勤怠管理システムのおすすめ比較｜ICカード打刻・交通費精算まで効率化できる選び方を解説
【監修】株式会社ジオコード クラウド事業 責任者
庭田 友裕
勤怠管理システムは、従業員の出勤時刻、退勤時刻、労働時間、残業時間、休暇取得状況などを管理し、勤怠集計、申請承認、給与計算前の確認作業を効率化するためのシステムです。
紙の出勤簿やExcel、タイムカードでも勤怠管理はできます。しかし、従業員数や勤務形態が増えると、打刻漏れ、集計ミス、確認作業の負担が大きくなりやすくなります。特に、複数拠点がある企業や、外出・直行直帰が多い企業では、勤怠情報を正確に集めるだけでも手間がかかります。
勤怠管理システムを選ぶ際は、単に出退勤を記録できるかだけでなく、自社の働き方に合った打刻方法があるか、勤怠データを確認しやすいか、交通費精算や経費精算までまとめて効率化できるかを確認することが重要です。
本記事では、勤怠管理システムのおすすめタイプ、選び方、導入メリット、失敗しやすいポイント、ICカード打刻や交通費精算に対応した勤怠管理のメリットをわかりやすく解説します。
この記事の目次はこちら
勤怠管理システムのおすすめタイプ
勤怠管理システムには、さまざまなタイプがあります。
すべての企業に同じシステムが合うわけではありません。オフィス出社が多い企業、外出が多い企業、複数拠点を管理したい企業、低コストで始めたい企業など、会社の働き方によって重視すべきポイントは変わります。
ここでは、企業の課題別におすすめの勤怠管理システムのタイプを紹介します。
ICカード打刻で簡単に勤怠管理したい企業
オフィス出社が多い企業や、毎日の打刻をシンプルにしたい企業には、ICカード打刻に対応した勤怠管理システムが向いています。
ICカード打刻では、従業員がカードをかざすだけで出勤・退勤を記録できます。紙の出勤簿に手書きしたり、Excelに手入力したりする方法と比べて、打刻しやすく、客観的な記録を残しやすい点がメリットです。
ただし、休憩時間、打刻漏れ、直行直帰、在宅勤務などの扱いは、あらかじめ運用ルールを決めておく必要があります。
勤怠管理は毎日行うものなので、従業員が迷わず使えることが重要です。打刻方法がわかりにくいと、打刻漏れや入力ミスが増え、結局管理者の確認作業が増えてしまいます。
ネクストICカードは、ICカードを利用した打刻に対応しており、勤怠情報をブラウザ上で確認できます。オフィス出社が多い企業や、紙・Excelでの勤怠管理から移行したい企業に向いています。
勤怠管理と交通費精算をまとめたい企業
営業職や外出が多い従業員がいる企業では、勤怠管理だけでなく交通費精算も負担になりやすいです。
勤怠管理をシステム化しても、交通費精算が紙やExcelのままだと、管理部門の作業は大きく残ります。従業員が交通費を手入力し、管理者が経路や金額を確認し、必要に応じて差し戻す運用では、月末月初に確認作業が集中しやすくなります。
そのため、外出や移動が多い企業では、勤怠管理システムを選ぶ際に、交通費精算や経費精算まで対応できるかを確認しておくとよいでしょう。勤怠管理と交通費精算をまとめて見直すことで、管理業務全体を効率化しやすくなります。
ネクストICカードは、勤怠管理に加えて、交通費精算と経費精算にも対応しています。必要な機能を選んで利用できるため、勤怠管理だけでなく、交通費や経費の申請・確認もまとめて見直したい企業に向いています。
低コストで勤怠管理を始めたい企業
初めて勤怠管理システムを導入する企業では、必要以上に多機能なシステムを選ぶよりも、自社に必要な機能を無理なく使えるかを確認することが大切です。
勤怠管理システムは、月額費用、基本料金、初期費用、端末費用、オプション費用などが発生する場合があります。月額料金だけを見ると安く感じても、必要な機能を追加したり、端末を用意したりすると、想定より費用がかかることもあります。
低コストで始めたい場合は、利用人数に応じて費用が変わるか、必要な機能だけを選んで利用できるか、導入後のサポート費用が別途かかるかを確認しましょう。
ネクストICカードは、勤怠管理のユーザー利用料が月額200円から案内されています。
交通費精算など利用する機能によって費用が変わる場合があるため、導入前に必要機能と利用人数に応じた総額を確認しましょう。
ただし、基本利用料や読み取り端末などが別途必要になる場合があるため、導入前に利用人数や必要機能に合わせて確認することが重要です。
複数拠点の勤怠をまとめて確認したい企業
複数拠点がある企業では、各拠点の勤怠情報を本部で確認する手間が発生しやすくなります。
紙の出勤簿やタイムカードで管理している場合、拠点ごとの勤怠情報を集めるまでに時間がかかります。打刻漏れや残業時間の増加に気づくのが遅れ、給与計算前の確認作業が重くなることもあります。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、拠点ごとの勤怠情報をオンラインで確認しやすくなります。本部側で遠隔地の勤怠状況を把握できるため、拠点管理の負担を減らしやすくなります。
複数拠点の勤怠をまとめて管理したい企業では、打刻方法だけでなく、管理者がデータを確認しやすいかも重要な選定ポイントです。
勤怠管理システムのタイプ別比較
勤怠管理システムを選ぶ際は、製品名だけで比較するのではなく、まず自社に合うタイプを整理することが大切です。
たとえば、オフィス出社が多い企業であればICカード打刻型が使いやすく、店舗やアルバイト勤務が多い企業であればシフト管理型が向いている場合があります。外出や営業活動が多い企業では、勤怠管理だけでなく交通費精算まで対応できるタイプを検討するとよいでしょう。
| タイプ | 向いている企業 | 主な特徴 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ICカード打刻型 | オフィス出社が多い企業 | カードをかざすだけで打刻でき、客観的な記録を残しやすい | 読み取り端末やカード運用の確認が必要 |
| クラウド勤怠型 | 複数拠点やリモート勤務がある企業 | 勤怠情報をオンラインで確認しやすい | 打刻方法が自社に合うか確認が必要 |
| 給与計算連携型 | 給与計算まで効率化したい企業 | 勤怠データを給与計算に活用しやすい | 既存の給与ソフトとの相性確認が必要 |
| シフト管理型 | 店舗・アルバイト勤務が多い企業 | シフト作成や勤務予定管理に強い | オフィス勤務中心だと機能過多になる場合がある |
| 経費精算一体型 | 外出や営業職が多い企業 | 勤怠管理と交通費精算をまとめやすい | 必要な機能範囲の確認が必要 |
このように、勤怠管理システムには複数のタイプがあります。
重要なのは、有名なシステムを選ぶことではなく、自社の勤務形態や管理業務に合うものを選ぶことです。導入目的が曖昧なまま選ぶと、必要な機能が足りなかったり、反対に使わない機能が多くなったりする可能性があります。
おすすめ勤怠管理システムの製品比較表
勤怠管理システムは、製品ごとに対応している打刻方法や周辺機能が異なります。ICカード打刻に強いもの、シフト管理に向いているもの、給与計算や経費精算との連携に強いものなど、特徴を比較したうえで自社に合うシステムを選ぶことが重要です。
ここでは、代表的な勤怠管理システムを、ICカード打刻、交通費精算、向いている企業の観点で比較します。
| 製品名 | 主な特徴 | ICカード打刻 | 交通費精算 | 向いている企業 |
|---|---|---|---|---|
| ネクストICカード | 勤怠管理・交通費精算・経費精算に対応 | 対応 | 対応 | ICカード打刻と交通費精算をまとめたい企業 |
| KING OF TIME | 勤怠管理に特化したクラウド型サービス | 対応可 | 要連携確認 | 多様な勤務形態に対応したい企業 |
| ジョブカン勤怠管理 | シフト管理や申請承認にも対応 | 対応可 | ジョブカン経費精算と連携 | 店舗・アルバイト勤務が多い企業 |
| freee勤怠管理Plus | freee人事労務との連携に強い | 要確認 | freee経費精算と連携 | freeeを利用している企業 |
| マネーフォワード クラウド勤怠 | マネーフォワード系サービスと連携しやすい | 要確認 | マネーフォワード クラウド経費と連携 | バックオフィス全体を効率化したい企業 |
勤怠管理システムを選ぶポイント
勤怠管理システムを選ぶ際は、打刻方法、管理画面の見やすさ、周辺業務との連携、料金、サポート体制を確認することが重要です。
勤怠管理は従業員が毎日使う業務であり、管理者にとっても給与計算や労務管理に関わる重要な業務です。そのため、導入後に現場が使いにくいと、打刻漏れや確認作業が増えてしまい、期待した効率化につながりません。
打刻方法が現場に合っているか
勤怠管理システムは、従業員が毎日使うものです。
そのため、管理者にとって便利かどうかだけでなく、従業員が打刻しやすいかを確認する必要があります。打刻方法が複雑だと、現場に定着しにくくなり、打刻漏れや修正申請が増える原因になります。
オフィス出社が多い企業では、ICカード打刻が使いやすい選択肢です。カードをかざすだけで出退勤を記録できるため、日常業務の流れに組み込みやすくなります。
一方で、外出やリモート勤務が多い企業では、スマートフォンやパソコンから打刻できるかも確認した方がよいでしょう。自社の勤務形態に合った打刻方法を選ぶことが、勤怠管理システムを定着させる第一歩です。
勤怠データを確認しやすいか
管理者が勤怠データを確認しやすいかも重要です。
打刻漏れ、残業時間、有給休暇、拠点別の勤怠状況などを確認しにくいシステムでは、導入後も管理者の負担が残ってしまいます。勤怠管理システムを導入する目的は、単に打刻をデジタル化することではなく、確認や集計の作業を効率化することです。
管理画面で必要な情報をすぐに確認できるか、打刻漏れや異常値に気づきやすいか、拠点ごとに勤怠情報を確認できるかを見ておきましょう。
特に複数拠点がある企業では、本部側で遠隔地の勤怠情報を確認できることが重要です。拠点ごとに勤怠情報を集める運用では、確認に時間がかかり、締め作業が重くなりやすくなります。
交通費精算や経費精算も効率化できるか
勤怠管理だけをシステム化しても、交通費精算や経費精算が紙やExcelのままだと、管理部門の負担が大きく残る場合があります。
営業職や外出が多い従業員がいる企業では、交通費精算の確認作業が負担になりやすいです。従業員が経路や金額を手入力し、管理者が申請内容を確認する運用では、月末月初に作業が集中しやすくなります。
そのため、勤怠管理システムを選ぶ際は、交通費精算や経費精算もまとめて効率化できるかを確認するとよいでしょう。
ネクストICカードは、勤怠管理、交通費精算、経費精算に対応しています。勤怠管理だけでなく、外出時の交通費精算や経費申請もまとめて見直したい企業に向いています。
料金が自社規模に合っているか
勤怠管理システムを選ぶ際は、料金が自社規模に合っているかを確認しましょう。
月額料金だけでなく、基本料金、初期費用、読み取り端末の費用、オプション費用、サポート費用などを含めて総額で見ることが大切です。月額費用が安く見えても、必要な機能を追加すると費用が上がる場合があります。
また、従業員数が増えたときの料金も確認しておきましょう。少人数では安く使えても、人数が増えると費用負担が大きくなる場合があります。
勤怠管理システムは長く使うものなので、現在の人数だけでなく、今後の従業員数や拠点数の増加も見据えて比較することが重要です。
導入後のサポートがあるか
勤怠管理システムは、導入して終わりではありません。
初期設定、勤務ルールの登録、打刻方法の周知、申請・承認フローの整理など、導入時に決めるべきことが多くあります。初めて勤怠管理システムを導入する企業では、設定や運用ルール作りで迷うこともあります。
そのため、導入後のサポート体制があるかも確認しておくと安心です。サポートがあれば、導入初期のつまずきを減らし、現場に合わせた運用を進めやすくなります。
ネクストICカードでは、専任コンサルタントによる無料サポートが案内されています。サポート範囲や対応方法は、導入前に確認しておくと安心です。
紙やExcelでの勤怠管理から移行したい企業や、初めてシステム化する企業は、サポート体制も含めて比較するとよいでしょう。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入すると、勤怠集計や確認作業を効率化しやすくなります。
紙やExcelで管理している場合、月末月初に打刻漏れの確認や残業時間の集計が集中し、人事・総務担当者の負担が大きくなりがちです。勤怠管理システムを活用すれば、日々の打刻データを蓄積し、必要な情報を確認しやすくなります。
勤怠集計の手間を減らせる
紙やExcelで勤怠管理をしていると、月末月初の集計作業に時間がかかります。
出勤時刻や退勤時刻を確認し、休憩時間を差し引き、残業時間を計算し、有給休暇や欠勤情報を反映する作業は、従業員数が増えるほど負担が大きくなります。
勤怠管理システムを使えば、打刻データをもとに労働時間や残業時間を集計しやすくなります。手作業の転記や計算を減らせるため、管理者の作業時間を削減しやすくなります。
打刻漏れや確認漏れを減らしやすい
勤怠管理システムでは、打刻状況を確認しやすくなります。
紙やExcelで管理している場合、打刻漏れに気づくのが締め日前後になることがあります。締め作業のタイミングで不備が見つかると、従業員や上長に確認し、修正してから給与計算に進む必要があります。
システム上で打刻状況を確認できれば、打刻漏れや申請漏れに早めに気づきやすくなります。締め日前に不備を確認できるため、給与計算前の確認作業も軽くしやすくなります。
複数拠点の勤怠をまとめて管理できる
クラウド型の勤怠管理システムであれば、複数拠点の勤怠情報をまとめて確認しやすくなります。
紙やタイムカードで拠点ごとに管理している場合、本部で勤怠情報を確認するまでに時間がかかります。遠隔地の勤怠状況をすぐに把握できないと、残業時間の増加や打刻漏れへの対応が遅れることもあります。
クラウド上で勤怠情報を確認できれば、本部側でも拠点ごとの勤務状況を把握しやすくなります。複数拠点を持つ企業では、勤怠管理システムによる一元管理が有効です。
交通費精算や経費精算も効率化できる
勤怠管理と交通費精算を同じシステムで管理できれば、管理部門の作業をまとめて効率化しやすくなります。
特に、外出が多い企業では交通費精算の確認作業が負担になりやすいです。従業員が交通費を手入力し、管理者が経路や金額を確認する運用では、申請ミスや確認漏れが発生しやすくなります。
勤怠管理と交通費精算をまとめて管理できれば、従業員の申請作業だけでなく、管理者の確認作業も軽減しやすくなります。勤怠管理だけでなく、周辺業務まで含めて効率化したい企業にとって大きなメリットです。
勤怠管理システム導入で失敗しやすいポイント
勤怠管理システムは便利なツールですが、導入すれば必ず定着するわけではありません。
自社の勤務形態に合っていなかったり、現場が使いにくかったりすると、導入後に手作業が残り、期待した効率化につながらない場合があります。
機能が多すぎて現場が使いにくい
勤怠管理システムは、多機能であればよいわけではありません。
現場の従業員が毎日使うものなので、打刻や申請がわかりにくいと定着しにくくなります。機能が多くても、日常的に使う操作が複雑であれば、打刻漏れや申請漏れが増えてしまう可能性があります。
勤怠管理システムを選ぶ際は、管理者向けの機能だけでなく、従業員が迷わず使えるかを確認しましょう。導入前に操作画面を確認し、実際の運用をイメージしておくことが大切です。
自社の勤務形態に合っていない
自社の勤務形態に合わないシステムを選ぶと、導入後に手作業の補正が増えてしまいます。
シフト勤務、フレックスタイム制、変形労働時間制、直行直帰、複数拠点勤務など、企業によって勤務ルールは異なります。自社のルールに対応できないシステムを選ぶと、結局Excelで補足管理を行うことになり、二重管理が発生する可能性があります。
導入前には、自社の勤務ルールを整理し、システムでどこまで対応できるかを確認しましょう。
交通費精算や経費精算の課題が残る
勤怠管理だけをシステム化しても、交通費精算や経費精算が別管理のままだと、管理部門全体の効率化にはつながりにくい場合があります。
外出や営業活動が多い企業では、交通費精算の作業が大きな負担になりやすいです。勤怠管理の集計は楽になっても、交通費精算の確認作業が残れば、月末月初の業務負担はあまり減らないかもしれません。
管理部門全体の効率化を考えるなら、勤怠管理だけでなく、交通費精算や経費精算も含めて見直すことが重要です。
料金の総額を確認していない
勤怠管理システムを選ぶ際は、月額料金だけで判断しないようにしましょう。
基本利用料、初期費用、読み取り端末の費用、オプション費用、サポート費用などを含めて確認する必要があります。月額料金が安くても、必要な機能を追加すると想定より高くなる場合があります。
また、従業員数や拠点数が増えたときの費用も確認しておきましょう。導入後に費用が想定以上に増えると、長期的な運用に負担が出る可能性があります。
ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめの企業
ICカード対応の勤怠管理システムは、オフィス出社が多い企業や、複数拠点の勤怠を管理したい企業、交通費精算もまとめて効率化したい企業に向いています。
毎日の出退勤をシンプルに記録できるため、従業員にとっても使いやすく、管理者にとっても勤怠情報を確認しやすくなります。
オフィス出社が多い企業
オフィス出社が多い企業では、ICカード打刻が日常運用に乗りやすいです。
従業員が出勤時・退勤時にカードをかざすだけで打刻できるため、手書きやExcel入力よりも簡単に勤怠記録を残せます。毎日使うものだからこそ、操作がシンプルであることは重要です。
また、ICカード打刻であれば、客観的な打刻記録を残しやすくなります。従業員の自己申告だけに頼らず、出退勤時刻を記録したい企業にも向いています。
複数拠点の勤怠を管理したい企業
複数拠点がある企業では、拠点ごとの勤怠情報をまとめて確認できるかが重要です。
紙の出勤簿やタイムカードで管理している場合、各拠点の勤怠情報を本部に集めるまでに時間がかかります。勤怠情報の確認が遅れると、打刻漏れや残業時間の増加に気づきにくくなります。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、遠隔地の勤怠データも確認しやすくなります。複数拠点を持つ企業では、ICカード打刻とクラウド管理を組み合わせることで、勤怠状況を把握しやすくなります。
交通費精算もまとめて効率化したい企業
外出や営業活動が多い企業では、勤怠管理だけでなく交通費精算も負担になりやすいです。
交通費精算では、経路や金額の入力、定期区間の確認、申請内容の承認など、従業員にも管理者にも手間がかかります。紙やExcelで管理している場合、申請ミスや確認漏れが発生しやすくなります。
ICカードを活用できる勤怠管理システムであれば、勤怠管理と交通費精算をまとめて見直しやすくなります。管理部門の業務をまとめて効率化したい企業に向いています。
Excelや紙の管理から脱却したい企業
紙やExcelでの勤怠管理に限界を感じている企業では、ICカード打刻とクラウド管理の組み合わせが向いています。
従業員数が増えると、手作業での勤怠管理は負担が大きくなります。打刻漏れの確認、残業時間の集計、有給休暇の確認、給与計算前の修正作業などが増え、月末月初に作業が集中しやすくなります。
ICカード打刻とクラウド管理を活用すれば、従業員は打刻しやすくなり、管理者も勤怠情報を確認しやすくなります。紙やExcelからの移行を検討している企業にとって、導入しやすい選択肢です。
ネクストICカードはICカード打刻・交通費精算まで対応
ネクストICカードは、勤怠管理、交通費精算、経費精算に対応したクラウド型のサービスです。
勤怠管理では、ICカードを利用した打刻に対応しており、勤怠情報をブラウザ上で確認できます。遠隔地のデータも確認できるため、複数拠点の勤怠状況をまとめて把握したい企業にも向いています。
また、ネクストICカードは交通費精算や経費精算にも対応しています。勤怠管理だけをシステム化しても、交通費精算や経費精算が紙やExcelのままだと、管理部門の負担は大きく残ります。
勤怠管理と交通費精算を同じツールで扱えると、申請内容の確認や集計作業を効率化しやすくなります。
ただし、承認フローや経費精算ルールは企業ごとに異なるため、自社の運用に合わせて設定できるかを確認しましょう。
ネクストICカードは、必要な機能だけを選んで利用できるため、まずは勤怠管理から始めたい企業や、交通費精算までまとめて見直したい企業にも向いています。
料金面では、ユーザー利用料が月額200円から案内されています。ただし、基本利用料や読み取り端末などが別途必要になる場合があるため、導入前に利用人数や必要機能に合わせて確認することが大切です。
勤怠管理の手間を減らしたい企業、ICカード打刻を取り入れたい企業、交通費精算や経費精算もまとめて効率化したい企業は、ネクストICカードを検討してみてください。
勤怠管理システムに関するよくある質問
勤怠管理システムは何ができますか？
勤怠管理システムでは、出退勤の打刻、労働時間の集計、残業時間の確認、休暇申請、承認管理、有給休暇の管理などができます。
システムによっては、交通費精算や経費精算に対応しているものもあります。勤怠管理だけでなく、交通費や経費の申請・確認までまとめて効率化したい場合は、対応範囲を確認しておくとよいでしょう。
勤怠管理システムはExcelより便利ですか？
従業員数が少なく、勤務形態がシンプルな場合は、Excelでも勤怠管理ができることがあります。
ただし、従業員数や勤務形態が増えると、入力ミス、集計ミス、ファイルの更新漏れ、確認作業の負担が大きくなりやすくなります。勤怠管理システムを使えば、打刻データの集計や申請承認を効率化しやすくなります。
紙やExcelでの管理に限界を感じている場合は、勤怠管理システムへの移行を検討するタイミングです。
ICカード打刻のメリットは何ですか？
ICカード打刻のメリットは、従業員がカードをかざすだけで出勤・退勤を記録できる点です。
手書きやExcel入力に比べて打刻しやすく、客観的な勤怠記録も残しやすくなります。オフィス出社が多い企業では、毎日の運用に乗せやすい打刻方法です。
また、ICカードを活用することで、勤怠管理だけでなく交通費精算も効率化できる場合があります。
勤怠管理と交通費精算は同じシステムで管理できますか？
システムによっては、勤怠管理と交通費精算を同じツールで管理できます。
外出や営業活動が多い企業では、交通費精算の確認作業が負担になりやすいため、勤怠管理とあわせて見直すことで、管理業務をまとめて効率化しやすくなります。
ネクストICカードは、勤怠管理、交通費精算、経費精算に対応しているため、勤怠管理だけでなく交通費や経費の申請・確認もまとめて効率化したい企業に向いています。
勤怠管理システムを選ぶときの注意点は何ですか？
勤怠管理システムを選ぶときは、自社の勤務形態に合っているか、従業員が打刻しやすいか、管理者が勤怠データを確認しやすいかを確認することが重要です。
また、月額料金だけでなく、基本利用料、初期費用、読み取り端末、オプション費用、サポート費用などを含めた総額も確認しましょう。勤怠管理だけでなく、交通費精算や経費精算の課題もある場合は、まとめて対応できるシステムを検討するとよいでしょう。
まとめ：勤怠管理システムは打刻方法と管理業務全体で選ぶ
勤怠管理システムを選ぶ際は、単に出退勤を記録できるかだけでなく、自社の勤務形態や管理業務に合っているかを確認することが重要です。
オフィス出社が多い企業では、ICカード打刻に対応したシステムが使いやすい選択肢になります。従業員がカードをかざすだけで打刻できるため、毎日の運用に乗せやすく、客観的な勤怠記録も残しやすくなります。
また、外出や営業活動が多い企業では、勤怠管理だけでなく交通費精算や経費精算までまとめて効率化できるかも重要です。管理部門全体の負担を減らしたい場合は、勤怠管理と周辺業務を一体で見直すとよいでしょう。
ネクストICカードは、ICカード打刻による勤怠管理に加えて、交通費精算や経費精算にも対応しています。紙やExcelでの勤怠管理から脱却したい企業や、勤怠管理と交通費精算をまとめて効率化したい企業は、検討してみる価値があります。
