進捗管理ツール「Backlog」とは？機能や使用時の流れについて解説

デジタル化の加速や多様な働き方に対応するためには、コラボレーションツールの活用は必要不可欠です。さまざまあるツールの中でも、プロジェクト管理ツール「Backlog（バックログ）」は日本で最も利用者数が多く、注目を集めています。プロジェクト管理ツールの導入を検討されている方に向けて、今回はBacklogでできることや、使用時の流れについてご紹介します。

Backlogとは

Backlog（バックログ）とはSaaS型のプロジェクト管理ツールで、運営会社の株式会社ヌーラボは福岡県発の日本企業です。Backlogプロジェクトのタスク進捗状況をガントチャート式に把握できる管理ツール。作業工程が細かく決まっていることが多いエンジニアやデザイナー、マーケターなどを中心に利用者数は100万人を超えています。

Backlogでできること

国産・外国産問わず、プロジェクト管理ツールは多くありますが、一体なぜBacklogは多くの人から人気を集めているのでしょうか。Backlogでできること3つをご紹介します。

プロジェクト管理

Backlogでは、ガントチャートを用いて各担当者の作業進捗を把握することが可能です。担当者一人ひとりの進捗を把握することで、作業の遅延にいち早く気づくことができます。作業スケジュールは棒グラフによって色分けされるほか、長期プロジェクトではマイルストーンの併用が可能です。

タスク管理

Backlogの独自機能である「カンバンボード」では、課題の内容が記載された「カード」をドラッグ&ドロップすることで、タスクの状態を簡単に変更することができます。メンバーのタスクの状況を一箇所にまとめることで、作業をより効率的に進めることが可能に。タスクを「親課題」「子課題」に分けて作業を細分化できるため、課題の漏れを防ぎます。

情報・ファイル共有

制作物の素材や説明資料などをチャットツールで共有していると、「どこの工程で使用するものなのか」「チャットが流れて保存をし忘れる」といった事象が発生することも。Backlogの情報・ファイル共有機能を利用することで、タスクに紐づけた状態でファイルの共有が可能になります。Ai・Psdの大容量ファイルにも対応しているほか、アクセス可能なIPアドレスを制限できるため、セキュリティレベルの高さも◎

Backlogを使用する際の流れ

前項でBacklogでできることについてご紹介しましたが、やはり気になるのは使用方法。実際に一つのプロジェクト管理を行う際の流れについてご紹介します。

①プロジェクトを立ち上げる

Backlogにおけるプロジェクトとは、業務ごとにタスクやチームメンバー、ファイルの入れ物のこと。Backlogのダッシュボードのプロジェクト欄から「プロジェクト名の設定」「ユーザーの追加」を行うだけで最初の立ち上げは完了です。

②課題を登録する

Backlog上ではタスクを「課題」と呼びます。担当者ごとに課題が定まったら「課題の追加」をクリック。「件名」「詳細」「担当者」「期限日」の4項目を入力し、保存したら課題の登録は終了です。

③メンバーが進捗状況に応じてステータスを更新

担当者に課題を設定すると、メールとポップアップによって本人に通知が届きます。課題の詳細を確認したら、進捗状態を「処理中」に変更してタスクを開始しましょう。

④コメント・ファイル共有機能を通してメンバー同士の進捗確認

タスク対応中にメンバー間でコミュニケーションを取る場合、コメント欄で「@相手の名前」を使うことで相手に通知を送ることができます。先述した通り、ファイル共有機能では各タスクに紐づけて必要なファイルの共有が可能なため、チャットツールを開く手間が省けるでしょう。

⑤作業完了

担当タスクが完了したら、進捗状態を「完了」にしましょう。上司に確認依頼をする場合、状態を「処理済み」に変更し、担当者を上司に設定。このように状況に応じて担当者を変更することで、タスクの責任者を明確にすることができます。

Backlogの便利な機能

現在、プロジェクト・タスク管理ツールはさまざまな種類のものがあります。Backlogがほかのツールと比べて優れている点にはどのようなことがあるのでしょうか。Backlogの便利な機能についてご紹介します。

Wikiで情報共有

Wikiとはチームコラボレーションツールの一種で、編集したドキュメントを複数のユーザー間に共有できる機能です。エンジニアとデザイナーといったようにタスクの内容が異なる場合であっても、同じプロジェクトにアサインされていれば共通して扱う情報もあります。プロジェクトに携わるすべてのメンバーに必要な情報をWikiで共有することで、共通認識のズレを無くす効果も。

Gitでバージョン管理

Gitとは、開発時のソースコードを管理することに特化したエンジニア向けの管理ツールです。複数メンバーでファイルを編集する際、Gitを用いることで編集されたファイルを元に戻したり、編集箇所だけど表示させることが可能に。プロジェクトを複数人で進める際に効率的にタスクを進めることができます。

Backlogでプロジェクトの進捗管理を効率的に行おう！

今回はBacklogの機能やプロジェクトの流れなどについてご紹介しました。プロジェクト管理にエクセルやスプレッドシートを利用しているチームが多い一方で、情報共有が漏れたり、進捗を追えきれていなかったりすることも。Backlogはガントチャートによってメンバーの進捗状況を一目で確認できるほか、情報共有もツール内で完結可能です。メンバーの進捗管理に課題を抱えている場合、Backlogで進捗管理を効率的に行いましょう！

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