営業支援とは？目的や実践手順、ツール導入のメリット、選び方を解説

営業支援とは、営業担当者が顧客との商談などの本来の営業活動に集中できるようにサポートする取り組みのことです。

営業担当者は、既存顧客との関係性構築や新規顧客開拓などの営業活動によって売上を向上させるという役割を担っています。しかし、付随業務に時間と労力を取られ、本来注力すべきコア業務に十分なリソースを投入できていないケースもあります。営業担当者を売上追求に集中させて、営業チーム全体の成果を上げるには、営業支援ツールを導入して業務効率化を図ることが有効です。

本記事では、営業支援の目的や実践手順、ツールを導入するメリット、ツールの選び方などを解説します。

営業支援とは？

営業支援とは、営業担当者の営業活動をバックアップする取り組みのことを指します。営業活動は大きく次のとおりコア業務、ノンコア業務に分けられます。

• コア業務：顧客との商談、契約、メールや電話でのコミュニケーションなど
• ノンコア業務：見積書の作成、日報作成など

営業担当者がノンコア業務にリソースを割かれてしまうと、売上や利益向上に直結するコア業務に注力できません。このような状況を解消する取り組みが営業支援です。

営業支援の一例として、営業担当者がコア業務に注力できるように営業を支援するツールを導入して、一部の業務の自動化を図る取り組みが挙げられます。自動化により生産性を高めれば、コア業務にリソースを集中できるため、営業活動の成果向上が期待できます。

営業支援の目的

営業支援に取り組む理由には主に次のようなものがあります。

• 売上・利益を向上させるため
• 効果的に営業活動を進めるため
• 属人化を防止するため
• 営業担当者のストレスを軽減させるため
• 営業のコアタイムを拡大するため
• 営業スキルを均一化するため

売上・利益を向上させるため

営業支援に取り組む目的のひとつが売上・利益の向上です。

営業担当者が営業活動に注力できる時間は限られています。さらに、先述のとおり、ノンコア業務に時間を取られてしまうと、営業活動に専念する時間が少なくなってしまい、既存顧客との関係性構築や新規顧客開拓につながりません。

営業支援に取り組めば、営業担当者は顧客との関係性構築や市場、顧客ニーズの分析などに注力でき、売上・利益を向上させるための業務に時間を使えるようになります。

効果的に営業活動を進めるため

営業支援には効果的に営業活動を進めるためという目的もあります。従来の営業活動は顧客対応に時間が割かれやすく、新規顧客開拓や既存顧客へのフォローが後回しになってしまうこともありました。企業によっては営業担当者が請求書作成などの事務作業も担うケースがあり、作業負担が大きいと定時内に業務が終わらず残業が発生してしまいます。

営業支援によって営業担当者の事務作業をサポートすれば、負担を軽減につながり効果的な営業活動を実現できます。

属人化を防止するため

営業支援は営業の属人化を防止する目的もあります。属人化とは特定の従業員だけが業務や進捗などを把握している状況です。業務が属人化すると対応品質に差が生まれる、担当者不在の際に対応できないなどのデメリットが生まれます。

営業支援として第三者やツールによって営業活動に介入することで、営業工程が客観的に管理されるため、属人化の防止が可能です。営業支援によって属人化を防止すれば、対応品質の均一化やスムーズな情報共有を実現できます。

営業担当者のストレスを軽減させるため

営業担当者のストレス軽減にも営業支援が有効です。営業担当者は毎月の予算達成や顧客対応などでストレスを感じている可能性があります。過度なストレスがかかってしまうと、営業担当者のモチベーション低下に影響しかねません。

営業支援によって資料作成や請求書作成などをサポートすることで、営業担当者のストレス軽減につながります。

過度なストレスは従業員の離職につながる

過度なストレスが営業担当者にかかってしまうと、離職につながる恐れがあります。厚生労働省による『令和4年 労働安全衛生調査（実態調査）』によれば、仕事や職業生活について強い不安や悩み、ストレスを感じていると答えた人は82.2％で36.3％の人が業務量の多さにストレスを感じています。

営業担当者に発生しているストレスに対策をせずそのままにしていると、急な離職につながりかねません。従業員が離職してしまうと再度従業員を雇用する必要があり、採用には多くの費用がかかります。従業員の離職を防ぐためにも営業支援に取り組みましょう。

営業のコアタイムを拡大するため

営業担当者にとってコアタイムは、顧客との商談時間や新規顧客と対話する時間を指し、売上に関わる重要な活動の時間です。しかし、資料作成や請求書作成などの事務的な業務に追われていると、コアタイムで売上を作るための活動に注力できないことになります。

営業のコアタイムを拡大するためには、資料作成や請求書作成などの事務作業を営業担当者から巻き取ることが大切です。営業支援によって事務作業の負担を軽減し、営業コアタイム拡大につなげましょう。

営業スキルを均一化するため

営業支援には営業スキルを均一化する目的もあります。営業担当者ごとに営業スキルは異なり、中には高い成約率を誇る担当者もいるでしょう。このように高い成約率を誇る担当者のスキルを、営業支援として全ての営業担当者に共有します。高い営業スキルを持つ担当者の資料や日々の動き方、顧客対応などを共有することで、営業スキルの均一化が期待できます。

営業支援の実践手順

営業支援を実践する際は次のような手順で進めていきましょう。

1. 営業プロセスを洗い出す
2. ボトルネックを特定する
3. 解決策を考える
4. 解決策に応じたツールを導入する

1.営業プロセスを洗い出す

営業支援を実践する前に自社がどのような営業プロセスを経ているのかを確認します。例えば次のように営業プロセスを分解できます。

• アポイント
• 訪問・課題のヒアリング
• 商談と提案
• 見積書提出
• クロージング
• 受注

営業プロセスに加えて、次のとおり営業担当者の一日の行動も洗い出すことが大切です。

• 出社
• メールチェック
• 企画書・見積書作成
• 取引先（A）訪問、移動
• 訪問先（B）訪問、帰社
• 会議
• 日報作成
• 退社

営業プロセスや一日の行動を洗い出して可視化することで、自社の営業活動にどのような課題があるのかを判断しやすくなります。

2.ボトルネックを特定する

営業プロセスや一日の行動を洗い出したら、どこがボトルネックになっているのかを特定します。

例えば、営業担当者の一日の行動のうち、企画書や見積書作成が多くを占めているのであれば、事務作業に時間が取られていると判断可能です。また、電話でヒアリングした内容を対面の商談時に再度聞いてしまうといった場合、情報共有が徹底できていないと判断できるでしょう。

このようにボトルネックを特定することで、どこにどのような営業支援を加えればよいのか考える手がかりになります。

3.解決策を考える

ボトルネックを特定したら、その課題に対する解決策を考えましょう。解決策を考える際はなくす、減らす、変えるという3つに観点で対応を検討するのがポイントです。

ボトルネックとなっている業務をなくせば、すぐに課題を解消できます。しかし、なくすことで想定外の弊害につながる可能性も考慮する必要があります。意義や目的などが不用でありながら慣習として行っている業務があるなら、それをなくすことで解決になるかもしれません。

なくせなくても減らすことが可能なケースであれば、不要な工程を特定して減らしましょう。

ボトルネックとなっていながらも業務をなくせない、減らせないといった場合、他のやり方に変えられないかを検討します。処理の手順を変える、担当者を変えるなどの方法があります。

4.解決策に応じたツールを導入する

ボトルネックとなっている自社の課題に対して、解決策になり得る方法のひとつがツールの導入です。さまざまな営業活動の課題を解決するツールがありますが、例えば、SFA（営業支援システム）であれば、顧客の情報を一元管理可能です。そのため、従来のように情報共有にかかっていた時間を削減できます。

またツールだけでなく、資料作成や請求書作成などの事務作業を外部に委託するという方法もあります。ただし、いずれの方法であっても、とりあえずツールを導入する、委託するという選択は避け、目的や必要性を明確にしましょう。

営業支援に適したツール

営業支援に適した主なツールには、SFA、CRM、MAの3つが挙げられます。

ツール	MA	SFA	CRM
業務領域	見込み案件の獲得・育成・管理	見込み案件～受注までの管理	顧客との関係強化
特徴	マーケティングに関わる業務を自動化できる	商談の進捗を管理できる	顧客情報を一元管理できる

ツールによって得意とする領域が異なるため、どれか一つだけではなく、それぞれを活用して営業支援につなげましょう。以下でそれぞれの特徴を説明します。

MA：マーケティングを自動化

MAはマーケティングを自動化するツールで、次のような機能が備わっているのが一般的です。

• 見込み顧客の管理
• スコアリング
• 施策の管理　
• データ統合 など

MAを導入することで顧客情報や購入履歴など、さまざまなデータを統合し一元管理できます。さらに一元管理しているデータをMAによって分析することで広告効果や売上集計が可能です。

また、顧客の属性やスコアリングに応じたセグメントを作成し、セグメントに応じたメールを自動配信することもできます。

MAについて詳しく知りたい方は、ぜひ下記の記事もご参考ください。

SFA：営業情報を一元管理可能

SFAは営業支援システムと呼ばれ、次のような営業活動をスムーズに進めるための機能が備わっています。

• 顧客情報や営業進捗の一元管理
• 営業に関するデータの蓄積と分析
• 売上の管理と予測
• 営業担当者の行動管理
• 顧客へのメール送信

SFAを導入することで商談の進捗状況や受注確度などが把握可能です。そのため、商談がどのようなフェーズにあり、どのようなアクションが求められるかを判断できます。管理者は進捗が芳しくない商品について適切なフォローをしやすくなるでしょう。

また、営業に関する情報はSFAに集約されるため、属人化を防止でき、担当者でなくても対応できます。

SFAについて詳しく知りたい方は、ぜひ下記の記事もご参考ください。

CRM：顧客との関係構築に有効

CRMは顧客関係管理と呼ばれるツールで、次のような機能が備わっています。

• 顧客情報管理
• メール送信
• メール開封率などのアクセス分析
• Webアンケート
• 問い合わせ管理　など

CRMは、アクセス解析やWebアンケートなどの情報に基づいて顧客のニーズを分析するのに有効なツールです。CRMによって個々のニーズに沿った営業活動を展開し顧客満足度を高めることで、さらなる関係性の強化につなげられます。

CRMについて詳しく知りたい方は、ぜひ下記の記事もご参考ください。

営業支援ツールを導入するメリット

SFAやCRMといった営業支援のためのツールを導入すれば、次のようなメリットが期待できます。

• 営業活動の戦略を立てられる
• 営業担当者のレベル向上が期待できる
• ヒューマンエラーを防止できる

営業活動の戦略を立てられる

SFAなどの営業支援のためのツールを導入することで、営業活動に必要な戦略を立案可能です。ツールを用いずに営業活動を進めている場合、営業担当者それぞれの経験に基づく傾向があります。

営業支援ツールを導入すれば営業活動が可視化されるため、状況に応じた判断が可能になり戦略的な動きが可能になります。売上状況の分析や予測によって、臨機応変にチームを編成できます。

営業担当者のレベル向上が期待できる

営業担当者のレベル向上が期待できる点も営業支援ツール導入のメリットです。営業支援ツールに顧客情報や営業ノウハウなどを蓄積できるため、理想とする営業活動を部署全体に共有できます。ツールに蓄積された情報は新人教育にも活用できるため、教育にかかるコスト削減が期待できます。

さらに、営業に関するこれまでの情報が蓄積されているため、属人化を防止でき、スムーズな引継ぎが可能です。

ヒューマンエラーを防止できる

営業支援ツールを導入することで、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

見積書や企画書を顧客に提案する場合、金額に誤りがあるとトラブルや信頼低下につながりかねません。誤った見積書や企画書を提案してしまうと、謝罪とともに見積書や企画書の修正や再提出のために余計な業務が増えてしまいます。

ツールを使用すれば、ある程度フォーマット化されているため、入力ミスが起こりにくくなります。営業支援ツールによっては、入力ミスが発生した場合にアラートを発してくれるものもあります。

営業支援ツールを導入する際の注意点

営業支援ツールを導入する際はメリットだけでなく、次のような注意点も把握しておきましょう。

• 導入・運用にあたってコストが発生する
• 運用スタートまでに時間がかかる

導入・運用にあたってコストが発生する

営業支援ツールは導入にあたってコストが発生します。一般的に機能が豊富に備わっているツールはコストが高くなる傾向にあるため、どのような機能を備えたツールが自社に適しているのかを事前に把握しておきましょう。

また、ツールを導入した後の運用にもコストがかかります。月額の利用料や運用管理を担う従業員の人件費などが毎月コストとして発生するので、その費用も含めて費用対効果を見極めましょう。

運用スタートまでに時間がかかる

営業支援ツールを導入してもすぐに運用を開始できるわけではありません。新しいツールで運用をスタートするには、事前にデータを移行しなければなりません。ツールの提供元によっては収集している既存データの移行を代行してくれることもあります。

さらに運用にあたっては運用ルールの作成や従業員への周知なども必要です。すぐに運用開始することは難しいため、スケジュールに余裕を持ってツールを導入しましょう。

営業支援ツールの選び方

SFAやCRMなどのツールはさまざまなタイプが提供されているため、それぞれを比較して自社に合ったものを選定しましょう。選定する際に着目すべきポイントは以下のとおりです。

• 必要な機能が備わっているか
• 自社の予算に合っているか
• 従業員が操作しやすいか
• サポート体制が整っているか
• どのような外部システムと連携できるか

必要な機能が備わっているか

営業支援ツールを選ぶ際は自社が求めている機能が備わっているかを確認します。基本機能は共通していることが多いですが、必要最低限の機能に絞った製品、拡張性に優れた製品などさまざまです。

そのため、導入にあたってはどのような機能が必要なのか、自社の課題を洗い出しましょう。例えば、新規顧客獲得が芳しくないのであれば、見込み顧客獲得に効果的なMA機能が充実しているツールの導入が適しています。

自社の予算に合っているか

営業支援ツールは自社の予算に合っているかも選定ポイントです。導入形態を例にした場合、一般的にコストをかけずに導入するのであれば、クラウド型が適しています。クラウド型は初期費用を抑えられるため、スピーディな導入が可能です。オンプレミス型は自社でサーバーを用意する必要があるため、費用はかさんでしまいます。オンプレミス型はコストがかさむものの、クラウド型と異なり、機能をカスタマイズできます。

従業員が操作しやすいか

従業員が操作しやすいかどうかも営業支援ツールを選ぶ上で重要です。営業支援ツールには顧客情報などの必要な情報は従業員が入力します。わかりやすく使いやすいツールでなければ、実際に使用する従業員のストレスになり入力が滞ってしまう可能性があります。そのため、無料トライアル期間を設けているツールであれば、本格的に導入する前にどのような操作性かを確認できます。

サポート体制が整っているか

サポート体制の有無や体制が整っているかも重要なポイントです。操作しやすいツールであっても使用しているうちに不明点が生じることはあるでしょう。不明点が出た際、活用できるのがツール提供元のサポート体制です。メールや電話などどのようなコミュニケーション手段なのか、操作方法だけでなく運用開始から定着までをサポートしてくれるかなど、提供元のサポート体制を確認しましょう。

どのような外部システムと連携できるか

営業支援ツール導入にあたっては、どのような外部システムと連携できるかの確認もポイントです。例えば、企業の情報を社内で共有するグループウェアと営業支援ツールを連携させることで、スケジュールを二重で入力する手間を省けます。どのような外部システムと連携できるかは営業支援ツールによって異なるため、連携可能なシステムを把握して営業活動のさらなる効率化を図りましょう。

連携方法も確認しておく

営業支援ツールと外部システムとを連携させるのであれば、連携方法の確認も必要です。例えば、ファイル連携はCSVファイルやその他のファイルを連携先にデータで読み込ませることで連携する方法です。一方、Web API連携はデータだけでなく、搭載されている機能そのものも連携できます。Web API連携であれば情報をリアルタイムで更新可能です。

営業支援ツールを活用して営業活動をサポートしよう

営業支援とは営業担当者の営業業務をサポートすることです。企業にとって営業支援は利益の向上や効果的な営業活動、属人化の防止などのために必要な取り組みです。人的リソースによる営業支援もありますが、ツールを導入をすることで業務の効率化や営業組織のレベルアップにつながります。営業支援のためのツールはSFA、CRM、MAがあり、それぞれ得意とする業務領域が異なります。営業支援ツールを導入にあたっては、自社に必要な機能が備わっているか、従業員が操作しやすいかなどに着目しましょう。

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SFAは活用されてこそ意味がある