2020/02/20

営業なら覚えておきたい商談時の名刺交換マナー

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。
もり
新しい名刺を作ったんですけど、どう思います?
やっぱりインパクト勝負だと思うので、印象に残る営業ができると思うんです。
田村さん
そうだね。よくない印象になると思うけど。
もり
また、冷たいこと言って。。。
田村さん
いろいろツッコミたい所はあるけど、、、
とりあえず、名刺入れに入らないサイズだから邪魔なだけ。
普通に適切な名刺交換を行えばいいと思うよ。

営業職の場合、初対面顧客との商談で最初に行うのは名刺交換です。
名刺交換での立ち振る舞いは、第1印象に大きな影響を与えることになります。
ここで失礼な対応を行ってしまうと、その後の商談にも影響が出る可能性があるため
正しいマナーを覚えておくことが重要です。

「初頭効果」と呼ばれる心理現象が人にはあると言われております。
人は最初に影響を受けた印象が、その後も影響するという現象です。
田村さん
名刺交換については営業もそうだけど、
社会人として必ず覚えておきたいマナーになるよね。
もり
正しいマナーを忘れていたり、誤った認識をしている方もいらっしゃるかも
しれませんので、名刺交換のやり方を説明していきましょう。

名刺交換前の準備

商談など名刺交換をする想定がある場に行く場合、
まずは、自分の名刺を持っていく必要があります。
そのため名刺入れを持ち、自分の名刺を入れておくことがまず必要です。
自分の名刺は1枚だけでなく余裕をもった数を入れましょう。

名刺入れについては、商談時に机に置くことが多いため、
意外と相手に見られるものです。
ボロボロで汚いものを避けるのはもちろんですが、
特に営業職で商談することが多い方は、以下のような名刺入れを選ぶとよいでしょう。

・革素材のシンプルな色
・30枚くらい入れてもかさばらない
・中に仕切りがついている

名刺の基本的な渡し方・受け取り方

もり
ついに名刺を渡す時が来ましたね。
田村さん
そうだね。
正しい交換手順はざっとこんな感じになるよ。
 名刺交換の手順

 ・名刺入れから自分の名刺を取り出し、名刺入れの上で両手で持つ
 
 ・テーブルなどを挟まない形で、交換者と対面する。
 
 ・社名と名前を口頭でお伝えするのと当時に、
  名刺を両手で差し出す。この時相手から自分の名前が読める向きで差し出します。
 
 ・同じく相手から差し出されたら、両手で受け取る
  その際に、『頂戴いたします。』と述べる
 
 ・お互いに同時に名刺を差し出している場合は、左手で受け取り右手で渡す。

田村さん
上記手順の中では以下のポイントを抑えておくとよいです。

名刺を差し出す時は自分から

自分が先に名刺を差し出せるようにしましょう。
もし相手の方が早く差し出した場合は、受け取ったうえで、
『申し遅れました』とお伝えし自分の名刺を差し出しましょう。

名刺を忘れたり、足りなくなったら『切らしておりまして』とお伝えする

『ただいま名刺を切らしておりまして』とお詫びし、名刺を受け取る+自分の名前を伝えましょう。
後日、メールでお詫びのご連絡をする、郵送で名刺を送る、など自身の連絡先を伝えるようにしましょう。

難しい漢字は読み方を聞いておく

相手のお名前に、読み方が難しい漢字が使われている場合もあります。
名刺交換のタイミングで読み方を聞くのは失礼ではないので、
頂いた名刺を軽く確認し、『どのようにお読みしたらよろしいでしょうか』といった形で
分からない読み方を聞いてみましょう。

名刺の渡し方・受け取り方:相手が複数人の場合

複数人の方がいる場合は、交換する順番に気を付けましょう。
まず、基本的なポイントは以下の2点を抑えましょう。

・まず、役職が上の方同士で交換する。
・営業している側から名刺を渡しに行く

商談時のスペースの問題もありますが、複数人で同時に名刺交換できる場合はこのような形になります。

fukusuumeisi

仮に1対1でしか渡せない場合は、まず自社の上司に先に名刺交換を
実施してもらい、その後、自分が先方の上司に名刺を渡し、最後に先方部下の方と名刺を交換しましょう。

名刺の置き方

名刺を交換した後も置き方にマナーがあります。
交換した人が1人だけならテーブルに名刺入れを置き、
その上に交換した名刺を乗せます。
横向きの名刺なら、名刺入れも横に。縦向きの名刺なら、名刺入れも縦に置いてから乗せましょう。

◆横向き
横向きの名刺

◆縦向き
縦向きの名刺

複数人と交換した場合は、置いている名刺入れの上には名刺を乗せず
名刺をもらった方の席順にテーブルに直接名刺を並べておくとよいです。

複数人の中から一番役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、
その他の方の名刺をテーブルに並べてもよいですが、
テーブル上のスペースが少なかったり、出席者の数が多ければ
無理に名刺入れの上に置く必要はありません。

名刺交換時のNGマナー

もり
NGマナーをいくつか紹介します。
名刺交換時のNGマナー
・名刺入れの代わりに財布や定期入れを使う

・名刺を受け取ったらすぐにしまう

・折り曲げる、汚す、投げる

・座ったまま名刺を渡す、受け取る

・名刺を受け取る際に、ロゴや写真の箇所に指をかける

・名刺を受け取る際に、名刺ばかり気になって相手の目を見ず交換する

田村さん
誰が言ったか最早わからないけど、
名刺はその人の「顔」と同じようなものだと思えば、自然とこんな扱いになることは無いと思うけどね。
もり
トランプのように、ババ抜きに使うとか、
トランプタワーを建てるとか、絶対ダメですからね。
田村さん
そうだね。誰もやらないと思うよ。

もらった名刺の管理方法

田村さん
もらった名刺をちゃんと保管するのも大事だよ。
もり
きちんと管理してないと、名刺に書いてある連絡先を
いちいち探して確認するのも大変ですもんね。
田村さん
それに基本的に個人情報になるから
無くしたりするのもよくないよね。
※名刺をABC順などわかりやすいファイリングしたり、データ化してデータベースとして保存した時点で個人情報保護法の規制対象に該当します。
田村さん
いろんな管理方法があるけど、
大体以下の3つの手法のどれかで管理しているケースが多いと思うよ。
・名刺ホルダー
・エクセル
・名刺管理システムやアプリ
もり
やっぱシステムで管理すると、楽ですし便利ですよね。
紙ベースやエクセルファイルで持っていると、紛失したりして情報流出につながるってこともありますし。。。
田村さん
そうだね。最近だとスキャナでスキャンするとか、
スマホで写真を撮るだけでデータ化してくれるツールもあるしね。
都度、電話番号やメールアドレスを打ち込まなくてもいいってのは効率的だよね。

というわけで、名刺管理システムをいくつか紹介していきますね。

名刺管理システム:Sansan

Sansan製品サイト
Sansan
名刺をスキャンするだけで、簡単にデータ化し、
社内に眠る人脈を全社で有効活用するクラウド名刺管理サービスです。

国内トップシェアの製品で、テレビCMでもおなじみの製品です。
メガバンクなどの金融機関でも認められた高度なセキュリティ水準で
情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安全に情報を活用することが可能です。

名刺管理システム:CAMCARD BUSINESS

camcard製品サイト
CAMCARD BUSINESS
「CAMCARD BUSINESS」はキングソフト株式会社が提供するクラウド名刺管理サービスです。
スマホで撮影した名刺を最短5秒でデータ化できます。
1IDにつき月額1,400円からの料金で利用でき、多種多様な外部サービスとの連携も可能です。

名刺管理アプリ:myBridge

myBridge製品サイト
myBridge
「myBridge」はLINE株式会社が提供している名刺管理スマホアプリです。
利用料は無料で、スマホで名刺を撮影するだけで、アプリ上でデータ化してくれます。

会社全体では名刺管理システムを使うことは出来ないけども、まずは個人で名刺を紙で管理することをやめたい。という状況であれば、このようなアプリを使ってみることも1案です。
データ通信は暗号化されているなど、多様なセキュリティ体制が施されている製品です。

名刺管理システムから、外部のシステムにデータ連携すると
さらに業務効率化に繋がります。例えば、SFAのような営業支援システムと連携させておくと、
単なる入力不可の軽減だけでなく、顧客とのアプローチ履歴を管理でき過去の商談状況の把握も容易です。
もり
弊社のネクストSFAもいくつかの名刺管理システムと
連携してますね。もらった名刺をデータ化して、そのまま商談履歴の登録ができたりして
便利だって言われることが多いですもんね。
田村さん
SFA以外にも、MA(マーケティングオートメーション)ツールや電子契約ツールなどいろんな製品と連携している名刺管理ツールもあります。煩雑さを感じている方は、名刺管理ツールを是非検討してみてください。
結局SFAって何ができるの? 気になるネクストSFAの機能一覧はこちら
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