公開日:2020/04/22 更新日:2020/07/14

仕事の基本中の基本。スケジュール管理の方法とは?

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。
もり
一生で仕事に使う時間ってどれくらいですか?
田村さん
40年働くと仮定すると、人生の1割くらいらしいよ。
もり
その人生の1割の時間を無駄にしないためにも、スケジュール管理って重要ですよね。
田村さん
そうだね。仕事に限らず重要だと思うよ。
もり
仕事のスケジュール管理を行えるようになって、
残業時間を減らせれば、ゲームに割ける時間が増えるってことですもんね。
今回はスケジュール管理のポイントを教えてください。
田村さん
動機が不純でなんか納得いかないけど、とりあえず説明しますね。

スケジュール管理の重要性とは

人生には限られた時間しかありません。限られた時間を有効に使うためにも、しっかりスケジュール管理を行う必要があります。
スケジュール管理がうまくできていないと、例えば、以下のようなケースが発生することがあります。

・約束をした時間に予定がバッティングしていた
 ⇒バッティングした場合、どちらかに断りを入れる必要があります。
  仕事でもプライベートでも、相手に不信感を与え、信頼を失うことにつながります。
・何も考えずにやってみたけど、約束した納期に間に合わない!
 ⇒なんとか間に合わせるために、毎日深夜遅くまで残業→体調を崩す→作業効率が悪くなり、
  良いパフォーマンスを発揮できずに悪循環に陥る。

 それでも間に合わなかった場合・・・

  顧客にも迷惑をかけることになり、会社としての信用を失ってしまい、
  結果的には会社の売上が減り、自分の給料も減る可能性があります。

上記は一例ですが、人としての信頼を失ってしまうことに変わりはありません。
信頼できない人と仕事でもプライベートでも、お付き合いしたいと感じるでしょうか?

信頼を得て互いに気持ちよく仕事をするためにもスケジュール管理は、非常に重要です。

仕事でのスケジュール管理を行う方法


では、どのようにスケジュール管理を行えば良いのでしょうか?
管理方法について、アナログ・デジタルそれぞれのメリットとデメリットを確認しましょう。
メリットやデメリットを踏まえた上で、自身に合った管理方法を選びましょう!

手帳

【メリット】
 ・文字を書く事で頭の整理に繋がる
 ・環境に左右されず、手帳を持っていれば必ず確認できる

【デメリット】
 ・かさばる
 ・水に弱い(雨やコーヒーをこぼすなど)
 ・他人のスケジュール確認が難しい
 ・毎年買い替える必要がある
 ・予定を検索しにくい

パソコン(スケジュール管理ツール)

【メリット】
 ・自分だけでなく同僚のスケジュールも把握できる
 ・予定の検索ができる
 ・リマインダー機能がある

【デメリット】
 ・スマホ非対応の場合がある
 ・社内にいない時は利用できない場合もある

スマホアプリ

【メリット】
 ・スマホでいつでもスケジュール確認ができる
 ・スタンプ機能などアプリならではのマークアップがある
 ・リマインダー機能がある

【デメリット】
 ・個人や家族間でのスケジュール管理には向いているが、ビジネスでは向かない事が多い
 ・課金を要する場合もある

SFAツール

【メリット】
 ・クラウド型なのでPCでもスマホでも予定の確認ができる
 ・同僚の予定も確認できる
 ・顧客に紐づいた予定を登録できる

【デメリット】
 ・アカウントの登録がないユーザーとは予定の共有ができない

スケジュールを作る際のポイントは?

もり
ツール導入したから、スケジュール管理は完璧ですね。出来る男になった気がします。

田村さん
ツールを導入したからといって、自動的にスケジュールは作成されないよ。
ツールはロボットじゃないからね。

もり
じゃあどうやってスケジュールを作ったら出来る男になりますか?

田村さん
ツールを利用してスケジュールを組みたてていく方法を伝えるね!

どれくらいの時間が必要な予定なのかを考える

例えば、顧客との商談予定を作る場合に、顧客が打ち合わせに使える時間と、
打ち合わせする目的を把握することで、商談にどのくらいの時間が必要かを確認していきます。

希望的観測でスケジュールを作ってしまうと予定通りに進行しなかった場合に、
打ち合わせの時間が不足するような事態に陥り、計画通りに進行できなくなってしまいますので、
スケジュール作成時に必ず予定消化に必要な時間を確認しましょう。

ゆとりのある時間をスケジューリングする

訪問での打ち合わせで、自社からの移動時間が30分とした場合、
電車で人身事故が起きて電車が遅れる、初めて伺う訪問先のため迷子になる・・・
というような不慮の出来事が起こり、遅刻してしまうなどの可能性もゼロではありません。

予定通りにいかない場合も加味しておかないと、
約束をしている相手に迷惑をかける=信頼を失うことに繋がります。
ゆとりのある時間をスケジューリングしましょう。

遠い未来の予定も忘れずに登録する

例えば、顧客が「半年後にビックイベントがあるんだよね。よかったらおいでよ!」と
声をかけてくれた場合など、大事な予定を忘れてしまうのは絶対にNGです。
半年後など遠い未来の予定も、分かった時点でしっかりスケジューリングしておきましょう。

約束したらすぐに予定を登録する

「今、忙しいから後で予定登録しよう」と思って後回しにしているうちに、
「予定の登録」自体や「いつ、誰と、どんな予定だったのか?」の予定の内容を
忘れてしまっては何の意味もありません・・・。
約束したらすぐに予定を登録する癖をつけましょう!

スケジュールを作ったら管理のコツを抑えよう

もり
無事にスケジュールも登録出来たし、これで完璧なビジネスマンですね!

田村さん
スケジュールをただ作っただけでは意味がないよ。
しっかり管理してスケジュール通りに遂行しないと対応漏れや納期遅れに繋がるから注意が必要だよ。

もり
完璧なビジネスマンへの道のりは結構遠いんですね。

田村さん
ところで、完璧なビジネスマンって何・・・?

スケジュールを作れたので、これで一安心。と思いがちですが、
作ったらスケジュール通りに遂行することも必要です。
スケジュールを管理・遂行するコツを確認しましょう。

予定時間に即した進行のシミュレーションを行う

スケジュール通りに仕事をこなすためには、
あらかじめ「どれくらいの時間がかかるのか」、
「この作業は何分かかるからこの順番で対応しよう」など、
効率よくこなすためのシミュレーションを行う事が必要です。

その際、イレギュラーな事が起きても対応できるように、
余裕を持って、かかる時間を想定することも大切です。
あらかじめスケジュールの対応方法を考える時間を設け、対応にかかる時間を想定することで、
突発的な出来事に対応できるようになったり、前倒しで出来そうな作業が分かるようになります。

必要な人的リソースの状況を考える

他人を巻き込んで一緒に作業をする場合、自分が作業をした後に他人に作業を引き渡す場合、
顧客からの返答がないと進めない場合など、
スケジュールの内容によって関わる同僚や上司、顧客などの人物が異なります。

他人が関わる予定の場合は、予定を確認せずに進めてしまうと、他の予定で埋まっていて対応が出来ない・・・
などの事態も起こり得ます。社内のカレンダーを確認する、口頭で相談しながら対応するなど
スケジュールを対応するために必要な人的リソースの状況もしっかり考えましょう。

優先順位もしっかり考える

仕事には必ず期限があり、優先順位も存在します。

例えば、上司や同僚に聞かないと進められないことがあった場合、
「上司や同僚に聞かないと進められないこと」を先にクリアにしないと
作業が進まないことになってしまいます。このように、「何かをしないと何かできないこと」
がある場合、優先順位としては上司や同僚に確認し聞いた上で作業を進めていく事が必要です。

また、会社として決められている期限、顧客と約束した期限がある場合、
ビジネスマンとして期限を守るのは絶対条件です。現時点で対応している作業に期限が無い場合は、
その作業よりも優先して対応を行う必要があります。

「対応期限の有無」「優先度」「緊急度」といった事も加味し
優先順位をしっかり考えて対応を行いましょう。

  

POINT

◆スケジュール管理の手法としては、以下のツールを利用することが挙げられます。
 それぞれのメリット、デメリットを踏まえ、適切なツールを利用しましょう。

 ・手帳
 ・パソコン(スケジュール管理ツール)
 ・スマホアプリ
 ・SFAツール

◆スケジュールを作る時は以下のポイントを抑えましょう

 ・対応に必要な時間を考えてからスケジューリングする
 ・不慮の出来事も加味し、ゆとりある時間をスケジューリングする
 ・遠い未来の予定も忘れずに登録する
 ・約束をしたらすぐにスケジュールを登録する

◆スケジュール作成後、適切に遂行・管理するためには、以下のポイントを抑えましょう

 ・対応時間の想定と進める方法のシミュレーションを行う
 ・対応に必要な人的リソースの状況も考える
 ・優先順位を考える

 

スケジュール管理が出来るようになることで、限りある時間を有効活用出来るようになり、
互いに気持ちよく仕事を進めることが出来たり、効率的に業務を進められたりといった
メリットがあるのは勿論ですが、ビジネスマンとしての信頼を得ることにも繋がります。

「働き方改革」が話題となっている昨今、まずは自身のスケジュール管理を見直して
効率よく、生産性を上げて業務を行いましょう!

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