ワークフローとは？正しい意味と導入メリットを解説

業務を円滑に進める方法として活用されるワークフロー。本記事はワークフローの意味と導入メリット、ワークフローシステムを選ぶポイントを解説します。

ワークフローとは？

ワークフローは企業や人の間で行われる「⼀連の業務の流れ」を指します。
企業内においては稟議や申請の手続きを指すことが多々あり、「申請から承認の流れ」を効率化する手法のことを言います。

ワークフローシステムとは？

書類を手渡しで運用する問題点

では、ワークフローを紙媒体の書類で運用するとどうなるでしょうか。 

• <作成>申請書または稟議書を探して作成、
• <申請、承認>そこから承認者を探して承認してもらい
• <保管>書類の保管場所を探す

<作成>、<申請>、<承認>、<保管>どのステップに対しても「申請から承認の流れ」を妨げる要素が多くあるのではないでしょうか。

ワークフローシステムで申請から承認までスムーズに！

この「申請から承認の流れ」の部分を自動化するためにつくられたのがワークフローシステムです！

ワークフローシステムとは・・・

稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図るツールのことです。

ワークフローシステム上で一元管理された申請フォームの中から申請すると、所定の承認者へと業務情報が渡ります。
承認者は、ワークフロー上で承認を行い、決裁された後はデータや電子ファイルとして保管されます。 

このように、今までアナログで行っていた業務を電子化することができます。
回覧ルートの設定や権限設定、申請書の保存など多くのカスタイマイズ機能を持っています。

ワークフローシステムの導入メリットとは？

稟議の進捗状況を把握できる

• どこまで申請が通っているのか進捗状況を把握することができます
• 顧客とのスケジュールが立てやすくなり、より計画的な運用が可能になります。

承認から決裁まで素早い対応が可能

• 外出先でもスマホ、タブレットやスマホの利用し確認、承認作業が可能になります。
• どこで申請が滞っているか確認できるため、承認者へ催促することもできます。

内部統制強化

• ワークフローで行われた承認作業などのアクションは正確に保存されるので改ざん防止に繋がります。
• 編集権限を設定すれば決まった承認者にしか承認権限がないため、意思決定を担保できます。 

導入することで業務スピードが向上するばかりでなく、社内ルールを見直すきっかけなど内部統制・組織力の強化にも繋がります。
組織の拡大を考えている企業など、マネジメントの強化において役に立つシステムとされています。

ワークフローシステムを選ぶポイント

自社の業務フローにあっているか

複雑な使い勝手の悪いワークフローシステムを導入してしまうと業務に支障がでます。

• どのような目的でシステムを導入するのか？
• スマホ、タブレットからのアクセスが可能か？
• 既存の業務フローを踏襲できるのか？

以上のような要件整理をする事が大事になってきます。

UI(ユーザーインターフェース)操作性、が優れているか

実際にワークフローシステムを扱う社員が多いほどUIや操作性は重要です。
あまり操作が難しいと社員が使わないなど導入が無駄になってしまいます。
 
無料試用期間などうまく活用し、操作性を確かめた上で判断した方が良いと思います。

外部システムとの連携が可能か

ワークフローシステムは単体でも機能しますが、既存の人事システムやSFAなどと連携することでより機能性を発揮します。
逆に連携がとれないと重複してデータを入力するなど効率が悪くなります。
現在の利用環境に合うシステムを選ぶことが重要と思われます。

おすすめのワークフローシステム５選

おすすめするワークフローシステムを紹介します！
ぜひご参考してください！

楽々WorkflowII

本格的なワークフローも簡単に実現し、多媒体・多言語対応にも対応した 電子承認・決裁システムです。
各種書面のテンプレートを利用でき、既存の書面を取り込んで従来と同じ様なのワークフローで承認を管理することも可能とのことです。

rakumoワークフロー

利用者視点でUIが設計されており、見やすいのが印象的です。
また、G Suiteを取り入れている企業であれば連携可能なため、
価格の安さで選ぶのであれば使ってみると良いかもしれません。

Create!Webフロー

誰でも簡単に操作できる紙イメージの画面デザインで、利用しやすいのが特徴です。
また組織階層・役割権限に基づいた承認フローにも対応しており、複雑なフローにも対応可能な点が評価されているそうです。

ジョブカンワークフロー

モバイル対応をしているため、申請・承認業務をいつでも行えます。
ジョブカン勤怠システムなどの関連サービスとの連携が可能で、既に関連サービスを利用している方におすすめです。

X-point cloud

今まで利用していた紙のフォーマットをそのまま電子化、直観的な入力フォームをWebベースで作成することが可能。
Google AppsサイボウズOffice、など様々なグループウェアとの連携も可能とのことです。

まとめ

各社が提供しているワークフローシステムにも様々な特徴があり、検討、導入にはかなり労力が必要になるかと思います。
ですが業務効率化に有効なシステムある一方、導入すると仕様の変更がなかなか難しい為慎重に検討された方が良いと思います。

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SFAは活用されてこそ意味がある