SFAのレポート作成を活用しよう！BIツールによる分析でさらに便利に

ペーパーレス化や働き方改革に伴って、記録や情報を電子データで保管する企業が増えてきています。営業活動の記録や情報集約用にSFAの導入を検討するのであれば、データの活用まで考えて、使用するシステムやツールを選ぶようにしましょう。レポート作成機能やBIツールを使えば、労力や時間をかけずにデータを集計して分析が可能になります。電子データを企業の大切な資産と考えてしっかりと活用することで、業務の改善につなげられるでしょう。

SFAのレポート作成機能とは？

SFA（営業支援システム）では、顧客管理や案件管理などのデータを登録することで、目的に応じた条件を設定して随時そのデータを抽出できます。データはツールを利用して集計、分析し、グラフなどを追加して視覚的に表示できるので、社内会議用の資料作成などにも利用可能です。組織にとって、営業活動を戦略的に行うためにはぜひ導入しておきたい機能と言えるでしょう。

しかしながら、説得力のある資料が作成できると分かっていても「自社には分析作業に割く人的リソースや時間がない…」と導入を諦めている方もいるかもしれません。確かに、エクセルなどのツールで加工して1つずつレポートを作成する場合は膨大な時間がかかってしまいます。分析結果をまとめるのに時間がかかり、本来の業務に必要な時間を圧迫してしまうのは避けたいものです。

そんな時はレポート作成機能を持ったSFAを上手に活用して、時間を有効に使いましょう。サービス内で抽出したデータを集計し、データの階層を掘り下げて分析できるレポート作成機能を使えば、クリック1つで営業実績や変化を数字で把握可能です。またBIツールと連携すれば、他のシステムに登録されているデータとSFAのデータをひも付けて集計できるので、さらに分析範囲を広げられるでしょう。

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機能の特長

SFAのレポート作成機能では、必要なデータさえ入っていれば自動で分析結果を得られるので、人的なミスを防ぎながら作業にかかる労力や時間を削減できます。営業や会議などに割り当てられるリソースが増え、企業全体での生産性向上が期待できるはずです。営業活動の現状と課題をリアルタイムに把握することで正しい経営判断をスピーディに下せるため、企業成長につながるかもしれません。

分析できる範囲や操作性は、各サービスで異なります。使い勝手や分かりやすさを重視したSFAや、高度な分析の設定が可能なSFAなどさまざまです。導入や運用にかかる費用と自社が必要としている機能のバランスを比較して、適切なSFAを選びましょう。

例えば当社のネクストSFAでは、データ分析という機能でレポート作成が可能です。売上進捗や着地予想などを表示できる他、受注進捗や失注状況など日々の営業活動の履歴を蓄積させたデータを基に、営業活動の内容を簡単な操作で分析できます。分析結果からアプローチに最適な営業提案先を絞り込んだり、営業の強み・弱みを把握したりするのに活用できるでしょう。データのグラフも細かく条件設定ができ、一覧をCSVで出力して外部のツールと連携もできます。

ダッシュボードとの違い

ダッシュボード機能がある場合でも、分析結果をグラフなどの分かりやすい形で表示して、進捗把握や課題発見が可能です。当社のネクストSFAで言えば、マイページという機能ページがダッシュボードにあたります。よく見るデータや機能、企業情報をセットしておき、必要な際はスピーディにその情報を確認可能です。

ただし、データが更新されるとダッシュボード機能で見られる分析結果にリアルタイムで反映されるため、レポートと比較するとより動的なデータであると言えます。一定の期間で区切って比較したり、課題を見つけるために新たな切り口での分析を行ったりするためには、レポート機能を利用した分析結果の方が適していると言えるでしょう。

BIツールとの連携で得られるメリット

BIツールとは、Business Intelligence（ビジネス・インテリジェンス）の頭文字を取って名付けられたツールです。複数のシステムに分散しているデータを合わせて集計、分析、可視化を行います。抽出したデータをBIツールへ移動する作業は必要ですが、その後の作業はSFAのレポート作成と同等に簡単です。

例えば1つの企業で複数のシステムを採用している場合、営業活動データはSFA、売上データはERP、サポート・コールセンターの記録はCRMといった風にデータが分散している状況になるかもしれません。このような時、BIツールを使えば各システムのデータを連携させて、全体を1つのデータとした上でより総合的な分析を行えるでしょう。SFA内のレポート機能ではSFAに登録されたデータの分析は行えましたが、違うシステムに登録されたデータを連携する機能はありません。また、BIツールにはOLAP（オンライン分析処理）機能を備えているものがあり、活用することでよりさまざまな視点からデータを分析可能になります。

もちろん、当社のネクストSFAも、データを外部のBIツールと連携させることが可能です。

レポートの種類と選び方

レポートは、データが増えれば増えるほど分析対象が多岐にわたります。そこで、まずはレポートを作成する目的をきちんと設定しておくことが大切です。目的に合わせて分析する項目は最低限にし、どのデータを使うか事前に取捨選択をしておく方が良いでしょう。

定型レポートでは、決められたレイアウトに対象データの分析結果を反映します。同じレポートが繰り返し必要な場合などに、あらかじめ設定しておけば2回目からの作業を自動化可能です。それに対して非定型レポートでは、レポート制作者が毎回自由にレポートのレイアウトを作成します。

営業状況の活動管理が目的なら

営業状況をレポートで把握する際には、データ別の見込み顧客数、質の高い見込み顧客数の割合、商談数、コンバージョン率、見込み顧客へのエンゲージメントなどを分析するのが一般的です。管理者が個人の営業活動内容を評価する場合、営業成績を正当に評価していることを証明するために、成約した商談、収益、デモの回数、新規取引とアップセルの比較などをレポートにすることもあります。シミュレーション機能があるSFAやBIツールならば、担当者やチーム別の予測、フェーズ別の予測、地域別の予測などのレポート作成も可能になるでしょう。

営業状況の活動管理には、定型レポートと非定型レポートを組み合わせて使うのがおすすめです。例えば、営業担当者が自身の活動報告書として営業内容をまとめる場合を想定してみてください。定期的に同じ項目のレポートが必要になるため、定型レポートを設定しておいて毎日の業務を効率化させるのが良いでしょう。

課題のあぶり出しや新規開拓の指標探しが主な目的であれば、非定型レポートが有効な場合もあります。例えば案件数と成約数からチームや個人のコンバージョン率を確認すれば、自社の営業が持つ強みと改善点を把握できるでしょう。

定型、非定型のどちらにしても、レポートを作成するのは現場の営業担当者であるケースが多いです。専門家ではなくても簡単に作成でき、なおかつ内容が分かりやすく表示されたレポートであることも重要です。

商談に分析結果を生かすには

レポートを今後の商談に生かすには、成約率／不成約率、競合他社の存在、競合他社なしでの取引、競合他社の価格設定などを分析します。分析結果から、現場の営業担当者やチームが自分たちの営業活動における課題を新たに見つけ出すためには、非定型レポートが望ましいです。

成約率が極端に低い商材は、品質そのものやマーケティングに課題がある可能性が考えられます。改善や見直しを行うことで、次回以降の商談の際に同じ失敗を防げるかもしれません。併せて不成約理由のデータがあれば、フィードバックを絞り込んで商材の制作チームやマーケティングチームへ改善を促せます。

また競合に関するレポートからは、ライバル企業製品が脅威になっていないかどうかを把握し、競合他社に対する自分たちのポジションを分析可能です。

経営判断に活用するには

経営判断の際にレポートを活用すれば、最適な意思決定に必要な情報を集めたり、事業内容や財務状況などを即座にまとめ上げて公開したりできます。

営業的な内容に絞って分析を行いたい場合であれば、SFAのデータのみでも十分かもしれません。一方SFAのデータをBIツールと連携させてあらゆる情報の分析を行えば、１つのレポートで企業全体の状況を詳細まで正確に把握できるでしょう。

また経営判断にはスピードが重要なので、一定期間のビジネスの動きを同じ見え方で掌握できる定型レポートが望ましいです。経営者への分析結果説明や、資料作成の時間を短縮することで、現場担当者が実務へ集中できるといった間接的な効果も期待できます。

まとめ

SFAのレポート機能やBIツールを使うことで、より精度の高いレポートをスピーディに作成できます。集計や分析にかかる労力と時間を削減できるので、人的リソースを他の業務に回せるようにもなり、社内全体の生産性向上にもつながるかもしれません。

記録や情報を電子データで管理することが多くなった現代社会。SFAのレポート機能やBIツールをうまく活用して、賢く業務改善をしていきましょう。

SFAは活用されてこそ意味がある