レスポンスとは？レスが早い人になるコツを紹介

会社で、「確認事項のレスが遅い！」や「レスポンスが悪いね」など使われていることを見たことはありませんか？
社内では、共通言語のように使われていても言葉の本来の意味や使い方を理解している方も多くはありません。

今回は、レスポンスに着目し、言葉の意味や、レスポンスが早くなる方法を紹介します。

レスポンスとは？

レスポンスとは、「返事・返答」などの意味を表します。
そもそもカタカナで使われるレスポンスは英語の「response」が語源となっています。
「response」は名詞で、「回答」「反応」「応答」などの意味を持っています。日本人にもなじみやすく、フレーズがそのまま日常会話に使われたとされています。

また、レスポンスは時に「レス」と略されて使用されますが、これは日本特有です。そのため、外国では使用しないため気をつけましょう。

レスポンスの使用方法について

IT業界の「レスポンス」

IT・インターネット業界での「レスポンス」は「返事」などで使用されます。
また、コンピュータで何らかの操作が行われてからシステムが反応するまでの速さのことを表す場合もあります。
その反応するまでの経過時間を「レスポンスタイム」と表現しますが、基本的には「レスポンス」と省略されます。

自動車業界などで使われる「レスポンス」

自動車業界でもレスポンスは使用されます。
これは車やバイクなどのハンドル、アクセル、ブレーキの反応性能の良し悪しを表します。
高級車などの品質の高い車であればアクセルの反応が非常に良いため、レスポンスが良いと言えます。
自動車業界でのレスポンスは、「操作に対する反応」を表すため、IT業界で使用されるレスポンスとの違いを把握しておきましょう。

レスポンスの使用例

それでは、実際にレスポンスの使用例を用いて紹介していきます。
ここでは、先ほどの使用方法に基づき「返事」と「反応」の2つを紹介します。

上記のように、「返事」「反応」ともにレスポンスと置き換えて使われます。

レスポンスが早い人ほど信頼される？早くなるためには？

ここでは、IT・インターネット業界で使われる「返事・返答」のレスポンスの早さについて解説します。

ビジネスマンにとってレスポンスの早さとは、顧客対応の中でも重要な要素のひとつです。
特に相手が返事を求めているときにレスポンスが早い人ほど相手から信頼されます。
なぜなら、相手が欲しいものを理解し、迅速に相手のニーズに答えることができているからです。

では、どうすればレスポンスを早くすることができるでしょうか。
ここで意識していただきたいポイントが2つあります。

作業までの時間を短くする

1つ目は、「着手までの時間を短くする」ことです。
仕事ができる人は、常に考えながら行動をしていきます。

メールを例に挙げます。先方から自社商品について質問があった際に、一般的にはどのように返信するか考えるでしょう。
考えた後にメールの返信をすれば問題ないですが、内容について上司へ相談することを優先したり、他のマルチタスクを行うことで返信を後回しにしてしまうことがあります。
レスポンスを早くするには、そのメールを見てすぐにメールを作成し送信します。

質問に対して、正確な情報をすぐに答えられない時には、時間をいただく旨を伝え、いつまでに回答するか明確にしましょう。
そうすることでクライアントからは、レスの速さに安心し信頼感を勝ち取ることができます。
このようにレスポンスすることの優先度をあげることが重要となり、クライアントへの信頼まで獲得できます。

内容の要約

2つ目は、「内容を要約する」ことです。
これは相手が何を伝えたいかを瞬時にまとめ理解することができるからです。

再度メールを例にします。もし相手が長文の内容を送ってきた場合、その内容をまず理解しなくては相手に返信することができません。
かつ、長文であるとその文章の中で相手が何を一番伝えたいかがわかりづらくなってしまう場合があります。
それを読解し、返信する際に最初にその回答を持ってきて理由内容を補足します。

レスポンスが早い人はここまでの流れが早いのです。
日頃から文章を要約することを癖付けることでレスポンスを早くすることができます。

まとめ

ここまでレスポンスについて解説してきました。
ビジネスマンとしてレスポンスの早さは信頼を勝ち取ることができるかの重要な要素の一つです。
今すぐに劇的にレスポンスを早くすることはなかなか難しいです。
まずはレスポンスの早い社会人になるために日頃から相手の言いたいことを要約する練習をしていきましょう。

セガールこの記事の執筆者

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