”勤怠管理”ってどうして必要なの？管理方法と一緒に解説！

働き方改革などでいろいろな改革が進むなかで、
残業時間の上限規制や年5日の有給休暇の義務化などが開始されました。
管理すべきポイントが増えたことで、勤怠管理はかなり複雑化してきています。

• 今さら人には聞きにくい「勤怠管理」ってそもそも何？
• どうして必要なの？
• ややこしくなってきちゃったけど、どうやって管理したらいい？

などのポイントについてご紹介していきます。

「勤怠管理」とは

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・休憩・休暇などの出勤状況を
使用者(企業/雇用する側)が適正に把握し、
就労規則やルールを遵守しているか管理することを指します。

正しい賃金計算のために始業から終業までの時刻などをしっかり
管理する必要があるということで義務付けられていました。

しかし、近年の働き方改革で、出退勤時刻だけでなく、
一人ひとりの有給取得日数や月々の残業時間なども管理が必要になってきました。

勤怠管理の対象になる企業は？

厚生労働省によると、労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所は
すべて勤怠管理を行うべきとされています。

労働基準法が適用除外となるのは、農業や水産業などごく一部の業種のみですので、ほとんどの企業が対象になります。

勤怠管理の対象者

基本的には従業員全員なのですが、管理監督者は対象外です。
管理監督者とは、「監督もしくは管理の地位にある者」のことです。
管理職と混同されがちですが、管理職がすべて管理監督者であるとは限りません。

• 企業運営に関わる意思決定に関与できるか
• 人事権や内部運営に関わる権限がある程度認められているか
• 自身の業務時間・業務量に広範な裁量が認められるかどうか

など、「経営者と一体的な立場で仕事をしている立場」の者を指します。

また、監視など断続的労働に従事する者も対象外です。
守衛、役員などの専属運転手、隔日勤務の警備員などがこれにあたります。

管理対象の項目

管理する項目に関しては、労働基準法で規定されているわけではないものの、
厚生労働省のガイドラインには

「使用者は、労働時間を適正に把握するため、
労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」

と記載されています。

そのため、最低限管理すべき項目は下記の4つです。

• 始業・終業時刻(労働時間・休憩時間の管理のため)
• 時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間
• 出勤日・欠勤日・休日出勤日
• 有給取得日数・残日数

勤怠管理の重要性

では、なぜ勤怠管理が重要なのでしょうか？
その理由は大きく分けて3つあります。

正しい給与計算のため

労働時間は給与計算においての一番大切な基礎情報です。
従業員が何時間労働し、そのうち深夜労働・時間外労働が
何時間だったのかがわからなければ正しい給与を支払うことができません。

賃金台帳に労働時間の記録を3年間残すよう定められていることからも、
勤怠管理の重要性がわかります。

コンプライアンスを守ることにつながる

長時間残業＆残業代未払いなど、いわゆる「ブラック企業」と言われる
企業が問題視されています。一度問題視されてしまうと、
社員の離職が相次ぎ、新規採用も難しくなり雇用もできず、
どんどん人手不足に陥るといった負のスパイラルも起きてしまいます。

そうならないためにも、法令を遵守し、健全な経営を行っていることを
示すことが必要とされています。

長時間労働を減らす

近年報道などで見かけることも多くなった過労死問題などは、
その原因の中に必ずと言っていいほど長時間労働が出てきます。

過労死のリスクが高い、過労死ラインとされる
残業時間は「月80時間」と言われています。

勤怠管理を適切に行うことで、従業員一人ひとりの問題のある労働に
いち早く気付くことができ、早期解消へとつながることもあります。

結果として従業員の健康維持やモチベーション向上につながれば、
生産性UPや業績拡大の一因になるかもしれません。

勤怠管理の方法

タイムカード

タイムレコーダーと呼ばれる機器に専用のタイムカードを入れ、
出勤・退勤時刻を記録するというものです。

• メリット：低コスト、操作が簡単
• デメリット：集計しづらい

出席簿

カレンダーなどのフォーマットを使い、
出勤簿に記録をつけ、自己申告制で行う方法です。

• メリット：1シートで管理できる
• デメリット：不正申告が起きやすい、集計しづらい

エクセル

エクセルに数式を設定し、自分で出退勤時刻を入力することで、
自動で労働時間を計算する方法です。

• メリット：無料のテンプレートを使えばコスト０、カスタマイズが簡単
• デメリット：不正申告が起きやすい、エラーが起きやすい、エクセルスキルが必要

クラウドタイプ

インターネット上にあるサーバーで動作する勤怠管理システムを
導入する方法です。インターネットに接続できる環境があれば利用できます。

• メリット：リアルタイムで打刻できる、集計や分析が簡単
• デメリット：コストがかかる

オンプレミスタイプ

クラウドタイプと仕組みは同様ですが、データの置き場所が、
自社に設置したサーバー内のみで動作する勤怠管理システムです。

• メリット：クローズした環境で運用できる、データが手元にある
• デメリット：自社サーバーなどを導入しなければならない

タイムレコーダータイプ

専用のタイムレコーダー端末にICカードをかざして打刻するタイプです。

• メリット：低コスト、操作が簡単
• デメリット：リアルタイムに打刻できない

オススメの管理方法は？

オススメはクラウドサービス

勤怠管理方法を6つご紹介してきましたが、
それぞれにメリット・デメリットがあります。
これから導入する方にオススメなのは「クラウドタイプ」です。

クラウドサービスのメリットとデメリット

クラウドサービスをオススメする理由(メリット)は大きく4つあります。

1. 労働時間を適正に管理できる
   インターネットに接続できればどこからでも打刻や確認ができるので、
   外出の多い職種の方でもリアルタイムで打刻ができます。
   
2. 管理すべき項目を把握しやすい
   残業時間や有休取得日数などをシステム内で自動で計算してくれるため、
   より正確に必要な数字を把握できます。
   
3. 不正防止につながる
   生体認証や交通系ICカードなどを使って打刻ができるので、
   不正の防止につながります。
   
4. 交通費・給与計算などとの連携も可能
   打刻データはクラウド上に保存されており、
   CSVデータなどで吐き出して、簡単に他のシステムとも連携できるので
   生産性のUPにもつながります。

デメリットとなるのは、エクセルなどに比べると
導入コストがかかるという点と、
システム導入時の初期設定や運用がうまくいくまでの
社員への対応に多少手間がかかるという点です。

導入した勤怠管理システムの運営会社によって、
サポートの範囲が変わります。
最初の対応が心配な場合は、サポートが充実した運営会社を
選ぶというのも良いかと思います。

まとめ

働き方改革によって徐々に複雑化してきている勤怠管理ですが、
自社のやりたいこと、人的リソースなどに応じて適切な管理方法を選びましょう。

まずは使ってみたいけど、うまく使えるか心配…という場合は、
サポートも充実しているネクストICカードをぜひご検討ください。
自社製品ながら、シンプルで使いやすい設計になっております。
勤怠管理でお困りでしたら、ぜひ弊社へお問合せください。

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