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更新日:2024/06/06 

リファレンスチェックとは?やり方と内容を解説【2024年版】

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

リファレンスチェックとは、仕事上、候補者を知る第三者(推薦者)にヒアリングして候補者の人柄やスキルを確認する選考方法です。面接や書類審査とは異なり、候補者の実際の働きぶりを知る第三者の意見を取り入れられるため、選考を多角点に進められる手段として、近年日本でも導入が進んでいます。

本記事では、リファレンスチェックとは何か、やり方や質問内容、メリット注意点を実施企業向けに解説します。

【2024年版】人気のリファレンスチェックツール

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また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

リファレンスチェックとは候補者の推薦者に前職での勤務状況をヒアリングする調査のこと

リファレンスチェック(Reference Check)とは、候補者の勤務態度や能力などを、一緒に働いたことのある第三者(推薦者)にヒアリングする調査のことです。なお、Referenceは「身元の照会」を意味します。

候補者の同意を得た上で、上司や同僚、部下などから実際に勤務していたときの情報を聴取できるため、書類や面接だけでは分からない人物像の見極めの助けとなります。主に海外企業や外資系企業で導入が進んでいた制度ですが、日本でも転職や副業が当たり前となった昨今では、候補者を多角的に判断する手段の一つとして導入の動きが進んでいます。

リファレンスチェックを行うタイミングは企業により異なるものの、候補者の内定前後が一般的です。また、採用企業が直接調査を行う他に外部委託をするケースもあります。ヒアリング方法は電話やメール、専用ツールなどが一般的です。

リファレンスチェックの違法性

リファレンスチェックはそれ自体に違法性はありません。しかし、実施時には個人情報の取り扱いに注意しなければ法に抵触する恐れがあるため注意しましょう。

個人情報保護法では、特定の個人を識別できる情報を得る場合、1.あらかじめ利用目的を公表する、または、2.取得後速やかに本人に公表する、いずれかの対応が必要です。このため、候補者にリファレンスチェック実施の同意を得ずに行った場合、個人情報保護法に違反する恐れがあります。

また、ヒアリングする推薦者が国家公務員の場合、職員の離職後、その職員の情報の他への提供を法律上禁止しています。このため、推薦者が公務員の場合、以下の点に注意が必要です。

リファレンスチェックの違法性について詳しく知りたい方はこちら

前職調査との違い

前職調査とは、候補者の学歴や職歴、経歴などに偽りがないか、過去に不法行為を行った記録はないかなどを確認するための調査です。リファレンスチェックが書類だけでは計り得ない候補者の勤務態度や人柄、スキルの確認であるのに対し、前職調査は書類の内容の事実確認や、抱えているトラブルなどの確認に重点を置くところに違いがあります。

なお、最近では個人情報保護法が厳格化されたこともあり、前職調査を行う企業は少なくなりました。しかし、現在でも他者の財産や安全を守る業種や、重要な役職につく候補者に対しては、プロの興信所などに依頼し調査を行うケースもあります。

リファレンスチェックを行うメリット

リファレンスチェックは企業文化や理念と合い、十分な能力を発揮できる人材を選考できるなど、企業側にメリットがあるだけではありません。入社後すぐに活躍できる土台を用意できるように、候補者にとっても大きなメリットがあります。

採用時のミスマッチ低減

一般的な書類審査や面接では、働き方や能力は全て候補者の自己申告となってしまい、客観的事実と乖離している可能性もあります。リファレンスチェックでは、候補者の能力だけでなく仕事のスタイルや人物像、苦手とする領域なども確認できるため、採用時のミスマッチ低減に役立ちます。特に、企業文化のように入社後でないと分からない相性も、実際に働いているときの様子を伺えれば良し悪しの見極めもしやすくなるでしょう。

企業の信頼性強化

不祥事や情報漏洩などの事態が一度でも起これば、企業の信頼は大きく揺るぎます。これらの問題は組織の体質はもちろん、従業員一人一人の意識や働き方によっても左右されるため、採用時からコンプライアンス意識がどの程度あるかの確認が大切です。

リファレンスチェックでは第三者へのヒアリングにより、候補者の職歴や経歴などの確認も可能です。これらの情報に虚偽を記載する人物を事前に把握できれば、リスクの高い人材の選別にも役立ちます。

選考の多角化

面接回数を増やすなど採用までの工程を増したとしても、従来の方法では候補者と企業側、2つの視点でしか採用・不採用の判断はできません。しかし、ここに候補者を知る第三者の評価が加わることで、より多角的な視点で選考を進めることが可能です。

面接内容のダブルチェックに役立つだけでなく、面接だけでは評価しきれない候補者本来の人物像の理解にも役立ちます。

入社後の早期活躍

リファレンスチェックで事前に候補者の働き方や実際のスキルを確認できれば、入社後に早期活躍できる土台を作る上でも役立ちます。入社研修も全員同じ方法を取るのではなく、それぞれの従業員に合わせたカリキュラムを設定できるでしょう。

また、どのようなチームと相性が良いか、一緒に働く上で注意する点は何かなど、人間関係を考慮した配置も可能なため、生産性の向上にも役立ちます。

リファレンスチェックを行うタイミング

リファレンスチェックを行うタイミングは企業により異なります。とはいえ、時間もコストもかかるため、一般的には以下のいずれかのタイミングで行うことが多くなります。

  • 最終面接の前
  • 内定通知の前

それぞれ解説します。

最終面接の前

最終面接の前にリファレンスチェックを実施できれば、その結果を踏まえて候補者と面談が可能です。注意点として、最終面接よりも前にリファレンスチェックを行う場合、候補者が現在の職場に転職活動を伏せていることもあります。この場合、実施自体が難しくなります。

内定通知の前

既に内定を通知してから内定を取り消すことは解雇にあたります。このため、経歴に重大な詐称があったなど、社会通念上相当と認められる場合を除き、取り消せるものではありません。

そのため、リファレンスチェックを職歴や経歴の確認にも利用したい場合、「内定通知の前」に実施する必要があります。また、内定の可能性が高い段階では退職の話も進んでいる可能性があるため、リファレンスチェック自体を実施しやすい点もメリットです。

リファレンスチェックのやり方や流れ

リファレンスチェックの流れややり方は、企業により違いがあります。ここでは、採用企業が主体的に進めるときの一般的なやり方を紹介します。

  1. 候補者にリファレンスチェックの同意を得る
  2. 推薦者の連絡先を教えてもらう
  3. 推薦者とリファレンスチェックの日程を決定する
  4. 推薦者への質問内容をまとめる
  5. 推薦者にヒアリングする
  6. 回答結果をまとめ採用担当者と共有する

候補者にリファレンスチェックの同意を得る

候補者の同意なしにリファレンスチェックを実施すると、個人情報保護法に違反します。そのため、実施の前に採用担当者からリファレンスチェックの内容を詳しく説明し、候補者に同意してもらわなければいけません。説明する内容は前職の推薦者に候補者の仕事ぶりの確認や、推薦者の連絡先を教えてもらうことなどです。

推薦者の連絡先を教えてもらう

同意を得られたら、候補者から推薦者を紹介してもらいましょう。候補者は前職の推薦者に対しリファレンスチェックの概要を説明し、連絡先の共有に同意を得てもらいます。

なお、方法は電話ヒアリング、書面での回答、Web面接など複数あります。適した、または了解を得られた連絡先を共有してもらいましょう。また、推薦者は前職の上司、人数は2名程度とするケースが多くなります。辞退される可能性も考慮し、多めに紹介してもらうのも方法です。

推薦者とリファレンスチェックの日程を調整する

推薦者の連絡先が分かったら、採用企業がリファレンスチェックの日程調整をします。ヒアリングは勤務時間内に30分程度実施するケースが多いため、その旨を伝え適した日程を決定しましょう。

推薦者の業種や役職などによっては、日程調整にも時間がかかる可能性があります。早めの日程調整はもちろん、ヒアリングからメール回答に切り替えるなど、柔軟に対応しましょう。

推薦者への質問内容をまとめる

リファレンスチェック当日までに、推薦者への質問内容をまとめます。内容は、候補者により変えることはもちろん、推薦者の立場(上司・同僚・部下)に応じた調整も大切です。

ある程度のひな形はあってもよいものの、同じ質問を使いまわしてしまうと、リファレンスチェック本来のメリットが活かせないため注意しましょう。

推薦者にヒアリングする

リファレンスチェック当日は、質問内容に沿って事前に案内した時間内にヒアリングを終了できるようにしましょう。特に質問を増やし延長などしてしまうと、推薦者の業務に支障を来たす恐れもあります。

事前に採用担当者同士でシミュレーションをするなどして、本当に知りたいことを的確に確認できるよう準備しましょう。

回答結果をまとめ採用担当者と共有する

リファレンスチェックで得られた内容は文書でまとめ、採用担当者で共有します。記載する項目は、推薦者・質問内容・回答・総評などです。回答結果も、事前に書式などを用意しておくと統一され、後から確認しやすいでしょう。

リファレンスチェックの2つの方法

リファレンスチェックを行う推薦者を探す方法には、候補者の紹介の他に、採用側が候補者から同意を得た上で探すことも可能です。この場合、採用企業が自ら探すよりも、調査会社や転職会社に委託して行うことが多くなります。

より客観性の高い推薦者を探せる点がメリットではあるものの、会社によってはリファレンスチェックに理解がないなど、候補者の紹介よりも時間がかかる恐れもあります。推薦者を探す方法にもそれぞれメリット、デメリットがあるため、状況や候補者の前職に合わせて選ぶとよいでしょう。

リファレンスチェックで質問する内容

リファレンスチェックで質問する内容は、候補者の勤務実績や人物像、職務能力に関するものが一般的です。また、可能であれば事前に推薦者にどのような質問をするか共有しておくと、ヒアリング当日もスムーズです。代表的な質問項目を紹介します。

勤務実績

勤務実績では在籍期間や職務上の経歴など、具体的に何年程度どのような仕事をしていたかヒアリングします。職務経歴書の内容と見比べれば明らかな虚偽がないかの確認にもなります。

在籍期間の質問例

  • 「候補者さんの御社での在籍期間は〇年〇月から〇年〇月までで間違いありませんか」
  • 「候補者さんの以前の仕事内容はご存じですか。知っている場合、差し支えのない範囲で教えてください」

職務上の経歴の質問例

  • 「候補者さんの具体的な仕事内容を可能な範囲で教えてください」
  • 「候補者さんの役職やマネジメントしていた人数を教えてください」
  • 「御社で〇年頃、〇〇賞を受賞したことに間違いはありませんか」

人物像

人物像では人間関係や勤務態度、仕事に対する価値観や姿勢などを確認します。企業の価値観と一致するかどうかの判断材料にもなる部分のため、必要なヒアリングを漏れなく行いましょう。

人間関係の質問例

  • 「候補者さんは周りとコミュニケーションを取る上で問題はありませんでしたか」
  • 「苦手な人物はいましたか。」
  • 「あなたと候補者さんの関係性を教えてください」
  • 「また一緒に働きたいと思いますか」

勤務態度の質問例

  • 「候補者さんの勤務態度はどのようなものでしたか。」
  • 「候補者さんは今までに遅刻や欠勤はありましたか。また、あった場合、どのような理由でしたか」
  • 「セクハラやパワハラなどの問題行動はありませんでしたか」
  • 「勤務態度で他に気になることや、トラブルはありましたか」

仕事に対する価値観や姿勢の質問例

  • 「候補者さんのキャリアビジョンはどのようなものでしたか」
  • 「仕事には前向きに取り組んでいましたか」
  • 「仕事上の悩みは抱えていましたか」
  • 「主体的でしたか?それとも能動的でしたか」
  • 「候補者さんと一緒に働く上で注意する点はありますか」

職務能力

職務能力では仕事上の成果を確認します。また、弱みや強みなどスキルや能力に関することも質問し把握しましょう。特に強みや弱みは候補者本人が正確に把握できないこともあるため、第三者の意見も参考にするとより的確に把握できるでしょう。

成果・実績の質問例

  • 「候補者さんが上げた大きな成果は何だと思いますか」
  • 「候補者さんが仕事上で大きな成果を上げられた、または上げられなかった理由はなんだと思いますか」
  • 「候補者さんは仕事で壁にぶつかったとき、どのように乗り越えていましたか」

強み・弱みの質問例

  • 「個人とチームどちらで働くとき、より強みを発揮していましたか」
  • 「リーダーシップとメンバーシップ、どちらに優れていますか」
  • 「トラブルが発生したとき、どのように解決していましたか」
  • 「候補者さんが今後、仕事上で改善すべき点はなんだと思いますか」

リファレンスチェックを実施するときの注意点

リファレンスチェックはメリットも多い反面、実施には多くのコストがかかり、事前に関連する法律の理解も必要です。また、どのような質問をしてよい訳ではなく、回答を拒否されることもあります。実施時の注意点を解説します。

実施には多くのコストがかかる

リファレンスチェックは候補者本人以外へのヒアリンが必要なため、通常の採用工程以上に時間がかかります。また、リファレンスチェック専用のシステムを導入するとなればコストもかさむため注意が必要です。

特に、初めて導入するときは、推薦者に依頼してから実際にリファレンスチェックができるまで、どの程度時間がかかるのかも不明確でしょう。人事部門に大きな負担がかかるため、余裕を持ったスケジュールが大切です。

導入前に関連法を理解する

これまで説明したとおり、リファレンスチェックでは以下の2つの法律に特に注意が必要です。

  • 個人情報保護法に抵触……候補者の同意なくリファレンスチェックを実施した場合
  • 労働基準法に抵触……内定決定後にリファレンスチェックの結果を理由として内定を取り消す場合(ただし例外あり)

これらの法律を理解しないまま進めると、罰則や罰金が課される恐れもあります。

就職差別につながる内容は聴取できない

リファレンスチェックは候補者の人柄や仕事の進め方、仕事上の価値観などが質問項目に含まれるとはいえ、どのような内容でも聴取してよい訳ではありません。特に、以下に含まれるような本人の適性や能力と関係のない内容は、聴取したことで採用上の判断に影響を与える恐れがあるため、質問してはいけません。

  • 本人に責任のない事柄:

本籍や出生、住宅環境、家庭環境、家族の職業など

  • 本来自由であるべき事柄:

思想、信条、宗教、支持政党、購読新聞、社会運動に関することなど

回答を拒否されることがある

リファレンスチェックは候補者だけでなく、推薦者やリファレンスチェック先企業から拒否される恐れがあります。候補者では、転職活動を伏せていたり、前職を人間関係で退職していたりするケースが多いでしょう。

推薦者では、本人が多忙であったり、転勤と重なったりなどが原因のことが多くあります。最後にリファレンスチェック先企業が拒否をする場合、業務上の守秘義務が厳格であったり、個人情報保護法への抵触を警戒していたりするケースが多くなります。

なお、リファレンスチェックの拒否を理由とした内定の取消も違法のため注意しましょう。

リファレンスチェックのみで合否を判断しない

リファレンスチェックで得られた回答は、候補者に関する客観的な意見ではあるとはいえ必ずしも正しいとは限りません。

例えば、候補者と良好な関係にある推薦者であれば、長所は伝えるものの欠点などはあえて伏せる可能性もあります。これとは反対に、関係性が悪かった場合、マイナスの面を誇張する可能性も否めません。このため、リファレンスチェックはあくまでも選考を考える上での判断材料の一つとするのが大切です。

内定通知後は不当解雇にならないことが必要

内定通知後にリファレンスチェックの結果を理由として内定を取り消す場合、「客観的・合理的に認められ、社会通念上相当」とされることが必要です。

例えば、経歴などに重大な詐称があった、罪により有罪判決を受けていた、などが考えられます。もし、これらの事例に該当する場合、弁護士などの専門家に相談し、解雇(内定取り消し)に合法性はあるか確認してから決定しましょう。

リファレンスチェックは注意点をよく理解して実施しよう

リファレンスチェックとは候補者の人柄や働きぶりを、過去に一緒に働いたことのある第三者(推薦者)に聴取する方法です。面接や書類と比べ、候補者について客観的な意見を聞ける点がメリットとされ、最近では日本でも導入する企業が出ています。

一方、やり方を間違えると個人情報保護法や労働基準法に抵触する恐れがあり、事前に関連法を理解することが大切です。また、リファレンスチェックは手間もコストもかかるため、導入目的を明確にして、準備を進めるとよいでしょう。

また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

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