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2019/09/27

今更聞けない??会社訪問時に恥をかかない営業ビジネスマナー

恥をかかないビジネスマナーとは?

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。

もり
これから、新卒にビジネスマナーを教えてこようと思ってます!


田村さん
で、なんでその格好なの?
スーツはスーツだけども、このZ○Z○スーツはダメな例です。ってオチにしたいのかな。

もり
さすが!よくわかっていらっしゃる。
田村さん
引かれないように気を付けてね。
で、具体的にはどうやって何を教えるつもりなの?
もり
あ~じゃあ今回は僕が解説するので、聞いててもらってよいですか?
田村さん
うん。じゃあお願い。

基本のビジネスマナー

もり
まずは、この3つが基本です。
・身だしなみ
・あいさつ、言葉遣い
・時間を守る

基本のビジネスマナー1:身だしなみ

もり
第一印象は見た目で決まります。
一説には、出会ってから10秒や15秒で第一印象は決まるとも言われています。
田村さん
そうだね。
もり
そうするとぱっと見の印象が非常に大きな役割を占めていきます。
そこで、まずは、不快感を与えない身だしなみが重要なわけです。
明らかに訪問に行くときにNGなものを表にまとめてみました。
カテゴリ  NG OK
服装  Tシャツ、短パン  スーツ、ジャケットスタイル
シューズ  ビーチサンダル、スニーカー  革靴、パンプス
髪型  長すぎる前髪、明るすぎる髪色  眉毛にかからない前髪、自然な髪色
持ち物  帽子、ビニール袋  ビジネスバッグ
その他  長すぎる爪、きつすぎる香水  手入れされた爪

 

田村さん
あ~そんな感じだね。ちなみに、ビニール袋は絶対にないと思うよ。

職種にもよって異なるけど、営業職であれば、こういう感じが無難だよね。

基本のビジネスマナー2:あいさつ、言葉遣い

もり
そして、2つ目はあいさつ・言葉遣い。
田村さん
それも重要だね。
もり
あいさつは、はっきりとした明るい声で行うことが基本です。
田村さん
うん。
もり
堅すぎると却って、壁を感じる方もいらっしゃるので
相手を見ながら話せるとベストですね。
田村さん
そうだね。
もり
言葉遣いも大事です。
きちんとした敬語が使えると、『しっかりとしている』という印象も与えやすいですね。
田村さん
特に営業の場合は、しっかりとした言葉遣いが出来れば、
相手からの信用も得やすいので、損はしないね。

基本のビジネスマナー3:時間を守る

もり
最後に挙げるのは時間を守ることです。
田村さん
これはほんとに文字通りだよね。
遅刻とかは避ける。
もり
基本はこの3つです。その上で、
営業先に訪問する際に、気を付けたいマナーを説明します。

POINT

ビジネスマナーの基本は以下の3点となります。

・身だしなみ
・あいさつ、言葉遣い
・時間を守る

業務を円滑に進めたり、不要なトラブルを避けるためにも
まずは、この3点を意識してみましょう。

訪問前のビジネスマナー

訪問の前に必要なことは『準備』です。営業訪問の目的によって準備する内容は
異なりますが、マナーは変わりません。

以下3つのポイントが基本的に抑えておくべき点となります。

・アポを取る
・クライアントについて調べる
・資料を準備する

訪問前のビジネスマナー1:アポを取る

アポを取らないで訪問する手法もありますが(飛び込み営業)、マナーの面から考えるとアポを
取ってクライアント訪問を行うことが望ましいです。
 
顧客も通常の業務がある中で、話を聞く時間を割くので、アポも無く時間を奪うということを
不快に感じる方もいます。
電話やメールでの日程調整を行った上で、訪問をしましょう。

訪問前のビジネスマナー2:クライアントについて調べる

特に初めての訪問時は重要です。営業として提案材料を探すうえでも、
少なくとも顧客の会社サイトや、直近のニュースは目を通しておくとよいです。
 
顧客のことを何も知らずに訪問しても、実のある話は出来ません。
今は情報社会です。スマートフォンやパソコンで少し調べればすぐにできますので、やっておきましょう。

訪問前のビジネスマナー3:必要資料を準備する

顧客の情報を得た上で、私たちの会社と取引をすることで、顧客に対してどういう
メリットがあるのかということを、簡潔に伝えることが重要です。
 
言葉でも伝えることは可能ですが、文字等の形に残すことで、聞き逃しや、後々忘れてしまうというリスクを
避けるためにも、資料という形で顧客に伝えることが必要になります。

 
資料を作成すると、おのずとどういった質問が来るかなどの想定が出来ますので、
想定した質問に対しての回答を事前に準備しておくことで、さらにスムーズな商談が出来ます。

訪問中のビジネスマナー

もり
ここから、訪問先の会社に着いてからのマナーを解説します。
僕が手本を見せます!
田村さん
また、ふざけるつもりですね。
もり
いたって真面目にやります。この4点に気を付けるといいですよ!
・3~5分前に受付へ
・なるべく下座に座る
・名刺交換の順番と置き方
・飲み物を出されたときの対応

訪問中のビジネスマナー1:3~5分前に受付へ


もり
訪問先の会社に入るときは、早すぎず遅刻せずを意識します。

田村さん
早すぎると会議室の都合とかでかえって迷惑だし、
遅刻は基本NGってことで。
もり
どうしても交通事情とかで遅刻の場合もあるので、
その場合は、遅れるとわかった時点で相手に連絡しましょう。

訪問中のビジネスマナー2:なるべく下座に座る


もり
ここが下座です。

田村さん
座る場所は正しいけど、座り方は直そうか。
ちなみにお客さんから、上座を何回か勧められた場合は無理に断らなくてもいいよ。
もり
ちなみに、基本的には入り口から遠い席が上座。
入口に近い席が下座となります。

訪問中のビジネスマナー3:名刺交換の順番と置き方


もり
1対1のやり取りはできるようになっても、
複数の人がいた場合、誰と最初に交換すればよいか迷いますよね?
「役職が上の方から交換する」というのが正しいのです。

田村さん
(あ、着替えたんだ。)そうだね。ちなみに複数名いらっしゃる場合に、受け取った名刺を全部名刺入れの上に置こうとする人もいるけど、
全て直接机の上に置く方がいいよ。
その際には、席順に置くか、役職上位の方から順番に左から並べていくのがいいかな。
田村さん
とはいえ、スペースが狭くて名刺を置けないケースとかもあるから、臨機応変に対応できるといいね。

訪問中のビジネスマナー4:飲み物を出された時の対応


もり
飲み物を出された時は、この3つを抑えておきましょう。

・『どうぞ』と勧められてから、もしくは相手が飲んでから、一声添えて頂く
・退出する前に、中身を空にしておく
・退出の際には、コップは1箇所まとめる
もり
夏の暑い日に、冷たいお茶を目の前に出されると
すぐ飲みたくなっちゃいますし、逆に熱々のコーヒーを出されると、勧められてもすぐ飲めないんですけどね。
田村さん
まあ、気持ちはわかるけど、ゆっくり飲めばいいから。
ちなみに、退出時までにコップの中身を全部飲んで、1箇所にまとめるのは片付ける時に楽だから。
田村さん
あ、無理して空にするために、マイボトルに
中身を入れるとかはやめてね。
もり
あ。。。
ちなみに、女性の場合、コップがガラスや陶器だったりすると
口紅とかがついちゃうときもあると思いますので、そういう時はふき取るようにしましょう。

訪問後のビジネスマナー(お礼メールを送る)

訪問後はなるべく早く、お礼のメールを送りましょう。午前中の訪問であれば、その日の夕方までに、
午後や夜の訪問であれば、翌日の午前中までに送るのがベストです。

メールで重要なのがまずは件名。件名はわかりやすく簡潔にまとめましょう。
誰からの、何に関するメールなのかが、一目でわかるような件名を心掛けてください。

田村さん
これは、少しマナーの話からは逸脱しちゃうけど、
商談時に話した内容をメール内に含めることで、きちんと話を聞いてたことを伝えることもできるよ。
仕事の内容でもいいし、アイスブレイクで話した仕事以外のことでも構わないけど。
田村さん
他にもいろいろ気をつけるべき点はあるけど、
相手を敬う気持ちがあれば、おのずと対応もできるようになってくると思うし、
多少間違えても受け入れてくれるはずだから。
もり
そうですね。気持ちが大事ですよね。ただ、
田村さんから、そんなフレーズが出るとは微塵も思ってなかったです。

POINT

顧客訪問の前には、以下3点を意識して準備を怠らないようにしましょう。

・アポを取る
・クライアントについて調べる
・資料を準備する

顧客訪問の際には、以下4点に気を付けましょう。

・3~5分前に受付へ
・なるべく下座に座る
・名刺交換の順番と置き方(特に複数名と交換する場合)
 -上席の方から交換する
 -複数の名刺がある場合は、名刺入れの上に置かず、机に直接並べる
・飲み物を出されたときの対応
 -『どうぞ』と勧められてから、もしくは相手が飲んでから、一声添えて頂く
 -退出する前に、中身を空にしておく
 -退出の際には、コップは1箇所まとめる

これらの点以外にも細かい点は多々ありますが、
困ったときは相手のことを敬い行動することを意識しましょう。

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