公開日:2020/08/31 

WBSとは?作成方法とおすすめツールをご紹介!

システム開発のプロジェクトに関わっていくと、”WBS”を作成することがあるでしょう。
しかし実はWBSを正しく理解していない人や、WBSを作成後上手く活用できていない人はたくさんいるかと思います。

本記事では、そもそもWBSの意味からWBSの作成方法、おすすめのツールまでご紹介していきます。

WBSとは?

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略語で、「Wrok=作業、Breakdown=分解、Structure=構成」の頭文字を取った言葉になります。
言葉の通り、作業を分解して構造化する手法のことです。

つまりWBSとは、プロジェクトに必要な作業を細かく分解していくことで、各作業の明確化を行う手法のことです。
また小さく分解した作業を順序通り全て行うことでプロジェクトが達成するという関係性になっています。

簡単にお伝えするのであれば、「料理のレシピ」をイメージするとわかりやすいかもしれません。
料理のレシピもWBSと同様にレシピに記載がある作業を順序通り全て行うことで1つの料理が完成するためです。

WBSの目的

WBSの目的は、プロジェクトに必要な作業を明確化することです。
WBSがプロジェクト管理を行う際の土台になり、これを基に担当者や所要時間、スケジュールなどを決めていくことができます。

また事前に作業の明確化を行うため、プロジェクトのタスク漏れや納期遅延など失敗のリスクを比較的に抑えることが可能になります。

WBSとガントチャートの関係性

プロジェクトを管理するツールの一つにガントチャートというものがあります。

WBSもガントチャートもシステム開発のプロジェクト管理をサポートするツールとなっています。
どちらも同じものとして使われることも多いですが、厳密には意味は異なっています。WBSは作業を分解して構造化する手法のことですが、
ガントチャートはスケジュール管理表のこと指しています。

つまりWBSで作業を明確化し、それをガントチャートでスケジュール表を作成することがプロジェクトを管理する上で好ましい方法と言えます。

WBSのメリット

次はWBSのメリットについて紹介していきます。

作業を明確化できる

WBSは段階(ツリー構造)別に作業を洗い出すため、全行程の作業を明確化することができます。
段階的に洗い出しを行うことでタスク漏れの発生リスクを抑えることも可能です。

また作業を明確化することができれば、各作業の担当者を割り振ることができます。
明確に「誰に」「どの作業」をやってもらうか決めておきましょう。

進捗管理ができる

WBSの作成時には、ガントチャートを用いることでスケジュールの作成ができます。

そのスケジュールにはプロジェクトの全工程と作業日数が記載してあり、プロジェクト全体の状況を把握することができるため、
進捗管理を簡単に行うことができます。

WBSのデメリット

次に、WBSのデメリット及び注意点について説明していきます。

作成に時間がかかってしまう

WBSでは、全行程の作業を洗い出すため作成にかなりの時間が必要になります。
プロジェクトの大きさや関わる人数次第では、WBSが完成するまでに何日もかかってしまうこともあります。

プロジェクトが走り出すまでにはWBSが完成していないといけないため、管理者は出来る限り早めに取りかかり、早期の完成を目指しましょう。

WBSの作成方法

それではどのようにWBSを作成していくのでしょうか。
今回は誰でもイメージをしやすいように「カレーを食べること」をプロジェクトの目的として解説していきます。

作業の明確化

まず最初に行うことは、プロジェクトで必要な全ての作業を明確化していくことです。

「カレーを食べる」ためには、どのような工程が必要なのかを一つ一つ分解して、漏れがないよう段階的に洗い出しましょう。

■目的
カレーを食べる

■工程
・食材の買い出し
 →材料を決める
 →スーパーを決める

・カレーを作る
 →食材を切る
 →食材を煮込む
 →ご飯を炊く

・食べるための準備をする
 →お腹を空かせる
 →お皿に盛る

目的に対してこのように作業を明確化していきましょう。

また初めて行うプロジェクトにおいては、情報が足りないことも多いためイレギュラーな作業が発生することも考えられます。
そのような場合はプロジェクトを進めながら段階的に細分化を行いましょう。

作業の順序整理

作業を明確化した後は順序整理を行います。
その際、注意するポイントとしては各作業の依存関係を意識する必要があります。

つまり全ての作業の中で何を最初に行うべきなのか、先行作業が終わらなければできない作業があるのか、または同時進行できる作業はないのか、など各作業の関係性を明確にする必要があるということになります。

「カレーを食べる」ためには、まず最初に「食材の買い出し」を行う必要があります。
「食材の買い出し」を行わなければ、「カレーを作る」作業ができないためです。
また「お腹を空かせる」ためには時間が必要となるため、早い段階で運動を行うなど対策をとる必要もあります。

作業の順序を明確にしておくことで効率よく作業を進めることが可能になります。

作業の構造化

作業の順序が整理できたら、次は作業の構造化を行っていきましょう。
作業の構造化とは、同じレベル毎にの作業を1つにまとめ、さらにその下に同じレベル毎の作業をまとめていくことで、レベル別に各作業をまとめていくということです。

その際、注意するポイントとしては小さい粒度の作業を全て足し合わせた時に目的が達成されなければいけません。

つまり前述した工程を全て行えば、「カレーを食べる」という目的が達成されるということです。

WBSに使えるおすすめツール

WBSを作成する際は、ツールを使用した方が良いです。
ツールを使用することで、作成時間の短縮などWBS作成の効率化を測ることが可能になります。

ここではWBSを作成する際のおすすめツールをご紹介します。

Excel

Excelとは、Microsoftが提供している無料ツールの一つです。
使いやすく日常の業務で使用されていることから、ExcelでWBSを作成している企業は多いでしょう。

既にExcelではWBSのテンプレートも存在しているため、WBS作成の初心者でもすぐに取りかかることができます。
またデータ入力などの自由度が非常に高いため、Excelのテンプレートをプロジェクトに応じて使いやすいようにカスタマイズしていくと良いでしょう。

しかしスケジュールの変更が起きた際、複数人がリアルタイムで確認できないことや同時編集ができないことがデメリットになります。

Wrike

出典:Wrike

Wrikeはプロジェクト管理のチームだけではなく、マーケティングや商品開発などあらゆるチームが使用できるソリューションを提供しています。
各チームの作業状況やチームのニーズに柔軟な対応ができるというメリットがあります。

またWrikeではリアルタイムでのレポート作成や分析できます。
従ってプロジェクトの管理者は、たとえ移動中であっても、チームをリードし必要な調整を行うことが可能です。

Backlog

出典:Backlog

Backlogは、システム開発の設計から構築、納品まで各工程管理で必要な機能が全てそろったプロジェクト管理ツールになっています。

課題やファイルなどを一箇所にまとめて管理ができるため、プロジェクトをより効率的に進めることが可能です。

まとめ

プロジェクトを進めていくためには、多くの場合でWBSを使って管理を行っていくことが必要となってきます。
WBSを正しく活用することで、プロジェクトを円滑且つ正確に進めることが可能です。

また、紙などのアナログで管理をするのではなく、Excelなどツールを使用することでさらに効率よく管理を行っていきましょう。

小坂
ジュニアこの記事の執筆者
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