公開日:2020/10/22 

仕事の質を上げる!?todoリストの作成方法と注意点を紹介!

todpリスト作成方法と注意点

仕事でもプライベートでもやることが多すぎると「何から手を付けていいのかわからない」という状況になりますよね。
こういった時に「todoリスト」を作成することで、作業効率を上げることができます。
今回は、その「todoリスト」を作成する方法と、活用するうえでの注意点を紹介します。

todoリストとは?

todoリストとは、「今やるべきタスクを書き出したもの」のことです。
やらなくてはならないタスクを可視化することで、何をやるべきかが明確になり、優先順位をつけることができます。
 
todoリストはビジネスの場だけでなく、学校生活や日常生活でも便利です。
例えば、学校のテストであれば、テスト範囲を確認して何をいつまでに勉強してテストに臨むのかという計画を立てることができます。
今の状況と進捗を理解することで、効率よく集中して勉強を行うことができます。

todoリストを活用するメリット

todoリストは、今やるべきタスクを書き出すだけのメモのように思われています。
ですが、todoリストは上手に活用することで、利便性が上がります。
上手な活用により得られるメリットには、以下のような内容が該当します。

  • タスク漏れをなくすことができる
  • タスク優先順位の決定
  • 手を動かすまでの迷いの時間をなくすことができる
  • 作業進捗を確認できる

特に大切な項目が「手を動かすまでの迷いの時間をなくすことができる」です。
どのタスクから手を付ければいいかわからず迷っている時間は、何も進まずもったいない時間です。
todoリストを作成することでやるべきタスクが明確になり、その時間をなくすことができます。

todoリストの作成方法

それでは、実際にtodoリストを作成する方法を紹介します。
todoリストは作成者によって内容が変わるので、自分が使いやすいように作成することが重要です。

ここでは、基本的なtodoリストの作成方法について解説していきます。

タスクの書き出し

まず第1工程は、「タスクの書き出し」です。
今自分が抱えているタスクをまとめることで、冷静にやるべきことを判断できます。

例えば営業マンであれば、お客様、上司、同僚など様々なルートからタスクが追加され、増えすぎると何から手を付ければ良いかわからなくなってしまいます。
紙でもPCやスマホの中でも、まずは目で見えるように一覧にしておきましょう。

時間のかかるタスクの細分化

次に第2工程は、「時間のかかるタスクの細分化」です。
先ほどの工程でまとめたリストの中から、重い、誰かの協力が必要、とういった時間がかかりそうなタスクを細分化しましょう。
 
時間がかかるタスクは、なかなか手をつけづらいものです。
作業完了までの工程を分けておくと1つ1つのタスクが「時間をかけずに完了するタスク」になりますので、進捗がわかりやすくなるし、作業しやすくなりますね。

優先順位の決定

第3工程は、書き出したタスクの「優先順位の決定」です。
ここまでの工程でタスクの漏れは防げると思いますが、効率改善には至っていません。

作業効率改善のため、「重要度と緊急度のマトリクス」という手法を紹介します。
これはスティーブン・R・コヴィー氏が執筆した「7つの習慣」という本で提唱されているタスク管理法です。

重要度と緊急度のマトリクス

重要度と緊急度の2軸から今やるべきタスクを考える必要があります。
それぞれ、タスクの例を以下に記載しました。
 
◯ 1(右上)のタスク例
重要度、緊急度共に高いタスクです。
影響が強いものや、すぐに実行が必要なタスクが入ります。

  • 期日が迫っているタスク
  • 顧客からのタスク
  • 周囲と協力して動かすプロジェクト

◯ 2(左上)のタスク例
重要度は高いが緊急度の低いタスクになります。
持っている他のタスクと見比べて、無理なく期日を設定していきましょう。

  • 期日が遠いor未設定だが重要なタスク
  • 上司や顧客からのタスクだが、時間に余裕があるタスク
  • 自分が担当する重要なタスク

◯ 3(右下)のタスク例
緊急度は高いが重要度の低いタスクです。
緊急度が高いため、率先して行う必要がありますが、重要度の高いタスクとの兼ね合いでスケジュールを調整しましょう。

  • 期日は近いが、重要性が低くリスケ可能なタスク
  • 期日は近いが、上司や顧客が関係しない、自分で処理するタスク
  • 余裕があるなら、すぐに片付けた方が良いタスク

※リスケ:スケジュールの組み直しのこと

◯ 4(左下)のタスク例
重要度、緊急度共に低いタスクです。
いつかやりたいタスクや思いつきのタスク該当します。
放置される可能性が強いため、定期的に確認して、重要度の見直しを行うことが必要になります。

  • いつかやった方がいいであろうタスク
  • 思いつきでメモしておいたタスク
  • 余裕があれば、どこかでやっておきたいタスク

いつ・何をするかを具体的に決定

最後の第4工程では、「いつ・何をするかを具体的に決定」します。
第3工程で決めた優先順位別のタスクに、明確な期日を追加しましょう。
 
ここで大切なのは。「具体的な作業」に落とし込むことです。

例えば、自分のタスクに「自己成長のために本を読む」をtodoリストに書き出したとします。
実行する際「本を読む」だけでは、どの本をいつから読むか迷ってしまい、すぐ行動に移せません。
そのため、いつまでに、どの本を読むかを明確にする必要があります。
どう動けばいいか明確にまとまっていれば、それだけ作業効率改善の助けになってくれるわけです。

todoリストを作成する際の注意点

作業の効率化を図るうえで有効なtodoリストですが、注意点が2つあります。

作成方法を統一すること

一つ目は、「作成方法を統一すること」です。

todoリストは主に紙かデジタル(PCやスマホ)で作成します。
手元にある紙でtodoリストを作成し、その後デジタルに書き換えるのは効率が良いとは言えません。
 
todoリストは予め作成方法を決めてから作成しましょう。
管理しづらい点や改善点が見つかった際は、修正もしくは別の方法を試してみましょう。

決まったルールはありませんので、自分がやりやすい方法を試してみることをおすすめします。

楽なタスクから行うのはNG

二つ目は「楽なタスクから行うのはNG」です。
誰だって楽なタスクや慣れたタスクの方が取り組みやすいと思います。
 
ただ思い出してください、タスクは緊急度や重要度で分けていたはずです。
楽なタスクばかりやっていては、重要で価値のあるタスクが後回しになってしまうかもしれません。
目先のタスク処理にとらわれず、生産性の高いタスクを優先して行うことを心がけましょう。

まとめ

todoリストは自信のタスク管理だけでなく、作業へ取り掛かる効率も上がります。
これを機に仕事だけでなく、日常生活でもtodoリストを使ってみてはどうでしょう?

セガール
セガールこの記事の執筆者
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