リファレンスチェックの推薦者なりすましを防止するには？採用側の注意点を解説

最近では、企業が人材を採用する際に、リファレンスチェックを行うケースが多くなりました。ただしリファレンスチェックには推薦者のなりすましが発生する可能性があるため、企業側としては注意が必要です。

本記事ではリファレンスチェックの概要をご紹介した上で、リファレンスチェックの推薦者なりすましの具体例やなりすましが行われる理由、見抜き方などについて解説します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックは、欧米では以前から実施されている採用者選考の方法です。日本でも外資系企業を中心に行われており、徐々に普及しています。

リファレンスチェックは、企業が主に中途採用者を選ぶ際に行われるものです。具体的には以前の勤務先の上司や同僚、部下に、その人物の働き方や特性、人柄に問題がなかったかなどを聞き、合否を決める参考にします。採用候補者が提出した応募書類や面接時の内容に虚偽がないか、書類や面接では見抜けなかった問題点がないかなどを、別の観点から確認することが可能です。

よりリファレンスチェックの詳細を知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

※関連記事：「リファレンスチェックとは？やり方と内容を解説【2024年1月更新】」

リファレンスチェックとは？やり方と内容を解説【2024年版】

リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックには、さまざまなメリットがあります。ここからは主なメリットについて見ていきましょう。

1. 採用選考の効率化

1つ目のメリットは、採用選考の効率化です。面接前にリファレンスチェックを行うことによって、自社と合わない人物かどうかを区分けできます。面接時にもリファレンスチェックで得た情報を基に話を進められるため、虚偽の申告があった際に発覚しやすく、効率的に選考を進められるでしょう。

2. 企業と採用候補者のミスマッチの防止

2つ目のメリットは、企業と採用候補者のミスマッチの防止です。リファレンスチェックでは、複数の人から採用候補者に関するさまざまな評価を得られます。応募書類や面接だけでは分かりにくい、実際に働く上でネガティブな面を知ることができるのも、リファレンスチェックのメリットです。

リファレンスチェックの実施方法

ここからはリファレンスチェックの実施方法について見ていきましょう。リファレンスチェックは、主に以下の手順で行われます。

1. 採用候補者の合意を得る

リファレンスチェックを行うには、まず採用候補者の合意を得なければなりません。合意を得ないまま、リファレンスチェックを行うことは違法となるので注意しましょう。

2. 採用候補者から推薦者に依頼してもらう

次に、採用候補者から以前の勤め先の上司や同僚に、リファレンスチェック実施の同意を取りつけてもらいます。その後、リファレンスチェックを電話で行う場合は採用候補者に推薦者の電話番号を伝えてもらい、Webサービスを使用する場合は候補者に推薦者のメールアドレスを伝えてもらい、アクセス方法などの情報を開示します。

3. リファレンスチェックを行う

リファレンスチェックを行う企業は電話やWebサービスなどを利用して推薦者に質問し、その結果を採用の判断材料にします。もちろんリファレンスチェックの結果のみで合否が決まるわけではありません。応募書類や面接の内容などと合わせて、総合的に判断します。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックでは、主にここからご紹介する3つの項目について質問をします。応募書類に記載された内容が事実と一致していることを確認するのはもちろん、応募書類では分からない、採用候補者の人物像についての質問なども行いましょう。

1. 採用候補者の勤務態度

まずは採用候補者の応募書類に記載された在籍期間が事実と相違ないかを、推薦者に確認します。次に、所属部署や役職、業務内容を確認し、勤怠状況についてもチェックを行います。またセクハラやモラハラ、パワハラなどを行っていなかったかも確認することも多いです。さらに応募書類に「社長賞を受賞した」などの記載があれば、事実かどうかを確認しましょう。

2. 採用候補者の人物像

上司や同僚、部下、取引先とのコミュニケーションがスムーズであったかどうかも、採用企業にとって知りたい情報です。そのため人間関係が円滑かどうかトラブルがあったかどうかなどのチェックも行いましょう。

また採用候補者の性格についても、質問します。採用候補者の長所や短所などを質問するのがよいでしょう。「また一緒に働きたいですか」という質問をするのもおすすめです。

3. 採用候補者のスキル

最後に応募書類に記載されたスキルを、採用候補者が実際に持っているかどうかを確認します。応募書類に記載されているスキルについて実際にどの程度の知識があるかなど、一緒に仕事をした人でなければ分からないことを聞くのもよいでしょう。

またトラブルが発生したときの対処能力や、部下に対するマネジメント能力、一緒に仕事をする上での注意点などについても質問します。さらに採用候補者の強みや弱み、どのような環境で実力を発揮できるかについて質問するケースもあります。

なりすましの具体例

リファレンスチェックでは、推薦者のなりすましが行われる可能性がゼロではありません。具体的にどのような方法でなりすましが行われるのか、詳細について解説します。

候補者本人が推薦者になりすます

採用候補者本人が、推薦者になりすますことがあります。以前の職場でトラブルを起こして辞めた場合など、前職の上司や同僚に推薦を依頼できないときに、推薦者のなりすましが行われることが多いようです。また経歴を詐称している場合などにも、候補者本人が推薦者になりすますケースがあります。

友人や知人になりすましを依頼する

以前勤めていた企業や現在勤めている企業とは無関係な第三者に、推薦者のなりすましを依頼するケースもあります。このパターンのなりすましでは親しい友人や知人に依頼して、採用候補者の指示通りに答えてもらおうとするでしょう。なりすましに見抜けないと、リファレンスチェックの意味がなくなってしまいます。また最近では代行業者によるリファレンスチェックのなりすましも横行しているため、注意しなければなりません。

推薦者なりすましが行われる理由

リファレンスチェックの推薦者なりすましが行われる主な理由をご紹介します。

現在の職場に内緒で転職活動をしている

現在勤めている企業に内緒で転職活動を行っている人も多いです。このような場合、職場の上司や同僚にリファレンスチェックの推薦を依頼すると、転職活動をしていることが発覚してしまいます。また、勤務先から転職を引き止められており、リファレンスチェックによって「意図的に不利な回答をされるのではないか？」と不安を感じてしまい、なりすましにつながるケースもあるようです。

このように採用候補者に問題がなかったとしても、なりすましが行われる可能性があります。

推薦者に依頼できない事情がある

採用候補者が以前の職場でトラブルを起こして辞めた場合、リファレンスチェックの推薦を依頼しにくくなります。また推薦を依頼できる状況であったとしても、採用候補者にとって不利な回答をされることを恐れ、なりすましを行うケースもあるようです。

履歴書の記載と事実が異なる

履歴書に記載した企業に在籍していなかったり、在籍期間が事実と異なったりする場合にもなりすましが行われる可能性があります。その他にも服役していた、無職だった、短期間の転職を繰り返していたなど、採用候補者自身が履歴書に記載しにくい経歴がある場合などもなりすましが行われるケースが多いでしょう。

推薦者のなりすましを見抜く方法

ここからはリファレンスチェックにおいて、推薦者のなりすましを見抜く方法を解説します。

電話でリファレンスチェックを行う場合

電話でリファレンスチェックを行う場合は、推薦者自身に住所や生年月日などを質問することで、推薦者のなりすましを見抜けます。なりすましではない場合、住所や生年月日を質問しても推薦者はスムーズに答えられるでしょう。一方で戸惑った様子や考えている様子がある場合は、なりすましを疑ってみてください。

また、推薦者しか知らないことを質問するのも、なりすましを見抜くのに有効です。採用候補者と推薦者が関わった業務やプロジェクトについて詳しく聞くなど、なりすましでは答えられないような質問をしてみましょう。例えば採用候補者が営業職であれば、具体的な取引先名や担当者名などを尋ねたり、その取引先の所在地などを聞いたりするのも一つの方法です。

Webサービスを使ってリファレンスチェックを行う場合

本人確認機能付きのWebサービスを使ってリファレンスチェックを行えば、手軽になりすましを防止できます。あらかじめ、Webサービスに登録された推薦者のプロフィールと、採用候補者が提出した情報が一致しているか確かめましょう。

採用候補者にリファレンスチェックにおける懸念事項を確認しておくことも大切

リファレンスチェックは、採用候補者に大きなプレッシャーを与える場合があります。「推薦者が自分にとって有利な回答をしてくれるとは限らない」という心理が働くためです。採用候補者は、リファレンスチェックにおける推薦者の回答を知ることはできません。採用・不採用の判断に与える影響を心配するあまり、リファレンスチェックでなりすましを行ってしまうこともあるようです。

なりすましを防ぐためにも、採用候補者には事前にリファレンスチェックにおける懸念事項を確認しておくとよいでしょう。例えば現在勤めている上司が採用候補者の転職に強く反対していた場合、その上司を推薦者にすると候補者に対して否定的な発言をする可能性もゼロではありません。このような場合には、上司だけでなく他の同僚や過去に勤めていた企業の上司を推薦者にしてもよいという旨を伝えることが大切です。

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

リファレンスチェックは、採用候補者の合意なしに行うことはできません。では、採用候補者からリファレンスチェックを拒否されたら、どのように対応すればよいのでしょうか。

拒否された場合は、採用候補者が依頼しやすい推薦者を選んでもらう、リファレンスチェック以外の方法で採用候補者の合否を判断するといった別の方法を検討しましょう。

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リファレンスチェックを拒否されたら不採用とする？断られる理由や対処方法・注意点を詳しく解説

リファレンスチェックのなりすましのパターンを知り、見抜けるようにしておこう

近年、日本の企業でもリファレンスチェックを行うケースが増えています。リファレンスチェックを適切に行えれば、効率的に自社にマッチした人材を確保できるメリットがあります。しかし推薦者のなりすましが行われる恐れがあることを考慮し、本記事でご紹介した方法でなりすましを事前に見抜くようにしましょう。