実はできてないかも？！基本的な名刺交換のマナーと手順を紹介

日本人の挨拶として、「お辞儀」などは海外でも有名であると思います。
これがビジネスの場になると「名刺交換」もひとつの挨拶のうちに入ります。
今回は、そんな社会人の基本の挨拶ともなる「名刺交換」のマナーと手順について紹介します。

名刺交換の手順

ビジネスの場で初めて会う人とはまず「名刺交換」を行います。
もしその手順やマナーができていなかった際に相手からは「新人さんかな？」や「マナーがなっていないな」という印象を与えてしまいます。
ここでは、基本の手順を学んでいきましょう。

名刺交換の流れ

名刺交換の流れとしては主に4つポイントがあります。
1つずつ解説していきます。

立ち上がり名刺を準備する

まず名刺交換の際は、必ず立って行いましょう。
座ったままでは相手との目線が合わず無礼に当たってしまいます。
立ち上がったら「名刺入れ」から名刺を1枚取り出して持ちます。

この時、名刺入れの代わりに財布や手帳、ポケットを使うのはやめましょう。
相手する相手がその場に複数人いる場合は、人数分取り出し、名刺入れの下に隠すようにし準備しておきましょう。
そうすることによってスムーズに交換することができます。

名刺を交換する

お互いに向かい合ったら実際に交換を行います。
両手の親指と人差し指で名刺を持ち、左手の中指と薬指で名刺入れを持ち相手から見て名刺が正面になるように持ち、
会釈しながら自分の前に名刺を出します。

この時、簡潔な自己紹介を行うため、社名、部署名、苗字を伝えましょう。
例えば「私、株式会社○○ 営業部の××と申します。宜しくお願いします。」のように伝えます。
名刺交換を行う際には、相手の目を見て行います。
相手も名刺を持っている際は、右手で名刺を渡し、左手で受け取ります。

この時、名刺入れは左手の中指と薬指に挟みます。
複数人いる場合は、役職の高い人同士が名刺を交換していきます。
交換し受け取った名刺は左手に持っている名刺入れの下に持ち次の人と名刺交換を行うことで流れを止めることを防ぎます。

受け取った名刺を名刺入れの上に置く

交換を終わり商談、打ち合わせ中は、交換した名刺はすぐに仕舞わずに自分の名刺入れの上に置き自分の左前に置きましょう。

この時、複数人と交換して全ての名刺が乗らない場合は、役職の一番高い人の名刺を上に置きましょう。
また、打ち合わせ中名前の確認ができるように名刺と相手の席順が一致するように置くと尚良いです。

打ち合わせが終わり、頃合いを見て名刺入れに名刺を入れます。「お名刺頂戴いたします。」と一言告げることを忘れずに行いましょう。

覚えておきたい名刺交換のポイント

名刺交換では、相手の状況などによって臨機応変に対応しなくてはなりません。
ここでは、発生しうる事態から覚えておきたいポイントを3つ紹介します。

名刺を忘れてしまった場合の対処

1つ目は名刺を忘れてしまった場合の対処です。
もちろん忘れないように準備することは当たり前になりますが、忘れてしまう場面はそう珍しくないです。
この場合、正直に「忘れてしまいまして。。。」と伝えてしまうと相手からは、
「そこまで重要な商談だとは思われていない」と思われてしまうでしょう。

そのため、「今は名刺を切らしておりまして後日お渡しさせていただきます。」と伝えましょう。
また、今では名刺管理ツールなどで電子化することができるので、訪問御礼メールで添付し送付することも良いでしょう。
忘れてしまった際は、大人な対応、立ち振る舞いをすることを意識しましょう。

相手に先に出された場合

2つ目は相手に先に出された場合の対処です。
この場合は、すぐに「申し遅れました。」と一言付け加えましょう。
準備が遅れ、相手を待たせてしまうことはよくありません。
そのため相手が名刺を出して待っているのであれば、先に受け取りその後準備が整い次第渡すようにしましょう。

名刺交換のタイミングを逃してしまった場合

3つ目は、名刺交換のタイミングを逃してしまった場合の対処です。
この場合は、最後に名刺交換を申し出ましょう。
すぐに打ち合わせが始まった場合や打ち合わせの途中に参加される方とは最後まで名刺交換のタイミングがなく打ち合わせが進みます。
その際は打ち合わせ終了後、「恐れ入りますが、お名刺一枚頂戴してもよろしいでしょうか？」と一言伝えすみやかに交換しましょう。

名刺交換のやってはいけないNGマナー

名刺交換では、いくつかやってはいけないNGマナーが存在します。名刺交換はできて当たり前だと考えられているため、マナーができていないと大きく印象を悪くします。いわば加点方式ではなく減点方式だと考えてください。
名刺交換出のNGマナーは主に6つあります。

1. 名刺入れは名刺の受け皿、シンプルなものを選ぶ
2. 名刺を交換する際はテーブル越しなどに行わない
3. 名刺は名刺入れから出すこと　(ポケットや財布から取り出すのはNG)
4. しわや折れのないきれいな名刺を渡すこと
5. 名刺入れが汚れていないかにも気を付けること
6. 会社のロゴや、名前、写真は持たないように気を付ける。

特に②と⑥は他の4つと違い事前に準備して用意することができないものです。
ですので、特に意識し、やってはいけないことだと覚えておくことで反射的に対応できるようになります。

いずれもやってしまった場合、マイナスの印象になってしまうため事前に気を付けるチェック項目として覚えておきましょう。

まとめ

ここまで名刺交換について紹介してきました。
名刺交換は、相手と良好な関係を築いていく第一印象となるため非常に重要な時間です。
今回を機にマナーを守ったスマートな名刺交換を実践で活かしてみてはいかがでしょうか。

セガールこの記事の執筆者

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