テレワークをして感じた”業務効率の実際”と”業務効率UP方法”とは？

新型コロナウイルスのための非常事態宣言対策のために、
弊社もテレワークを導入しました。
社員約120名を対象に、テレワークを1か月やってみてのアンケートを実施し、
その結果から見えてきた業務効率の実際や業務効率UP方法をご紹介していきます。

そもそもテレワークとは？

テレワークとは、「tele=遠く」「work＝働く」を掛け合わせた造語のことです。
最近ではリモートワークとも呼ばれています。

テレワークには、

• 在宅勤務
  …自宅での勤務
• サテライトオフィス勤務
  …所属しているオフィス以外に設けられたオフィス（サテライトオフィス）で労働をする事
• モバイルワーク
  …自由な場所で業務を行う

上記3種類あり、新型コロナウイルス対策で導入されたのは、
ほとんどが在宅勤務にあたるかと思います。
弊社が導入したのも在宅勤務です。

テレワークに関する詳しい記事はこちら

気になるアンケートの結果

新型コロナウイルス対策のためにテレワークを導入し、
これをきっかけに、新たな働き方として
テレワークを継続していくか検討している企業も多いでしょう。

ただ、やはり気になってくるのは業務効率や生産性ですよね。
弊社の社員たちは業務効率について、どのような実感があるのか
テレワークを導入して約1か月経った段階でアンケートをとりました。
その結果をご紹介します。

テレワークで自分の業務効率はどうなりましたか？

「すごく上がった」「上がった」の合計が58.7%と半数を越え、
「変わらない」を含むと、90.1%の社員が業務効率はオフィスでの業務と
変わらない、あるいは上がったと回答しています。

オフィスにいると、話しかけられたり、周りの雑談が気になったりと、
集中したいときに集中力を維持できない場面もあります。

一方テレワークでは集中しているときに他者に声をかけられるということは
起きないので、業務効率UPにつながったのではないかと考えられます。

部下がいる場合、テレワークで部下の業務効率はどうなりましたか？

約6割の社員が業務効率が上がったと評価する一方で、
上司から見た部下の業務効率だと、「すごく上がった」はわずか5.4%、
「上がった」でも28.6%で、2つを合計しても34％でした。

「変わらない」という回答が最も多く、58.9％であり、
部署や業務の仕方によっては判断が難しかったことがうかがえます。

テレワーク中は、日報やチャット・GoogleMeetなどで
業務の報告を細かく行っているものの、
業務をしている様子が直接は見えないこともあり、
上がったとも下がったとも評価しづらい側面がありそうです。

また、総務などの管理系の部署においては定量的な業務報告ができなかったり、
成果物のない業務というのも存在するため、可視化が難しいことも考えられます。

企業運営にとって重要となる売上(利益)に関しては、
この記事を執筆している2020年5月末時点ではまだわかりません。

営業活動を停止せざるを得ない部分もあったので、
おそらく一時的に売上が減少する企業が多いと想定されため、
非常事態宣言が解除され、社会が回復したあとに
改めてテレワークの在り方を考える必要があるでしょう。

テレワーク中の業務効率をUPするには？

今後、各企業に合わせたより良いテレワークの形を探していく中で、
最も重要になってくるのは「業務効率や生産性が低下しないこと」に
なってくるかと思います。
では、業務効率をUPするためには、どのような方法があるでしょうか？

机や椅子などの環境面を変える

テレワークしている中で、長時間座っていて体が痛くなるなどの
デメリットを上げる社員も多かったため、
まずは、業務に取り組みやすい環境を整える必要があるでしょう。

猫背、腰痛などを防止するためにはPCと目線を一緒にするといいとされています。
大体の人は机にPCを置いた状態で、画面を見下ろしながら
作業をすると思いますが、これが猫背や腰痛の原因になります。

また、ビデオチャットなどをしているとPCが熱を持つことがありますが、
これを放置するとエラーが頻発したり、急に電源が落ちたりします。
パソコンスタンドを使うと、目線も高くなりますし、
随時放熱が出来るので、熱暴走も起きにくくなります。

Wi-Fiなどの通信環境に関しては、
まずはご自宅で使っているルーターを確認してみましょう
古すぎるルーターを使っていると、せっかく回線自体は高速なのに、
それを活かせなくなってしまいます。

もし2ではなかった場合は、2の規格のものを買ってみると
通信環境が向上するかもしれません。
また、自分のモチベーションを上げるグッズや、
PC周りの便利グッズを取り入れてみるのもオススメです。

実は湿度や室温も大切！

前項で眠気について少し触れましたが、
食後はついつい眠気に襲われることもありますよね。

皆さんは眠気が誘発される原因をご存知でしょうか？
睡眠不足が原因と思っている方も多いかもしれませんが、
実は「酸素不足」が原因なのです。

眠気は集中力や意思決定力の低下も誘因します。
オフィスで仕事をしているとなかなか空気の入れ替えが難しいですが、
自宅であれば、窓を開けて換気をするなどして、
新鮮な空気を取り入れることでリフレッシュになります。

それから、意外と大切なのが「室温」と「湿度」です。
いろいろな研究機関でオフィスの適温について研究されていますが、
職種により適温が少し異なることと言われています。
例に挙げると、

• クリエイティブ職：暖かい環境のほうが創造しやすい。
• 会計、総務、オペレーターなどの事務職：
  25℃以上で効率が低下。適温は22℃程度。
• 協働している場合：
  暖かい環境のほうが良い。室温を22℃ぐらいに設定し、
  職種によって温かい飲み物を飲んで体を温めるなどの方法も有効です。

湿度に関しては、「50～60％」が適切とされています。
35％以下だと乾燥による不快を感じ、のどがイガイガしたり、
瞬きの回数が増えることでデータ集計系の業務効率が下がり始めます。

また、肌のかゆみ・鼻づまりなど、風邪やウイルスに感染しやすくなります。
反対に、70％以上になると、汗が出にくくなり、
疲れを感じやすくなるといわれているので、高すぎても良くありません。

加湿器や観葉植物で調節したり、
もしそれがない場合は水に濡らしたタオルを部屋にかけておくと
湿度の調整ができますよ。

アロマで気分転換！

アロマオイルを使うことによって、
身体的・心理的に作用し、さまざまな効能を得ることができます。

＜集中力・やる気UP＞

• ローズマリー
• ペパーミント
• グレープフルーツ
• レモン
• ティートゥリー

＜眠気を覚ます＞

• ペパーミント
• ローズマリー
• ユーカリ
• レモン
• 薄荷(ハッカ)

＜リラックス効果＞

• ラベンダー
• カモミール
• ゆず
• イランイラン
• ローズウッド

また、風邪予防や頭痛に効くとされてるアロマオイルや
各お店のオリジナルブレンドオイルも販売されているので、
ご興味のある方はぜひ見てみてください。
https://mitsuraku.jp/kiji/aromaoil-effect#1

いろいろな使い方がありますが、
専用の器具をお持ちではない方もいると思いますので、
器具を使わずに楽しめる方法を3つご紹介しますね。

1. ハンカチやティッシュに1～2滴しみこませて、デスクに置いておく。
   ※布製品はシミになる場合があるので、もしシミになっても
   目立たない場所にしみこませましょう。
2. マグカップを使う
   マグカップに熱いお湯を入れ、そこにアロマオイルを1～3滴落とします。
   目を閉じて蒸気と香りを吸入する方法です。
   のどや鼻にも効きやすいとされています。
3. タオルを使う
   洗面器に水またはお湯を張り、アロマオイルを1～3滴落とします。
   タオルをたるませるようにオイル入りの水またはお湯につけ、
   軽く絞って、首や目などにあてる方法です。
   つらい肩こりにお悩みの方などにオススメの方法です。

もし手軽な金額でアロマを楽しみたいようであれば、
アロマストーン(アロマオイルを落とす専用のもの)がオススメです。
ストーンにゆっくりオイルがしみこみ、
電気や火を使わず、安全にアロマオイルを試すことができる方法です。

まとめ

テレワークだからこそ自分が集中できるような環境を
自分で工夫して作っていくことができます。
弊社のアンケート結果でも約97％がアフターコロナにおいても
テレワークを続けていきたいと回答していました。

自分なりの効率UP法を見つけて工夫していくことで、
雇用する側にとっても、従業員側にとっても
メリットのある働き方にしていきたいですね。

SFAは活用されてこそ意味がある