公開日:2020/05/29 更新日:2020/07/14

会議の質はあなた次第!?気の利いたファシリテーターになるための3つのポイント!

ビジネスの会議において必要不可欠な存在、それが「ファシリテーター」です。

ファシリテーターの主な役割は、
会議の司会を行うだけと認識されている方が多いのではないでしょうか?
実は、ファシリテーターの本質とは、単純に司会を行うだけではありません。

この記事では、ファシリテーターの役割から、
もしあなたがファシリテーターを任された際に意識するポイントまでを解説していきます。

ファシリテーターとは?

ファシリテーター(facilitator)とは、ファシリテーション(facilitation)を行う人を指しており、
一言でまとめると「会議の司会者」のことを指しています。

しかし、ただ会議の司会を行うだけでなく、中立な立場から会議を活発化させ、参加者の意見をまとめ、より良い結論に導くなど、様々な役割を果たす必要があります。
したがって、会議においてとても重要な役割の一つとなります。

極端な話ではありますが、その会議の質はファシリテーターの腕次第で決まると言っても過言ではないでしょう。

ファシリテーターの役割

それでは、ファシリテーターにはどのような役割があるのでしょうか。
今回は数ある役割の中から、5つを説明していきます。

司会をおこなう

まずファシリテーターの基本である「司会をおこなう」という役割があります。

  • 何をゴールとしているのか
  • 誰に参加してもらう必要があるのか
  • 会議の進め方はどうするのか

などを、はじめに考えておく必要があります。

この土台を整えておくことで、スムーズに司会の進行ができるようになります。

場の空気を作る

2つ目は「場の空気を作る」という役割です。

営業マンであれば、商談の初めに「アイスブレイク」を行い場の空気を作ると思いますが、会議の場においてもアイスブレイクを行う必要があります。

アイスブレイクとは、本題に入る前に雑談などを行い互いの緊張をほぐして、商談や会議を進めやすくする手法のことです。

※SFA JORNALでも、アイスブレイクについての記事がありますので参考にしてください。

質の高い会議を行うには参加者から様々な意見を出してもらう必要があるため、緊張した空気では良い会議を行うことができません。

したがって、いきなり本題に入らずにファシリテーターが率先してアイスブレイクを行い、場の空気を作ることを意識しましょう。

意見を聞き出す

3つ目の役割としては、「意見を聞き出す」ということです。

会議の初めに場の空気が温められていれば、
参加者から意見が出てくる状況になっているかと思います。

しかしさらに会議の質を高めるためには、
ファシリテーターが参加者全員の意見を聞き出し、会議を活性化させる必要があります。

常に参加者の状況を把握しておき、発言していない人がいないか、
もし発言していない人がいたら、ファシリテーターが能動的に意見を聞き出すように働きかけましょう。

意見を整理する

参加者全員からある程度意見を聞き出すことができたら次の段階です。
出てきた意見を整理していきましょう。

現時点において様々な意見が出てきたかと思いますので、
ホワイトボードなどで参加者にも分かりやすいように整理していくことが一般的です。

ファシリテーターだけで意見を整理するのではなく、
参加者が主導となって意見を整理していきましょう。

基本的にファシリテーターは、
参加者主導で進めている会議のサポートという気持ちで話を整理していきます。

結論をまとめる

最後に、これまでの会議の振り返りを簡潔に行い、
当初設定していたゴールに合った会議全体の結論をまとめましょう。

しかし結論がまとまって終わりという訳ではありません。
ファシリテーターとして最後に2つのことを行いましょう。

参加者全員が内容を理解していることを確認する

理解していることを確認する為には、
最後に参加者の誰かを指名して説明してもらうようにしましょう。

また事前に「最後に無作為に選んだ方に会議の要約してもらいます」と伝えておくことで、参加者は自然と理解をする努力をするでしょう。

参加者ごとに次のアクションを認識させる

結論をまとめた上での、方針やスケジュール感を伝えておきましょう。
また参加者の人数に応じて、「次に何をやるのか?」など発言をさせることで、さらに次のアクションを認識させることができます。

大規模な会議の場合は、書記係に議事録を作ってもらい、その上で各参加者にタスクを付けると良いでしょう。

この2つを行って、ファシリテーターとしての役割は終了となります。

ファシリテーターの役割を全うするための3つのポイント

会議において重要な役割を担っているため、
ファシリテーターとしてなかなかうまく会議を進めることができないという方も多いのではないでしょうか。

ここではファシリテーターとしてうまく立ち回るために抑えておきたい3つのポイントを解説します。

入念に事前準備を行う

ファシリテーターは、会議の時だけ努力するのでは無意味です。
何事においてもそうですが、会議の事前準備が大事なポイントとなります。

会議のゴールや参加者、進め方を決めておくことは当たり前ですが、
参加者に分かりやすく伝えるために資料を作成したり、必要であればアンケートを集計しておくなど、事前に準備をしておくことでスムーズにファシリテーターを行えるかと思います。

意見を否定しない

参加者から意見を聞き出し、会議を活性化させるためには出された意見を否定しないことが大事なポイントです。

参加者は意見を否定をされてしまうと、次の発言がしにくくなってしまいます。
いきなり否定するのではなく、一度意見を受け止め、話を深堀りしたり広げたりしましょう。

また参加者からの意見をホワイトボードなどに書き込むと、
自分の意見が認められた気持ちになり、次の発言をしやすくなる効果が期待できます。

意見を視覚化する

うまく進んでいる会議ほど、参加者からたくさんの意見が出てくるかと思います。

参加者から出された意見を正確に整理するためにも、
ホワイトボードなどを使用し意見を視覚化できるようにしておくことがポイントです。

ホワイトボードなどで意見を視覚化しておくことで、参加者全員が共通した認識を持つことも可能になります。
また参加者は自分でメモを取る必要がなくなるため、会議に集中できるというメリットもあります。

さらに補足するのであれば、意見を視覚化する際に関連性のある意見をグループ化しておくことでファシリテーターにとっても参加者にとっても、分かりやすく意見を整理することができます。

ファシリテーターを任されたときの注意点

ファシリテーターは行うべき役割が多いポジションですが、
自分のやりやすいように会議を進めることができる存在でもあります。

しかしファシリテーターとはあくまで「会議の司会者」という立ち位置になります。
会議を進行していく上でやってはいけないことがいくつかあります。

先入観を持たない

ファシリテーターは、常に参加者の中立的な立場でいなければいけません。
したがって、課題に対して先入観を持たずに中立な立場で会議を進行していく必要があります。

特に参加者の意見が分かれたときなどに、先入観を持ったままファシリテーターを行ってしまうと、1つの意見が優遇されたり、新しい発想の妨げになってしまったりなど本来の役割を果たすことができなくなります。

自分だけで決めない

ファシリテーターを任されると、会議を進めていく上で「課題を解決しなければ」と責任を感じることもあるでしょう。

しかし課題を解決するのは参加者が主導でなければ、会議での本来の目的は達成されません。

ファシリテーターだけで決めるのではなく、会議は参加者がメインということを忘れずにサポートに徹することでより良い会議を行うことができます。

まとめ

ファシリテーターは、その人次第で会議の質が決まるというほど重要な役割です。

慣れないうちは、なかなか会議をまとめることができず苦労することもあるでしょう。
しかしファシリテーターを全うできるスキルを身に着けておくことで、ビジネスでの様々な場面において役立つことは多いかと思います。

「なんとなく大変そうだからやらない」というのはもったいないです。
貴重なスキルを身に着けるためにも積極的にファシリテーターという役割にチャレンジしてみてください。

ジュニア
ジュニアこの記事の執筆者
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