営業案件を管理する方法とは？管理すべき項目や効率化するポイントを解説
【監修】株式会社ジオコード クラウド事業 責任者
庭田 友裕
営業活動では、複数の顧客や商談を並行して進めるため、「どの案件がどこまで進んでいるのか」「次に何をすべきなのか」を正確に把握する必要があります。しかし、営業担当者ごとに案件を管理していると、対応漏れや案件の放置が発生することがあります。
営業案件を適切に管理すれば、案件ごとの進捗や受注確度を把握し、優先順位をつけて営業活動を進めやすくなります。また、管理者がチーム全体の状況を確認し、必要なフォローを行うことも可能です。
この記事では、営業案件を管理する目的や管理すべき項目、具体的な方法、効率的に運用するポイントを解説します。
営業案件の管理とは
営業案件の管理とは、見込み顧客との商談から受注・失注までの進捗や営業活動を記録し、案件ごとの状況を把握できるようにすることです。
「商談中」「提案済み」「見積もり提出済み」といった営業フェーズに加えて、受注予定日や受注確度、次回アクションなどを管理します。営業担当者だけでなく、管理者やチーム内でも情報を共有することで、組織として案件を進めやすくなります。
営業案件を管理する目的
営業案件を管理する主な目的は、それぞれの案件の状況を可視化し、適切なタイミングで営業活動を行うことです。
例えば、長期間進展していない案件や、次回の連絡予定日を過ぎている案件を把握できれば、対応漏れを防げます。また、受注確度や受注予定金額を管理することで、どの案件を優先して対応すべきか判断する材料にもなります。
案件管理と顧客管理の違い
案件管理は、顧客との個別の商談や取引について、受注までの進捗を管理することが中心です。一方、顧客管理では、会社名や担当者、連絡先、契約情報など、顧客との関係に関する情報を管理します。
例えば、同じ顧客から複数の商談が発生する場合、顧客情報は一つでも営業案件は複数存在します。顧客情報と案件情報を紐づけて管理することで、過去の取引や現在進行している商談をまとめて確認できます。
営業案件で管理すべき項目
営業案件を正確に把握するためには、案件名や担当者だけでなく、進捗や受注確度、次回アクションなども記録することが重要です。ただし、入力項目を増やしすぎると営業担当者の負担になるため、必要な情報に絞って管理しましょう。
顧客・案件の基本情報
顧客名や案件名、営業担当者、商材など、案件を特定するための基本情報を管理します。
顧客情報と案件情報を紐づけておけば、同じ顧客から複数の商談が発生した場合でも、それぞれの案件を分けて管理できます。
営業フェーズ
初回商談、提案、見積もり、契約など、案件が現在どの段階にあるのかを記録します。
営業フェーズを統一しておくことで、チーム全体の案件状況を一覧で把握できます。また、特定のフェーズで停滞している案件を見つけ、必要なフォローを行いやすくなります。
受注確度・受注予定金額
案件ごとの受注確度や受注した場合の金額を管理します。
受注可能性と金額をあわせて確認することで、優先的に対応すべき案件を判断しやすくなります。売上予測を立てる際の情報としても活用できます。
受注予定日・次回アクション
受注予定日や次回の連絡日、対応内容なども管理しておきましょう。
「いつまでに見積書を提出する」「○日に検討状況を確認する」など、次に行うことを明確にしておけば、対応漏れや案件の放置を防ぎやすくなります。
営業案件を管理するメリット
営業案件を適切に管理することで、担当者自身が案件を進めやすくなるだけでなく、管理者もチーム全体の営業状況を把握しやすくなります。
案件の進捗を把握できる
営業フェーズや商談履歴を管理することで、それぞれの案件がどこまで進んでいるのかを確認できます。
長期間進展していない案件も発見しやすくなるため、フォローが必要な案件を早めに把握し、営業機会の損失を防ぐことにつながります。
営業活動の優先順位を決めやすくなる
受注確度や受注予定金額、受注予定日などを確認することで、優先して対応すべき案件を判断しやすくなります。
すべての案件へ同じように時間を使うのではなく、受注の可能性や重要度に応じて営業リソースを配分できます。
売上予測を立てやすくなる
案件ごとの受注予定金額や受注確度を管理すれば、今後どの程度の売上が見込めるのかを予測する材料になります。
目標に対して案件が不足している場合も早めに把握できるため、新規商談の獲得や既存案件へのフォローなど、必要な対策を検討できます。
営業活動の属人化を防げる
案件情報をチームで共有することで、担当者以外でも商談の進捗や次回アクションを確認できます。
担当者が不在の場合や異動・退職が発生した場合でも、これまでの状況を確認しながら対応できるため、特定の担当者だけに案件情報が集中することを防げます。
営業案件を管理する方法
営業案件の管理方法には、Excelやスプレッドシートを利用する方法と、SFA・CRMなどの専用ツールを活用する方法があります。案件数や営業担当者の人数に合わせて選ぶことが重要です。
Excel・スプレッドシートで管理する
案件数が少ない場合は、ExcelやGoogle スプレッドシートでも管理できます。
案件名や営業フェーズ、受注確度、受注予定日などを一覧にすることで、低コストで案件管理を始められます。ただし、案件数や利用者が増えると、更新漏れや入力ミスが発生しやすくなる点には注意が必要です。
SFAで管理する
SFAでは、案件情報や営業フェーズ、商談履歴、次回アクションなどをまとめて管理できます。
案件の進捗を一覧で確認できるため、営業担当者だけでなく管理者も状況を把握しやすくなります。案件管理とあわせて営業プロセス全体を可視化したい場合に適しています。
CRMで管理する
CRMを利用して営業案件を管理する方法もあります。
顧客の基本情報や問い合わせ履歴、契約情報などと案件を紐づけられるため、顧客との過去の関係を確認しながら営業活動を進められます。既存顧客への追加提案や継続的な顧客管理にも活用できます。
営業案件を効率的に管理するポイント
営業案件は、情報を登録するだけでなく、常に最新の状態を維持して営業活動に活用することが重要です。
営業フェーズの基準を統一する
「商談」「提案」「見積もり」など、営業フェーズを変更する条件を明確にしましょう。
担当者によって判断基準が異なると、案件の進捗を正確に比較できません。「見積書を提出したら見積もりフェーズへ変更する」など、具体的な基準を設定することが大切です。
案件情報を定期的に更新する
商談後や顧客への連絡後には、営業フェーズや受注確度、次回アクションなどを更新しましょう。
古い情報が残っていると、管理者が案件状況を正しく判断できません。営業活動とあわせて更新するルールを決め、最新の状態を維持することが重要です。
停滞している案件を定期的に確認する
一定期間動きがない案件を定期的に確認し、フォローが必要か判断しましょう。
顧客への連絡が止まっている案件を早めに発見できれば、対応漏れを防げます。進展する可能性が低い案件については、失注として整理するなど、案件情報を適切な状態に保つことも必要です。
まとめ
営業案件を管理することで、案件の進捗や受注確度、次回アクションなどを把握し、優先順位をつけて営業活動を進めやすくなります。
案件数が少ない場合はExcelやスプレッドシートでも管理できますが、案件数や営業担当者が増えると更新や共有が難しくなります。
営業案件を継続的に管理・活用したい場合は、SFA・CRMを利用して案件情報を一元化し、チーム全体で状況を確認できる仕組みを整えることが重要です。
