リファレンスチェックは最終面接前にすべき？適切なタイミングや実施の流れを解説

リファレンスチェックは、通常の採用選考に加えて、採用候補者の人となりやスキルなどを推薦者（第三者）に確認する採用調査です。不利益を与える人物の採用を防止する前職調査と違って、自社の求める人物像に合致しているかを確認するために行われます。

主に外資系企業を中心として採用されてきましたが、近年では日本企業でも導入されるようになりました。現在リファレンスチェックの導入を検討している企業担当者の中には、採用プロセスのどの段階でリファレンスチェックを実施すべきか迷っている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、リファレンスチェックを実施すべきタイミングや流れ、リファレンスチェックにかかる期間目安などについて解説します。

リファレンスチェックは最終面接前に実施することが一般的？

リファレンスチェックは、主に外資系企業を中心に行われてきた採用調査です。近年はコロナ禍の影響でWeb上での面接が増加し、採用候補者の人となりを確認するのが難しくなっていることからも、リファレンスチェックの導入を検討する日本企業が増えています。

リファレンスチェックはどのタイミングで実施すべきなのでしょうか。一般的にリファレンスチェックは、採用活動における一次選考の後から最終面接の前までであれば、どのようなタイミングで行ってもよいとされています。ほとんどの企業は、最終面接前にリファレンスチェックを実施しています。

リファレンスチェックは、過去の上司や同僚など採用候補者をよく知る第三者にヒアリングをして面接や書類で分かった内容とは別の視点から人となりやスキルを判断する調査です。経歴詐称の有無や犯罪歴などを確認するための前職調査との違いとして、リファレンスチェックの大きな目的は採用のミスマッチを防ぐことにあります。そのため最終面接前のタイミングでリファレンスチェックを実施することで、自社に合った人材かどうかを最終確認できます。

企業によっては内定通知を出す前にリファレンスチェックを実施する場合もあります。しかし最終面接の後でリファレンスチェックを行っても、特別な条件を満たさない限り内定を取り消せず、調査結果を採用活動に活かせません。

採用活動の見直しを検討している企業は、リファレンスチェックを実施するタイミングの違いや、それぞれのメリット・デメリットを知っておきましょう。

リファレンスチェックを実施するタイミング

リファレンスチェックを実施するタイミングは、大きく分けて3つあります。

• 採用活動の初期段階
• 最終面接の前
• 内定通知を出す前

リファレンスチェックは最終面接の前に実施する企業が一般的です。しかし採用活動の初期段階や、内定通知を出す前のタイミングでリファレンスチェックを行うメリットもあります。自社の採用ポリシーに合わせて、リファレンスチェックを実施するタイミングを決めましょう。

採用活動の初期段階

採用活動の初期でリファレンスチェックを実施すると、早い段階で自社の理想とする人物像に合わない人を除外し、採用候補者を絞り込むことが可能です。

特に人物重視、人柄重視の採用を行っている企業は、採用活動の初期段階でリファレンスチェックを実施する傾向にあります。ただしリファレンスチェックの対象が拡大されるため、採用初期の業務量が増大するというデメリットも認識しておきましょう。

最終面接の前

リファレンスチェックを実施する適切なタイミングは、最終面接を行う前です。リファレンスチェックの結果を参考にしつつ、最終面接の評価を行うことができます。

リファレンスチェックでは、基本的に採用候補者自身が推薦者を選び依頼します。採用候補者の中には会社に転職活動を伏せながら働いている人もいるため、周囲の上司や同僚にリファレンスチェックを依頼することに抵抗感を覚えるかもしれません。

最終面接の直前にリファレンスチェックを実施することで、最終面接の結果とリファレンスチェックの結果を総合的に判断して、合否を決められるメリットもあります。

内定通知を出す前

採用候補者の心理的な負担を考慮する場合は、最終面接が終わり、内定通知を出す前のタイミングでリファレンスチェックを実施しましょう。

ただし最終面接後にリファレンスチェックを行うと、リファレンスチェックの結果を評価基準に反映させることができません。最終面接の評価は、それまでの書類選考や面接に基づいて行うことになります。

またリファレンスチェックの結果、採用候補者の問題が発覚した場合でも、基本的には内定通知を取り消せない点に注意しましょう。リファレンスチェック後の内定取り消しの違法性については、後の項目で詳しく解説します。

リファレンスチェックにかかる期間の目安

リファレンスチェックにかかる期間の目安は、採用候補者1名につき、数日～1週間程度です。リファレンスチェックの実施形態によっても期間の目安は異なります。

リファレンスチェックの方法	期間の目安
対面・電話	1～2週間
Webサービス	3日程度

リファレンスチェックを対面や電話で実施する場合、推薦者との日程調整が必要になるため1～2週間程度はかかるケースが多いでしょう。

一方でWeb上でリファレンスチェックを行えるサービスを利用する場合、電話やメールによるリファレンスチェックを実施するよりも短期間で完了することが一般的です。専用のWebブラウザからアンケートや質問に対して回答してもらうのみで完結するので推薦者一人ひとりと日程調整したり、時間を確保したりする必要がありません。事故やトラブルがなければ、3日程度でリファレンスチェックが完了します。

リファレンスチェックにかかる期間の大まかな目安を知って、採用活動のスケジュールを調整しましょう。

リファレンスチェックを実施する流れ

リファレンスチェックを実施する際の企業側の主な流れは、以下の通りです。

• 採用候補者にリファレンスチェックを実施することを通知し、同意を得る
• 採用候補者が推薦者を数名選び、リファレンスチェックを依頼する
• 推薦者が回答したリファレンスチェックの結果を見て、採用のミスマッチがないか確認する

リファレンスチェックを実施する場合は、採用候補者の同意を得る必要があります。採用活動のなるべく早い段階で、リファレンスチェックを実施する可能性があることを伝えましょう。

その後、リファレンスチェックの推薦者には、採用候補者自身が選ぶことが一般的です。推薦者全員の回答を得たら、リファレンスチェックの結果を評価シートに反映させ、採用のミスマッチがないか確認してください。ここからはそれぞれの流れについて詳しく解説します。

採用候補者にリファレンスチェックを実施することを通知する

まずはリファレンスチェックを実施することを採用候補者に知らせ、同意を得る必要があります。採用候補者の同意を得ずにリファレンスチェックを実施することは、個人情報保護の観点から認められていません。

リファレンスチェックについて採用候補者に通知する際に、推薦者の人数や実施方法などを伝えておくとスムーズです。推薦者の人数は2～3人を目安として、例えば「現職の上司最低1人、同僚最低1人」といったように推薦者の内訳についても指定しましょう。

転職活動を現在勤めている会社に知られたくない場合など、採用候補者からリファレンスチェックなしで選考を続けてほしいと申し出がある可能性もゼロではありません。その場合は、以下に挙げる方法で対処できないか検討しましょう。

• 現職ではなく、前職の上司や同僚によるリファレンスチェックを認める
• 関係のある取引先の社員によるリファレンスチェックを認める

リファレンスチェックを実施する企業は増えているものの、まだまだ一般的ではなく「転職活動が会社に知られてしまう」「選考にマイナスに働くのでは？」と、ネガティブなイメージを持つ採用候補者もいます。

リファレンスチェックを実施する理由やメリットを丁寧に説明し、採用候補者の同意を得てから柔軟に選考を進めていくことが大切です。

採用候補者が推薦者を選び、リファレンスチェックを依頼する

リファレンスチェックでは採用候補者が自ら推薦者を選び、依頼します。対面や電話でのリファレンスチェックの場合、推薦者との日程調整に時間がかかるため、採用候補者に余裕を持ってスケジュールを伝えてもらう必要があります。

なお、先述した通り、近年は採用候補者の負担を考慮して、Webサービスを使ったリファレンスチェックを実施することが一般的です。インターネット上でのリファレンスチェックであれば、採用担当者が推薦者の回答を集計する負担も軽減できます。

推薦者が回答したリファレンス結果を見て、採用のミスマッチがないか確認する

推薦者から回答を得たら、リファレンスチェックの結果を選考に反映させましょう。リファレンスチェックの結果は採用のミスマッチがないか、書類や面接で確認した経歴や実績に相違にないかという観点から評価することが大切です。

そのためリファレンスチェックのアンケートには、自社が求める人物像やスキル、仕事への姿勢、将来のキャリアパスなどを盛り込んで、設問を考える必要があります。

リファレンスチェックの後で内定取り消しするのは違法？

リファレンスチェックには、採用候補者が不適切な言動をしていないか、過去にトラブルを起こしていないかを確認するネガティブチェックの側面もあります。リファレンスチェックの結果を見て、内定取り消しを行うことは可能なのでしょうか。

既に採用内定の通知を行っている場合、内定取り消しには慎重な判断が必要です。最高裁判所の判決によると、採用内定は解約権留保付労働契約と呼ばれる労働契約の一種として扱われます（※）。

※出典：厚生労働省. 「採用内定取消は解雇？」P1.（参照2024-1-20）.

つまり、採用候補者に採用内定通知を出し、誓約書を受け取った段階で既に労働契約が成立しています。リファレンスチェックの結果、採用内定通知書や誓約書に記載された内定を取り消す正当な理由が生じない限り、企業は一般的に内定取り消しを行うことはできません。例えば、内定を取り消す正当な理由として認められる可能性があるのは以下のようなケースです。

• 採用候補者が大学を卒業できなかった
• 採用候補者の経歴に虚偽の記載があった
• 社会通念上、採用候補者に問題となる行為があった

もしそれ以外の理由で内定を取り消したい場合、弁護士などの専門家に相談し、採用候補者と協議の場を設けましょう。

なお、いわゆる内々定（採用予定の通知）の場合、労働契約は成立していないとみなされるため、リファレンスチェック後に内々定の取り消しを行っても違法ではありません。ただし採用候補者とのトラブルに発展し、損害賠償請求訴訟を提起されるリスクはあります。

これらのことからリファレンスチェックは内定や内々定の後ではなく、遅くとも最終面接前に実施することをおすすめします。

リファレンスチェックは最終面接の前後にするのがおすすめ！

リファレンスチェックには、採用候補者の個人情報が含まれます。リファレンスチェックを実施するときは、あらかじめ採用候補者に通知し、個人情報の取り扱いについての同意を得る必要があります。リファレンスチェックの適切なタイミングや注意点を知っておきましょう。

リファレンスチェックを実施する主なタイミングは、採用活動において一次選考の後から最終面接が終わる前までの間です。リファレンスチェックで得られた人物像に基づいて、採用のミスマッチが生じていないか、最終的な判断をくだすことができます。

企業によっては採用候補者の心理的な負担を軽減するため、最終面接の後でリファレンスチェックを行う場合もあります。ただし、採用内定通知後にリファレンスチェックの結果を基に内定を取り消すと違法になってしまう恐れがあるため、内定後にリファレンスチェックを実施するのはなるべく避けましょう。リファレンスチェックは最終面接の前後のタイミングで実施するのがおすすめです。