RFP（提案依頼書）とは？メリットとポイントを解説！

企業がシステムの導入や業務委託を行う際に使用されるRFP（提案依頼書）。
最近ではIT企業以外のプロジェクトにもRFPを使用されることは増えてきており、円滑にベンダー選定を行うためには必要不可欠なものとなっています。

今回は、RFP（提案依頼書）の意味からメリット、作成のポイントまで解説していきます。

RFP（提案依頼書）とは？

RFPとは、「Request For Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」という意味です。
企業がシステムを導入したり何かを業務委託する際に、依頼側の要件を文書にまとめ、SIerやベンダー各社に提出します。
そのまとめた文書が「RFP」となります。

SIerやベンダー各社は依頼者側から受け取ったRFPを元に、要件に合った最適な提案をしていくことになります。

RFPとRFIの違い

RFPに似たような言葉でRFIというものがあります。

RFIとは、「Request For Information」の略で、日本語では「情報依頼書」という意味です。
RFPとは違い、RFIでは会社情報や製品情報、技術情報などの基本的な情報を提示ための依頼書となります。
RFPと比べてすぐに作成することができるため、検討の初期段階で使用されることが多いです。

RFPを作成するメリット

なぜSIerやベンダー各社の選定を行う際にRFPを作成した方が良いのでしょうか。

RFPのメリットを説明する前に、まずRFPを作成する目的からご説明します。
RFPを作成する大きな目的としては「企業が考えている要望を文書にまとめて、良い提案をもらう」ということです。
 
この目的をRFP作成のゴールと考えた時、以下のようなメリットがあると考えられます。

正確な情報を伝えることができる

RFPを作成することで、企業が求めている要望を正確に相手に伝えることができます。
もしRFPを作成せずに提案を依頼するとなった際は、依頼内容に抜け漏れが生じてしまう可能性や相手に間違った認識を与えてしまう可能性が高くなってしまいます。
 
RFPを作成することで重要なポイントを相手に伝えることもできますので、より求めている提案をSIerやベンダー各社からもらうことができるようになります。

効率よく複数社に依頼することができる

作成したRFPを複数社に提出することで効率よく依頼を行うことができます。

RFPを作成しない場合では、各社に依頼をする度に企業が求めている要望を１から説明しなければいけません。
そのような場合、依頼をするだけでもかなりの時間が必要となってしまいます。
 
もちろん作成にはある程度の時間がかかりますが、１つのプロジェクトにおいて１度RFPを作成してしまえば、効率よく選定を行うことが可能になります。

提案の比較がしやすくなる

企業が考えている要望をRFPにまとめて依頼することで、SIerやベンダー各社からの提案内容をある程度統一化することができます。
つまり同じ要件の提案を各社からもらうことができるため、比較検討がしやすくなるということです。
 
もしRFPを作成せずに複数社に依頼を行った場合では提案内容にばらつきが生じてしまいます。
その場合、提案内容を比較することが困難になり、本当に良いSIerやベンダー各社を選ぶことが難しくなってしまいます。

RFPを作成する際のポイント

それではRFPを作成する際にはどのような内容を記載して、どのようなことに注意して作成すれば良いのでしょうか。
ここではRFPを作成する際のポイントをご紹介していきます。

基本情報を明記する

依頼する上で、基本的な情報を記載しましょう。
ここでは、提案者側にプロジェクトの全体像を把握してもらいます。
 
どのような情報を記載すると良いかというと、

などが挙げられます。
 
ここで注意するポイントとしては、現時点で決まっている数値などは具体的に明記することが大事です。
SIerやベンダー各社にとっても、具体的な数値があることでより詳細な提案ができるようになります。
 
RFPを作成する際は、こちらの項目を最低限明記する必要があります。

依頼内容を明記する

基本情報に加えて、何を依頼しているのかを明記する必要があります。
どのような内容を提案して欲しいのか明確に記載をしましょう。
 
ここで重要なポイントとしては、各社の役割を明確にしておくということです。
仮に役割を明確にしないまま依頼をしてしまうと、互いに「この作業（範囲）はやってもらえるはず」など認識に違いが生まれる可能性がでてきます。
 
発注者側の予算などは曖昧な部分があっても大きな問題はありませんが、役割や依頼内容については
明確に記載する必要があります。

その他、要望や補足事項を明記する

最後のポイントとしては、上記以外に補足事項として伝えておきたいことがあればを明記することです。
提案者側はRFPを基に提案書を作成していきます。
従ってベンダー選定のポイントや発注者が迷っていることなど明記しておくことで、各社間での差別化を測る指標になることもあります。
 
しかし、この項目はあくまでも補足事項として明記する必要があります。
重要なポイントはしっかり伝わるようにRFPを作成することが大事です。

まとめ

RFPを作成することがいかに大事なのか理解していただけましたでしょうか。
 
RFPを作成する際には、重要事項をわかりやすく明記して、できる限り詳細な情報を伝えることが大事なポイントです。
プロジェクトの大きさに関わらず、RFPを作成することで効率よく正確にベンダー選定を行うことが可能になります。
 
ぜひRFPを作成してシステム開発のベンダー選定に役立てていただければと思います。

ジュニアこの記事の執筆者

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