仕事に優先順位を正しくつけて仕事の効率化を

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

皆さんの周りに同じ業務量なのに定時で帰る人と残業時間ギリギリまで仕事している人はいませんか？
仕事が遅い人は抱えている仕事の優先順位がわからずに、ただ闇雲に業務をこなしているケースが多いです。
一方で仕事が早い人は自分で仕事の優先順位を決めて効率よく仕事をしているケースが多いです。
 
働き方改革の施行により一人当たりの労働生産性が求められているなかで仕事の優先順位を正しく見極めることは重要なポイントです。
今回は仕事に優先順位を正しくつけて仕事の効率化ができるようになるコツ解説します。

仕事における優先順位の重要性

抱えている仕事が増えてくると、何を優先すべきか明確な方針をもたないと全ての仕事が中途半端になってしまい、素晴らしい成果を上げることは難しくなるでしょう。
また仕事の優先順位を正しく理解し整理することは自身の評価にもつながります。
 
それだけでなく、残業時間の削減ができればプライベートに時間を使うことができるので日々の生活の充実にもつながるでしょう。

仕事における優先順位の軸

仕事の優先順位を決める上で重要なのは自分なりの軸をもつことです。
とは言えその軸が間違っていたらもともこもないので、仕事内容を緊急度と重要度の2つの観点から考えるとよいでしょう。

緊急度、重要度、2つのマトリクスで考えよう

下記の図は仕事を緊急度と重要度の2つの軸でわけ、4種類のパターンに分類した図です。

Aパターン

緊急度も高く、重要度も高い仕事になります。
優先順位がもっとも高い仕事が当てはまるので、早急に対応が必要になります。
時間軸に関わる仕事で考えると分かりやすいです。例えば2時間後に提案する資料を追加で作成する必要ができた場合などがあてはまるでしょう。

Bパターン

重要度が高く、緊急度が低い仕事になります。
ここは自身の未来に関わってくる仕事が当てはまるので、丁寧にしっかりとした対応が必要になります。
忘れてはならないのが重要な仕事だということです。
Bパターンの仕事は緊急度が低いために後回しにしてしまい、蔑ろになってしまうケースがあるので常に意識しておくのがいいでしょう。

Cパターン

緊急度が高く、重要度が低い仕事になります。
自身にとって大きな価値を生む仕事ではないが早急な対応が必要になります。
Cパターンの仕事に時間を使ってしまうとAパターンやBパターンの重要な仕事に使う時間が少なくなるので効率良くこなすのがいいでしょう。

Dパターン

緊急度が低く、重要度も低い仕事になります。
ここは時間を使うべきなのかを見極めて、仕事の隙間時間や他の仕事が片付いてから行うのがいいでしょう。
 

このように緊急度と重要度の観点から仕事を4種類のパターンに分類することで、抱えている仕事の優先順位を客観的に把握しやすくなります。

仕事を効率的に進める効果的なテクニック

仕事の優先順位を決めるコツはつかめたかと思います。しかし優先順位を決めたとしても効率的に進められるかどうかは別の話です。
仕事の優先順位をつけて効率的に進めるテクニックを紹介します。

TODOリストを作成する

仕事でやること、やるべきことのリストを作成し1日の終わりに状況を確認する。
仕事が増えてくるとどんな仕事や依頼があったのか頭の中だけで整理するのは非常に難しいです。
TODOリストを作成し可視化することで頭の中も一緒に整理することができます。
その際に先に解説した４種類のパターンに仕事を分類するとより分かりやすいでしょう。

時間は細かく設定する

仕事のスケジュールを決める際に何日、何時、何分まで細かく設定し、時間単位での仕事を意識づけるといいでしょう。
日にちだけのアバウトなスケジュールを組んでしまうと緊急度の高い仕事が急に入ったときなど優先しすぎてしまい他の仕事が全く終わらないなんてこともあります。
細かく時間単位で決めて進捗状況を確認することでスムーズに進めることができます。

全てを100％でやらない

抱えてる全ての仕事に対して100％で完璧に行おうとしないことです。
全て完璧を目指してしまうために重要な仕事も結果70％や80％の出来で終わってしまうこともあったり、時間がかかってしまいます。
 
仕事の重要度によって力の入れ具合を考えましょう。
重要度の高い仕事は100％力を入れて、重要度の低い仕事に関しては力を抜いてスピードを意識することで効率的に進められます。

まとめ

仕事に優先順位を正しくつけて仕事の効率化をする方法について解説しましたが、コツはつかめたでしょうか。
限られた時間の中で成果を出すことが世間的に求められるので、これをきっかけにして正しく仕事の優先順位を決めて自身の生産性を上げることに役立ててください。

横綱この記事の執筆者

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