公開日:2020/08/31 

ビジネスメールの書き方と挨拶、名乗り、結びのシチュエーション別定型文付き

ビジネスメールはどのように作成すれば良いのか、どんなことに気を付けなければならないのか、迷ってしまう方もいるかと思います。ここではビジネスメールの基本的な書き方と例文をご紹介します。

メールを書く際の基本

ビジネスメールはビジネスシーンにおいて高頻度で活用する連絡手段です。
そこでビジネスメールを書く方がおさえておくべきビジネスメールの基本についていくつかご紹介します。

TOの使い方

メールに記載している内容の処理や作業をして欲しい方のメールアドレスを入れることで「あなたに送っています」「返信してほしいです」という意思表示をすることができます。
また、TOには誰に宛てたメールなのかがわかるようにするため、原則1名入れるようにしましょう。
複数名入れる場合は、誰に何をしてほしいのかを明記しましょう。

CCの使い方

TO(宛先)の方に加えて、メールの内容を共有したい方のメールアドレスを入れます。
「TO(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という情報共有の意味を持ちます。
TOの方が主たる処理者のため、CCの方は原則、返信をおこないません。また、「CC」に入っている方は送信先の方々全員に開示されます。

BCCの使い方

BCCは送信先にアドレスを伏せてメールを共有したい相手がいる場合に使います。
BCCの受信者は他の受信者に表示されないため、お互いに面識がない方々に一斉送信する場合にも使われます。

件名の書き方

メールの受信者が一番初めに目にするのは件名です。マナーとしておさえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

具体的な内容とリンクする件名をつける

件名は具体的な内容とリンクさせましょう。

<例>オンラインセミナー開催のご案内

社名を記載して目に留まりやすくする

どこの誰からのメールなのかを判断できるように件名の中に社名やプロダクト名を入れましょう。

<例>Next SFA導入費用のお見積り

用件が複数ある場合

件名に具体的な内容に関連するキーワードを列挙しますが、長くなり過ぎないように注意が必要です。

<例>ご提案資料の送付+次回お打ち合わせについて

【】を利用する

緊急性が高い場合のみ使用します。多用してしまうと本来の緊急度が分かりにくくなるため注意が必要です。

<例>【重要】明日のお打ち合わせ場所の変更先

Re:は適度に書き直す

何度も同じ相手とメールでやり取りをしていると、Re:Re:Re:・・・といくつもRe: が重なってしまいます。
基本的には、2〜3回目以降は書き直すように心がけましょう。

<例>5/15実施のお打ち合わせ場所→(返信タイトル)Re:承知しました。(お打ち合わせ場所)

宛名の書き方

ビジネスメールにおいて、特に宛名を誤ってしまうと相手に対して大変失礼です。
送信先の相手に対して失礼のないように正しく宛名を書きましょう。
それではパターン別に書き方を確認していきましょう。

役職がある場合~社内~

社内メールにおける一般的な宛名の書き方は「○○課(部)+役職+氏名+様(さん)」です。
下記の例を見てみましょう。

<例>
 〇営業部長 鈴木様
 ✖営業部 鈴木部長様

部長(役職)と敬称(様など)を続けて書いてしまうのは誤りです。
もともと「部長」などの役職名自体が敬称となっています。
役職の後に「様」などの敬称を書かないよう気をつけましょう。

団体宛に送る場合~社内~

メールの宛先が部署全体や課全体など複数になる場合は「各位」を使います。

<例>
 〇営業部各位
 ✖営業部各位様

「各位」も、その対象となる人達すべてを敬う言葉となるため、「営業部各位様」のような誤った使い方をしないように注意しましょう。

役職がある場合~社外~

社外メールにおける一般的な宛名の書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書き)+氏名+敬称」です。
下記の例を見てみましょう。

<例>
 株式会社〇〇 マーケティング部部長
 佐藤雄太様

まだお客様との関係が浅い場合は、お客様の会社名や名前を省略せずにフルネームで書きましょう。
その方がより丁寧な印象を与えられます。

同時に複数名に送る場合~社外~

必ず宛名の順番は上位職から順番に書きます。役職者が複数いる場合は役職が高い順に書きましょう。

<例1>
〇〇株式会社
田中様、山田様、佐藤様

<例2>
〇〇株式会社
田中様
山田様
佐藤様

ビジネスメールの書き方とシチュエーション別定型文

本文構成のテンプレートを用意する
ビジネスメールは一日に何通もやり取りすることになるため、
全てのメールを一から考えるとなると、かなりの時間がかかってしまいます。
オリジナルの本文とテンプレートをうまく組み合わせることで時間短縮してみてください。
それでは、本文構成のテンプレートをご紹介します。

挨拶

ビジネスメールにおいて良く使われる基本的なフレーズをご紹介します。
より一層コミュニケーションを円滑にするためには、状況によって挨拶を使い分けることが大切です。

<例>
 お世話になっております。
 ご無沙汰しております。
 突然のご連絡失礼いたします。
 ご連絡ありがとうございます。

名乗り

名乗りの文では、誰からきたメールなのかがすぐに分かるように会社名、部署名、名前をきちんと入れましょう。

<例>
株式会社〇〇 営業部 森井です。

結び

下記のように結びの文章も本文の内容によって使い分けられます。
辞書登録を数パターンしておけば困ることはないでしょう。

<例>
 ご検討の程よろしくお願いいたします。
 引き続きよろしくお願い申し上げます。
 何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

署名とはメール文の最後につける送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたものです。
名前、メールアドレス、電話番号などの基本情報を記載していれば形式は自由です。
見やすく覚えてもらいやすいテンプレートを作っておきましょう。

<例>
 会社名
 住所
 所属部署
 役職
 氏名
 固定電話番号
 FAX番号
 メールアドレス
 携帯電話番号
 webサイトのURL
 お知らせ

添付資料を送付する際に注意するポイント

添付資料を送付する際には送信先の相手にできる限り手間をかけさせないことが大切です。
それでは注意すべきポイントを確認していきましょう。

件名と本文にファイルの内容を書く

添付ファイルの内容をメールの件名、本文に明記しましょう。
送信先の相手は自分意外にも複数のメールでやり取りしていることが予想されます。
相手がメールを読んだ時に一目で添付ファイルの内容が分からなければファイルの開封がされないまま放置されかねません。
また、メール本文にファイルの内容を明記することで、お互いにファイルの添付漏れがないか確認することができます。

問い合わせ先を明記する

添付ファイルの内容について疑問が生じた場合、誰に問い合わせれば良いかを明記しましょう。
特に、メールの送信者と問い合わせ先が異なる場合は問い合わせ窓口の担当者名と連絡先を記載しましょう。

容量に注意する

メールを送信する前に添付ファイルの容量に注意しましょう。
例えば、3MBを超えるファイルを送信すると、サーバーや容量の関係上、相手が受け取れなくなる可能性があります。
大容量のファイルをメールに添付するときは、ZIPで圧縮して送信することで、容量が小さくなり相手も受け取ることができます。

また、10MBを超えるファイルを送信するときは、大容量ファイル転送サービスの利用をすれば、メール上の容量をとることがないためスムーズに送付できます。

受け取り側の環境に合わせる

添付ファイル付きのメールを送信するときは、まずは相手がどのようなネット環境なのか確認しましょう。
相手のネット環境によって適切な拡張子(pdf,jpg,xlsxなど)が異なります。
事前に相手のネット環境を確認することで円滑にファイルの受け渡しをしましょう。

ファイルにパスワードを設定する

第三者への情報漏洩対策として、添付ファイルにはパスワードを設定しましょう。
また、万が一誤って意図しない方に添付ファイルを送ってしまうリスクにも備えて設定したパスワードを別途メールでお知らせしましょう。

まとめ

メールは口頭で話すよりも時間や場所を選ばずにコミュニケーションを取ることができます。
一方で、口頭で話すよりも雰囲気やニュアンスが伝わりにくいです。
その分、メールを正しく書けていなければ相手からの評価を下げかねない重要な文章です。
相手に失礼がないよう、メールを書く際のマナーに気を付けて円滑なコミュニケーションを取りましょう。

エトゥー
りいりこの記事の執筆者
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