秘書代行サービスとは？　依頼できる業務や電話代行との違い、費用相場を解説

電話やメールへの対応、日程調整に追われ、経営や営業に十分な時間を割けずにいませんか。秘書を雇うか迷っている場合は、必要な業務を外部に任せる「秘書代行サービス」も選択肢の一つです。ただし、依頼できる業務はサービスによって異なるため、自社の課題に合う依頼先を選ぶことが大切です。

本記事では、秘書代行サービスに任せられる業務や電話代行などとの違い、費用相場、選び方を解説します。自社に合ったサービスを検討する際の参考にしてください。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、企業や経営者の秘書業務を外部に委託するサービスです。電話やメールへの対応、スケジュール管理、資料作成などを任せることで、経営者や社員が本来の業務に取り組む時間を確保しやすくなります。

ただし、「秘書代行」という名称でも、対応する業務は一律ではありません。電話の受け付けを中心とするサービスもあれば、日程調整や事務作業まで幅広く支援するサービスもあります。電話対応に特化したものは、「電話秘書」「電話秘書サービス」「電話受付代行」などと呼ばれることもあります。

本記事では、幅広い秘書業務を外注するサービスを中心に、電話受け付けに特化したサービスとの違いも紹介します。名称だけで判断せず、自社が任せたい業務に対応しているかを確認することが、依頼先を選ぶ出発点です。

秘書代行で依頼できる主な業務

秘書代行では、日々の連絡対応から会議の準備まで、さまざまな補助業務を依頼できます。主な業務と、依頼前に確認したい事項を以下にまとめました。なお、いずれも対応例であり、全てのサービスやプランに含まれるわけではありません。

業務	依頼できる内容の例	依頼前の確認事項
電話受け付け	自社名での一次受け付け、用件の聞き取り、担当者への報告	利用する電話番号、対応時間、取り次ぎ・報告の方法
スケジュール管理	商談や会議の日程調整、予定の登録、リマインド	使用するカレンダー、予定を確定するまでの承認方法
メール対応	受信メールの確認・分類、定型的な問い合わせへの返信	返信してよい内容、社内確認が必要な問い合わせの範囲
資料作成・データ入力	会議資料や報告書の作成、顧客リストの入力・更新	使用するソフトや形式、納期、修正に対応する範囲
会議・出張等の手配	会議の準備、議事録の作成、交通・宿泊・会食の予約	予算、手配条件、予約確定前の確認・承認ルール

このほか、情報収集やリサーチ、経費精算の補助などを依頼できる場合もあります。複数の業務をまとめて任せたいときは、それぞれの対応可否に加え、契約時間内にどの程度の作業を依頼できるかも確認しましょう。

依頼を円滑に進めるには、作業内容だけでなく、委託先が判断できる範囲を共有しておくことも大切です。例えば出張手配なら、交通手段や宿泊費の上限を伝え、予約前に社内承認を受ける流れを整えます。訪問や現地での作業を伴う業務を依頼する場合は、オンラインでの支援とは分けて対応可否を確認してください。

秘書代行と電話代行サービスの違い

秘書代行と電話代行サービスを比較する際は、電話対応が中心か、日程調整や資料作成まで任せられるかという業務範囲に注目しましょう。幅広い秘書業務を扱うサービスと、電話対応を専門とするサービスでは、主な利用目的が異なります。

比較項目	幅広い業務を扱う秘書代行	電話代行
主な依頼業務	日程調整、メール対応、資料作成など	電話の受け付け、用件の聞き取り、取り次ぎ・報告など
利用目的	秘書・事務業務の負担を減らす	電話対応の負担や着信の取りこぼしを減らす
確認したい対応範囲	電話対応の有無、依頼できる事務業務	予約受け付け、受注対応、問い合わせへの回答の可否

ただし、「電話秘書」「秘書代行電話」などの名称で探すサービスは、電話代行と重なる場合があります。また、電話代行でも受注対応などを任せられるサービスがあり、伝言の受け付けだけに限られるわけではありません。

電話対応の外注を詳しく知りたい方は、電話代行の仕組みや依頼できる業務を解説した記事もご覧ください。

電話代行とは？　サービスの仕組みや依頼できる業務、メリット・デメリットなどを解説

秘書代行とオンライン秘書サービスの違い

オンライン秘書サービスとは、インターネットを通じて秘書業務や事務業務を支援するサービスです。メールやチャットなどで依頼・報告を行い、日程調整や資料作成といった業務を進めます。

秘書代行にもオンラインで支援するサービスがあり、両者の業務範囲は重なります。そのため、名称だけで明確に区別するより、どの業務を、どのような方法で任せられるかを確認することが大切です。

比較する際は、リモートで完結する業務が中心か、電話対応や訪問を伴う業務も依頼できるかを確認しましょう。経理や人事など、秘書業務以外の事務も任せたい場合は、その対応範囲も確認しておくと依頼先を絞りやすくなります。

幅広い事務業務の外注を検討している方は、「オンライン秘書サービスの比較記事」も参考にしてください。

【2026年最新比較表あり】おすすめのオンライン秘書サービス12選！　メリットや選ぶ際のポイントを紹介

秘書を雇う場合と秘書代行を利用する場合の違い

自社で秘書を雇う場合は、社員として継続的に業務を任せられます。一方、秘書代行を利用する場合は、契約した時間や業務範囲に応じて外部の支援を受けることになります。比較する際は、費用に加えて、採用・教育の負担や日々の連携方法も検討しましょう。

比較項目	自社で秘書を雇う場合	秘書代行を利用する場合
採用・教育の負担	自社で募集・選考や業務教育を行う	採用の負担を抑えられるが、自社ルールの共有は必要
費用の内訳	給与のほか、採用・教育などの費用	契約に応じた利用料、追加業務や時間超過の料金など
依頼する時間・業務量	雇用条件に応じて継続的に業務を任せる	契約時間・対応範囲内で必要な業務を依頼する
社内業務への理解・連携	日常のやり取りを通じて理解を深めやすい	手順や判断基準を整理し、継続的に情報共有する

フルタイムの雇用と限られた時間の外注では、任せられる業務量が異なります。月額だけで比べず、引き継ぎなどにかかる社内の工数も含めて検討することが大切です。日常的な対面対応を求めるなら雇用、一部の業務を切り出したいなら秘書代行を軸に考えると、自社に合う方法を整理しやすくなるでしょう。

秘書代行サービスを利用するメリット

秘書代行サービスを利用すると、日々の事務作業にかかる負担を減らし、経営や営業に時間を使いやすくなります。専任の秘書を雇わずに必要な業務を任せられるのも利点です。

ここでは、企業が活用する主なメリットを3つ紹介します。

本来の業務に集中できる

日程調整やメールの整理などを秘書代行サービスに任せると、経営判断や顧客への提案に充てる時間を確保しやすくなります。一つひとつは短時間で済む作業でも、件数が増えると、本来取り組みたい仕事が後回しになりがちです。

例えば、営業担当者が商談の日程調整や会議資料の体裁を整える作業を任せれば、提案内容の検討や顧客へのフォローに時間を使えます。経営者も、出張手配や予定の管理を任せることで、事業計画を考える時間を取りやすくなるでしょう。日々の補助業務を外部と分担することで、自社で担うべき仕事に集中できる環境を整えられます。

必要な分だけ業務を依頼できる

秘書代行サービスは、専任の秘書を雇うほどの業務量がなくても利用できます。日程調整や資料作成など、負担になっている作業を切り出し、自社の業務量に合ったプランで依頼できることがメリットです。

例えば、毎週決まって発生する会議の準備だけを任せるなど、一部の業務を継続的に支援してもらう使い方もあります。繁忙期に依頼を増やしたい場合は、契約時間を追加できるサービスが候補になるでしょう。

ただし、依頼量の変更には条件が設けられている場合があります。最低利用時間やプラン変更の期限を確認し、必要な業務量に合わせて利用できるかを確かめましょう。

採用・教育の負担、雇用のコストを抑えやすい

秘書代行サービスを利用すれば、自社で求人を出したり、応募者を選考したりする手間を省けます。秘書業務の経験やスキルを持つスタッフに依頼できるため、基本的な業務を一から教える負担も抑えられます。

費用面では、正社員を雇う場合、給与に加えて社会保険料の会社負担分や福利厚生費、採用費などがかかります。秘書代行サービスなら、契約した業務や時間に応じて利用できるため、業務量が限られる企業では、専任者を雇うよりも費用を抑えやすいでしょう。

採用活動や人材育成に十分な時間を割けない場合、必要なスキルを持つ人材の支援を受けながら、業務を進められる点は大きなメリットです。

秘書代行サービスのデメリット・注意点

秘書代行サービスを活用するには、業務の引き継ぎや情報共有など、自社で取り組む準備も必要です。依頼できる業務や時間帯にも制約があるため、利用前に確認しておきたい注意点と、スムーズに任せるための対策を紹介します。

業務の引き継ぎや情報共有に手間がかかる

秘書代行サービスのスタッフは、自社の業務手順や社内事情を把握しているわけではありません。そのため、利用を始める際には、作業の進め方や判断基準を伝える時間がかかります。説明が不十分だと、確認のやり取りや修正が増え、想定していたほど負担が減らない場合もあります。

導入時は、依頼する業務の手順や納期を整理し、資料の完成見本や過去の対応例と併せて共有しましょう。質問に答える社内担当者を決めておくことも大切です。利用開始後も、進捗や仕上がりを定期的に確認し、手順の変更があれば早めに伝えることで、認識のずれを防ぎやすくなります。

希望する業務や時間帯に対応できない場合がある

秘書代行サービスでは、依頼したい作業を全て任せられるとは限りません。契約に含まれない業務や受付時間外の依頼、訪問を伴う作業などは、対応できない場合があります。また、価格の個別調整など、自社の判断が必要な問い合わせは、担当者への確認や引き継ぎが必要です。

契約前には、任せたい業務と利用したい時間帯を伝え、どこまで対応してもらえるかを確認しましょう。急ぎの依頼が発生する場合は、着手までにかかる時間も確認しておくと安心です。委託先で判断できないときの引き継ぎ先や緊急時の連絡方法も共有し、対応が滞らないように備えましょう。

委託先の情報管理体制を確認する必要がある

秘書代行サービスを利用すると、経営者の予定や取引先の連絡先、社内資料などを社外と共有することになります。情報の取り扱いが適切でなければ、漏えいや誤送信につながるおそれがあるため、委託先の管理体制を確認することが大切です。

契約前には、守秘義務の取り決めに加え、スタッフへの教育やデータの保管・削除方法を確認しましょう。自社でも、共有する情報やアクセス権限を、依頼する業務に必要な範囲に絞ります。担当者の交代時や契約終了時に権限を見直す手順も決めておくと、不要になった情報へアクセスできる状態が残るのを防げます。

秘書代行サービスの料金体系・費用相場

秘書代行サービスの費用は、電話受け付けを中心に依頼するか、日程調整や資料作成まで任せるかによって異なります。電話対応ではコール数、幅広い秘書業務・事務支援では稼働時間を基準とする料金体系が一般的です。月額料金だけでなく、その金額でどれだけの業務を任せられるかを確認しましょう。

比較項目	電話受け付け中心	幅広い秘書業務・事務支援
主な依頼内容	電話の一次受け付け、用件の聞き取り、担当者への報告	日程調整、メール対応、資料作成、各種手配など
主な料金体系	一定のコール数を含む月額基本料＋超過料金	月ごとの稼働時間に応じた定額プランなど
月額費用の目安	数千円～数万円程度	5万～20万円程度
金額を左右する条件	月間コール数、対応時間、回答・受け付けの内容	月間の稼働時間、業務範囲、求める専門性
追加費用の確認事項	コール数の超過、時間外対応、オプション料金など	契約時間の超過、専門業務や追加作業の料金など

費用は契約条件によって変わります。例えば、幅広い事務支援では月30時間で9万～13万円程度が一つの目安となりますが、同じ時間数でも依頼できる業務は異なります。電話対応も、平日の一次受け付けと夜間・休日を含む対応では、必要な予算が変わります。

比較する際は、初期費用を含む導入時の支出と、超過料金などを含む毎月の支出を分けて確認しましょう。時間制のプランでは、使い切れなかった時間の繰り越し可否も確認したい項目です。最低利用期間やプラン変更の条件まで把握し、想定する業務量での総額を比較することが大切です。

秘書代行サービスの利用が向いている企業

秘書代行サービスは、経営者や社員が補助業務を抱え、本来の仕事に十分な時間を使えていない企業に向いています。自社の状況と外注できる業務を照らし合わせると、活用する場面を具体的に考えやすくなります。

企業の状況	外注する業務の例
経営者が事務作業も抱えている	日程調整、資料作成、メールの整理
専任の秘書を雇うほどの業務量がない	毎月発生する予定の登録、各種予約、データ入力
繁忙期や事業拡大で人手が不足している	増加した資料作成やリスト更新、会議の準備
外出が多い、または少人数で電話を受けにくい	電話の一次受け付け、用件の聞き取り、担当者への報告

例えば、経営者が夜間に翌日の予定調整や資料の整理を行っているなら、その作業を切り出すことで負担の軽減につながります。まずは繰り返し発生する業務を洗い出し、手順を共有して任せられるものから検討するとよいでしょう。

一方、フルタイムでの常駐や日常的な対面対応を求める場合は、秘書の雇用も検討対象です。必要な支援の内容と頻度に応じて、外注と雇用を比較しましょう。

秘書代行サービスを選ぶポイント

秘書代行サービスを選ぶ際は、依頼したい業務に対応できるかを確認した上で、担当体制や連携方法、料金を比較しましょう。知名度や基本料金だけで選ぶと、希望する作業が契約外だったり、社内での確認に想定以上の手間がかかったりする場合があります。主な比較項目は以下のとおりです。

比較項目	確認する内容
対応業務	電話対応のみか、日程調整や資料作成まで依頼できるか。希望する作業が基本プランに含まれるか
対応日時	営業時間、依頼から着手までの時間、急ぎの依頼や時間外対応の可否
担当体制・品質	専任制かチーム制か、担当者の経験、交代時の引き継ぎ方法、お試し利用の有無
情報共有	使用するツール、報告の頻度、質問や社内承認が必要な場合の進め方
料金・契約条件	想定業務量での総額、超過料金、最低利用期間、プラン変更・解約の条件
情報管理	守秘義務の取り決め、共有する情報の範囲、アカウントやデータの管理方法

問い合わせる前に、「任せたい業務」「発生する頻度」「月にかかる時間」を整理しておくと、各社から具体的な提案を受けやすくなります。例えば「資料作成を依頼したい」だけでなく、「毎週の会議資料を、指定の形式で前日までに整えてほしい」と伝えると、対応可否や必要な時間を確認しやすくなるでしょう。

複数社に相談する際は、同じ業務内容と条件で見積もりを依頼します。お試し利用ができる場合は、依頼の伝わりやすさや報告の分かりやすさ、依頼した業務の仕上がりなどを確かめてください。

日程調整や資料作成などをまとめて任せたい方は「オンライン秘書サービスの比較記事」で、各サービスの対応範囲や特徴を確認してみましょう。

【2026年最新比較表あり】おすすめのオンライン秘書サービス12選！　メリットや選ぶ際のポイントを紹介

電話対応だけを依頼したい場合は電話代行サービスを検討しよう

自社の課題が「外出中に電話を受けられない」「着信のたびに作業が中断する」といった電話対応に集中しているなら、電話代行サービスが選択肢になります。会社宛ての電話を受け、相手の名前や用件を聞き取り、メールやチャットなどで担当者に報告してもらえます。

選ぶ際は、月間コール数と対応してほしい時間帯を整理し、報告方法や追加料金を確認しましょう。予約受け付けや定型的な問い合わせへの回答まで任せたい場合は、その対応可否も確認すると、必要な範囲に合うサービスを絞り込めます。

事務作業は社内で対応し、電話の一次受け付けだけを外注する方法もあります。各社の料金や対応内容を比較したい方は「電話代行サービスの比較記事」をご覧ください。

【2026年最新比較表あり】おすすめ電話代行サービス比較22選！　種類や選び方などを徹底解説

まとめ

秘書代行サービスは、電話対応や日程調整、資料作成などを外部に任せ、経営者や社員の負担を軽減する選択肢の一つです。ただし、対応範囲はサービスごとに異なるため、まずは自社が依頼したい業務とその量を整理しましょう。

幅広い秘書・事務業務を任せたい場合はオンライン秘書、電話受け付けが中心なら電話代行サービスが候補になります。常勤での支援を求める場合は、雇用も含めた検討が必要です。

料金だけでなく、対応範囲や連携方法まで比較することが、自社に合う依頼先選びにつながります。以下の比較記事を参考に、必要な支援を受けられるサービスを探してみてください。

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