Passion」「Dream」「Challenge」「Action」!
田村さん
なんか前向きっぽい単語を並べただけだし。
しかも1個当たってるのがすごいじゃん。
もり
すません、わかんないです。
田村さん
「Plan=計画」「Do=実行」「Check=評価」「Action=改善」
という4つの段階ね。
業務改善を継続的に行うフレームワークとして
元は、生産・品質管理の現場で実践されていたと言われているものだよ。
現在では結構いろんなところで使われてるかな。
もり
ほうほう。
田村さん
とりあえず、各段階についてざっと説明するね。

P:Plan(計画)

解決したい課題などに実現したい目標を設定し、達成するための計画を立てる段階

  • 何をやるのか
  • それはどのようにやるのか
  • いつ、どこで、だれとやるのか
  • そしてそれは、なんでやるのか

といったことを決めるために、情報を収集しどのように計画を実行するかを
策定していきます。また、この段階で、実行結果の評価軸を定めておくことで、評価を迅速に行うことができます。

D:Do(実行)

立てた計画を実行する段階
計画に沿って行動し、その行動結果の記録をあわせて行います。
実行段階では以下の点を意識しながら進めます。

  • 計画していた内容を、最後までやりきるように実行する
  • 計画通り進められなかった場合も、その旨を記録する

計画通りに進められない場合も発生しますが、結果はここでは気にせず実行に集中してください。

C:Check(評価)

行動を行った結果を評価する段階
立てた計画に対して、実行した結果が良かったのか、悪かったのか、
問題点は何なのか。という振り返りを行います。

評価は、以下のような観点から行います。

  • 立てた計画通りに実行できたのか
  • 計画通りに進めた(進められなかった)のは、なぜなのか
  • 実行した結果、目標地点に近づいたのか

A:Action(改善)

評価に基づいて、どう改善すればいいかを検討する段階

次回も同じ内容で続けるべきか、もう諦めて、別のことをした方がいいのか、それとも、
何かを改善していくべきか、を判断します。そのために、評価で振り返った結果から、
反省点は修正して次回は目的達成に近づけるように、成功点はその要素を次回に生かせるように改善策を作ります。

もり
なんかもう聞いているだけで、PDCAしてる気がしました。
田村さん
うん、これからが大事だから。

大事なのは、PDCAサイクルを効率的に回すこと

もり
大事というと?さっきの4つの段階を覚えてたらいいわけですよね?
田村さん
この4つの段階をサイクルという言葉が表す通り、途切れずに回していくことがポイントなんだよ。
P→D→C→Aまでやったら、また、Pを行うという感じに。
もり
振り出しに戻ると。
田村さん
というよりも、サイクルを繰り返してよりよい状況に持っていくことを想定してるの。
改善していく様は、らせん状に『スパイラルアップ』とも呼ばれているよ。

こんな感じで
もり
(絵心無いな。。。)
要は、このサイクルを繰り返していくことで、
よりよい状況にもっていくことができる
って感じですね。

「PDCAサイクル」についてここまでの内容をおさらいしてみましょう。

  • 仕事の効率化に役立つフレームワークの一つ
  • Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)
    の4項目がある
  • 繰り返し回すことで、継続した改善を見込める

「Passion」や「Dream」も大切ですが、業務効率化のためには論理的な改善を実施しましょう!
計画から改善まで不要な段階はありません。正しく評価するためにもキッチリとサイクルを組む必要があります。

PDCAサイクル各段階での重要ポイント

田村さん
PDCAサイクルの各段階にはポイントがあるから、ここからはそれをざっと説明するね。

Plan:大きくしすぎず、具体的な計画にする

大きな計画は、実行の労力や心理的障壁が上がります。
実行しても止まるリスクが高く、そもそも実行に移せないということがよくあります。

例:営業系の職種の場合
✕:『受注をたくさんとる』
〇:『受注率を上げるために、普段よりも1件多くテレアポをする』

不明確で大きな計画でなく、現実的に実行できる計画をたてましょう。

Do :行動結果を記録できる体制を作る

実行した状況を記録しておかないと、正しい振り返りができない可能性があります。
何をやったかを正しく記録しておくことが重要です。

例として、営業系の職種であれば、『外出先で営業活動の結果を記録する
ためにSFAを利用する』など、実行補助のためのツールを使うこともよいでしょう。

Check:客観的な判断をする

頑張って実行した結果なので、良かった点をフォーカスしてしまったり、
思考がネガティブな人は悪かった点にとらわれてしまうこともあります。

会議などでの『実行内容の共有』や、上長や同僚をまじえた『第三者の判断』など、
客観的な判断をできるようにしましょう。

Action:1度で終わらせない

作成した改善プランは、必ず実行するようにしましょう。
Checkの内容を踏まえて、良かった点は継続し、悪かったところは改善します。
『次の計画をいつから始める』など、改善後のスケジュールを決め、サイクルを回すことが大切です。

PDCAサイクルを回せていない?よくある間違いサイクル

もり
わかりました!とりあえずやってみます。
田村さん
やるのはいいことだよ。でもなんか、
勘違いしてそうだから、よくある間違いも一応説明するね。

PDCAサイクルの間違い例1:DDDD

dddd
もり
実行→実行→実行→実行!という状況ですね。
ぼくもこんな状況だったのかな。
田村さん
うん、そんな気がするよ。
やる気はあってとてもいいんだけど、計画なく動く、行き当たりばったりという状況だね。
振り返りも無いから、正しくない行動の修正や中止もしにくいよね。
田村さん
特に営業現場だと、ノルマに追われると『とにかく行動量を増やす』
という心境に陥りがちなんだけど、先を見据えて考えたときには、
少し止まって振り返ることも必要だね。
もり
間違っててもその間違いに気づけないから、文字通り悪循環に陥るって感じですね。
田村さん
そうだね。次はこれね。

PDCAサイクルの間違い例2:PPAP

PPAP
もり
うわ~ついにふざけだした。
田村さん
まあ、少しはね。
計画して、その計画を改善して、また計画を練り直してってサイクルなんだけど、これは、実行してないってことが問題。

ああでもない、こうでもないって言いながら、
情報収集して改善案を練っていたら、提案期限が過ぎてた。
みたいな感じかな。

もり
確かに。やってみないとわかんないことも多いですからね。
田村さん
計画が壮大すぎたり、
つい難しく考えてしまう人とかはこうなりがち。
計画の精度を上げることは正しいんだけど、ある程度計画に時間を割いたら、1歩踏み出すようにしないとね。

PDCA各段階での注意点をまとめて見てみましょう。
PDCAサイクルは効果的な回し方が大切です。
各段階の役割や注意事項を確認して、失敗しない改善を実現しましょう!

■Plan(計画)
・現状を分析し、実現性のある計画をたてる
・目標達成までの道筋をしっかりイメージできる計画をたてる

■Do(実行)
・計画した通りに実行する
・次のステップで正しく評価できるように行動内容をしっかり記録に残す

■Check(評価)
・実行時に残した記録をもとに評価を行う
・主観を含む評価や曖昧な評価をせず、可能な限り具体的で客観的な評価を行う

■Action(改善)
・継続すること・改善すること・やめることを明確にし、次のプランを組む
・具体的なスケジュールを組み、次のサイクルを回す

PDCAの具体例

もり
大体理解できたんですが、実際にはどうやって動けばいいんですか?
田村さん
とりあえず例示してみるよ。
■課題:
営業担当者のAさんは、同僚と同じくらいの案件数は確保できているが受注率が低い

Plan:
目標:受注率向上
行動:2週間の間、既存案件に対する1日の商談数を1件ずつ増やす

Do:
Plandでたてた、1件増やす行動を実施

Check:
行動数を増やしたことにより、受注率向上への有効性を振り返る

Action:
振り返りの結果、受注率向上へ有効性がある場合は継続。
有効性がないと判断すれば、修正して別の方法を考える。

次のPlan:
もり
ちなみに、このサイクルの中で新たな課題が見えてくることもあると思うんですけど、
それも、改善していけばいいってことですよね。
田村さん
そうだね。ただ、1度に全部を解決しようとせずに、
出来るだけ小さくサイクルを回し続けていく
イメージで回数をこなしていった方がいいと思うよ。
もり
ところで、ぼくの目標は「早く帰る」なんですけど、それはどうしたらいいですかね。
田村さん
なんかそれだと、うちの会社が早く帰れないみたいに思われるよね。
効率化できてない業務が多いから、できることから効率化するってことでいいかな。
もり
田村さん怖いです。はい。。。

 

Plan:
目標:説明なしでも顧客自身が良くある質問の内容を確認できるようにする
行動:問い合わせ内容の分析と、マニュアルの作成・送付

Do:
マニュアルを作成して顧客に渡す

Check:
マニュアル作成前後で、問い合わせ数を比較し
効果があったか検証する

Action:
振り返りの結果、業務効率化へ有効性がある場合は継続。
有効性がないと判断すれば、修正したり別の方法を考える

次のPlan
もり
なるほど。これで、早く帰れる。。。
ではなく、業務効率化が図れるってことですね。
一旦この通りやってみますね!

PDCAに失敗しないための注意事項と問題点

田村さん
注意事項としては、Planから始めなくてもよいから。

  
もり
じゃあ、DCAPでも、CAPDでも、APDCでもいいってことですね。

田村さん
横文字使いたいだけだよね。
でも、そういうこと。
  
やる順番と、何回も回すってことを意識してもらえば、
始まりはどこでもいいから。

  
もり
今からでも、すぐに使えますね。

  
田村さん
そうだね。
PDCAを始めてみようって時は、今やっていることの振り返り(Check)の
部分から回していく方がスムーズ
かな。

  
田村さん
あと、PDCAも完璧じゃなくて1つ問題点があるよ。

 
もり
これだけ時間を使って聞いたのに、
無駄になっちゃうかもしれないんですか。
ぼくの時間を返してくださいよ。

田村さん
さっきみたいに椅子で回っている時間の方が無駄だよね。
PDCAを覚えて使うことは、基本的には有意義だから。
もり
ええ。すいません。
田村さん
ただ、場合によってはPDCAを回すことが適していないケースがあるってこと。
具体的には、以下2点に当てはまる事象の改善を図ろうとする場合に、
スピード感にかけるんだよね。

  • 課題が不明確
  • 緊急性の高い対応が必要
もり
はあ。。。
田村さん
例があった方がいいよね、
例えば、もりくんが担当しているシステムが
原因不明のトラブルでとまっちゃったとしましょう。
もり
え、嫌ですよ。
田村さん
例だから、我慢して。
原因もわからないから、そこを特定することから始まるし
状況に応じて顧客にも臨機応変に対応する必要があるよね。
もり
それはそうですね。
田村さん
もともと生産現場で使わているような改善サイクルだから、
定常的に行っていく事の改善には強いんだけど、トラブル対応みたいな
突発的な事象への対応という点では、計画を立てたり、
評価時間をとることで、逆に対応が遅れ状況悪化しちゃう可能性もあるよ。
もり
なるほど。
そうすると、こんな感じですね!
PDCA◎ :トラブルが起こらないように、日々の業務を改善する
PDCA△ :トラブルが起きたときに、状況に応じて動く
田村さん
そうだね。とはいえ、業務改善するには最適なフレームワークの一つだから、
「成果がでない」「同じミスをしている」と思った時にはぜひ実践してみてね。
田村さん
あとビジネスの現場で広く知られているPDCAだけど、
ここ最近は、OODA(ウーダ)ループというフレームワークと
対比されるようになってきているかな。

それは、PDCAと対比して課題が不明確な状況下向きのフレームワークなんだけど、
それはまた別の機会でご紹介しますね。

ページ先頭へ戻る