日報を書く人・読む人の目的やそれぞれのポイントを理解しよう！

日々の業務として取り入れられていることが多い「日報」ですが、
毎日読み書きするものだからこそ、その目的や必要性について理解することが重要です。

書く側の人は、「書くのが面倒」「とりあえず書いておこう」など
億劫になっていることもあるのではないでしょうか？

 
一方で、読む側の人は、「メンバーの日報に統一性がなくて読むのに時間がかかる」
「何が伝えたいかわからない」など不満に感じていることもあるかもしれません。

そこで今回は、日報を書く側の人・読む側の人の目線に立って、目的やポイントを再確認していきたいと思います。毎日の業務だからこそ、今一度目的を理解し、業務改善に活かしてみてください。

日報とは？

そもそも日報とは、読んで字のごとく毎日の報告です。
上司やチームメンバーは、自分や他のメンバーがどのような仕事をしているのかを
常に確認できるわけではありません。
かといって、逐一報告してもお互いに時間の無駄になってしまいます。
そこで日報という形でその日の業務や行動を日の終わりに報告し、情報の共有を行います。

日報には、書く人・読む人の両者が存在する

日報には、「書く側の人」と「読む側の人」が存在します。

 
書く側の人は、一般的に部下にあたるマネジメントされる側の人です。
一方読む側の人は、上司などにあたるマネジメントする側の人です。
そして、チーム員など同じ所属グループの人も読む側にあたり、
書く側の人もメンバーの日報を読む場合ももちろんあります。

まずは、自分の立ち位置を理解しましょう。

日報の目的

そして、「日報の目的とは何なのか？」今回ここが一番重要です。
何事もそうですが、目的を理解した上で行動することで、現状の改善や自己の成長へと繋がります。

そもそもなぜ日報が必要なのか？

書く側の人は、「この報告って必要？」「毎日書くこともない」「自分の頭で理解できてるから問題ない」など、日報の必要性を見出せないことが多いのではないでしょうか？

もちろん読む側の人によって目的は変わる可能性がありますが、
一般的に日報には大きく下記2点の目的があります。

①情報共有を行い、コミュニケーションを円滑にする

まず日報は情報共有のための有効なツールとなります。
例えば、自分が終日外出の場合などは、会社に戻ることができないので、
必然的に会話のやり取りが少なくなる傾向にありますが、読む側の人は日報を見ることで
仕事の進捗やその日の業務内容など様々な情報を確認することができます。

また、日報は情報共有するだけではなく、コミュニケーションを円滑にするツールとしても
活用することが可能です。例えば、「○月○日に休暇を取ります」というコメントがあれば、
事前に休暇を取ると分かっているので、仕事の配分やスケジュール管理が円滑になるかもしれません。

②PDCAサイクルを行う

日報があることで、日単位でのPDCAサイクルが可能となります。
具体的には、PDCAサイクルの「P（Plan）」「C（Check）」「A（Action）」の部分が可能です。
書く側の人は、日報を作成する際、その日のことを振り返る必要があります。
 
まず、「C（Check）」の部分です。
「今日何をしたのか」「何がうまくいって、何がうまくいかなかったのか」「なぜその結果になったのか（要因はなんなのか）」

 
そして、そこから改善策「A（Action）」と明日の計画「P（Plan）」を考えます。
「明日は何をすべきなのか」「どんな戦略で進めようか」「スケジュールはどうしようか」
このようにPDCAサイクルに活用することができます。

 
また、読む側の人も日報の内容に対して別の課題や改善策、スケジュールへのアドバイスなどを
行うことが可能となるので、質の高いPDCAサイクルに繋がり業務の改善ができるかもしれません。

 
もし日報がなければ、日々の仕事に追われるだけになり、仕事の振り返りを行う時間を取れないかもしれません。
すると課題が明確にならず、同じことを繰り返すばかりで、自己成長や組織としての成長が難しくなる場合もあります。

書く人のポイント

冒頭で説明した通り、日報には書く側の人と読む側の人の両者が存在しており、
それぞれのポイントは異なります。まずは、書く側の人のポイントを見ていきましょう。

目的を理解し、要点を押さえる

書く側の人によく見られるケースですが、「そもそもなぜ日報を書く必要があるのか」を
理解出来ていないことがあるので、上記で説明した、目的や必要性をまずは理解することが重要です。
そして、下記の2点を意識してみることで上司への情報共有、自身の成長へ活かせる可能性があります。

5W1Hを意識する

「5W1H」は聞きなじみのある言葉かと思いますが、おさらいです。
5W1Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰と）、What（何を）、
Why（何故）、How（どのように）の頭文字を取ったフレームワークの一つです。
5W1Hを活用することで、要点を押さえた日報へ活用することができます。

このように5W1Hに当てはめて書くことで、自身も読む側も必要な情報を簡単に知ることができます。

箇条書きを活用する

業務内容や業務の反省をだらだらを長文でまとめても読む側の人には伝わりずらいものとなってしまします。
後々自分で見直す際にも読みづらくなってしまします。
そのため、箇条書きを活用しましょう。

上記で実際に箇条書きのとしてまとめましたが、このように要点を絞った内容にすることで、
読む側の人にも負担をかけずに読んでもらうことが可能となるかもしれません。

読む人のポイント

読む側の人のポイントとしては、いかに書く側の人が短い時間で、内容がまとまった日報を
書いてもらえるかが重要になります。また、組織として活動している場合は、
書く側（部下）のモチベーションを維持させることも読む側（上司）には求められます。
そのためには、下記の2点を押さえましょう。

雛形（テンプレート）を作成する

雛形（テンプレート）を作成し、書く側の人が短い時間で簡潔に内容を
まとめられるようにしましょう。項目をいくつか作ってそこに当てはめてもらう形式がおすすめです。

のようなものが一般的です。

 
また、自身の業務内容に合わせて雛形（テンプレート）を変えていくことも必要になるので、
日々の日報を常にブラッシュアップしていく意識を持ちましょう。

フィードバックを行う

日報には必ずフィードバックを行いましょう。
日報が提出されても、「忙しいから」「面倒だから」と確認を疎かにしてはいけません。
フィードバックの内容によっては、書く側の人のモチベーションを保つことが可能となります。
例えば、励ましの言葉やポジティブな内容のフィードバックを行うことで
その人のやる気が変わるかもしれません。

 
また、書く側が気づいていないアドバイスなどを入れることにより、
その人の成長に繋がり、結果的に組織の成長に繋がる場合もあります。
もちろん相手によって与える影響も変わるので、その人に合ったフィードバックを心がけましょう。

まとめ

日報は多くの企業が取り入れている日々の業務の一つです。
だからこそ、その目的や必要性について理解する必要があります。

 
今回は、「書く側の人」と「読む側の人」の視点で日報について紹介しました。
毎日15分程度の業務ですが、両者が目的意識を持つことで、個人や組織の成長に繋げる可能性を秘めています。
是非、日報を有効的に活用して、業務改善に活かしてみてください。

なべしょーこの記事の執筆者

SFAは活用されてこそ意味がある