母集団形成とは？　企業で実施したい具体的な手法や注意点など詳しく解説

母集団形成は、近年、自社に適した人材を効率よく採用するための有効な手段としてニーズが高まっている採用手法です。また入社後のミスマッチを防ぐのに有効な手段としても注目されています。本記事では、母集団形成についての基本的な知識から具体的なやり方、成功のためのポイントなどを詳しく紹介します。また母集団形成がうまくいかないときの対処法や、おすすめの採用管理ツールも紹介しているので人材獲得に向けて悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

母集団形成とは？実施する重要性

母集団形成は、企業の採用活動において重要な役割を果たします。以下では「母集団形成について何となく理解しているだけで具体的な内容が分からない」「どのように導入すればいいのか分からない」という方に向けて、基本知識やポイントなどを詳しく解説します。

母集団形成とは

母集団形成とは企業の採用活動において、自社の求人内容や条件に合致した応募者を集団として獲得する活動のことを指します。ここでいう「母集団」とは、単に企業の求人に応募してくる集団を指すのではなく、あくまで自社の採用要件に合致し、自社の業務内容に興味を持って応募してくる求職者集団のことをいいます。

企業の採用活動においては、ただやみくもに応募者数を多く集めれば良いというものではありません。効率よく自社が求める人材を見つけ、採用につなげるためにも、母集団形成は重要なプロセスの一つです。

また母集団形成は新卒採用だけでなく、即戦力を得るための中途採用でも大きな役割を果たします。さらに入社後の応募者と企業とのミスマッチを防ぐ効果があるのも大きなメリットです。

以上のとおり、母集団形成は企業の効率的な採用活動に必須であると言っても過言ではないのです。

母集団形成が必要な理由

企業の採用活動において母集団形成が必要である理由には、主に次の2つが挙げられます。1つ目は、少子高齢化の影響による理由です。国内で進む少子高齢化により、生産年齢人口（15‐64歳）が減少していることから、優秀な人材の獲得が難しくなっています。

生産年齢人口（15‐64歳）は、2065年に約4500万人となる見通しとされています。この数字は、2020年の生産年齢人口と比較すると2900万人もの減少となるため、今後も人手不足から人材の獲得はますます厳しくなるでしょう。

2つ目の理由は、転職市場の活性化です。近年では新卒で勤め始めた会社で定年退職まで働き続けることが当たり前ではなくなり、転職が一般的になっています。企業にとっても転職者にとっても、お互いが求めるもののマッチングが重要というわけです。

従って、企業が効率よく優秀な人材を獲得するためには、自社が必要とする人材とマッチングする母集団を形成する必要があります。

※出典：内閣府. 「人口減少と少子高齢化」. https://www.cao.go.jp/zei-cho/content/2zen2kai1-2.pdf, (2024年7月1日).

採用DXによって効率化が図られている母集団形成

母集団形成は応募者の分母を増やさなければならないため、従来よりも多くの応募者とやり取りする回数が増えます。そのため当然、採用活動における企業の負担も増えます。そのような背景から、採用活動のDX化を進める企業が増加しているのが現状です。

具体的なDX化の方法としては、「採用管理システム」や「採用実績分析ツールの導入」「AIを使用した応募者とコミュニケーションの自動化」などが挙げられます。こうしたDX化を進めることで企業にかかる負担を減らし、効率的な採用活動の実現につながるのです。

例えば採用管理システムを導入することで、それまで応募者管理や面接日時の調整などに必要だった時間や人員、コストが削減できます。また採用活動についてのPDCAサイクルを回すにあたって、活動内容や結果の分析ツールを導入すれば、より効率的で精緻な分析が可能になります。

母集団形成のメリットは主に5つ

母集団形成を的確に実施し、採用活動の効率化と成功率向上を実現するためには、まず、母集団形成のメリットについて理解することが大切です。

以下では、母集団形成のメリットを詳しく解説します。

1. 計画的な採用活動が可能
2. 入社後のミスマッチが起こらない
3. 優秀な人材を確保しやすい
4. 採用コストを抑えられる
5. 企業の成長につながる

メリットをきちんと理解し、母集団形成成功のイメージをつかんでください。

メリット①計画的な採用活動が可能

母集団形成を意識することで、計画的な採用活動につながります。例えば来春までに「新卒を20名採用する」「3カ月後までに総務部に中途採用者を一名採用する」などの目標がある場合に母集団形成が必要です。やみくもに応募者を集めても、スムーズに採用活動が進まないどころか余計なコストや手間がかかってしまいます。

母集団形成をする際は採用プロセスごとに獲得人数の目標を明確に割り出し、必要な母集団の数を目安に採用活動を行うようにします。採用ニーズを見据えることで、適切な時期に効果的な採用活動が可能となるでしょう。

メリット②入社後のミスマッチが起こらない

ターゲットを明確に絞った採用活動をすることで、応募者の入社後のミスマッチを防ぐことが可能です。せっかく優秀な人材を採用しても、ミスマッチのせいで能力を発揮できず、すぐ転職されてしまうようでは採用活動にかけたコストが無駄になってしまいます。

母集団形成を意識した採用活動であれば、自社の社風や求める人材像にマッチする応募者を集め、その中から最適な人材を採用できます。具体的には求める経験、スキル、価値観などを具体的に定義し、それに合致する人材を集めるようにしましょう。

ミスマッチに関して詳しく知りたい方は下記をご覧ください。

＞＞ミスマッチとは？採用時に生じる原因やデメリット、対処方法を解説

メリット③優秀な人材を確保しやすい

母集団形成で自社が希望する人材の要件を明確に打ち出しておくことで、優秀な人材を確保しやすくなります。

母集団形成の目的は単に応募者数を増やすのではなく、自社の要件にマッチした応募者の分母を増やすことです。母集団形成をした上で採用活動を開始することで、応募時点で「自社の社風や価値観とマッチしているか」「求めるスキルは持っているか」を確認しながら採用工程を進められます。

大勢の応募者の中から自社の求める優秀な人材を探し出すのではなく、初めから的を絞った応募者の中から、さらに自社にマッチングした人材を選考できるので、優秀な人材をスムーズに確保しやすくなるのです。

メリット④採用コストを抑えられる

母集団形成をすることで、採用活動にかかるコストの削減につながります。理由は母集団形成により自社の採用に必要な人数を絞り込むことで、適切な採用予算を見積もりやすくなるからです。ターゲットを明確に絞らないで大人数を集める採用活動よりも、必要な予算を削れるため無駄のない効率的な採用活動が可能です。

また、採用広告の掲載に当たっても、母集団形成で把握した採用ニーズに合わせて広告を作成すれば無駄のない広告展開が可能です。適切なタイミングで自社の求人に合った媒体に広告を出せば、広告費のスリム化につながります。

メリット⑤企業の成長につながる

母集団形成により、自社に合った優秀な人材を計画的に確保できるようになれば、自社の成長につながる点もメリットです。自社が企業として成長すれば、持続的な収益の向上も期待できます。

母集団形成により採用活動をすることで、自社が求める要件を満たした優秀な人材を計画的に確保することが可能です。

自社と上手くマッチングした優秀な人材が入社することで、早期戦力化が可能となり、自社の業績アップにつながります。また周囲の社員の士気も向上し、企業の生産性や競争力アップも期待できるでしょう。

母集団形成で新卒・中途採用するまでの基本的なフロー

母集団形成で新卒者や中途者を採用するまでの基本的なフローは、以下のとおりです。

1. 採用計画を立てる
2. 採用手法を検討する
3. 求人原稿を作成・募集活動の開始
4. 募集の見直し

フローどおりに進めても各工程で思うように母集団を形成できていないと感じたら、その都度やり方を見直すことも大切です。

採用計画を立てる

採用計画とは、採用活動について「いつまでに」「どのような人材を」「何人」「どのような方法で」採用するかを指します。採用計画を立てる際の大まかな流れは以下のとおりです。

1. 採用スケジュールの決定
2. 採用ターゲットの決定
3. 採用ペルソナの決定
4. 採用コストの決定
5. 採用人数の決定
6. 応募者獲得方法の決定

母集団形成では採用ターゲットの条件を明確に決定することが重要です。採用スケジュールが決まったら、自社が求める人材の要件を明確に洗い出しましょう。そして、その要件に合う人材は一体どのような人物なのか（採用ペルソナ）を具体的に決めます。

例えば新卒採用者であれば得意分野やポテンシャル、中途採用者ならこれまでの経験実績やスキルを具体的にペルソナとして設定します。

採用手法を検討する

採用計画を立てたら、どのような方法で採用活動を行うかを検討します。採用手法には転職サイトやオウンドメディアの活用、SNSを通じたリクルーティングなど、さまざまな手法があります。どの手法が最も優れているかということではなく、自社の採用ニーズに合わせて最適なものを選ぶことが成功の秘訣です。

採用手法を検討する際は、自社の採用コストや採用スピード、母集団の質などを考慮した上で総合的に判断しましょう。また採用手法は「一つでなければならない」ということはありません。自社に適した手法を複数組み合わせることで、より効果的な採用活動が可能になります。

また一度試した採用手法については、その効果を定期的に検証することも大切です。修正すべき点があれば必要に応じて見直し、次回に活かすようにしましょう。

求人原稿を作成・募集活動の開始

採用手法が決まったら求人原稿を作成し、募集活動の開始に移ります。求人原稿の作成に当たっては、以下の点が重要です。

• 求人票の各項目をしっかりと埋める
• 求人原稿は会社の仕事内容をわかりやすく伝えるプレゼンテーションと考える
• 具体的なターゲット層を選定し、求める人材のスキルやタイプを明確にする
• 転職希望者の要望に合わせたキャッチコピーを設定する
• 求人原稿の効果を検証し、必要に応じて修正を加える

求人原稿は応募者が一読して理解できるよう具体的に書きましょう。「アットホームな現場」「やる気をしっかり評価」など、曖昧な表現は避けるのが無難です。「入社◯年　◯歳で年収1,000万円」など、具体的な数字を盛り込むなど工夫してください。

なお内閣官房の「就職・採用活動に関する要請」によれば、募集活動の時期は以下のとおりとされています。

• 広報活動開始は卒業・修了年度に入る3月1日以降
• 採用選考活動開始は卒業・修了年度の6月1日以降
• 正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降

募集活動のタイミングを間違えないように注意しましょう。

※出典：内閣官房. 「就職・採用活動に関する要請」.https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/shushoku_katsudou_yousei/index.html, (2024年7月1日).

募集の見直し

採用活動を進めていく中で、「自社の求める人材が集まらない」「そもそも応募が集まらない」などの場合は早めの対応が必要です。「導入した採用手法は合っているか」「採用計画に無理はないか」「募集条件は具体的か」などを見直しましょう。

転職エージェントなど人材サービスに依頼している場合は、自社が依頼した内容とサービス会社が募集している内容に齟齬がないか確認する必要があります。もし齟齬があれば、再度担当者とすり合わせしましょう。

採用活動が計画どおり進んでいないと感じたら早めに見直しを行い、臨機応変に軌道修正することが大切です。

母集団形成を成功させるコツ

母集団形成を成功させるコツとしては、主に次の2つが挙げられます。

• 人材要件を明確にする
• 母集団の目標値を決める

以下では、2つのポイントを詳しく解説します。共通して大事なのは、自社にはどのような人材が何人必要かを具体的に設定することです。

人材要件を明確にする

人材要件とは、企業が求める理想的な人材像を明確に定義した条件のことです。採用担当者間で人材要件を共有しておくことで、担当者同士や面接官の評価基準を統一でき効率的です。

人材要件と似た用語に「採用ペルソナ」があります。2つの違いは、人材要件が「自社が求めるスキルや経験などの具体的な条件」であるのに対し、採用ペルソナは「人材要件を元に、人物像をより具体化したもの」であることです。

母集団の目標値を決める

母集団形成では、母集団の目標値を決めることが大切です。なぜなら母集団の目標値を設定することで、採用活動の計画性と効率性が高まるからです。企業の採用計画や過去の採用実績などを総合的に分析し、必要な応募者数（母集団）の見積もりを行いましょう。

ただし母集団は多ければ多いほど良いというものではありません。採用するポジションの難易度や採用手段の効果を横断的に考慮しながら、適切な目標値を割り出すことが必要です。募集する部門や職種ごとに目標値を設定し、最終的に全社で整合性を図ります。

また、目標値は一度設定した後も定期的に見直し、状況に応じて柔軟に調整することも重要です。

母集団形成におすすめの手法を6つ紹介

採用活動における母集団形成にはさまざまな手法があります。ここでは主に6つの項目を紹介します。

• 就職情報サイトや転職情報サイト
• 合同説明会
• オウンドメディアの活用
• ソーシャルリクルーティング
• ダイレクトリクルーティング
• スカウトメール

上記の方法の中から自社の採用活動に適した手法を選び、場合によっては複数の手法を組み合わせて活用することで採用の効率化を図れます。

就職情報サイトや転職情報サイト

まず挙げられるのは、就職情報サイトや転職情報サイトを活用することです。こうした情報サイトは求職者にとっても利用のハードルが低く、転職活動をするに当たって最初に参考にしたり登録したりするツールです。従って、こうしたサイトを通じて採用活動をすれば、幅広い求職者層にアプローチできます。

また就職・転職情報サイトは検索機能が充実しているので、自社の求める条件に近いスキルや経験を持つ求職者が検索してくれる可能性が高く、効率的かつ質の高い採用活動が可能です。またサイトで自社の求人情報を多くの求職者が目にすることで、自社の認知度向上にもつながるメリットがあります。

合同説明会

合同説明会は複数の企業が一堂に会し、自社に関するプレゼンテーションや採用情報の提供を学生や求職者に提供するイベントです。

合同説明会では自社に興味を持ってくれている学生や求職者に多く会えるため、求職者のスキルや経験、ポテンシャルなどについて効率的な情報収集ができるメリットがあります。

また複数の企業が同じ会場で説明会を実施するので、他社の採用活動の様子を垣間見ることが可能です。これにより他社がどのような採用手法を使っているかの情報も得られます。

さらに求職者にとっても実際に企業の担当者とコミュニケーションを取ることで、その企業に対するイメージがよくなるというメリットがあります。

オウンドメディアの活用

オウンドメディアとは、自社が管理・運営するウェブサイトやSNSアカウントのことです。採用に特化したオウンドメディアを作成し、活用できます。

自社のオウンドメディアを通じて採用活動を行えば、他社の求人メディアなどに依存せずに済むため、早期から多くの求職者にアプローチできます。

またオウンドメディアは他社の求人メディアを利用するのと異なり、掲載期間や契約料金などのランニングコストがかからないのも利点です。立ち上げる際の制作費用はかかるものの、一度制作してしまえば自社で管理すれば良いため、コストを抑えることにつながります。

応募者の受付窓口を自社で管理でき、自社サイトに訪れたユーザーに採用活動をアピールすることも可能です。

ソーシャルリクルーティング

ソーシャルリクルーティングとは、XやTikTokなどのSNSを通じて行う採用活動を指します。SNSでの情報発信は基本的に無料でできるため、他の採用手法と比べてコストがかからない点がメリットです。

ただしSNSを使ったソーシャルリクルーティングでは、各SNSの特徴や強みを把握した上で、自社が獲得したいターゲットに合わせて使い分けることが重要です。

例えばXやInstagramでは社内の雰囲気が分かる画像と共に、自社の魅力を簡潔に文章で伝えます。TikTokやYouTubeでは、実際に働いている社員のインタビュー動画を発信し、求職者の興味を引き付けるといった方法が考えられます。

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングは、企業が求職者に対し直接採用アプローチをする手法です。具体的には企業の担当者が自社の求職者データベースから条件に合う人材をスクリーニングし、直接スカウトの連絡をしてコミュニケーションを取りながら採用の可否を決めていきます。

ダイレクトリクルーティングは、企業が求める人材要件に合致する求職者がいればすぐにアプローチできる点がメリットです。転職サイトやオウンドメディアに応募者がリーチするのを待つ必要はありません。

ダイレクトリクルーティングは、従来の「待ち」の姿勢では競合他社に先を越されやすい現在の売り手市場で注目されている手法です。

スカウトメール

スカウトメールとは、企業が採用候補者にスカウトの旨を直接メールで伝える手法のことです。自社の求める人材要件を満たす求職者に直接連絡を取ることで、採用につなげやすくできるメリットがあります。

スカウトメールを作成する際は、以下のポイントを押さえながらメールの文章を書くことが大切です。

• 分かりやすい件名にする
• 相手に寄り添う内容にする
• 自社について分かりやすく端的に紹介する
• ネガティブな印象を与える言葉は極力避ける
• 送信する時間帯に配慮する

またスカウトメールの書き方について詳しく知りたい方は、以下を参考にしてみてください。

＞＞【例文6選】スカウトメール（メッセージ）の書き方とは？　返信率や開封率をアップさせる方法や注意点を解説

母集団形成がうまくいかないときの対処法

母集団形成がうまくいかないと感じたら、すぐに対処する必要があります。ここでは次の5つの対処法を紹介します。

1. 母集団の属性分析を行う
2. 採用方法を変える
3. 社員の協力を得る
4. 企業方針に一貫性を持たせる
5. 福利厚生を見直す

まずはどのような点がうまくいっていないかを明確にし、適切な対処法を選択することが大切です。

母集団の属性分析を行う

まずは母集団である求職者の性別、年齢、学歴、職歴などの属性を見直し、分析しましょう。母集団の属性が明確になれば、自社に合った求職者層の特定につながります。

また母集団の属性を今一度明確につかんだら、ターゲットとなる人材のペルソナも設定し直し、それに合わせて採用手法を選択しましょう。採用手法には転職サイトの他にSNS、合同説明会、スカウトメールなどさまざまな手法があるので、母集団の属性に合わせて適切なものを選びます。複数の手法を組み合わせることで効果がアップすることもあります。

母集団の属性が明確化できたら、応募者との接点を増やし信頼関係を築くことも大切です。属性に合わせたアプローチを行い、自社の魅力を知ってもらうようにします。

採用方法を変える

思い切って採用方法を変える選択をすることも視野に入れましょう。近年、求職者の価値観や行動が大きく変化していることから、従来の採用手法では優秀な人材を獲得するのが困難になってきています。

例えば転職情報サイトに求人情報を掲載しているだけでは競合他社の情報に埋もれてしまい、優秀な人材がなかなか集まらないケースがあります。その場合は一度母集団の属性を分析し直し、採用方法を見直しする必要があります。

また募集職種の特性に合わせて、求人情報の内容や表現を工夫することも大切です。自社のどの職種についても紋切り型の表現を使うのではなく、「その職種ではどのような経験、スキルを求めているか」「実際に自社ではどのような働き方をしているか」などを分かりやすく伝えるように工夫しましょう。

社員の協力を得る

母集団形成では、社員の協力を得ることが大切です。人事担当者以外の社員にも採用情報を積極的に発信し、理解と協力を得ましょう。

具体的には自社の説明会でプレゼンテーションを依頼したり、有望な人材のリクルーティングを依頼したりするなど、社員自らが採用活動に参加できる機会を設けるようにします。そのためには社内勉強会やプロジェクト発表会などのイベントを活用し、自社の採用活動をアピールすることも大切です。

また社員同士の交流を通じて、潜在的な応募者を発掘する方法もあります。社員の周りに有望な人材がいれば、応募者として紹介してもらいましょう。

企業方針に一貫性を持たせる

採用活動を効率的かつ効果的に行うためにも、企業方針に一貫性を持たせることが重要です。母集団形成をしっかり行ったつもりでも採用がうまくいかない原因は、そもそも企業の方針に一貫性がなく、全体のビジョンが固まっていないせいかもしれません。

企業理念や中長期ビジョンに基づいた採用方針を定めることで、採用活動の方向性も明確になり、自社に必要な人材要件を洗い出しやすくなります。企業方針に沿った母集団形成を行うことで、ミスマッチのない優秀な人材確保につながります。

母集団形成がうまくいかない場合は、企業方針に立ち返って検討してみましょう。

福利厚生を見直す

母集団形成の目標数値が達成できず、うまくいかない原因も判明しない場合は、自社の福利厚生を見直してみるのも一つの方法です。

福利厚生があまり整っていない企業では、いくら優秀な人材でも働きにくさを感じてしまい離職してしまいます。福利厚生が充実していると社員の満足度が上がり、定着率の向上にもつながります。万が一採用後に多少のミスマッチがあったとしても、福利厚生が充実していれば離職を防げる確率も高まるのです。

また福利厚生が充実している企業は、優秀な人材からも魅力的に映ります。従って質の高い人材の応募が期待できます。福利厚生を充実させるためには、まず社員アンケートなどを通して従業員のニーズを把握することが大切です。

母集団形成や情報管理におすすめツール

母集団形成を成功させるに当たっては、情報管理の徹底も欠かせません。そこで採用活動における情報管理におすすめのツールとして、以下の2つを紹介します。

• 採用管理システム
• リファレンスチェックサービス

どちらも母集団形成をスムーズに成功させるために役立つツールとサービスです。積極的に取り入れることをおすすめします。

採用管理システム

採用管理システムは、求職者の応募から採用までのプロセスを一元管理するシステムです。具体的には求人募集、応募受付、応募書類管理、応募者との連絡、日程調整、応募者情報管理などを一貫して管理してくれます。

またシステムを通して、面接での受け答えや採用結果などの情報共有を担当者間で行えます。採用活動についての評価やフィードバック、分析も可能です。

採用管理システムのおすすめを知りたい方は下記を参考にしてください。

＞＞【2024年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較13選！特徴や機能を一覧で紹介

採用担当者が得られるメリット

採用管理システムを活用することで、採用担当者が得られるメリットとしては主に5つ挙げられます。

1. 応募者の選考進捗をリアルタイムで確認できる
2. メールの自動送信機能で、応募者への連絡漏れがない
3. セミナーや面談の設定を自動化できる
4. 求める人材のミスマッチを減らせる
5. 情報のフィードバックや共有がしやすい

このように採用管理システムを活用すれば、さまざまな工程を短時間で効率的に進められます。同時に採用活動にかかる手間やコストの削減も可能です。

採用管理システムを導入したほうがよい理由

採用活動の母集団形成においては、採用管理システムを導入することをおすすめします。理由としてはまず、採用管理システムを活用して魅力的な採用サイトの作成をすれば、母集団の形成が容易になることが挙げられます。

また応募者情報を一元管理できるため、母集団に関するデータの蓄積や分析がやりやすいです。さらに採用プロセスを可視化でき、課題を明確に洗い出しやすく改善につなげられます。

リファレンスチェックサービス

リファレンスチェックサービスとは、採用候補者の経歴や実績、人物像などを前職の上司や同僚に直接ヒアリングできるサービスのことです。候補者の仕事ぶりや人となりについて、一緒に働いたことのある第三者（推薦者）の視点で見た客観的な情報を集められます。

リファレンスチェックサービスのメリットは、実際の評価を聞けること、および客観的な意見を聞けることです。通常、採用活動では応募者自らが書いた提出書類によって人物像を判断しますが、本人が考えているイメージと第三者から見たイメージには齟齬があることがほとんどです。

この点、リファレンスチェックサービスであれば、第三者からの客観的な評価を聞けるため、応募者の人物像を把握しやすくなります。

リファレンスチェックサービスの導入事例を知りたい方は下記をご覧ください。

＞＞リファレンスチェックの基本と導入企業の事例紹介！

母集団形成を成功させて企業の採用力を強化しよう

母集団形成は採用市場で必要性が高まっている採用手法の一つであり、自社の求める要件を満たす人材をスムーズに採用できます。また採用後のミスマッチを防ぐためにも非常に有効です。

もし「母集団形成を実施してみたもののうまくいかない」「成功しない」という場合は、一度立ち止まって各工程を見直す必要があります。自社の手に負えないと感じたら、専門の企業へサポートを依頼することを検討しましょう。複数社のサービスを比較検討して、自社に合った採用手法を実行することをおすすめします。

採用活動の各工程や応募者管理を効率化したいなら、採用管理システムの導入を並行して進めることも検討してください。

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