営業における案件管理とは？現役営業マネージャーがわかりやすく解説！

今回は、営業活動時の案件管理について解説していきたいと思います。
現在、あなたの働いている業界・業種、また、その商品やサービスによって営業手法はそれぞれ異なると思います。しかしながら、営業活動を組織的に行う為には案件管理の重要性を理解し、効率的に管理していくことをお勧めします。

こちらのコラムでは、案件管理のメリット・デメリットやその代表的な管理手法について紹介していきます。是非営業活動において、管理体制の参考にしていただければと思います。

なぜ案件管理をする必要があるのか？

では、なぜ案件管理をする必要があるのでしょうか？

一番の目的は、受注活動を最大化させる為です。例えば、営業担当があるお客様に提案をするとします。
そして、提案を進めていくうちに、再度追加で資料を提出したりするかもしれません。
また、提案の最終段階でお客様から金額の値引き交渉の話が出ているかもしれません。
こういった際に、マネージャーや上司が現状を把握できているか・できていないかによって、受注確率が大きく変わる可能性があります。
なぜなら、その提案の途中段階で適切なアドバイスやサポートが出来れば、受注に至る可能性は高まることはあるからです。

このように、目安として営業人数が5名以上在籍する企業は、受注活動を最大化させる為に案件管理をしていく必要があるかと思います。

案件管理をするメリット

案件管理の必要性について触れましたが、ここでは、それ以外に得られるメリットをいくつか紹介したいと思います。

情報共有と素早い連携が可能

組織として案件管理を行うと、メンバーに情報共有と素早い連携が可能となる傾向があります。
例えば、案件の現状の進捗や背景を共有することで、他のメンバーから有益な資料や情報を得られることもあります。
また、提案先の企業の担当者様がたまたま、営業メンバーの中で面識がある人がいるかもしれません。
その場合、関係性にもよりますが、仮に一緒に提案に同行してもらったら受注できる可能性は上がるでしょう。

営業ノウハウの共有が可能

案件管理をしていると、レベルの高い営業マンのノウハウの共有にも繋がります。
例えば、結果を残している営業マンが、具体的にどれくらいの頻度でお客様に接触を取っているか。
また、具体的にどのようななメール文を送っているかなど、誰もが真似すべきノウハウがメンバー内で情報共有できるかもしれません。

案件管理をしないデメリット

逆に案件管理をしなかった場合、どのようなデメリットが起こりうるのでしょうか？

受注率の低下に繋がる可能性がある

案件管理をしなかった場合、組織の受注率を低下させる恐れがあります。
営業組織は、ベテランの営業マンから新人の営業マンまで様々なレベルの営業マンが存在する場合があります。

このような場合、特に新人営業マンは個人の力のみで提案を進めると先方の要望とズレた提案やスケジュールリングのミスにより信頼を失ってしまう可能性があります。
つまり、受注できた可能性があった案件を管理をしなかったことで、失注する可能性が高まります。
一方で案件管理をしっかりとしている場合、上司が進捗状況を把握している為、適切なタイミングで適切なアドバイスやサポートができるでしょう。

勿体ない失注をしてしまう場合も

また、勿体ない失注をしてしまうケースもあります。例えば、ある営業担当が提案を進めている企業があったとします。
その企業に、他の営業担当が営業アプローチをしてしまったらどうでしょう？
会社としての信頼は薄れ、提案の内容が良い悪いというよりかは、それだけで失注の大きな要因となる可能性があります。営業として、こんな勿体ないことはありません。

具体的に案件管理をする大きく3つの方法

ここからは、案件管理をする代表的な3つの方法を紹介します。
それぞれ、メリットやデメリットがあるので、今の営業組織の課題にあった管理方法を選択することをお勧めします。

Excel管理

まず、代表的な管理方法が「Excel管理」です。
Excelは、営業活動の案件管理だけでなく、様々な管理にも適している万能的なツールかと思います。
Excel管理の良いところは、ある程度自由にカスタマイズして、自社の営業管理のフォーマットを作成することが可能です。
また、共有のファイルサーバーで管理すれば、関係者であれば誰でも自由に編集や更新することが可能です。

しかしながら、運用上どうしても不便を感じることもあります。
例えば、共有サーバーで1つのファイルで管理している場合、リアルタイムで誰かが編集しているとその他の人が編集できない場合があります。
また、後から営業活動の分析をする場合、作業に時間がかかる場合もあります。
このように、営業組織が大きくなればなるほど、Excel管理での限界を感じる方もいるでしょう。

また、管理表を作成する場合の注意点としては、管理項目を複雑にしすぎないことが大切です。
管理項目が多かったり複雑だと入力に手間がかかり、入力しない人が出てきたりします。
また、入力自体に時間を取られ生産性が落ちてしまう可能性もあります。
従って、管理する側の目線というよりも入力する側の立場を考慮し作成することが大切です。

Googleスプレッドシート管理

次に、Googleスプレッドシートを使用した案件管理です。
Googleスプレッドシートは、基本的にはExcelと似た項目が管理可能です。
Excel管理よりスプレッドシート管理が優れていると思う点は、リアルタイムで情報が更新され、情報の伝達がExcel管理より早い点です。
また、Googleアカウントを設定すれば、基本的には無料で使用可能です。

唯一欠点を挙げるとすれば、情報が多くなればなるほど、動作が遅くなる傾向がありフラストレーションが溜まるかもしれません。
スプレッドシート管理を行う際に、便利な関数がいくつかあります。下記リンクに分かりやすく掲載されているので参考にしてみてください。
（参考：スプレッドシート関数）

SFA系ツールを使用した管理

Excel管理やスプレッドシートの管理から近年さらに重要が高まってきているのは、SFA(Sales Force Automation)を使用した管理です。
SFAを使用した場合メリットはどんなところでしょうか。弊社のネクストSFAを例に紹介していきます。

提案状況が一目で分かる

ネクストSFAでは、現在の案件を一覧で把握でき、簡単に履歴入力・予定登録が可能です。また、フェーズごとにどのくらいの案件があるのかひと目で分かり、ドラッグアンドドロップで案件のフェーズを変更することも出来ます。
これにより、入力の手間が省け、誰でも感覚的な操作で簡単に数字を把握することができます。

データ分析に優れている

Excel管理・スプレッドシート管理では、手間のかかるデータ分析がネクストSFAでは簡単にできます。

データ分析では、目標に対しての進捗や実績データ、その内訳を条件で抽出し、グラフで表示することができます。 また、細かく条件を指定して、データを比較することも可能です。
また、代表的なSFAツールの例を載せておきます。

 

このように、SFAツールでは、Excelやスプレッドシート管理では、実現することが手間であった情報を自由に抽出可能です。また、営業活動の分析に優れているツールや名刺管理ツールとの連携をしており、自動で情報が付与されるツール等もあります。
営業活動の効率化や最大化をする為には、今後さらに重要が高まっていく可能性は高いです。

まとめ

今回は、案件管理をするメリットやその管理方法についていくつか紹介しました。
メリットは様々ありますが、一番の目的は営受注の最大化＝業獲得の最大化ということを忘れないでほしいです。

また、営業組織の人数によって、管理するツールを再検討してみてはいかがでしょうか。
営業組織が増えてきている企業様であれば、SFAツールのような運用性に優れた管理方法も検討してみるといいでしょう。
さらに、現在使用しているツールがSFAであれば、運用がしっかりされているか。また、稼働はちゃんと出来ているかも再度考えていきましょう。
運用がしっかり出来ていなければ、ツールの再検討も1つの選択肢として考えてみてはいかがでしょうか。

ケンシロウこの記事の執筆者

SFAは活用されてこそ意味がある