営業リストの作り方と活用のポイント

皆さんは顧客情報をどのように管理していますか？Excelでの管理やツールでの管理など様々な方法があります。営業リストを上手に活用することで、営業活動を効率化し、一括メール送信やテレアポの効率化を実現することができます。そこで今回は営業リストの作り方から活用のポイントまでご紹介します！

営業リストとは

営業リストとは自社で保有している顧客情報をまとめたリストのことです。いわゆる顧客リストのことを言います。内容としては企業名、住所、担当者名、担当者の電話番号、メールアドレスなどの情報が含まれます。主な目的は、社内での情報共有、顧客データの蓄積、そして顧客管理の効率化です。営業担当者は営業リストを活用して、メルマガやテレアポなどの営業活動を行うことができます。

営業リストを作るメリット

顧客情報の共有

営業リストがあることで顧客情報を一元化することができます。また情報の共有も簡単になるため、営業部門だけでなくマーケティング部門でも営業リストを活用することができます。

営業活動の効率化

営業リストを作成することで、顧客情報をより管理しやすくなり、アポイントやメールなどの業務をより効率的に行うことができます。また、重複で連絡してしまうといったトラブルを防ぐためにも役立ちます。

売上UPを図る

営業リストを活用することで、より確度の高い顧客からアプローチすることができ、売上の向上にも繋がります。また業種ごとにセグメント化し、メールなどの施策を展開するなど、様々な工夫が可能になります。

営業リストを作成して活用するためのポイント

せっかく作成した営業リストも活用しなければ意味がありません。営業リストを効果的に活用し売上をアップさせるためのポイントを紹介します。

データを最新化する

営業リストを効果的に活用するためには、常に最新の情報を保つことが重要です。例えば、企業の担当者が退職や異動した場合など、情報を適切に更新しないと、リストがあっても新しい担当者につながらないため意味がありません。そのため、営業担当者に対して常に最新の情報を入力するように周知する必要があります。

運用ルールを決めておく

営業リストは複数人で管理することも多いかと思います。しかし複数人で管理する場合は、情報の重複登録や書き方の統一性がないといった問題が発生する可能性があります。効率的に運用するためには、ルールを決めてマニュアル化することがおすすめです。

進捗も記録できるようにする

営業リストに進捗や確度を記入できる欄を作るのがおすすめです。進捗や確度があることでどの顧客から対応すればいいのか優先順位が付けやすくなったり、どのようなアプローチを取ればいいのかといった戦略が考えられるようになります。また一覧で見た際に各顧客のステータス状況を把握できるようになります。

セキュリティの強化を行う

営業リストには個人情報が含まれるため、情報漏洩に注意する必要があります。そのため閲覧権限を制限する、アクセスにはパスワードを設定する、不要になった情報は適切に削除するといった情報の保全に努めましょう。

営業リストの作成方法

まずは営業リストを作成する目的を明確にしましょう。例えば営業担当者がテレアポリストとして活用したい場合はターゲットを明確にしたうえで情報を収集するところから始める形になるでしょう。

①情報収集を行う

営業リストを作成する際には顧客情報を収集する必要があります。ここでは顧客情報をどのように収集するのかをご紹介します。

営業リストを購入する

営業リストは、販売している企業から購入することができます。情報のない状態からリストを作成する場合は手間がかかるため、時間的な制約がある場合などには購入を検討することもおすすめです。企業からの購入により、一気に多くの情報を入手することができますが、その分費用がかかります。自社のニーズや予算と照らし合わせて判断することが大切です。

インターネットで調べる

代表的な手段としては、インターネットを活用して情報を収集する方法があります。業種や地域などで検索し、ニーズのありそうな企業を見つけてリスト化することができます。この方法は費用をかけずに行える利点があります。ただし、デメリットとしては、1件ずつ企業のウェブサイトを訪れて情報を調べる必要があるため、手間や労力がかかることが挙げられます。そのため作業の効率化や情報の正確性を確保するための工夫が求められます。

自社で保有している情報を活用する

過去に名刺交換を行ったり、セミナーに参加してくれた方、問い合わせ情報を元にリストを作成する方法も効果的です。過去になんらかの接触があるため、相手は自社について認識してくれている可能性が高く、そのため比較的アポイントメントの獲得がしやすくなります。過去の交流の経緯や情報を活かして、個別のアプローチやフォローアップを行うことで、より成果を上げることができます。また、一人だけでなく会社全体の力を活かして名刺を集めるなど、情報を広く収集することも重要です。チーム全体での意識づけや共有を行い、リスト作成に積極的に取り組むことで、より多くの情報を集めることができます。

②データ化する方法

顧客情報をデータとしてリスト化する方法は主に下記の方法があります。

Excelを活用

Excelを使用したリスト管理は費用をかけずに始めることができます。以下の手順に従って、簡単にリストを作成することができます。

• 項目の作成・・・まず、必要な情報を整理し、企業名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどの項目を作成します。これにより、リストの各データを整理して管理することができます。
• データの入力・・・作成した項目に基づいて、顧客情報を入力します。新しい顧客情報を獲得する毎に、項目に応じてデータを追加していきます。
• フィルターの活用・・・ 各項目にフィルターをかけることで、条件に基づいてデータを絞り込むことができます。例えば、特定の業種や地域、進捗状況などに基づいてデータを絞り込むことができます。これにより、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

Excelを使用したリスト管理は柔軟性があり、簡単に始めることができます。ただしセキュリティ面にも注意が必要です。セキュリティ対策をしっかり行い、機密性や情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

SFAを活用

SFAを活用することで顧客情報を簡単に管理することが出来ます。また営業リストは個人情報が含まれるため、セキュリティ面にも注意が必要です。SFAツールであればセキュリティ面も考慮しながら効率的に情報を集約することが出来ます。

ネクストSFAで営業リストを管理するメリット

情報の管理がしやすい

Excelを使った管理は気軽に始められますが、複数人で管理していくうちに情報を重複登録してしまったり、書き方ににバラつきが生じやすいです。その点はSFAを利用することで、プルダウンで入力内容を選択できるため、入力内容を統一することができます。また先方の担当者が退職や異動になった際の更新も簡単です。さらに企業情報を検索する際も、企業名や電話番号で簡単に検索できます。

集客から受注後まで一元管理できる

ネクストSFAはMA機能やCRM機能も搭載しているため、集客から受注、受注後のフォローまで一元管理が可能です！ネクストSFAを活用することで、どの販路からの集客が案件や受注につながったのか等の細かい分析もできるようになります。

売上アップにつながる

SFAの企業情報に「確度」という項目を追加することで、顧客の優先順位を考慮しながらアプローチを進めることができます。また優先度の高い顧客からアプローチを開始し、結果として売上向上につなげることができます。また企業情報の中に細かい検索機能を備えているため、例えば業種や地域ごとに顧客をセグメント化し、特定の条件に合う顧客に対してメールを送るなどの施策を実行することができます。これにより、顧客により適したアプローチを行うことができ、より効果的な営業活動が可能となります。

まとめ

Excelでの営業リストの管理は手軽に始められますが、セキュリティ面の問題や複数人での管理の難しさがあります。そのため、SFAツールの活用がおすすめです。SFAツールはデータのセキュリティを確保しながら、複数人での共同作業や情報の一元管理ができます。
また、プルダウンでの入力項目の選択など便利な機能があり、データの統一性や効率化が図れます。ぜひこの機会に導入をご検討ください。SFAを活用するメリットを詳しく知りたい方は下記資料も参考にしてくださいね。

SFAは活用されてこそ意味がある