営業管理・案件管理は、ネクストSFA!

2018/10/18

SFA(営業支援システム)とは?機能や導入成功のポイントを紹介

データを用いた会議

SFAとは?

SFAとは、Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略語です。

1つ1つの単語を紐解くと、“セールス”=営業、”フォース”=部隊、“オートメーション”=自動化する仕組み、つまり営業活動を自動化、見える化をすることができ、その結果効率化につながるツールのことを指します。日本語では、「営業支援システム」と言われています。さらに簡単にいうと、営業マンがどのような営業活動をやっていて、どれくらいの数字を出しているのかを、本人も管理者も把握ができ、そのツール内で人と案件の管理ができてしまいます。

現状、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで営業活動を管理をしている方がSFAを利用することで、組織の見える化や業務効率化、受注率の向上にもつながる効果が期待できるでしょう。

 

SFAの誕生と普及

SFAは1993年米国で誕生しました。

それまでの営業活動は、名刺やコネクションなどの個人の資産に依存する部分が多く、属人的になりがちでした。

また、外回りしているときに起こったことはブラックボックス化しやすかったことから、内勤に比べて管理しづらかった営業活動の課題を解消するために生まれました。

日本に上陸した1997年頃は、高額なソフトウェアを購入する必要があり、PC操作に慣れていない人も多かったため普及が進みませんでした。

しかし、インターネットの普及と共に、クラウド化とスマホなどの普及により、近年広く使われるようになりました。

 

監修者からのコメント

全てがアナログでの対応で対応時間に手を取られる事や、社内、組織内で共有される事が煩雑であった為、特に退職者が出た際には、引継ぎがうまくいかない事が多々あったと考えられます。

 

SFAを導入すると出る効果

SFAを入れてきちんと定着すると初めて効果が出てきます。見込み案件の可視化や共有が容易になったり、営業の質が向上します。

これはSFAの機能でリストの共有や日報管理、顧客情報や商談記録など営業に必要なデータを一括で管理できる事に起因します。

またマネージャーであれば、チームの動きが決まった定義で管理でき、ひと目でメンバーの動きが数値となって現れるのでマネジメントが効率的に行えます。
よって、期待できる効果としては、この2点。

【1】:業務効率化

【2】:受注率(数)の向上

特に【2】においては求められることが多いのではないでしょうか。どうしてこれらの効果が期待できるの紐解いていきたいと思います。

 

【1】:業務効率化

SFA上で提案の履歴を残すことで、他営業マンの活動や成績も見える化され、TOP営業マンが実施している内容を標準化することができます。
具体的には、同じステップを踏むことを管理上に入れたり、ヒアリング項目も共通なフォーマットにするなどをして、誰でも同じやり方ができるようになります。
同じ流れで提案を進めていきますので、営業マンは同じやり方を向上させていき、管理者側も管理がしやすくなります。また、名刺情報を自動的に取り込んだり、地図情報から効率の良いアポ日程を組んだりすることもできます。結果、業務の効率化につながります。

 

【2】:受注率(数)の向上

積み上げ
SFAのアラート機能を使用することで、案件の対応の抜け漏れをなくすことができ、さらにどこに問題があって提案が止まっているのか、失注してしまったのか視覚化することができます。
さらにBANTというBudget:予算。Authority:決裁権。Needs:必要性。Timeframe:導入時期という4つの項目を活用して案件の見定めをしていくことで質の向上にもつながります。
営業活動における問題点を視覚化できたら、マネージャーと解決することで、障壁をなくし、受注に近づいていきます。また、上記でも示したTOP営業マンのやり方を標準化しやすい面も受注率(数)の向上につながります。

 

SFAのよくある機能

では実際、SFAとは一体何ができるシステムなのでしょうか。
営業を支援するさまざまな機能が含まれますが、その代表的なものを紹介します。

 

案件管理機能

提案先ごとの営業活動を管理する機能です。

企業情報・担当者情報はもちろん、いつ誰がどんな内容の商談をしたかを記録しておくことで、再度営業をかけるときに商談をスムーズに進められるほか、引き継ぎにかかる労力を削減することができます。

また、案件管理機能で保存されているデータを利用して見積書などを簡単に作成することも可能です。

 

行動記録と日報管理

営業担当がどのようなアクションを起こしたか、どこを訪問して電話をかけたかを記録することができます。
これによって、どのくらいの行動量に対してどのくらいの受注率があるのかを確認することができます。

さらに、売れる営業担当の行動パターンを見える化することでノウハウなどを共有し、チーム全体の営業力を上げることにつながります。

 

スケジュール管理、やることリスト、地図機能

営業担当の一日の予定が一目で確認できるスケジュール管理機能と、タスクを管理して通知してくれる機能なども充実しています。

外回り中の営業担当がスマホで確認・入力も可能です。

案件が増えてくると問題になる漏れを徹底的に減らすことができます。

地図機能では現在地の周辺の顧客も一目で分かるため、営業活動の効率アップにつなげられます。

データ分析レポート

営業担当が各自入力した情報を一目でわかりやすいレポートにまとめる機能です。

どの商品がどんな人にどのくらい売れているのかをリアルタイムで確認することができるため、目標達成までの道のりが見える化し、進捗管理がしやすくなります。

監修者からのコメント

営業は、外へ出てお客様と接してお金を生み出します。
ポイントは効率よくお客様の所を回れるかです。『地図機能』がある事で効率よく、無駄を省けます。

 

SFAとCRMの違いとは?

SFAのことは分かったけれど、これってCRMと同じじゃない?と思う方もいるかもしれません。
SFAとCRMは一見似ているように感じますが、実は用途と機能に違いがあります。

 

CRMとは?

CRMとはCustomer Relationship Management (カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)の略で、日本では「顧客管理システム」と呼ばれるのが一般的です。

CRMに搭載される機能は、顧客情報管理に始まり、顧客に対してメールを送る機能、セミナーなどに参加した顧客を管理し、その成果を可視化する機能、顧客サポート機能などです。

 

SFAとCRMは何が違う?

SFAとCRMはどちらも顧客管理情報を管理するシステムではありますが、SFAは前述の通り、営業担当ベースで情報を管理し、効率化を行うのが目的です。

それに対し、CRMは顧客との絆を深め、顧客ベースで情報を管理し、顧客との絆を深めて営業を仕掛けていくためのシステムです。顧客のニーズや目的なども管理し、顧客満足度を高めていきます。

SFAは会社内部の結束を強め、営業担当全体で営業力の底上げをするためのシステムであり、CRMは顧客とのつながりを強めるシステムであると言えます。

どちらも売上を増やすことが共通の目的としておりますが、SFAは新規営業時に活用し、CRMは顧客となったあとに活用することが一般的です。SFAの中にはCRM機能を設けたものも増えておりますので、一度参考にしてみてください。

監修者からのコメント

企業が導入して失敗する事の多い事例が、CRMを導入し、営業用にカスタマイズをする事です。残念ながらこれが、本当にうまくいきません。営業部門を重視するのであれば、SFAの導入を勧めます。

 

SFA導入で失敗する原因は『継続しないこと』

「SFAを導入したけど売上が上がらない…」という声を聞いたことがあるかもしれません。

SFAは魔法のシステムではないので、他のシステム同様、導入しただけですぐに売上が上がるわけではありません。

SFAは蓄積された情報があってこそ最大限の効果を発揮するツールです。

一定の情報が蓄積される前に売上が上がらないからといって切り捨てるというケースがSFA導入でもっとも多い失敗の一つです。そのためにはまずはSFAを使って行動履歴を残すことです。電話、メール、訪問などの行動をしたら、その行動内容と、次の予定を登録し、データを蓄積させていきます。行動履歴を残させることはマネージャーの責務です。それをやらないとツールの良し悪しもわかりません。
 

監修者からのコメント

営業部門、営業の方々にあった『無理のない』ツール、SFAを導入する事が重要です。

 

SFA導入を成功させる2つのポイント

SFAが効果を発揮するのは、蓄積されたデータがあってこそ。

データを蓄積するのは誰かというと、現場の営業担当です。

今までは自身のコネクションとアナログの名刺管理で営業を行っていた担当者にとってSFAに必要な情報の入力は、「仕事が増える」というイメージから敬遠されてしまう可能性があります。

では、SFAを成功させるにはどうしたらいいのでしょうか。

 

1:操作が簡単であること

SFAの運用を定着させるには、何よりも操作が簡単で、画面が複雑でなく、直感的に操作できるかが非常に重要です。

1件の入力の労力をできるだけ抑える必要があります。

また、スケジュール管理機能や名刺管理機能がシンプルで使いやすいと、営業担当にとってもSFAを利用するメリットが生まれます。

2:サポートが充実している

操作が簡単であっても、「初期設定ができるか不安」、「慣れるまでに時間がかかりそう」「何か問題があった時はどうすればいいのか」など新しいシステムの導入には不安がつきものです。

だからこそ、サポートが充実しているサービスを利用することをお勧めします。

SFAが定着するまでに、初期設定から自社での研修、情報の利用の仕方などを適切にアドバイスしてくれる、そんなサポート体制が揃ったサービスを利用することが管理者やリーダー、さらに実際の営業担当にとっても一番大切なポイントであり、SFA導入成功への近道です。

監修者からのコメント

継続、定着させない事には、宝の持ち腐れで情報、データが蓄積されていきません。

サポートはもちろんですが、操作が簡単で、1日の『業務の負荷』にならない事が大切だと考えます。

 

SFAツールを選ぶ際のポイント

SFAを導入しようと検討中の場合、どのような基準で選択していけばいいのでしょうか。

【1】まずは自社の営業手法を把握

自社の営業手法によって、管理したい項目や数字が異なるかと思います。例えば、テレアポを使用した新規営業を主とする場合は、架電管理、案件管理、行動管理などが重要です。自社の営業手法を改めて見直し、どのような数字を管理していきたいかを考えてみてください。
 

【2】自社の営業手法をSFAで実行する際に必要な機能をピックアップ

正直、現在世に出ているSFAツールの機能自体はそこまで大差はありません。基本的に必要な機能は大概ついていることでしょう。
 

【3】実際に使ってみて使いやすさを確認

機能があることを把握したら、実際にその機能や画面を操作してみましょう。ここが最も重要で、機能があっても毎日の営業活動で使いこなせないと全く意味がありません。コツとしては実際の営業マンにも体験させると良いでしょう。無料体験ができるSFAツールも増えておりますので、気軽に操作性を確認できます。
 

【4】サポートがしっかりとしているか確認

操作性を確認したら、次はサポートの充実度を確認してみてください。初期導入時から定着するまでどのようなサポートをしてくれるのか、またマニュアルが充実しているかなどチェックをする必要があります。
 

【5】料金

最後にどれくらいの受注率や業務効率化につながれば、料金を払う価値があるか考えてみてください。実際に使ってみて、サポート内容を聞いてみて、今より良い絵が見えたら導入をするべきでしょう。
 
 
 
以上がSFAに関しての基本的な情報です。知らなかった人はもちろん、知っている人も気づきがあれば幸いです。
自分たちにマッチする様々なSFAを比較してみてください。

 

 

監修専門家
市原 晃太郎(いちはら こうたろう)
Caru Japan Inc.(株式会社カルジャパン)
代表取締役
メーカー、卸元として上記本部へ提案営業、店舗への商材提案営業を約20年、人材派遣会社支社長としてメーカーへの提案営業を約2年、法人企業へのサービス提案営業(新規事業開発含む)を約10年と一貫して営業職に従事してきました。
現在も米国ペットフード会社日本法人代表取締役社長CEOとして営業に日々邁進しています。

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