CRMと電子契約を連携する方法｜できることや導入メリットを解説
【監修】株式会社ジオコード クラウド事業 責任者
庭田 友裕
CRM（顧客関係管理システム）と電子契約サービスを連携すると、契約書の作成から締結、保管までの業務を効率化できます。顧客情報を活用して契約書を作成できるため、入力作業を削減できるだけでなく、転記ミスや情報の不一致を防ぐことにもつながります。
また、契約状況をCRM上で管理できるようになるため、営業担当者だけでなく、カスタマーサポートや管理部門も最新の契約情報を確認しやすくなります。顧客情報と契約情報を一元管理することで、顧客対応の品質向上や業務効率化が期待できます。
この記事では、CRMと電子契約を連携する概要やできること、導入するメリット、設定方法、運用時の注意点について解説します。
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CRMと電子契約を連携するとは
CRMと電子契約を連携すると、顧客情報と契約情報をまとめて管理できるようになります。契約書の作成から締結後の管理までを一元化できるため、顧客対応の効率化や情報共有の強化につながります。
ここでは、CRMと電子契約連携の基本について解説します。
CRMと電子契約連携の概要
CRMと電子契約の連携とは、CRMで管理している顧客情報を電子契約サービスと共有し、契約業務を効率化する仕組みです。
例えば、CRMに登録されている会社名や担当者名、契約内容などを利用して契約書を作成し、そのまま電子契約サービスから送信できます。契約締結後は契約状況をCRMへ反映できるため、顧客ごとの契約情報を一元管理しやすくなります。
APIを利用した連携が一般的
CRMと電子契約サービスは、APIを利用して連携する方法が一般的です。
APIを利用することで、契約書の作成や送付、契約状況の更新などを自動化できます。また、CRMによっては電子契約サービスとの標準連携機能や外部連携サービスに対応している場合もあり、追加開発を行わずに導入できるケースもあります。
顧客情報と契約情報を一元管理できる
CRMと電子契約を連携することで、顧客情報と契約書、契約状況をまとめて管理できます。
顧客ごとの契約履歴や契約更新日、締結状況などをCRM上で確認できるため、必要な情報を探す手間を削減できます。また、営業担当者だけでなく、サポート部門や管理部門も最新の契約情報を共有しやすくなり、一貫した顧客対応を実現できます。
CRMと電子契約を連携してできること
CRMと電子契約を連携すると、契約書の作成や契約状況の管理を顧客情報とあわせて行えるようになります。契約業務を効率化できるだけでなく、顧客対応に必要な情報を一元管理できるため、組織全体でスムーズな情報共有が可能になります。
契約書を作成する
CRMに登録されている顧客情報をもとに、契約書を作成できます。
会社名や担当者名、契約内容などを自動で反映できるため、同じ情報を何度も入力する必要がありません。入力ミスや転記漏れを防ぎながら、契約書作成にかかる時間を短縮できます。
契約締結状況を確認する
電子契約サービスと連携することで、契約の進捗状況をCRM上で確認できます。
契約書を送付したか、相手が確認中か、締結が完了したかなどをリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングで顧客へフォローできます。また、契約手続きの遅延にも早期に気付きやすくなります。
契約書を顧客情報と紐づけて管理する
締結済みの契約書をCRMの顧客情報と紐づけて管理できます。
顧客情報と契約書をまとめて確認できるため、契約内容の確認や更新手続きもスムーズです。必要な書類を探す時間を削減できるだけでなく、担当者が変更になった場合でもスムーズに引き継ぎを行えます。
顧客対応履歴を一元管理する
契約情報をCRMへ反映することで、顧客対応履歴をまとめて管理できます。
問い合わせ履歴や商談履歴、契約履歴などを時系列で確認できるため、顧客との関係性を把握しやすくなります。営業担当者だけでなく、カスタマーサポートや管理部門も同じ情報を共有できるため、一貫した顧客対応につながります。
CRMと電子契約を連携するメリット
CRMと電子契約を連携することで、契約業務を効率化できるだけでなく、顧客情報と契約情報を一元管理できるようになります。情報共有がしやすくなり、顧客対応の品質向上や業務負担の軽減にもつながります。
契約業務を効率化できる
CRMの顧客情報を活用して契約書を作成できるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
会社名や担当者名などを何度も入力する必要がなくなり、契約書の作成から送付までをスムーズに進められます。また、契約締結状況も一元管理できるため、進捗確認にかかる手間も削減できます。
顧客対応の品質を向上できる
契約情報を顧客情報とあわせて管理できるため、契約内容を把握したうえで顧客対応を行えます。
過去の契約履歴や契約更新日なども確認しやすくなるため、問い合わせ対応や更新案内もスムーズです。担当者が変更になった場合でも、過去の情報を引き継ぎやすく、一貫した顧客対応を実現できます。
情報共有をスムーズに行える
契約状況をCRMへ反映することで、営業担当者だけでなく、サポート部門や管理部門も最新情報を確認できます。
契約の進捗や締結状況をリアルタイムで共有できるため、部署間の連携がスムーズになります。また、確認のための問い合わせや情報共有の手間を削減できることもメリットです。
顧客管理を効率化できる
顧客情報と契約書、契約履歴をまとめて管理することで、必要な情報をすぐに確認できます。
情報を探す時間を削減できるだけでなく、契約更新や追加提案のタイミングも把握しやすくなります。継続的な顧客フォローを行いやすくなり、長期的な関係構築にも役立ちます。
CRMと電子契約を連携する方法
CRMと電子契約を連携する方法は、利用しているCRMや電子契約サービスによって異なります。標準機能で対応している製品もあれば、APIや外部ツールを利用するケースもあるため、自社の運用に合った方法を選ぶことが重要です。
APIで連携する
CRMと電子契約サービスを柔軟に連携したい場合は、APIを利用する方法が一般的です。
APIを利用すれば、顧客情報をもとに契約書を作成したり、契約締結後にCRMの契約情報を自動更新したりできます。自社の業務フローに合わせた連携ができるため、契約業務や顧客管理の自動化を進めたい企業に適しています。
ノーコード連携ツールを利用する
専門的な開発を行わずに連携したい場合は、ノーコード連携ツールを利用する方法があります。
テンプレートや設定画面を利用することで、CRMと電子契約サービスを比較的簡単に接続できます。契約書の作成や契約状況の同期も短期間で設定できるため、IT担当者が少ない企業でも導入しやすいことが特徴です。
標準連携機能を利用する
一部のCRMでは、電子契約サービスとの標準連携機能を提供しています。
標準機能を利用すれば、追加開発や外部ツールを導入しなくても連携できる場合があります。導入コストや運用負担を抑えられる一方で、対応している電子契約サービスや利用できる機能は製品によって異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
CRMと電子契約を連携する際の注意点
CRMと電子契約を効果的に活用するためには、同期するデータや権限設定を適切に管理することが重要です。導入前に運用ルールを整備しておくことで、安全かつ効率的な運用につながります。
同期するデータを整理する
すべてのデータを連携すると、不要な情報までCRMへ登録される可能性があります。
顧客情報や契約内容、契約日など、業務で必要な情報を中心に同期することで、CRM内のデータを整理しやすくなります。また、項目の対応関係に誤りがないかも事前に確認しておきましょう。
アクセス権限を適切に管理する
契約書には企業情報や契約条件などの重要な情報が含まれます。
そのため、部署や役職ごとに閲覧・編集権限を設定し、必要なユーザーだけがアクセスできるようにすることが重要です。適切な権限管理を行うことで、情報漏えいのリスクを軽減できます。
運用ルールを整備する
連携機能を導入するだけでは、十分な効果を得られるとは限りません。
契約書の作成方法や承認フロー、契約締結後のデータ更新ルールなどをあらかじめ決めておくことで、運用のばらつきを防げます。また、定期的に運用状況を見直すことで、CRMと電子契約の連携をより効果的に活用できます。
よくある質問
電子契約との連携にAPIは必要ですか？
APIを利用した連携が一般的ですが、必ずしもAPI開発が必要というわけではありません。
利用しているCRMによっては、電子契約サービスとの標準連携機能やノーコード連携ツールに対応している場合があります。自社の運用方法や必要な機能に合わせて、最適な連携方法を選びましょう。
どの電子契約サービスと連携できますか？
連携できる電子契約サービスは、利用しているCRMによって異なります。
一般的には、クラウド型の電子契約サービスとの連携に対応している製品が多くあります。導入前に、利用したい電子契約サービスとの連携可否や対応機能を確認しておくことが重要です。
契約書はCRMで管理できますか？
CRMと電子契約サービスを連携することで、契約書を顧客情報と紐づけて管理できる場合があります。
契約履歴や締結状況をあわせて確認できるため、契約更新や問い合わせ対応もスムーズになります。ただし、利用できる機能はCRMや電子契約サービスによって異なるため、事前に対応状況を確認しておきましょう。
まとめ
CRMと電子契約を連携することで、契約書の作成から締結、保管までの業務を効率化できるだけでなく、顧客情報と契約情報を一元管理できるようになります。契約状況をリアルタイムで把握しやすくなるため、顧客対応の品質向上や情報共有の効率化にもつながります。
また、APIだけでなく、標準連携機能やノーコード連携ツールを利用できるCRMもあるため、自社のシステム環境や運用方法に適した連携方法を選ぶことが重要です。電子契約との連携を活用し、契約業務の効率化と顧客管理の強化を実現しましょう。
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