リファレンスチェックは違法ではない！？注意点や正しい活用法を解説

リファレンスチェックとは、候補者の人柄や仕事上の実績を推薦者（一緒に働いたことのある第三者）にヒアリングする調査です。リファレンスチェックの実施自体に違法性はないものの、やり方によっては個人情報保護法などに抵触する恐れがあるため注意が必要です。

本記事では、リファレンスチェックは違法なのか、法に抵触する行為と遵守するやり方、リファレンスチェックを拒否されたときの対処法、実施時の注意点を紹介します。

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リファレンスチェックに違法性はないがやり方に注意が必要

リファレンスチェックとは、候補者の人柄やスキルを前職（または現職）で推薦者（一緒に働いたことのある第三者）にヒアリングする採用選考方法の一つです。中途採用の候補者に対し行うことが多く、面接や書面だけでは把握しきれない、“実際の仕事への姿勢”の確認が可能です。

とはいえ、候補者の情報を聴取する性質から、「リファレンスチェックは違法ではないか」と心配されることもあります。結論として、リファレンスチェックを行うこと自体に違法性はなく、近年、日本企業でも導入が進んでいます。

しかし、やり方を間違えると複数の法に抵触する可能性が高いため、事前に違法行為を把握しなくてはいけません。

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違い

バックグラウンドチェック（採用調査、雇用調査）とは、主に候補者の採用リスクを確認するために行う調査です。具体的には経歴・職歴・学歴に詐称はないか、過去の犯罪歴、破産歴、反社会勢力との関係の有無（反社チェック）など、コンプライアンス上問題になるあらゆる情報を調査します。調査は採用企業ではなく調査会社へ委託するケースが多いものの、現在では個人情報保護法との抵触もあり一部の業界を除きあまり行われてはいません。

一方、リファレンスチェックは候補者と企業の相性を見極め、採用時のミスマッチ防止が目的です。そのため、過去の犯罪歴のように踏み込んだ個人情報を聴取するものではありません。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックでは具体的にどのような質問をするかは以下のとおりです。候補者に関する質問を推薦者にして回答を得ていきます。

• 勤務実績：在籍期間、職務の内容や経歴など
• 人物像：人間関係、勤務態度、仕事に対する価値観など
• 職務能力：仕事で上げた成果や実績、強み・弱みなど

なお、ヒアリングの方法は、電話、Web面談、メール、専用ツールなどさまざまです。

リファレンスチェックを実施するメリット

リファレンスチェックを実施するメリットは以下のとおりです。

• 候補者の価値観を知り採用時のミスマッチを防げる
• 採用過程で候補者の客観的評価を確認できる
• 経歴詐称など候補者のコンプライアンス意識を調査できる
• 強みや弱みを事前に把握し入社後早期活躍できる土台を作れる

リファレンスチェックを実施すれば、企業文化と候補者の仕事に対する価値観が一致するか事前に判断できます。そのため、「社風が合わない」などの理由による早期離職をある程度防ぐ上でも役立つでしょう。

また、採用時に第三者の意見を確認できれば、候補者の自己申告による面接よりも公平な審査が可能です。さらに、ヒアリングの過程では経歴詐称などを見破ることもできます。

なお、候補者側のメリットとしては、事前に採用側企業が自身の仕事上の特性を理解でき、入社後早期活躍できる土台を用意しやすくなる点です。

リファレンスチェックを実施するデメリット

リファレンスチェックを実施するデメリットには以下が挙げられます。

• 実施には多くのコストがかかる
• 候補者や推薦者から敬遠されやすい

リファレンスチェックは通常の採用工程と異なり、候補者から推薦者を紹介してもらい、ヒアリングを行わなければいけません。そのため、時間もコストもかかるのが一般的です。

また、候補者から敬遠されやすい理由の一つは、現在の職場に隠して転職活動を進めていることが多いためです。さらに、推薦者から自身の仕事が忙しかったり、個人情報保護法への抵触を警戒されたりして、辞退されることもあります。

リファレンスチェックで法に抵触する行為を紹介

リファレンスチェックは実施する企業だけでなく、場合によってはヒアリングを受ける推薦者も法に抵触する恐れがあります。リファレンスチェックで法に抵触する行為を紹介します。

個人情報保護法：候補者の同意なくリファレンスチェックを行う

リファレンスチェックで特に注意すべきなのが個人情報の取り扱いです。個人情報保護法第27条では、「個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない」と定められています（※）。個人データとは、氏名や生年月日だけでなく特定の個人を識別できる全ての情報のことです。

※参考：e-Gov法令検索. 「個人情報の保護に関する法律」. “第27条”.  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057, （参照2023-12-18）. 

なお、上記規制は、リファレンスチェックを実施する採用企業ではなく、ヒアリングされる企業に適用されます。コンプライアンスを遵守している企業であれば、候補者本人の同意を得ているか不明確なリファレンスチェックには応じません。

労働契約法：リファレンスチェックの内容を理由に内定を取り消す

リファレンスチェックを内定後に行い、その内容を元に内定を取り消す場合、労働契約法16条の「解雇権の濫用」に抵触する恐れがあります（※）。過去の判例上、企業は内定を出した時点で当該労働者と雇用契約を締結したことになるためです。

※参考：e-Gov法令検索. 「労働契約法」. “第16条”.  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=419AC0000000128, （参照2023-12-18）. 

そのため、客観的合理的理由がなく、社会通念上相当と認められる理由のない内定の取消は、解雇と同様の法的扱いになります。違法性の程度によっては慰謝料を請求されるため注意しましょう。内定取消が認められる例は後ほど解説します。

国家公務員法：他の職員の離職後は第三者に情報を提供できない

リファレンスチェックでヒアリングを行うのが企業ではなく、国家公務員の場合、法律上、他の職員の離職後は第三者にその職員の情報提供を禁じています（※）。

※参考：e-Gov法令検索. 「国家公務員法」. “第106条の2”.  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000120, （参照2023-12-18）. 

このため、もし、候補者に国家公務員以外の職歴がない場合、他の方法で評価するしかないでしょう。リファレンスチェックを拒否されたときの対処法は後ほど解説します。

職業安定法：就職差別につながる個人情報の収集は認められない

採用選考のためとはいえ、どのような情報でも聴取してよい訳ではありません。厚生労働省では公正な採用選考における基本的な考え方として、1.基本的人権を尊重すること、2.適性・能力を基準に判断することを求めています。

また、職業安定法第5条の4では、職業や業務の必要上不可欠な事情がない限り、以下の個人情報の収集を認めていないため注意しましょう（※）。

• 本人に責任のない事項：

人種、本籍、出生地、家族の職業や資産、住宅の状況など

• 思想・信条にかかわること：

宗教、支持政党、労働組合への加入状況、購読新聞、愛読書など

※参考：e-Gov法令検索. 「職業安定法」. “第5条の4”.  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000141, （参照2023-12-18）. 

なお、これらの情報の聴取はリファレンスチェックだけでなく、書類や面接においても認められていません（※）。

※参考：厚生労働省. 「公正な採用選考の基本」. “（３）採用選考時に配慮すべき事項”. https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/topics/saiyo/saiyo1.htm, （参照2023-12-15）. 

違法性なくリファレンスチェックを進める方法

違法性なくリファレンスチェックを進めるためには、採用担当者がどのような行為が違法になるかの理解が不可欠です。また、内定取消などの事態に発展しないためにも、リファレンスチェックを実施するタイミングにも気を付けるとよいでしょう。

採用担当者は違法性のある行為を把握する

リファレンスチェックを実施する前に、まずは採用担当者全員でどのような行為が違法か確認しましょう。特に、個人情報保護法や職業安定法を理解していないと質問内容で抵触する恐れがあります。事前に研修などを開いて理解を深めることが大切です。

内定前にリファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックを採用基準に利用したいなら、内定前に行わなければいけません。とはいえ、選考の初期段階では実施人数が多く手間がかかるだけでなく、転職活動を現在の職場に隠しているなどの理由から、同意を得られない可能性があります。そのため、最終面接の前に行うのが理想です。

リファレンスチェックの前に候補者の同意を得る

個人情報保護法の関係上、候補者の同意を得なければ前職（または現職）企業は、リファレンスチェックのヒアリングに答えることはできません。そのため、リファレンスチェックを実施する企業で、事前に候補者から同意を得る必要があります。なお、同意を得た書類などは証拠として保管するようにしましょう。

また、候補者の中にはリファレンスチェックを知らない人もいます。誤解を生まないよう、リファレンスチェックをどのような目的で行うのか、質問内容や流れなど一通り説明しましょう。

候補者に推薦者を紹介してもらう

推薦者は企業が独自に探すことも可能です。しかし、候補者の同意を得ていることが明確となることから、候補者本人から推薦者を紹介してもらう方がよいでしょう。なお、推薦者の個人情報も同意なしに収集はできません。また、企業によっては個人情報の収集に不信感を抱く可能性もあるため、採用企業側からリファレンスチェックについて丁寧に説明する必要があります。

リファレンスチェックを拒否されたときの対処法

前提として、リファレンスチェックは候補者にも推薦者にも強制できるものではありません。リファレンスチェックを拒否される理由と候補者・推薦者別の対処法、リファレンスチェック以外に使える評価方法を解説します。

リファレンスチェックを拒否される理由

リファレンスチェックは、候補者・推薦者・リファレンス取得先企業、誰からでも拒否される可能性がある点に注意しましょう。

候補者がリファレンスチェックを拒否する理由としては、現在転職活動を伏せている、前職を人間関係で辞めており頼める人がいないなどが考えられます。また、少数ではあるものの、経歴詐称を隠している可能性もあります。

推薦者については、忙しくて回答する暇がない、候補者の合否にかかわることに責任を持てない、候補者との関係が悪いなど複数の理由が考えられます。中には、転職活動に協力し優秀な部下を失いたくないと考える上司もいるでしょう。

リファレンス取得先企業の場合、リファレンスチェックが浸透していない、または個人情報の流出の危険がある行為は一律で禁止しているなどの可能性があります。

【候補者向け】過去に一緒に働いたことのある推薦者を紹介してもらう

本来、リファレンスチェックは直近の推薦者を紹介してもらうのが望ましいです。しかし、それが難しいなら過去のいつの時点でもよいので、一緒に働いたことのある人物を紹介してもらうのも方法です。転職回数の多い候補者であれば、数年前の上司や同僚の方が紹介しやすいこともあるでしょう。

【推薦者向け】リファレンスチェックの方法を効率化する

多忙によりヒアリングに協力できない推薦者が多いときは、リファレンスチェックの流れを効率化するのも方法です。従来は、電話やメール、Web面接などの方法で、時間も30分程度かかることが多くありました。リファレンスチェックの実施が多い場合、オンラインで利用できる専用のシステムなどを導入し、回答取得の流れを効率化するのも方法です。

リファレンスチェック以外の評価方法も設定しておく

これまで説明してきたとおり、候補者の中には勤めていた企業の方針からリファレンスチェックを実施できないケースもあります。このため、もし、リファレンスチェックを採用の必須条件としないのであれば、他の方法で候補者の人柄やスキルを確認するとよいでしょう。

例えば、候補者に一定期間入社してもらい、実際の業務を行う「体験入社」であれば、面接では把握しきれない働き方や仕事の進め方、他の社員とのコミュニケーションの取り方などの確認が可能です。

リファレンスチェック実施時の注意点

リファレンスチェックを実施するときは、個人データを取り扱える社内体制を整備する必要があります。また、外部委託やSNSの活用、リファレンスチェック後の内定取消はいずれも注意点をよく理解した上で実施しなければいけません。

個人データを取り扱える社内体制を整備する

リファレンスチェックにより収集した候補者の個人データは、個人情報保護法に則り利用・管理する必要があります。これら個人情報を事業の用に供している者は「個人情報保護法事業者」（※）に該当し、以下の責務を負います。

安全管理措置義務（個人情報保護法第23条）：

個人データの漏洩、滅失、き損などを防止し、安全管理のための適切措置を講じる。

第三者提供の制限（個人条保護法第27条）：

あらかじめ本人の同意なしに、個人データを第三者に提供してはならない。

利用目的の特定（個人情報保護法第62条）：

個人情報の利用目的を開示する必要がある。

※参考：e-Gov法令検索. 「個人情報の保護に関する法律」. “第16条の2”.  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057, （参照2023-12-18）. 

個人情報保護法を遵守した取り扱いができるように社内で整備を進めましょう。

ヒアリングを外部に委託するときは委託管理責任が生じる

リファレンスチェックの外部委託は違法ではないものの、万が一委託先に法的瑕疵があれば、委託元の企業にも責任が生じます。これを、委託管理責任といいます。このため、委託先を探すときは、個人情報の安全管理に務めているかの確認が大切です。

SNSでリファレンスを収集しない

候補者の同意を得てSNSを使ってリファレンスを収集する、もしくは、候補者のSNSを無断で調査するなどの行為は、個人情報保護法と職業安定法に抵触する恐れがあります。

関連法の範囲内で収集するのであれば問題はないものの、線引きが難しく、誤って思想や信条に関する情報を見る恐れもあります。トラブルに発展しないためにも、SNSでの収集は行わないようにしましょう。

リファレンスチェック後の内定取消は専門家に相談する

リファレンスチェック後の内定取消は違法であると解説したものの、社会通念上相当と認められる理由があるときは例外です。例えば、職歴や学歴などに重大な詐称があったときや、前職で刑事罰を理由とした懲戒処分を受けていたときなどです。内定の取消は後に訴訟などに発展する恐れもあるため、リファレンスで問題が発覚したときは弁護士などの専門家に相談し対処方法を検討しましょう。

リファレンスチェックをするなら関連法の理解が必要

リファレンスチェックは、候補者の人柄やスキルを一緒に働いたことのある第三者にヒアリングする、選考方法の一つです。面接や書類だけでは把握できない、候補者の働き方を客観的に知れる点がメリットとされています。

リファレンスチェックそのものに違法性はないものの、個人情報保護法や労働契約法、職業安定法などさまざま法律に違反する恐れがあるため注意が必要です。実施するときは、事前に関連法を調べ法令遵守を徹底し行いましょう。

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