公開日:2020/09/08 

”予実管理”は日々の”営業数字の進捗確認”!きちんと管理してデキる営業になろう!

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。

田村さん
どうしたの、心ここにあらずみたいな感じだね。

もり
今期の予算達成は諦めました。

田村さん
え、今期始まってまだ3日しかたってないじゃん。

もり
そもそも予実管理の仕方もわからないですし、というか働きたくないですし。
いろいろ面倒なのでとりあえず諦めました。

田村さん
働きたくないに関しては、もりくん自身で解決して欲しいけど、
予実管理の仕方なら教えるよ。

もり
わかりました。
でも、わかりやすく教えてくれないと諦めちゃいますよ。

営業という立場なら誰しも「営業目標」というものがあるかと思います。
普段当たり前のように追いかけている営業目標が、
どうやって決まっているのか考えたことはありますか?

今回は、営業数字を管理する上でとても重要で、
営業目標を決めるためにも使われている「予実管理」について
解説していきたいと思います。

予実管理って何?

予実管理とは、「予算と実績を管理すること」です。
当初の予算と現状の実績の達成度合いをモニタリングしていく
営業数字の管理手法の一つとされています。

予実管理は、1人ひとりの営業数字を決め、
モニタリングする目的だけではありません。
企業全体の予実管理があって、
そこから事業部、課、チーム、そして個人へとつながっていきます。
1人ひとりの予実が企業全体の予実管理につながり、
それが企業としての収益につながってくる大事な営みといえます。

予実管理が重要な理由

予実管理をするメリット

予実管理を行うメリットは大きく分けて2つあります。

1.目標達成意識の向上

予実管理を行うと、日々営業数字に対してのPDCAを回すことになるので、
「あといくら足りない」など予算に対する進捗や残数字を
常に意識しながら営業活動をすることにつながります


例えば、まず個人で考えると、
「今月は目標に対して50万足りなかったから、
来月それを取り返すために、今月のうちにテレアポを500件して、
見込み顧客を10社作ろう。
そのうち5社には来月中に必ずクロージングしよう!」
というような日々の営業計画の立案につながります。

チームや組織で考えると、
「もりくんは今月100万ショートする予定だけど、
田村さんが80万プラス見込みだから、
他のメンバーも含めて20万増やせれば達成できそうだな…!」
など、チーム業績の達成に向けた具体的な残数字の確認につながり、
それをチーム内で共有することで共通の目標がより明確化され、
その数字に向けた各自の意識の向上につながります。

2.実績に対しての進捗確認がしやすい

2つ目の理由は、1とも連動していますが、
こまめな実績の確認がリスクヘッジにつながるという点です。
年間目標>半期目標>四半期目標>月間目標>週目標>日目標など、
与えられた予算(営業目標)に対して、短い期間できちんとモニタリングをすることで、
実績に対しての進捗状況に応じて、早期に解決策を講じることができます。

決まっている営業目標に対して、
今日で最終日というときにあと1万円…でももう見込み数字はない…。
あとほんのちょっとで達成を逃して悔しい思いをする。
こういう場面は、営業現場ではよく見る光景ではないでしょうか。

そういう状況にならないよう、
日々予算と実績の進捗を管理し、PDCAを回していくことで、
課題に対していち早く手を打っていくことが重要
になります。

予実管理の5ステップ

もり
予実管理って、僕を強制的に労働させるための
手段だと思ってたんですけど、ちゃんと意味があるんですね。

田村さん
会社や部署が成立するためには、収益が必要だからね。

もり
予実管理を始めるためには何をしたらいいんですか?

田村さん
5つのステップがあるから解説していきますね。

1:会社の目標を設定する

多くの方がどこかの企業や組織に所属して営業活動を行うと思いますが、
その場合、予実管理は自分1人だけではスタートしません
なぜなら会社全体の予算が決まらないと、各個人がいくら売上を構築
しなければならないかが明確になっていないからです。
企業として、どのくらい利益を出したいのか、
前年度からどれくらい成長見込みなのか、などを考えながら、
会社全体の予算目標を設定するところからスタートします。

2:決まった目標を個人毎の目標に落とし込む

企業全体の予算が確定したら、決まった予算に応じて、
各部署の目標→各個人の目標数字に落とし込みます。
その際に気を付けるポイントは、「高すぎず、低すぎない目標」にすることです。
高すぎて現実味のない目標は、早々に諦めてしまい、達成意欲が下がりますし、
逆に低すぎても簡単に達成できてしまうので、課題抽出などにつながらず、
よりよい営業活動のためにはならない可能性があります。

3:定量的で細分化された目標を設定する

各個人の目標が決まったら、
個人の目標の中で細分化した目標を設定しましょう。

設定の例ですが、
①期間:四半期>月間>週>日
業界によっては受注のトレンドもあると思うので、
例えば4月で30%、5月で50%、6月で20%に割り振るなど、
大体の予算の進捗を目標として決めておくと、
途中経過でモニタリングしやすくなります。

②顧客ごと
営業スタイルによって異なると思いますが、
新規+既存営業をしている場合は、
既存顧客の売上予測が●円、予算に対して▲円足りない見込みだから、
新規で▲円以上作らなければ…というように逆算をしつつ、
合計したら自分の予算以上になるよう、目標を決めておきます。

ルート営業や既存顧客のみなら、
前年の各顧客の売上推移なども考慮しながら、
自分の担当顧客各社でいくら売上を作る目標なのかを
決めておくと良いでしょう。

こういった細分化した目標を考えるときのオススメは、
定量的な指標にしておくことです。
そうすることで、後から振り返りを行う際に、
どこがうまくいったのか可視化しやすくなり、課題を見つけやすくなります。

4:予算と実績を比較・分析する

予算や目標の設定が終わり、営業活動が始まったら、
設定した期間で予算と実績の比較を行っていきます。

例えば筆者の前職の会社では四半期ごとに目標を与えられ、
それを月次と週次に細分化していたので、
週末に全員必ず数字の振り返りをしていました。

もしもその段階で数字の進捗が悪い場合は、
せめて±0のところまでどうやって持っていくのか、
自分なりの対応策を毎週考え、実行していました。
もちろん数字の進捗が良い場合も、
どうして達成できているのかの要因を分析しておき、
達成要因を維持し続けるよう、行動することが大切です。

また、担当顧客の売上進捗の前年比なども見つつ、
今後の目標数字の推移の予測がどう動いていくかも考え、
必要に応じて上方・下方修正を行う場合もあります。

5:分析したデータに対する対策を行う

進捗が悪い場合、売上データや外的要因を加味して分析を行い、
導き出された要因に対して対策を行います。

例えば、新型コロナで休業している飲食店に、
一生懸命自社のお肉を仕入れてくださいと営業をかけても
受注につながる確率は少ないですよね?

失注したとしても、失注理由の分析がきちんとできていれば、
営業先を変えたり、他の商品の提案に変えたりと
いろいろな手法でリカバリーを図ることができます。

予実管理はどうやってやるの?

もり
実際にはどうやって管理すればいいんです?

田村さん
まず、この2点を抑えることが必要。

・予算と実績の差異が可視化されている
・その差異がリアルタイム把握できる


もり
あ、なるほど。
じゃあ僕が頭の中でわかっている。とかじゃダメですね。

田村さん
まあ、もりくん一人ならそれでもいいかもね。
ただ、多くのケースではこれから紹介するようなツールを使って管理しているよ。

エクセル

簡単な表と関数を組めば、エクセルで予実管理もできます。

<例>

最低限の管理なら、「予算」「実績」「達成率(進捗)」があればOKです。
より使いやすく、良いものにしていくなら、
設定されている期間(週次、月次)で数字が追えるようにしたり、
顧客ごとの売上や商品ごとの売上目標がある場合は、
そういう指標をプラスすることもできるので、
管理したい項目に応じた予実管理表を作成できます。

クラウドサービス

エクセルは、コストがかからず、自由に作成できますが、

などのデメリットもあります。

そこで最近多くの企業が導入し始めているのが、
クラウドサービスを使った予実管理の方法です。

例えばSFAツール(営業支援ツール)には、顧客ごとの営業進捗を登録できる機能があります。
受注情報を登録することで、現在の受注合計額を確認できたり、
過去の受注金額を確認したり、チームの合計数字などを
簡単に確認することができます。

インターネット接続ができればどこからでも操作できるので、
直行直帰が多い場合も、スマホやタブレットから登録でき、
リアルタイムに数字の進捗を管理ができます。

導入コストがかかるということと、
操作に慣れるまでの大変さはあるかもしれません。
しかし、一度慣れて軌道に乗ってさえしまえば、
簡単にいろいろな数字を確認することができ、
生産性もUPするのではないでしょうか。

目標に対するPDCAを回そう

田村さん
あとは達成に向かって行動するんだけど、
現状が可視化されて課題点が見つかれば、PDCAを回して行動の質も改善していくといいよ。

予実管理で目標を決めたら、目標に対してのPDCAを回しましょう。
PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)の頭文字です。
業務改善を継続的に行っていくためのフレームワークのことを指します。

※PDCAに関しての詳細はこちら

予算を達成するための売上計画・行動計画
  ↓
計画を実行
  ↓
実行した内容を評価(〇?×?△?)
  ↓
計画に対する振り返りとより良くするための改善

を日々繰り返していくことが大切です。
目標を立てるだけで終わらず、
しっかり目標に対して行動をし、
その行動を振り返り次につながるよう
ブラッシュアップしていきましょう。

まとめ

予実管理を行うことで、数字への意識が高まるだけでなく、
日々の営業計画も連動して立てたり、
それに対するPDCAを回すことによって、
営業としての成長にもつながります。
また、上司にとってもメンバーのつまずきにいち早く気付き、
必要に応じたアドバイスやサポートができるなど、
予実管理を行うメリットはたくさんあります。

本記事を参考にしっかり予実管理をして、デキる営業を目指してください。

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