公開日:2020/07/30 

シフト管理とは?効率よく行ううえでの管理システムの選び方を解説

従業員の管理を行う立場の方であればシフト管理に頭をかかえてしまうといったような経験を一度はしたことがあるかと思います。
また、管理する人数が増えれば増えるほど管理するのも時間がかかりますし、従業員の要望も考慮してシフト管理をする必要があります。
こちらのコラムでは効率よくシフト管理をするための方法や、管理システムのご紹介をしていきますので是非、今後のシフト管理の参考にしていただければと思います。

シフト管理とは

シフト管理とは、企業や店舗において従業員の出勤する曜日や時間帯などを調整して業務が滞りなく円滑に遂行できるようにすることです。
例えば、飲食や接客業であったり、病院などの24時間勤務が必要になる場合がある現場などで必要になります。
業務をしっかり行うためにはシフト管理が重要な作業になることは間違いありません。
しかし、何人もの従業員の要望を考慮して管理する必要がありますし、昨今の働き方における制度において、長時間勤務や連続での勤務など従業員に対して負担がかからないようにシフト調整を行う必要があります。

シフト管理の方法

シフト管理の方法は大きく分けて、Excelで管理する場合とシフト管理ツールを使用する場合の2つの方法があります。

Excelで管理する

シフト管理をExcelで行う場合は表の縦に従業員の名前を羅列していきます。
次に横に日にちを入力して作成し、それぞれの従業員の出勤日に〇をつけたり、出勤時間を入力していくという方法が一般的になります。
従業員の出勤日や時間帯の把握ができるようになりますし、月間での出勤日数の合計やトータルの勤務時間を計算する際に簡単に行えるようになります。

シフト管理システムで管理する

クラウド上で管理するシステムが一般的になります。
システムを利用することで全従業員のシフトの要望などを一括で管理することが可能になります。
従業員はシフトの要望をシステムに申請することができ、それが自動でシフト表に反映される仕組みになります。
管理者はそこから人選を行うことで簡単にシフト調整が行えるようになります。
また、確定したシフト表を従業員が確認するだけの作業で済みますので、お互いにストレスなくシフトを決めることが可能になります。

シフト管理システムの機能について

シフト管理システムにはいくつかの機能があります。
代表的な機能としては以下の通りです。

  • シフト作成機能
  • 店舗運営の分析を行なうことができる
  • 給与の自動計算機能が備わっている
  • アプリとの連動機能がある

シフト管理システムの一番よいところはシフト表をいちいち作成しなくても、フォーマットができあがっており、
管理者はそこに従業員のシフトを組んでいくだけでよいので、時間効率が大幅に改善されることにあります。
最近のシフト管理システムであれば、従業員が自分のスマートフォンからシフトの要望を提出できます。
完成したシフト表の確認や出勤した際にタイムカードを使わなくても、システム上で出勤した記録を残すこともできるため、管理が非常にしやすいのがメリットになります。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムを選ぶうえで大切なことは、自分の業界に合ったシステムを選ぶことにあります。
例えば、勤務の時間帯が決まっている場合には勤務時間帯を確かめる機能は必要ではありません。
しかし、病院のように交代勤務が多い業界では勤務時間帯の管理ができるシステムを選んで使用するほうが便利になります。
また、シフトの調整を頻繁に行うような業界、例えば急な仕事が入りやすい業界で柔軟に出勤できる従業員を調整する必要がある職場の場合はメッセージが送れるような機能があるシステムを選ぶことをおすすめします。

 

シフト管理システムの一覧ページがあるので参考にしてみてください。
(参考URL:シフト管理システム一覧)

効率よくシフト管理を行うメリット

シフト管理はとても面倒臭い作業のひとつになります。
管理者としても色々な状況を考えて従業員の配置を決める必要があります。
しかし、上手に管理を行うことで以下の2つのメリットがあります。

業務の改善ができる

シフト管理を効率よく行うことで従業員の能力に応じたシフトの調整が行えるようになります。
従業員の配置を最適化することで、例えば飲食や接客業の場合であれば、お店の回転率を大幅にあげることも可能になります。
お昼のランチ時や夜の居酒屋のように忙しい時間帯に能力の高い人員を配置することで売上げ向上にも繋がってきます。
つまり、シフト管理をうまく行えば、それだけ企業や店舗にとって業務改善ができるという訳です。

従業員の教育ができる

シフト管理を行ううえで管理者にとっての目的のひとつにもなる従業員の教育というミッションがあります。
こちらもシフト管理を効率よく行なうことで達成できる可能性が高くなります。

例えば、能力の高い従業員が働いている時間に新人の従業員と一緒にシフトを組むことで新人教育が行えるというメリットが存在します。
この場合は忙しい時間帯をさけて、ある程度時間に余裕のある時にシフトを組むことが望ましいと言えるでしょう。
なぜなら、忙しい時間帯であれば業務を集中してこなす必要があり、能力の高い従業員であっても人に教えるというところまでは手がまわらない可能性があるからです。

一方で、忙しい時間帯に新人を配置してしまえば返って足を引っ張ることもあり、業務に支障が起こる可能性もあります。
こういったところも配慮することで従業員の教育というミッションも同時にこなしていくことが可能になります。

シフト管理を行う上での注意点

シフト管理は従業員の配置をどういう形で行うかが重要になってきます。
効率よく業務を遂行してもらえるようにシフトを組んでいくことになります。
したがって、適当に組んでしまうと業務に支障が出てしまうことがありますので下記の注意点を守ってシフト管理されることをおすすめします。

人間関係を考慮する

管理者が業務をスムーズに行なえるようにシフト管理するために、最も重要な要素は人間関係です。
どんなに優秀な従業員であっても、一緒に業務を行なうパートナーとの人間関係が悪ければ、業務に支障が出てしまいます。
逆に人間関係が良ければ、業務の割り振りなどがスムーズに行なえるため、業務効率が上がる可能性が高くなります。
そのため、管理者は常日頃から従業員の人間関係が良いのか悪いのかということにまで気を配り、シフト管理を行なうようにしてください。

まとめ

今回はシフト管理をするうえでのシステムの選び方やメリット、注意点について紹介しました。
シフト管理を行なうことは管理者にとって、業務をスムーズに進めるうえでとても重要な要素になります。
業界のスタイルに合わせて選ぶようにすると効率をあげることが可能になりますので、システムの導入をこの機会に考えてみるのもいいかもしれません。
また、シフト管理を行なう際には人間関係に注意することは必要ですが、従業員の配置をうまくできれば、業務改善だけでなく新人の教育ができるなどのメリットもありますので、是非参考にしてみてください。

エトゥー
エトゥーこの記事の執筆者
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