社外秘・社内秘とは？秘密情報の守り方を学ぼう！

「この書類、社外秘だからね！」と言われた経験、ありませんか。
社外秘・社内秘の意味を正しく理解していますか？
正しく理解していないと、会社に損失を与えてしまうことがあるかもしれません。
社外秘・社内秘の書類を守る方法も
この記事で解説していきますので、参考にしてみてください。

社外秘とは

書類の種類

書類の種類は、「一般書類」と「重要書類」にわけられます。

一般書類は、プレゼンテーション資料や、会議のメモなど、公式ではない書類のことを言います。
こちらは、重要度があまり高くないため、保存の必要性は低いです。

重要書類は、顧客情報や契約情報など、公式の書類のことを言います。
こちらは、一定期間保存しなければならないものや、
安易に公開してはならないものも含まれます。
社外秘は、こちらの重要書類にあたります。

社外秘の意味

「社外秘」とは、「社外には出してはいけない情報」を表し、
その会社の社員ではない人には
決して知られてはいけない情報のことを表します。

社内で見たり、共有したりすることは問題なくても、
社外に公開することで不利益になったり、
契約に違反したりする情報に対して使われます。
顧客情報や契約情報などが、これに該当します。

社外秘の種類

社外秘は大きく分けて3つの種類に分けられます。

極秘

「極秘」とは、社外に漏れた場合、
重大な損害・損失をもたらす恐れのある、
企業経営の核となる秘匿性の高い書類のことです。

最も厳重に保持する必要がある書類であり、
社内でもかなり限られた人物のみしか知られていない情報である場合が多いです。
例として、未発表の研究情報や合併などの経営情報、
未公開の経理情報などがあげられます。

秘

「秘」とは、社外に漏れた場合、「極秘」ほどではないものの、
損害・損失をもたらす恐れのある、
会社全体及び各部門の重要な情報を含む書類のことです。

社内の関係者のみしか利用できない情報である場合が多いです。
例として、経営戦略、営業企画、人事計画、会社方針などがあげられます。

社外秘

「社外秘」とは、社外に漏れた場合、「極秘」「秘」ほどではないが
小規模の損害を受けるか、損害はほとんど予測されない書類のことです。

社内では周知してもよいですが、
社外に漏らさないようにしなければない書類であることが多いです。

社内秘とは

続いて、「社外秘」と並んでよく使われる、「社内秘」について紹介します。

社内秘の意味

「社内秘」とは、「社内でも秘密」という情報であり、
社外秘よりも重要度の高い情報のことです。

上記の「極秘」と「秘」と同等程度の重要性があると言えます。
「社内秘」という言葉だと、どの範囲までの人が共有できる情報なのかが曖昧なので、
「部外秘(特定の部署のみ)」といった表現を使用することもあります。

また、会社内部でしか意味を持たない情報に対しての
秘匿性を表すためにも使われる場合があります。

例えば、「営業部のAは1カ月後に海外転勤異動になる。これは社内秘の情報である。」

という情報について、社外に漏れたとしても、Aの存在は知られていないため、
あまり意味がありません。

社外秘と社内秘の違い

「社外秘」は社外に知られると困るものであるのに対し、
「社内秘」は社内において特定の人や部署以外に知られると困るものです。

また、「社外秘」は永久的に守る必要があることが多いのに対し、
「社内秘」は限られた期間において守る必要があることが多いです。

例えば、限られた期間において守る必要があるものとしては、
未発表の人事情報などがあります。
人事情報は、発表すれば「社内秘」ではなくなります。
「社外秘」にあたる、顧客情報や契約情報は、
永久的に社外に発表することはないので、注意が必要です。

秘密情報の守り方、5つの対策

上記にあげた、秘密情報を扱う情報セキュリティを守るシステムには
『ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）』
という規格があります。

この規格の基準を満たしていると認められると、
企業単位で「ISO27001認定」を名乗ることができます。
セキュリティを守れる企業であることをアピールできます。

秘密情報企業秘密を情報漏洩から守るには、以下の5つの対策をとりましょう。

①接近の制御

秘密情報を閲覧できる人・利用できる人をアクセス権者として設定したり、
施錠管理や入退室制限したりすることにより、
権限のない人を対象となる秘密情報に近づけないようにすることを目的とした対策です。

②持出し困難化

秘密情報が記載された会議資料の回収をしたり、社用PCの持ち出しを禁止にしたり、
記録媒体にコピーガードをかけたり、
USBメモリやSDメモリなどの利用を制限することによって、
秘密情報を複製し、持ち出すことを物理的に阻止することを目的とした対策です。

③視認性の確保

秘密情報を閲覧できない人・利用できない人の行動を記録したり、
秘密情報の利用を他人に目撃されやすいような環境づくりを目的とした対策です。
オフィスのレイアウトの工夫をして死角をなくしたり、
防犯カメラの設置をしたり、入退室記録を保存したり、
電子データへのアクセス記録を保存したりすることなどで対策を行います。

④秘密情報に対する認識向上

秘密情報の取扱方法等に関するルールの周知させる、あるいは
秘密情報である旨を、該当する情報自体に表示したりすることにより、
秘密情報に対する従業員等の認識を向上させることを目的とした対策です。

⑤信頼関係の維持・向上

故意に情報漏洩させるなどの内部不正行為を防止するために、
従業員が働きやすい環境を整備したり、
適正に人事評価したりすることによって
信頼関係を構築することを目的とした対策です。

以上の対策を行い、秘密情報を守っていきましょう。

必要ないものは廃棄

どれだけ大切な情報だとしても、量が多くなり、管理ができなくなっては
情報漏洩のリスクも高まります。
必要がなくなった情報は適切に廃棄することも管理の一つです。

紙の秘密情報を安全に廃棄する代表的な方法がいくつかあります。

シュレッダー廃棄

1つ目はシュレッダー廃棄です。
シュレッダーでの廃棄は自分たちで使いたいときに使える手軽さがあります。
自分たちの手で廃棄を行うことができる安心感もあります。

また、量があまりにも多い場合は、専門業者に委託してしまうのも一つの手です。
回収型サービスは段ボールなどに入れて渡せばすぐに廃棄をしてもらえ、
出張型サービスを頼んだ場合は目の前で廃棄をしてくれます。

溶解処理

2つ目は、溶解処理での廃棄です。
これは、専門業者に委託して行うものです。
溶解処理は、紙をリサイクルする工程の一つです。
書類は、パルパーと呼ばれる溶解釜の中で水と混ぜられ、
粉砕しながら液状化されます。
溶解処理は焼却のように二酸化炭素を排出することがありません。
業者によって異なりますが、ホチキスやゼムクリップを外す必要がなく、
そのまま廃棄することが可能なため、
作業員が段ボールを開けることなく廃棄することでき、
安全面でも優れています。

次は、この廃棄方法を実際に利用するための
おすすめツールをご紹介します。

秘密情報を守るためのおすすめサービス3選

シュレッダー廃棄・回収型サービス

シュレッダー廃棄・回収型サービスの一つが、
株式会社日本シュレッダーサービスの「抹消仕事人」です。

情報抹消専門の自社工場を所持しており、回収から廃棄まで一括で依頼できます。
シュレッダー処理後、機密情報抹消証明書を発行したり、
情報漏洩保険に加入していたりと、セキュリティがしっかりしているので安心です。

シュレッダー廃棄・出張型サービス

シュレッダー廃棄・出張型サービスの一つが、
株式会社アリビオの出張シュレッダーサービスです。

大型シュレッダー搭載の専用車で、その場で回収、シュレッダー処理してくれます。
「個人情報保護士」という資格を持ったスタッフに処理を行ってもらえるのと、
シュレッダー処理をする当日に機密抹消処理証明書を発行してくれるので安心です。

溶解処理での廃棄サービス

溶解処理での廃棄サービスの一つが、
株式会社日本パープルの「保護くん」です。

オフィスに鍵付き回収ボックスを設置し、
その中に機密文書を投入し、回収してもらうだけで処理が完了します。
ホチキスやバインダーもそのままでよく、回収から廃棄まで一括で行うことができます。
機密抹消処理証明書も発行されますし、
ISO27001を取得しているため、情報漏洩のリスクへの対策もしっかりとしており、徹底した情報漏洩対策が行えます。

まとめ

秘密情報の漏洩は、場合によっては企業にとって大きな損害になります。
秘密情報を守るためのサービスもご紹介しましたが、守るべき情報がどのレベルのものなのか理解をしていないと、正しく秘密情報を取り扱い、処理するのは難しいです。
社外秘、社内秘の正しい意味と影響範囲をしっかり認識して、秘密情報を守っていきましょう。

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