SFAツールを定着させる4つのポイント

SFA（Sales Force Automation）は、日々の営業活動を効率化するために導入されるツールです。しかし、せっかくSFAを導入したにもかかわらず、なかなか定着しないという課題を抱える企業もあります。そこで今回は「SFAツールを定着させる３つのポイント」を解説します。

SFA導入のメリット

SFAを導入することで、以下のようなメリットがあります。

営業活動の見える化

SFAツールには、日々の営業活動の情報が蓄積されるため、営業活動の見える化ができるようになります。営業担当の訪問先や訪問日時、商談内容、契約締結までの経過などが一元管理され、営業現場の全体像を把握することができます。

イレギュラーを発見しやすい

SFAツールには、イレギュラーな営業活動や問題点を発見しやすくなる機能が備わっています。例えば、一定期間動いていない放置案件があったり、受注確度が変更になった案件だったり、大幅な値引きをしている案件などに早期に気づくことができるようになります。これらのイレギュラーな状況を早期に発見できることで、原因の把握や改善を行うことができ、失注の阻止に繋げることができます。

営業分析が簡単にできる

SFAツールを活用するとデータ分析が簡単に行えます。日々の営業活動を入力していくだけでそのデータをもとに受注率の高い業界・地域や販路などを分析することができます。また、営業成績の可視化や目標管理、報告書作成なども効率的に行うことができます。

SFA導入でよくある定着失敗の理由

せっかくSFAツールを導入したにも関わらず定着できなかった場合の理由は主に下記です。これらの要因を踏まえてSFAツール導入前に計画を立てることで効果的な導入を図ることができます。

UIUXが悪く、機能が使いこなせない

SFAツールのUI・UXが悪い場合は営業担当が使いにくく、定着しない可能性が高まります。それを防ぐためにもSFA導入前にデモ環境で使い心地を確かめたり、営業現場のニーズに合わせたツールを選定することが重要です。さらに、導入時には使い方説明会を開催し、トレーニングを行うことで、スムーズな導入を促すことができます。

導入の目的が周知できていない

SFAツールを導入する際には、どのような課題を解決するために導入するかを明確にする必要があります。目的が不明瞭な場合は、導入してもどう活用すれば良いかわからないといった状況に陥る可能性があります。また目的を明確にすると同時に、営業担当にとってのメリットも伝えることが大切です。例えば、出先から日報を書くことができるので直帰できるようになったり、スケジュール管理が簡単になることなどを伝えることでモチベーションをアップさせることができます。

利用者の作業負担が大きい

SFAツールを導入する際には、営業担当が入力作業に負担を感じてしまうという課題があります。これはなるべく詳細なデータを蓄積しようと考えるために入力項目を多くしてしまうことから起こります。しかし項目が多いと入力に時間がかかってしまったり、入力する際に負担に感じてしまいがちです。そのため、まずは入力項目を少なめにして始めることが大切です。慣れてきてから徐々に入力項目を増やすといった工夫をしましょう。

SFAツールを定着させるための4つのポイント

ここからはSFAツールを定着させるためにはどういったことに気を付ければ良いのか、ポイントを解説します。ぜひ導入の際の参考にしてみてくださいね。

入力項目は増やしすぎない

上述のようにSFAツールを定着させるためには、入力の負担を減らすことが非常に重要です。入力項目を必要最低限に絞り、選択式の項目を活用することで、入力作業の負担を減らすことができます。また入力したデータを有効活用することで、営業活動の見える化や分析が可能になり、営業現場の業務効率化につながります。

運用体制を考えておく

SFAは営業が使うイメージが強いですが、マーケティングやカスタマーサクセス部門とデータを共有することでより効率的に活用することができます。下記のように「いつ・だれが・どのデータを・どのように」入力するのかを決めておくとスムーズに活用できます。

• 顧客情報の入力方法
• データ入力や更新のタイミング
• 操作マニュアルの作成

利用者に導入の目的やメリットを伝える

導入前の説明会や、導入後のトレーニングで、SFA導入の目的や導入することのメリットを明確に伝えることが大切です。特に現場社員が直面する問題や課題を具体的に説明し、SFAを活用することでどのように解決できるかを示すことが重要です。例えば「今までは結果論でしか評価できてなかったけれど、SFA導入によって見える化することでプロセスを評価できるようになる」と伝えることで営業担当のモチベーションアップにつなげられるでしょう。また、営業担当にとって使いやすいUI・UXを備えたSFAを選定することも大切です。利用者が使いやすく、簡単に情報を入力できるツールであることが、定着のためには不可欠です。

運用しやすいSFAを選定する

SFAは製品によって特徴や機能、費用、使いやすさなど異なるため自社に合ったものを選ぶことが大切です。選定のポイントは下記です。

必要な機能が搭載されているか

まずはどんな課題を解決したいのか何を解決したいのか、何を実現したいのかを明確にしましょう。営業効率化や顧客情報の見える化、分析など目的は様々ですので、それを解決するために必要な機能が搭載されているか確認しましょう。

UI・UXは良いか

ツールのUI・UXが使いやすいかどうかも重要なポイントです。使いやすさによって、営業担当がツールを積極的に利用してくれるかどうかが決まります。UI・UXが使いにくいツールだと入力を負担に感じてしまい、SFAツールを活用しきれない可能性があります。

導入支援などサポートは充実しているか

ツールの導入にあたり、適切なサポートを受けることができるか確認をしましょう。ツールの導入から運用まで、専門的なサポートを提供してくれる企業を選ぶことで、トラブル時の対応などに迅速かつ適切に対応してもらうことができます。またサポートは無料の場合と有料の場合があるのでその点も導入前に確認しておくと安心です。

まとめ

せっかくSFAツールを導入するからにはしっかり活用して営業活動の効率化・売上アップにつなげたいですよね。ぜひ今回ご紹介したポイントを押さえて自社にあったツールを選んでみてくださいね。

SFAは活用されてこそ意味がある