公開日:2020/04/22 更新日:2020/10/29

仕事の基本中の基本。スケジュール管理の方法とは?

スケジュール管理の方法とは

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営業活動の無駄を減らしませんか? 営業活動の無駄を減らしませんか?
たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。
もり
人は…
人生の一割もの時間を仕事に使っている…
田村さん
(???)
まあ、そうだね。
もり
しかし、多くの人の仕事には”無駄”が存在する…
田村さん
まあ、否定はしないけど。
もり
故に…
スケジュール管理で仕事の無駄を減らす必要がある…
そうすれば「惰眠をむさぼる」「怠惰な時を過ごす」といった時間を増やせる…
田村さん
なるほど。
スケジュール管理で人生の無駄を増やすとは斬新だね。
まあ、スケジュール管理自体は大切なことだから、ちゃんと説明するよ。

スケジュール管理の重要性

人生には限られた時間しかありません。
限られた時間を有効に使うためにも、スケジュール管理は大切です。

スケジュール管理がうまくできていないと、以下のようなケースが発生することがあります。

・予定がバッティングする
・タスクの期限や納期に間に合わない
・常に忙しく、残業時間が長くなる

皆さんも上記のような経験、ありませんか?
バッティングや納期遅延は、仕事でもプライベートでも悪い影響があります。
相手に不信感を与え、信頼を失ってしまうかもしれません。
 
また、スケジュール管理がきちんとできていないと、残業が増える可能性もあります。

  1. 期限を守るために毎日深夜まで残業
  2. 体調を崩す
  3. 作業効率の低下
  4. 効率低下により仕事が遅れ、残業…

のような、悪循環の原因になるわけですね。
 
もしもスケジュール管理の失敗で顧客との約束の期限を超過してしまったら…
ただ迷惑をかけるだけでなく、信用も失ってしまいます。
結果的に会社の売上が減り、自分の給料も減る可能性があります。
 
上記は一例ですが、信頼を失ってしまうことに変わりはありません。
信頼を得て互いに気持ちよく仕事をするためにも、スケジュール管理は重要です。

スケジュール管理を行う方法(準備)


スケジュール管理は「頭の中で完結」はNGです。
まずは管理に必要なものを準備しましょう。

管理方法はアナログ・デジタルどちらでも問題ありません。
それぞれメリットとデメリットを説明しますので、自身に合った管理方法を選びましょう!

手帳

【メリット】
 ・書いてまとめることで、頭の整理に繋がる
 ・基本いつでもどこでも持ち歩ける(サイズが大きいものでなければ)
 ・誤って予定を削除、といったミスが起こらない
 
【デメリット】
 ・スケジュールの共有が難しい
 ・大きいものはかさばる
 ・予定を検索しにくい
 ・水に弱い(雨やコーヒーをこぼすなど)

パソコン(スケジュール管理ツール)

【メリット】
 ・スケジュールの共有が可能
 ・予定の検索ができる
 ・リマインダー機能がある
 
【デメリット】
 ・スマホ非対応の場合がある
 ・パソコンのある場所でしか、使用できない
 ・誤操作等によるリスクがある

スマホ(スマホアプリ)

【メリット】
 ・スケジュールの共有が可能
 ・いつでもスケジュール確認ができる
 ・スタンプやプッシュ通知などアプリならではの機能がある
 ・リマインダー機能がある
 
【デメリット】
 ・課金を要するものもある
 ・誤操作等によるリスクがある
 

もり
田村さんはどれ派ですか?

田村さん
上記ならパソコンorスマホアプリかな。
ほとんどうちのSFAでスケジュール管理も一緒にやってるよ。
お客さんとの予定しか組めないから、それ以外はGoogleカレンダーだけど。
もり
なるほど…
営業活動のスケジュールはそれで良さそうですね。
パソコンとスマホ両方使えますし。

スケジュール作成の手順

スケジュール管理に必要な準備が整ったら、予定を組んでみましょう。
一つ一つのタスクについて、以下の手順でスケジュールを作成していきます。
作成の注意点とポイントは次のセクションで解説しますので、まずは手順を認識しておきましょう。

◯ タスクを書き出す
◯ タスクに期限を設定する(終了のタイミングを決める)
◯ タスクに想定時間を設定する(開始のタイミングを決める)
◯ タスクに優先順位をつける
◯ タスクが被っている場合は、調整する

上記を繰り返して予定が埋まってきたら、一度俯瞰で見てみましょう。
スケジュール管理は実現可能であることが前提です。
実現できないスケジュールになってしまっては意味がありません。
 
以下の2つも手順に加え、チェックしておきましょう。

・空き時間を作る(詰め込みすぎない状態にする)
・デッドタイム(移動時間や待ち時間等)も計算に入れる
出来る男 もり
これでスケジュール管理は完璧ですね。
出来る男になった気がします。
田村さん
そうだね。
まあ出来る男は置いといて、作成の際のポイント(注意点)を解説します。

スケジュール作成のポイント

先程の手順の中で、いくつか気をつけてほしいポイントがあります。
毎日常に忙しいと感じている方は、もしかしたらここに難があるかもしれません。

所要時間をしっかりイメージする

スケジュール管理は「何の作業にどのぐらいの時間を要するか」の感覚が重要です。
スケジュールと実動で、なるべくかかる時間に差が出ないようにしましょう。
 
ここを曖昧にしてしまうと「2時間かかる商談なのに、1時間しか確保していない」といったケースが起こりえます。
希望的観測でスケジュールを作ってしまうと、想定スケジュール通りの進行が難しくなるのです。
 
特に自分以外の人間が作業の一部を担う場合は要注意です。
必ず相談し、作業が発生する全員のタスクをスケジュールに含めておきましょう。
 
上記のように、スケジュール作成時にしっかりと所要時間を確認するよう注意してください。

空きの時間(ゆとり)を用意しておく

  • 電車の遅延
  • 訪問先で迷う
  • 急な体調不良
  • 突然訪れる上司からの無茶ぶり

筆者は上記全ての経験があります。
※皆さんもないですかね?
 
スケジュール通りに進まない場合も考えておかないと、他のタスクに支障が出る可能性があります。
万一客先への訪問をキャンセル、もしくは大幅な遅刻のような自体になったら、迷惑をかけるうえに信頼を失うことになりかねません。
時間にゆとりを持ったスケジューリングを心がけましょう。

先の予定も忘れずに登録する

例えば、「半年後のビックイベント」、忘れてしまったら問題ですよね…
時期を問わず、先々の予定も含め、分かった時点でスケジューリングしておきましょう。
 
紹介した手順でスケジューリングしておけば、所要時間も明確になっているはずです。
半年後、他の作業とバッティングして回らなくなってしまった…
みたいなことは起こらないはずですね。

根拠を持って優先順位を決める

仕事には優先順位が存在します。

  • 作業の期日
  • 関係する人
  • 重要度(緊急度)

上記3点から判断して、設定しましょう。
作業は基本的には期日が近いものから処理します。
ですが、基準は期日だけではありません。
 
例えば…
・上司や顧客から依頼された作業
・上司や同僚など第三者の確認が必要な作業
・影響力が強い作業
 
こういった作業は優先して行うようにしましょう。
また、第三者が関係する作業については、主観で優先順位をつけることはNGです。
あなたにとって重要でない作業も、関係者の方にとってはとても重要な作業なのかもしれません。

「作業の期日」「関係する人」「重要度」を加味し、優先順位を設定するようにしましょう。

スケジュールは即登録する

「今、忙しいから後で登録しよう」と思って後回しにするのはNGです。
予定の登録自体を忘れてしまったり、登録しようとしたときには「いつ、誰と、どんな予定だったのか?」を忘れてしまうかもしれません…

約束したらすぐに予定を登録する癖をつけましょう!
 

田村さん
もりくん
学生時代、テスト前に勉強の予定だけたてて、実際やらなかったタイプでしょ。

出来る男 もり
たしかに。
机の掃除が捗りましたね。
田村さん
スケジュールは組んで終わりじゃなくて、むしろ”はじまり”。
しっかり管理して行動しないと意味がないんだ。
出来る男 もり
たしかに。
僕の学生時代の成績が物語っていますね。
田村さん
と、いうことで。
出来る男にもわかるように、スケジュール管理のポイントを解説します。
もり
たしかに。
吹き出しの名前から「出来る男」を消されてますしね。

スケジュール管理のポイント

スケジュールを守って「行動」するための、スケジュール管理のポイントを紹介します。
作ったスケジュールは予定通りに遂行することが大切です。

スケジュールを管理・遂行するポイントを確認しましょう。

「スケジュール確認」の習慣化

タスクはたまるほど管理できなくなり、漏れや遅延が発生するものです。
毎日仕事のはじまりと終わりに「スケジュール確認」の時間を設けることをオススメします。

仕事終わり:スケジュールの進捗を確認し、翌日のスケジュールを決めます。
仕事はじめ:前日決めたスケジュールを再確認し、その通りに進行します。

面倒に思えるかもしれませんが、この作業を行うだけで「後はやるだけ」の環境が出来ます。
是非試してみてください、きっと効率アップに繋がるはずです!

「すぐ終わるタスク」は即対応

すぐに終わるタスクはすぐに終わらせましょう。
蓄積すると、どんどん管理が難しくなって、漏れや遅延が発生することも…
 
こちらも、日頃から即対応の習慣をつけることが重要です。
抜け漏れの確認にかかる時間も短縮できますので、効率化に繋がります!

重い作業は分割する

例えばテスト勉強、一度に試験範囲全部を終わらせようとすると大変です。
でも「◯日は◯ページまで」みたいにハードルを下げてあげると、意外とできたりしますよね。
 
仕事も同じで、重いタスクは分割して順番に処理しましょう。
まとめて一気にやろうとすると余裕がなくなって、予定通りの進行が難しくなります。
シンプルに考えるなら「分ければ、普通のタスクをいくつかこなせば解決」、というわけですね。
 
それぞれのタスクに期日が設定されるので、後回しになったり極端に忙しい時期が発生したりすることも防げます。
 

田村さん
では、最後にポイント部分をまとめておきますね。
大切なのは、ちゃんと行動できるように習慣化すること。
印象ですが、”出来る男”はこういうところがしっかりしてますね。

POINT

「時間の確保」「期限の厳守」「残業軽減」「信頼獲得」「抜け漏れ軽減」等、スケジュール管理で改善できることはたくさんあります!
以下のポイントを押さえておきましょう。

◆スケジュール「作成」のポイント

・所要時間を考えてスケジューリングする
・時間にゆとりを持ってスケジューリングする
・先々のスケジュールも忘れずに登録する
・発生したら即登録する
・登録の際、根拠ある優先順位をつけておく

◆スケジュール「管理」のポイント

・毎日のスケジュール確認を習慣化する
・すぐ終わるタスクはすぐ対応し、終わらせる
・重い作業は分割して処理する

上手なスケジュール管理は、効率的な仕事につながります。
スケジュール通りだと、気持ちよく仕事を進めることが出来ますよね!
 
期限をしっかり守る人は、ビジネスマンとして信頼できます。
「働き方改革」が話題となっている昨今、まずは自身のスケジュール管理を見直して
効率よく、生産性を上げて業務を行いましょう!

田村さん
※補足
スケジュールに余裕ができたなら惰眠… ではなく、休憩も時には大切です。
ストレスなく、健康・元気な人は良い結果を生みますからね。
もり
真顔での明るいコメントありがとうございます。(吹き出しで”※補足”って…)
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