リファレンスチェックを拒否されたら不採用とする？断られる理由や対処方法・注意点を詳しく解説

リファレンスチェックによって、採用候補者の前職での実績や働きぶりを確認できます。リファレンスチェックは採用後のミスマッチを減らすためにも効果的であるため、最近では日本でもリファレンスチェックを実施する企業が増えてきました。しかし採用候補者によっては、リファレンスチェックを拒否されてしまう場合があるかもしれません。

本記事ではリファレンスチェックを拒否されるケースとその理由、拒否された場合に不採用とするかどうかなどについて解説します。リファレンスチェックを実施する際の注意点も紹介しているので、企業の採用担当者の方はぜひ参考にしてください。

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リファレンスチェックの実施は認められているのか

リファレンスチェックにはさまざまな実施方法があり、大きく分けるとインタビュー形式と記入形式の2つがあります。インタビュー形式では企業の採用担当者が推薦者と電話やWebミーティングを実施し、記入形式では企業の採用担当者が推薦者に書類を渡したり専用のWebサービスを活用したりして回答を記入してもらうことが一般的です。

ここからはリファレンスチェックの実施は違法なのかや、違法になるケースや実施するタイミングなどについて詳しく解説します。

リファレンスチェックの一方的な実施は違法となる

リファレンスチェックを実施する際は採用候補者の同意が必要であり、同意を得ている場合はリファレンスチェックは違法ではありません。

しかし採用候補者の同意なしにリファレンスチェックを実施すると、個人情報保護法違反に該当し違法となるため注意しましょう。

採用候補者には、応募のタイミングでリファレンスチェックを実施することを通知した上で同意を得てください。通知する際は実施の趣旨や方法などを丁寧に説明し、候補者からの理解を得られるように工夫しましょう。リファレンスチェックの概要や実施する理由をまとめた資料をあらかじめ準備しておくとスムーズです。詳しくは以下記事をご覧ください。

関連記事：「リファレンスチェックは違法？法に抵触する行為や注意点などを解説」

リファレンスチェックは違法ではない！？注意点や正しい活用法を解説

リファレンスチェックを実施するタイミング

リファレンスチェックを行うタイミングは内定を出す直前が一般的で、多くの企業では最終面接の前に実施しています。最終面接の段階では採用候補者がある程度絞られているため、リファレンスチェックの件数がそれほど多くありません。そのためリファレンスチェックに必要な時間やコストを削減可能です。

また内定が決まった後にリファレンスチェックを行うケースもゼロではありません。内定後のリファレンスチェックは、選考書類や面接時の印象などに大きな差があるときに実施されるケースが多いです。

リファレンスチェックを拒否されるケースとその理由

リファレンスチェックは採用候補者から拒否されるケースがあります。リファレンスチェックを拒否される代表的なケースは以下の通りです。

• 採用候補者本人から拒否されるケース
• 推薦者から拒否されるケース
• 回答を依頼した企業や組織から拒否されるケース

それぞれの詳細について理由と併せて解説します。

候補者本人から拒否されるケース

採用候補者本人から、以下の理由などでリファレンスチェックを拒否されるケースがあります。

• 採用候補者が虚偽の申告をしている
• 採用候補者に回答を依頼できる人がいない

候補者が虚偽の申告をしている

採用候補者が書類や選考の段階で虚偽の申告をしていると、嘘の発覚を恐れてリファレンスチェックを拒否する場合があります。虚偽の申告の例は以下の通りです。

• 学歴詐称
• 前職での実績に対する過大評価
• 役職の偽り
• 退職の理由や原因
• 職歴

学歴詐称とは実際とは異なる学歴を申告することです。例えば高卒なのに大卒だと申告すると学歴詐称に該当します。卒業した学校の名前を偽った場合も学歴詐称です。

前職での実績を過大に伝えたり、実際よりも高い役職だったと嘘の申告をしたりして自身を過大評価している場合もあります。また前職で不祥事やトラブルを起こして退職した場合、それを隠して求人に応募する場合もあるでしょう。その他にも短期間で転職を繰り返している場合、職歴を偽って1社で長く働き続けてきたように見せかけるケースもあります。

候補者に回答を依頼できる人がいない

採用候補者にとって回答を依頼できる人がいないこともリファレンスチェックを拒否する原因の1つです。依頼できる人がいない主な理由は、以下の通りです。

• 現職の上司や同僚に転職活動をしていることを伏せている
• 現職・前職の職場で良好な関係を築けていなかった
• 前職で退職方法に問題があった

採用候補者が働きながら転職活動をしているケースでは、現職の上司や同僚に対して転職活動を伏せている場合も珍しくありません。リファレンスチェックを依頼すると転職を考えていることが知られてしまうため、採用候補者が拒否する理由になります。

採用候補者が既に仕事を辞めておりリファレンスチェックを拒否する場合には、前職の職場と良好な関係を築けていなかったのかもしれません。また不祥事やトラブルによって退職しており、リファレンスチェックを依頼できる人がいない可能性もゼロではありません。

推薦者から拒否されるケース

採用候補者はリファレンスチェックに同意しているものの、採用候補者が選んだ推薦者から拒否されるケースがあります。推薦者から拒否されるケースの主な理由は、以下の通りです。

• 転職活動に協力したくない
• 重い責任を感じる
• 忙しい・時間がない

転職活動に協力したくない

推薦者が採用候補者の転職活動に協力したくないと考えている場合、リファレンスチェックを拒否される可能性が高いでしょう。

具体的には推薦者が採用候補者に現職を退職してほしくない場合、リファレンスチェックを受けてもらえない可能性があります。採用候補者が優秀であったり、現職で欠かせない存在であったりすれば、推薦者からすれば手放したくないと感じられるからです。反対に推薦者と採用候補者との関係が悪い場合も、推薦者からリファレンスチェックを拒否されてしまうかもしれません。

推薦者にリファレンスチェックを依頼できないなら、リファレンスチェックを拒否する理由を尋ねることも選択肢の一つです。回答の内容によって、採用企業側は採用候補者の前職での働きぶりや立ち位置が推測しやすくなるでしょう。

重い責任を感じる

リファレンスチェックの回答は、候補者の人生を左右する転職活動に関与することになります。自分の回答次第で採用者の合否が決まることに責任の重さを感じ、推薦者がリファレンスチェックを拒否することは少なくありません。候補者の人生に大きな影響を与える責任を回避したいという気持ちによって、回答を引き受けないことがあります。

忙しい・時間がない

推薦者が忙しく、リファレンスチェックを引き受ける時間がないこともリファレンスチェックを拒否される理由の一つです。忙しく時間がない理由の例として、以下が挙げられます。

• 仕事や家事で忙しく協力する時間がつくれない
• 回答のために時間を割きたくない（報酬が発生しないため）

推薦者が仕事や家事で忙しければ、採用候補者のリファレンスに協力する時間を取れないことが考えられます。日々の業務に追われていて他の作業に取りかかる余裕がないのかもしれません。また信憑性や公正を保つため、リファレンスチェックの回答には基本的に報酬が発生しません。報酬が発生しないリファレンスチェックの回答にわざわざ時間を割きたくないと考える人もいるでしょう。推薦者にとって得にならないため、回答してもらえない可能性があります。

回答を依頼した企業や組織から拒否されるケース

リファレンスチェックの回答を依頼した企業や組織から、以下に挙げる理由でリファレンスチェックを拒否されるケースもあります。

• 個人情報流出のリスクを懸念している
• 担当者が忙しい

個人情報流出のリスクを懸念している

企業や組織は個人情報を守る責務があるため、流出のリスクを懸念して以下に挙げる理由でリファレンスチェックを拒否することがあります。

• リファレンスチェックにおいて条件が整っていれば実施しても問題ないことを把握していない
• 本当に本人から同意を得ているのかの確認に時間がかかる
• 本人が同意していない場合のリスクを懸念している

リファレンスチェックが社内に浸透していない企業に協力を依頼した場合、企業担当者がリファレンスチェックにおいてどのようなケースで違法になるのか把握していない場合があります。その他、本人からリファレンスチェックの同意を得ているのかの確認に時間がかかることや、情報提供のリスクを高く感じていて拒否される場合もあるでしょう。本人に同意を得ていなかった場合のリスクや個人情報の流出を懸念し、リファレンスチェックを引き受けない方針の企業もあります。

担当者が忙しい

推薦者や依頼先の人事担当者が忙しく時間がない場合もリファレンスチェックに協力してもらうことが難しいでしょう。リファレンスチェックはそもそも推薦者や依頼先の人事担当者の本業とは直接関係がないため、優先順位が低くなりなかなか対応してもらえない場合もあります。また推薦者や依頼先の人事担当者が採用候補者の退職に不満を感じている場合もリファレンスチェックを引き受けてもらいにくくなるでしょう。

リファレンスチェックを拒否されたら不採用とするのか

リファレンスチェックを拒否された場合、採用候補者を不採用とするのかどうか、最終的には採用企業の判断に委ねられます。ここでは不採用とするケースと、不採用としないケースに関して、詳しく解説していきます。

不採用とするケース

リファレンスチェックを拒否されたことで、採用候補者を不採用とするケースがあります。リスク管理の観点からリファレンスチェックを必須にしている場合、リファレンスチェックを行えない採用候補者については不採用と判断するしかありません。リファレンスチェックを行えない採用候補者は、リファレンスチェックを行った採用候補者と比べてさまざまなリスクを抱えている可能性が高まります。

前述した通り、虚偽の申告をしていたり、職場の上司や同僚と良好な関係を築けていなかったりする場合もあるでしょう。また推薦者がリファレンスチェックの回答を拒否する場合も採用候補者との関係性が悪い可能性もあります。

ただし、リファレンスチェックが受けられないからといって、必ずしも採用候補者に非があるとは限りません。後述するような採用候補者の事情を確認し柔軟な対応を行うことで、優秀な人材を逃してしまうような失敗を防げます。

不採用としないケース

リファレンスチェックを拒否されても不採用としない選択肢もあります。リファレンスチェックを断られた場合、以下に挙げる対策を検討しましょう。

• 現職以外の上司や同僚に依頼する
• 簡単に回答できる方法を構築する
• リファレンスチェック以外の方法を行う

現職以外の上司や同僚に依頼する

現職の職場の推薦者にリファレンスチェックを受けてもらうことが難しいなら、それ以前の上司や同僚に依頼することも一つの方法です。本来ならばリファレンスチェックは、現在一緒に働いている上司や同僚に答えてもらうことで採用候補者の直近の情報を得られます。とはいえ、現職で働いている上司や同僚のリファレンスチェックが難しい場合もあるでしょう。

そのような場合は、現職で以前同じ部署だった上司や同僚にリファレンスチェックを引き受けてもらえば、採用候補者の人となりや働きぶりがある程度把握できます。複数回転職している採用候補者なら、前職や前々職で一緒だった推薦者への依頼も選択肢の一つです。

簡単に回答できる方法を構築する

リファレンスチェックを引き受けてもらう確率を高めるためには、推薦者が簡単に回答できる方法を構築することが大切です。

忙しい推薦者の中には、回答のためのドキュメント作成に手間を感じている人もいるかもしれません。リファレンスチェックによっては回答方法が細かく指定され、煩わしさを感じるケースもあるでしょう。リファレンスチェックを電話で行う場合、通話の時間が取れない推薦者もいます。

従来のリファレンスチェックはメールや電話が一般的でしたが、現在はWebサービスを活用したものが増えています。オンライン上で手軽に回答できるリファレンスチェックなら、引き受けてもらえる可能性が高まるでしょう。気になる方は以下記事をご覧ください。

※関連記事：「【2024年版】リファレンスチェックサービス比較10選」

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リファレンスチェック以外の方法を行う

リファレンスチェックの実施が難しければ、リファレンスチェック以外の方法で採用候補者を評価することも選択肢の一つです。例えばワークサンプルテストを実施すれば、採用候補者の採用後の働きぶりが確認できます。ワークサンプルテストとは採用候補者に実際の業務に取り組んでもらい、スキルや能力を判断する面接方法です。

ワークサンプルテストによって採用候補者は業務を体験でき、採用後のイメージが具体的になるというメリットもあります。採用企業にとっても採用候補者にとっても、採用後のミスマッチを防止できる効果的な方法です。

企業がリファレンスチェックを実施する際の注意点

企業がリファレンスチェックを実施する際はいくつか注意点があります。気を付けるべき点は以下の通りです。

• 採用候補者に拒否された場合は実施できない
• 内定を取り消す場合には条件を満たす必要がある
• 推薦者のなりすましに注意が必要

それぞれについて詳しく解説します。

採用候補者に拒否された場合は実施できない

採用候補者から拒否された場合は、リファレンスチェックを実施できません。前述したように個人情報保護法に基づき、第三者が本人の同意を得ずに個人データを得ることは認められていないからです。同意がない状態でリファレンスチェックを行うと、個人情報保護法違反とみなされて違反となってしまいます。

よほどの事情がない限り、採用候補者がリファレンスチェックを拒否するケースは多くはありませんが、どうしてもリファレンスチェックを進められない場合はなるべく別の方法を検討するのがよいでしょう。推薦者が忙しくてリファレンスチェックに協力できない場合は、採用候補者から複数の推薦者を指定してもらい別の人に依頼をするのがおすすめです。

内定を取り消す場合には条件を満たす必要がある

既に採用候補者の内定が決まっている場合、リファレンスチェックを拒否されたことを理由に内定を取り消すのは難しいでしょう。内定取り消しは、一定の条件を満たさなければ実行できません。内定通知書を発送した時点で労働契約が成立し、労働契約には法的な効力が発生します。そのため内定取り消しは解雇とほぼ同義に扱われるため、簡単にはできないようになっているのです。リファレンスチェックはできる限り内定を出す前に実施しましょう。

ただしリファレンスチェックによって経歴詐称が分かったり、過去に大きな事件を起こしていたことが判明したりすれば内定取り消しが可能です。また新卒採用の採用候補者が大学を卒業できなければ、内定を取り消すことが認められます。

推薦者のなりすましに注意が必要

リファレンスチェックを実施する際には、推薦者のなりすましに注意が必要です。採用候補者やその友人などが推薦者になりすまして、採用候補者の経歴を詐称したり実績を過大評価して伝えたりするケースがあるからです。

推薦者のなりすましの背景には、候補者が前職で問題を起こしていたり推薦者に依頼できない事情を抱えていたりすることが考えられます。推薦者のなりすましを見抜くには、推薦者しか知り得ない情報を質問したり、採用候補者の仕事ぶりを詳しく尋ねたりしてみるとよいでしょう。質問した回答に違和感や矛盾が生じないかを確認することが大切です。

まとめ

リファレンスチェックは採用後のミスマッチを防ぐ重要な取り組みです。リファレンスチェックによって面接だけでは分からない、採用候補者の人となりや働きぶり、今までの実績などが見えてきます。もし採用候補者や推薦者にリファレンスチェックを拒否された場合は、その理由を考慮に入れた上で、そのまま採用候補者を不採用にするのかしないのかしっかり判断することが大切です。

採用候補者がリファレンスチェックを受けられない場合、やむを得ない事情があるのかもしれません。リファレンスチェックを拒否されたらその理由を尋ね、正当な事情があれば採用判断の考慮に入れるといった柔軟な対応が必要です。リファレンスチェックを適切に行い自社が求める人材の採用につなげましょう。

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