SFAの機能とは？　SFAでできることとできないことを解説

SFA（セールス・フォース・オートメーション）とは、営業活動を効率化するシステムのことです。

営業活動に必要な各種情報をまとめてデータ化して、共有することで営業活動の「属人化防止」「生産性向上」「業務効率化」などを目指します。

とはいえ、どのように使用できるのかイマイチ想像できない方も多いのではないでしょうか。

そこでSFAの機能や「できること・できないこと」を解説します。

導入メリットや失敗しないためのポイントも解説するので、SFA導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

SFAの概要

SFA（セールス・フォース・オートメーション）とは、営業活動を効率化するシステムのこと。営業支援システムとも呼ばれ、営業データを可視化して、効率的な営業活動をサポートしてくれます。

一般的に営業活動に関する以下のような各種情報は、営業担当者それぞれが個別に管理するため、ブラックボックスになりがち。SFAは全ての営業データを一元管理します。

• 顧客情報
• 案件の進捗状況
• 商談事例　など

営業に関するデータを集約・共有することで、全体的な営業活動の生産性向上や業務の効率化、営業組織全体のパフォーマンスアップなどを目指します。

また商談開始から受注までの営業プロセスを可視化することで、属人化を防ぐのにも有効です。

営業活動の情報全般をデータ化して蓄積・分析して、効率よく成果を出す方法をパターン化できるため、誰もが成果を出しやすい環境を整えられます。

営業はマニュアル化の難しい業務ですが、体系的な教育が可能になれば、個々の営業パーソンの力量に頼らない安定的な売上アップが見込めるでしょう。

SFAを導入することのメリット

SFAを導入するメリットとして、大きく3つのポイントが挙げられます。

営業活動の効率や生産性を高めることにつながるのはもちろん、営業組織全体の安定的なパフォーマンス向上にも貢献してくれます。

営業活動を可視化できる

営業活動を可視化できるのが、SFAを導入する大きなメリットです。

営業パーソンがどのような営業を行っているのか、具体的な内容やタイミング、頻度などは口頭や紙ベースでの報告ではプロセスの全容を把握するのは難しいでしょう。

しかしSFAを導入すれば、日々どのような営業活動を行っているのかが蓄積されていき、細かなプロセスまでデータに残っていきます。

営業データが共有されることで、会議での報告や上司への相談などの際に事前情報の説明が不要になるため、スムーズにコミュニケーションがとれます。

またこうした情報はグラフや表など視認性の高いデータとして表示されるため、簡単に比較したり分析したりすることが可能です。

データの見逃しや見間違いといったケアレスミスを防ぐとともに、担当者がつまずいたポイントや失注・受注の経緯が分かりやすくなるため、営業活動を改善しやすくなります。

営業活動を標準化できる

営業活動をチームや営業組織全体で標準化できるのも、SFAを導入するメリットです。

もし営業パーソンの勘や経験頼りになっていると、退職や異動で担当者が不在になった場合、これまで築きあげてきた営業活動のノウハウが社内に蓄積されません。

しかしSFAを活用すれば、営業活動の詳細が自社のノウハウとして蓄積できます。

例えばプレゼン内容や伝え方、電話・メールのタイミング、顧客訪問の頻度など、ブラックボックスとなっていた営業の動きから、データに裏付けされた効果の高い営業方法を割り出せます。

営業成績の良い担当者のノウハウを収集・分析して、自社の必勝パターンを導き出し共有すれば、ベテランから若手まで安定して成果を挙げられるチームにできるでしょう。

また情報資産を有効活用できるのもメリット。人脈や事例、他社の情報、業界の動向など、営業活動の過程で得た情報は貴重な資産です。

しかし営業パーソンが各自で情報を管理していると、せっかくの資産が社内で広く共有されず、気付かぬうちに機会損失になっているかもしれません。

SFAで情報が可視化されれば、営業組織全体で情報を活用できるため、営業活動の生産性アップにつながるでしょう。

営業活動を効率化できる

SFAを導入すると、効率的な営業活動が行えます。

SFAはクラウドにより、外出先からでもスマートフォンやタブレットで情報を閲覧・入力ができます。

例えば移動中のスキマ時間に営業データを入力したり、外出先で近くの訪問先を探したりなど、いつどこにいても情報にアクセスすることが可能です。

会社に戻ったり電話をかけたりする必要がないので、無駄な時間・手間を省いた効率的な営業活動が行えます。

またSFAで共有した営業データはリアルタイムで更新されるので、上司と情報を共有することで、データに基づいたアドバイス・サポートを受けられるのもメリットです。

効率化によって生まれた時間で、顧客とのコミュニケーションや新規顧客の開拓など、より生産性の高い業務に注力できるようになるため、生産性アップにもつながります。

SFAの主な機能

SFAにはさまざまな機能が搭載されていますが、その中でも主な機能を6つご紹介します。

それぞれの機能について、どのように役立つのか解説します。

顧客管理機能

顧客管理機能は、企業名や住所、電話番号、担当者、決済者など、顧客に関するさまざまな情報を管理できる機能です。

顧客の情報を担当者が管理していると、異動や退職などがあった際に、貴重なデータが失われてしまう可能性があります。

引継ぎがしっかりとされないことにより機会損失につながったり、顧客との関係が悪化したりするかもしれません。

SFAで一元管理していれば、退職や休職などで営業担当者がいなくなっても、顧客の情報はそのまま引き継がれます。

また顧客の基本情報だけでなく、過去のやり取りの内容や提案内容など、コミュニケーション履歴が保存されるのもポイントです。

どのようなやり取りが行われていたのかわかるため、担当者が不在だったり休職していたりしても、スピーディーかつ適切に対応可能。コミュニケーションコスト削減や顧客対応の改善につながります。

顧客の情報が共有されることで、営業部門全体の営業スキルを底上げ・標準化できます。

案件管理機能

案件管理機能は、最初の営業から受注までのプロセスを管理する機能です。

過去の提案商品の内容や見積り、営業活動の進捗状況、案件の成約確度、受注予定日、商品金額など、営業案件に関するさまざまなデータをまとめて管理できます。

案件の情報が可視化されれば「進捗状況どうなってる？」といった確認・報告の手間が省けます。

無駄な報告を省いて案件の中身から会話をスタートできるので、営業会議のコミュニケーションの質が向上します。問題点の洗い出しや会議時間の短縮など効率アップにも繋がります。

また案件を簡単に共有できることで、進捗が滞っている原因を担当者以外でも発見しやすくなるため、営業効率を高めることにも貢献します。

商談機能

商談の進捗状況を共有する機能で、営業チーム内でリアルタイムに情報を把握できます。

担当者が商談の進捗状況を入力することで、個々の案件の進捗状況や提案中の商品、競合の状況などの各データが、自動的に営業チーム内で共有されます。

例えば訪問目的や過去の商談内容、商談進捗状況、次回アクション予定など、商談の詳細情報を誰でも確認可能です。

進めるべきタスクやボトルネックとなっている課題などを把握しやすくなるので、営業担当者は営業活動の優先順位をつけやすくなり、効率的に業務遂行できるのがメリットです。

また商談内容が可視化されることで、売り上げを伸ばしている営業パーソンは、どのように営業しているのか「成功のノウハウ」を社内に蓄積できます。

多くのノウハウを蓄積・分析していくことで、自社にとっての必勝パターンを見つけやすくなるため、営業組織全体のパフォーマンスアップに役立てられます。

もちろん失注時の分析も可能で「初回の提案が良くなかった」「時間がかかり過ぎた」など、データを基にした確度の高い改善点の発見にも有効です。

営業計画・スケジュール管理機能

営業計画やスケジュールなど、営業に関する各種情報を管理する機能で、外出先での営業パーソンの活動を補助してくれます。

クラウドを活用したSFAであれば、外出先でも営業計画やスケジュール、顧客情報などをスマートフォンやタブレットなどで、すぐに確認できます。

進めるべきタスクやボトルネックとなっている課題などが把握しやすくなるので、営業活動の優先順位をつけやすくなり、効率的に業務遂行できるのがメリットです。

案件のバッティングやスケジュール漏れなど、ケアレスミスによる機会損失やクレームのリスクも防げます。

またSFAを活用すれば「半年以上訪問していない顧客」や「案件が長期化している顧客」などを抽出できるので、営業計画を立てやすくなるのも魅力です。

顧客情報と地図情報を結ぶ機能もあるので、現在地から近い顧客のオフィスを訪問するなど、効率的な営業活動を行えるようサポートしてくれます。

売上予測・売上実績管理機能

売上予測・売上実績管理機能は「案件」「期間」「営業パーソンごとの売上実績」「売上予測」などを確認できる機能。予実管理機能とも呼ばれます。

売上予測は「納品予定日」と「商品金額」を基に算出され、営業案件ごとの受注金額想定などを入力するだけで、月間売上の見通しをリアルタイムで共有できます。

「レポート管理機能」や「売上管理機能」「カスタマイズ機能」などが用意されているので、どのくらいの売上が見込まれるのか瞬時に把握しやすくなり、効率的な情報管理が可能です。

そのため目標達成が可能か否か分かりやすくなるので、もし達成が困難な場合でも早期に対策を打ちやすくなります。

営業部門でありがちな月末や期末になって「あと◯◯万円足りない」「今月受注可能なはずが延期になった」など、予算達成できなくなる事態を未然に防ぎやすくなるでしょう。

またレポーティング機能によるグラフ表示など、視覚的に分かりやすくなっているため、営業会議の資料を簡単に作成できるのも魅力です。

営業活動に関する雑務が自動化できることで、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案内容の作成など、より生産性の高い業務に集中しやすくなります。

営業パーソン行動管理機能

「営業活動管理機能」や「社内SNS機能」によって、営業パーソンがどのように動いているのか可視化できる機能です。

営業活動管理機能では、以下のような項目が用意されており、営業パーソンの行動・結果を数値化して管理できます。

• テレアポのコール数
• アポイント数
• 訪問数
• 提案商材数
• 受注数　など

各営業パーソンがどのような営業活動を行っているのか分かりやすくなるため、商談管理機能同様に、有効な手法・タイミングなどが発見しやすくなります。

営業組織全体のパフォーマンスアップに活用できる情報を、蓄積・分析できる機能です。

また社内SNSや社内掲示板など、情報共有のツールも提供されており、営業チーム内でのタスクやスケジュールなど、行動の共有・管理が行いやすくなります。

情報共有にも活用可能で、自社製品に関連するニュースや競合製品の情報、業界の最新動向など、営業チームが知っておくべき情報を簡単に共有可能です。

SFAにできないこととは

SFAには多くの機能が備わっているものの、何もかもできるわけではなく、他のツールと比較するとできないこともあります。

SFAとよく似たツールとして、以下のようなツールが挙げられます。

• CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）：顧客との関係性を維持・深めるツール
• MA（マーケティングオートメーション）：見込み顧客の獲得・育成のためのツール

SFAは営業活動の効率化を目的とするため、見込み顧客の獲得や顧客のアフターサポートなど、営業活動が始まる前・終わった後に関する機能は含まれていない場合がほとんどです。

マーケティングやカスタマーサポートに関する機能が必要な場合は、後述するCRMやMAの導入もしくは、包括的にサポートしてくれるツールの導入を検討しましょう。

SFA・CRM・MAの違い

企業のマーケティング施策や営業活動をサポートしてくれるツールとして、SFA・CRM・MAの3つがあります。

役割が似通っており、少なからず重なる部分もあるため、違いが分からない方もいらっしゃるでしょう。

それぞれの機能や役割を解説するので、SFAとの違いを把握し自社にとって必要なツールはどれか見極める参考にしてみてください。

CRMとは

CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）とは、顧客との関係性を維持・向上させるためのツールです。

顧客管理システムとも呼ばれ、カスタマーサポートに活用されます。

顧客の年齢や性別、購入・利用歴、問い合わせ履歴など各種情報からセグメント分けし、顧客の属性に合った細やかな対応を行うことで、顧客満足度の向上や長期的な関係の構築・維持することが可能です。

一人あたりの購買額を最大化したり、リピート率を上げたりすることで、長期的に収益を伸ばします。

営業活動によって獲得した顧客に対しての施策で活用するため、SFAで効率的な営業活動を行った後の段階で使用されるツールです。

CRMの機能

CRMは「顧客との関係」を深めるのに役立つ機能が搭載されており、主に以下のような機能があります。

• 顧客情報の管理機能
• 顧客分析機能
• メール配信機能
• 各種フォーム生成機能
• 外部サービスとの連携機能

顧客の性別や年齢、地域、購入履歴、営業活動履歴、お問い合わせ履歴などが、顧客情報に紐づけられており、ひと目でわかるようになっています。

上記のような情報を基に、顧客の属性・購買履歴などを分析して顧客への理解を深めたり、メールでキャンペーン情報や自社の取り組みなどを配信して関係性を深めたりできます。

メールマーケティングや、リレーションシップマーケティングなどに有効なツールです。

MAとは

MA（マーケティングオートメーション）とは、マーケティング施策を自動化して効率・生産性を高めるためのツールです。

見込み顧客の新規獲得や育成、施策自体の効果測定などが可能。さまざまなマーケティング施策の実行やデータ管理を自動化・効率化してくれます。

「マーケティング活動の効率化」と「マーケティングデータの一元管理」によって、見込み顧客を見つけやすくなったり育てやすくなったりするのが大きなメリットです。

確度の高い見込み顧客に対して営業をかけられるようになるため、営業活動の効率や生産性がアップします。

営業活動を行う見込み顧客を創出する施策に活用されるため、SFAで効率的な営業活動を行う前の段階で使用されるツールです。

MAの機能

MAは「見込み顧客の創出・育成」に役立つ機能が搭載されており、主に以下のような機能があります。

• 顧客情報管理機能
• スコアリング機能
• メールマーケティング機能
• キャンペーン機能
• フォーム作成・LP作成機能
• アラート機能
• アクセス解析機能
• SFA/CRM連携機能
• API連携機能

CRMやSFAと同じく顧客の情報管理機能があり、年齢や性別、居住地、サイト閲覧履歴、メール開封履歴、展示会・セミナーへの参加履歴、趣味・嗜好、購入履歴など細かい情報を管理できます。

上記のような情報を基に見込み顧客をスコアリングして、メールを送ったりキャンペーンを行ったりすることで、見込み顧客の興味関心を引き上げられます。

購買意欲が充分に高まった段階で商談に臨めば、確度の高い営業活動を行えるでしょう。

見込み顧客の創出・育成に有効なツールです。

SFA導入に失敗しないためには

SFAは上手に活用できれば「属人化の防止」「営業効率のアップ」「営業チーム全体の底上げ」など多くの恩恵がありますが、中には適切に機能せず失敗してしまう場合もあります。

「せっかく導入したのに……」と後悔しないように、あらかじめ失敗しないためのポイントを押さえておきましょう。

導入の目的と課題を明確にしておく

SFAを導入する目的と、解決したい自社の課題を明確にしておきましょう。

なぜ導入するかハッキリと定まっていなければ、営業担当者はどのように活用して良いのかわかりません。

具体的な課題・目標を設定しておかなければ、担当者に活用してもらえず定着しないでしょう。

「属人化の防止」「受注率のアップ」「既存顧客のリピート化」など、解決したい課題を定めて、課題解決のためにSFAをどのように活用していくのか社内で共有することが大切です。

最初から全機能を使いこなすのは難しいので、必要最低限の機能から徐々に使いこなせるようにしたり、限られたメンバーから使用をスタートさせたりと、定着できるよう工夫する必要があります。

適切なツールを選択する

自社にとって、適切なツールを選択することも大切です。

SFAはデータの蓄積・分析により効果を発揮しますが、そのためには営業パーソンがこまめにデータを入力する必要があります。

営業担当者が入力しにくかったりデータが見にくかったりすれば、担当者に使ってもらえず定着しません。

毎日使用し続けるものだからこそ、誰でも入力しやすい・誰でも操作しやすいといった部分を念頭に、現場で使いやすいインターフェースのツールを選びましょう。

またツールの使い勝手だけでなく、使いやすい体制作りも大切です。

どのような業務フローで進めるのか決めておき、導入後に迷わず活用できるよう整備しておくとスムーズに使用できます。

まとめ

SFAは営業活動の効率・生産性を高めてくれるツールで、ブラックボックス化しやすい営業プロセスを可視化してくれます。

営業プロセスが可視化されることで報告・相談がスムーズに行えたり、有益な情報やノウハウの共有・蓄積ができたりするため、個人単位はもちろん営業組織全体のパフォーマンスも向上します。

とはいえSFAは多くのツールがあり、自社に合ったものを導入しなければ、定着せず課題解決につながらないかもしれません。

どのツールを導入すべきかお悩みであれば、株式会社ジオコードの「ネクストSFA」がおすすめです。

ネクストSFAは「社内で活用される」ことにこだわり、使いやすさ・見やすさを

徹底追求したUI・UXに仕上げています。

またSFAの機能に加えMA・CRMの機能も備えているため、見込み顧客の獲得からアフターフォローまで、一つのツールで完結できます。ツールを使い分けるわずらわしさがありません。

無料トライアルも行っているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

SFAは活用されてこそ意味がある