ヒアリングシートの作り方 ～営業向けに作成するポイント～

営業にとって顧客へのヒアリングは大切ですよね。
ヒアリングで顧客の情報や要望を汲み取ることで、より顧客のニーズに合った提案が出来るようになります。一方で、ヒアリングすべきことを聞き忘れてしまうと、その後の商談やクロージングがしにくくなることもあります…。特に新人営業は慣れない商談に緊張して、うまくヒアリングできないことも多いですよね。そういったことを防ぐためにもヒアリングシートがあると便利です。そこで今回はヒアリングシートの作り方について紹介します。

営業にとってのヒアリングシートとは

顧客の課題や予算感などヒアリングするべき項目を一覧にしたリストのことで、商談前や商談時に活用します。商談時にヒアリングすることも可能ですが、商談前にある程度のヒアリングをしておくことで、商談時にスムーズに話せたり、よりニーズにあった提案を出来ます。

ヒアリングシートを作る目的

抜け漏れを防ぐため

商談時にいろいろな話をする中で質問するべきことをうっかり聞き忘れてしまった！という経験をお持ちの方も多いかと思います。ヒアリングシートがあることで、そういった抜け漏れを防ぐことができます。商談という限られた時間の中で効率的にヒアリングできるようになります。

ヒアリングの質を保つため

営業は入れ替えが激しい職種ですが、新入社員が入ってきた場合等もヒアリングシートがあることである程度のヒアリングの質を保つことができます。
また成績の良い人がどのようなヒアリングを行っているか聞き、それをヒアリングシートに活かすことでチーム全体のヒアリングの質を高めることもでき、それが売上アップにもつながるでしょう。

顧客理解のため

ヒアリングは商談時にも行うことができますが、事前にヒアリングできていれば商談時により顧客ニーズを汲んだ提案ができるようになります。

例えば、今度商談をする顧客が「営業の効率化が出来ていない」という課題を持っていて、予算は「10万円前後まで」ということが事前にヒアリング出来ていれば、より具体的な提案が可能になります。

営業向けのヒアリングシートに入れるべき項目

ヒアリングシートをせっかく作っても、シート自体に抜け漏れがあると意味がありません。
BANT情報をヒアリングすることで、「自社商材の見込み度合いはどれくらいか」判断することができます。加えて、他社の検討状況もヒアリングすることで「どの競合と比較されているのか」「競合と比べてどういった点が長所・短所になるか」を考えることができます。下記の項目を基本として、ヒアリングシートに入れる項目を検討しましょう。BANT情報は以下です。

• Budget（予算）
• Authority（決裁権）
• Needs（必要性）
• Timeframe（導入時期）

課題感や現状

顧客が「なぜ導入や購入を考えているのか」、「解決したいと感じている課題はどこか」を正確に把握することで、よりニーズに合った提案ができるようになります。

予算

商品やサービスの導入・購入をするにあたって、どのくらいの予算を考えているのかをヒアリングします。
例えば予算が10万円の企業に、どんなに良いと思ってもらえても100万円の商品の提案をしたら、受注するのって難しいですよね？
顧客の予算を目安に、課題を解決できるような提案をする必要があります。
また予算によってプランが変わったり、成果物の場合は対応範囲なども変わってきますよね。明確には決まっていないこともあるかと思いますが、ある程度の目安をヒアリングすることで提案がしやすくなります。

決裁者（意思決定の流れや決裁者名）

決裁者とは顧客企業の購買決定権をもっている方のことです。企業規模によっては意思決定者が多いケースもあるため、意思決定の流れを聞いておくことで、各ステップにおける対策が立てられるようになります。また決裁者と直接交渉することでクロージングの確度を高めることが出来ます。

導入時期や希望納期

・すぐに必要なのか
・いつまでにないと困るのか

など、顧客の状況を把握しておくことで、提案のスピード感やクロージングのタイミングが変わってきます。

1年以上先の企業に、早く早くと決断を迫っても、契約には至らないですよね・・・
具体的な納期は決まっていないケースもありますが、確認しておくことでその後どのようにアプローチするのか考えることができます。

他社の検討状況

サービスや商品の購入を考えるとき、ほとんどの企業は他社とも比較していますよね。
どこが競合になっているのかで、どのように提案するのか変わってくるため、他社の検討状況を把握しておくことが大切です。

ヒアリングシートを作るときのポイント

さきほどの項目で基本的な情報はヒアリングすることができますが、下記についても意識することで、さらに詳しい情報を得ることができ、受注の可能性も高まります。

5W2Hを考える

営業職の方なら5W2Hという言葉を1度は耳にしたことがあると思います。
基本項目と被る部分もありますが、これらを意識することでよりニーズにマッチした提案につながりやすくなったり、商談時の営業トークにも活用できます。

5W2Hとは下記のことです。

• Why：なぜ導入・購入したいのか、なぜその導入時期なのか　など
• When：導入時期はいつか、検討のスケジュールはどうか　など
• Where：どこで必要なのか、どこで商談するか　など
• What：何にこの商品を使うのか、悩みは何か　など
• who:決裁者はだれか、関係部署はあるのか　など
• How：どのように活用したいのか　など
• How much：予算はいくらか　など

定期的に見直す

ヒアリングシートは1度作ったら終わりではなく、定期的に使いやすさなど見直しましょう。またチームで「こういった項目も足した方が商談しやすい」など意見を出し合ってブラッシュアップしていくのもおすすめです。

まとめ

営業活動で大切なヒアリング・・・その抜け漏れを防いだり、質を保つためにもまだヒアリングシートを活用していないという方はぜひ作成してみてください。

ヒアリングシートを作成しておけば、新入社員の教育にも役立てられます！

ぜひ御社でもヒアリングシートを作成し、よりよい営業活動に活かしてみてくださいね！

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