SFAとは？CRMやMAとの違い、機能、導入メリット、失敗しない選び方をわかりやすく解説！

営業活動の効率化や売上向上を目的として、SFAの導入を検討している企業は多数存在します。SFAは、自社に合うものを選択して適切な運用を行えば、営業情報の一元管理や分析に貢献し、営業活動の効率化や売上向上に役立ちます。

本記事では、まずSFAとは何かをわかりやすく解説したうえで、CRMやMAとの違いや導入のメリット・注意点、失敗しない選定方法まで詳しく解説します。

SFAとは？

「SFA（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション）」とは、企業が日常的に行っている営業の情報や顧客情報を蓄積して一元管理したうえで、営業活動を効率化するシステムです。

日本ではスマートフォンの一般化や情報技術の発展を背景に、2000年代以降に普及し、現在も営業プロセスの最適化や売上向上に役立てられています。

SFA・CRM・MAとの違い

SFAに似たツールとしてよく挙げられるのが、CRMやMAです。いずれもビジネスの効率化や営業支援に役立つため混同されるケースが見られます。しかし実際には、目的や機能など明確に異なる点があります。それぞれの違いについて、以下の表でまとめました。

ツール	SFA（セールス・フォース・オートメーション）
目的	営業支援システム・営業管理ツール 営業活動の効率化と生産性の向上、顧客管理
主な機能	案件管理 行動管理 予実管理 活動報告 など

ツール	CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）
目的	顧客管理ツール・顧客関係管理ツール 顧客との関係構築と維持、顧客管理
主な機能	セグメンテーション マーケティング カスタマーサービス など

ツール	MA（マーケティング・オートメーション）
目的	マーケティング活動の自動化と最適化 リードジェネレーション
主な機能	リードナーチャリング Eメールマーケティング キャンペーン分析 ソーシャルメディアマネジメント など

上記で比較したSFA、CRM、MAはそれぞれ個別のツールとして使用可能です。しかしその一方で、顧客情報や営業活動履歴を一元管理し、ビジネスの成果を向上するために連携して活用されるケースも多数見られます。

SFAの導入目的

企業がSFAを導入する主な目的は、ブラックボックス化しやすい営業活動の可視化や営業管理コストの削減、営業担当者が持つ課題を明確化することにあります。

SFAを導入すると、上記の課題に対策しやすくなるうえ、営業担当者はルーティンワークを自動化してコア業務に集中できるため、案件獲得や売上向上が期待できます。

SFAの主な機能

SFAには、営業プロセスを可視化し、情報を一元管理して業務を効率的にシステム化するためのさまざまな機能が実装されています。ここからは、SFAの主な機能を解説します。

顧客管理

SFAの主な機能に「顧客管理」があります。顧客の名称や企業の住所・電話番号などの基本情報、担当者の名前や役職、名刺、過去の商談履歴などを一元管理できるため、営業活動の効率化が可能です。また、情報にアクセスしやすいことで、チーム内での情報共有や案件の引継ぎが容易になります。

案件管理

SFAの「案件管理」機能を利用すると、案件ごとの進捗状況や打ち合わせの記録を詳細に管理できます。

例えば、客先の担当者名や、提案した商品やサービスの記録が残せる他、商談の進捗度や受注確度、見積もりや売上金額などの管理が容易になります。これによって、複数の人員で進行状況や問題点を共有できるようになり、状況を踏まえたアドバイスで問題克服がしやすくなります。

行動管理

「行動管理」は、営業スケジュールやタスクを管理する機能です。商談の日程調整やタスクの追加、期限設定などがSFAによって一元化できれば、個人や集団のスケジュール把握が効率化され、チームメンバー間での連携が円滑になります。

また、これによって管理者は必要なところに人員を集中でき、休暇や病欠への迅速な対応も容易になります。さらに、営業手順の可視化によって業務効率アップが望める他、メンバーの行動や実績を評価しやすくなるなど、利点が豊富です。

予実管理

SFAでデータを蓄積していくと、納品予定日や売上予定額から予実管理ができます。これによって、精度が高い数値をリアルタイムで確認できるうえに、部署や商品ごとに分けた数値の把握も可能です。

そのため、目標達成に向けた状況の可視化や、課題解消に向けた対策がしやすくなり、営業方針の変更などの実施に役立ちます。

営業日報

SFAは、営業日報の管理でも活躍します。担当者がスマートフォンやパソコンから、あらかじめ用意されたフォーマットに入力するだけで上長に報告でき、SFAによる集積や分析も容易です。これによって、共有されにくい日々の営業活動をリアルタイムに多数の人が把握可能となり、その情報を営業会議や営業戦略構築に利用しやすくなります。

SFAを導入するメリット

SFAには営業活動をサポートする機能が多数実装されているため、導入によって多くのメリットを享受できます。この項目では、SFA導入で得られるメリットをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

営業活動の効率化

SFAには、商談リストの作成やスケジュール管理、日報入力など、定型業務の効率化を支援するさまざまな機能があります。これにより、営業担当者はコア業務に集中し、より効率的な営業活動を行うことが可能です。例えば、毎日の営業報告を手動で作成する代わりに、行動管理機能を使って自動で日報を作成することで、ルーティンワークの時間を大幅に削減できます。

営業活動の可視化

SFAを使うと、営業活動のプロセスや進捗状況、顧客との関わり方をリアルタイムで可視化し、共有することが可能です。これによって、ブラックボックス化しやすい営業活動が明確になり、営業全体の動きが把握しやすくなります。また、可視化されたデータを活用することで、現状の問題点や課題の把握が容易になり、マネージャーもデータに基づいた効果的な指導を行えるようになります。

営業活動の標準化

SFAを活用すると、営業活動が個人のスキルに依存しにくくなり、営業プロセスの標準化が進みます。これによって、営業効率の向上や教育コストの削減が可能です。また、蓄積されたデータを分析すれば、より効率のよい営業活動の方法を見出せるため、チーム全体の営業力アップも期待できます。

従来の営業活動は属人化しやすい傾向があり、担当者の異動や退職により、組織の資産である情報やノウハウが失われることが少なくありません。一方、SFAを導入して有効活用することで、営業プロセスや成功事例を組織の資産として蓄積・共有できるため、無駄な損失を防ぐだけでなく収益向上に貢献します。

顧客満足度の向上

顧客情報の一元管理により、顧客とのコミュニケーションが円滑になります。営業担当者は顧客のニーズや過去の取引履歴を簡単に把握できるうえ、迅速な対応やオーダーメイドの提案も可能なので、チーム全体の営業パフォーマンスアップにも役立ちます。また、納品後のアフターサービスやフォローアップも効率的に行えるため、顧客満足度が向上し、リピート率を上げる効果も期待できます。

売上予測の精度向上

どの企業でも営業情報を集約して売上予測を立てますが、担当者の希望的予測や受注および納品時期のずれ、データの不確実性などから、予測が大きくずれることもあります。売上予測の精度が低いと、営業戦略の見込みが立てにくくなるだけでなく、人員配置や在庫管理の無駄が発生しがちです。

一方、SFAを導入していれば、入力データの集積が容易になり担当者レベルのばらつきも低減できるため、売上予測の精度が向上します。精度の高い予測ができれば、適切な意思決定がしやすくなり、リソースの最適化や戦略立案に大いに役立ちます。

SFA導入時の注意点

営業活動の効率化や売上向上などに多くのメリットをもたらすSFAですが、導入するうえではいくつか注意すべき点もあります。そこでこの項目では、事前に知っておくべき注意点を解説します。

開発費用や時間がかかるケースがある

SFAは、既成のままで導入する例もありますが、自社の業務にあわせた開発を行って導入するケースも少なくありません。そのため、開発費用が予想以上にかかるケースや、開発に時間を要するあまり予定した時期に導入できないケースも見られます。

この問題を防ぐ方法として、初期導入時には開発やカスタマイズを極力避け、スモールスタートをおすすめします。まずは費用や時間がかからない方法で導入して成果を上げ、そのあと不足部分をカスタマイズすれば費用や時間の無駄が起こりません。またSFAには、初期費用に含まれる設定レベルで多くのカスタマイズができるものもあります。このケースなら余分な費用が発生せず、長い時間をかけて開発する必要もありません。

どうしても開発が必要であれば、依頼先との打ち合わせを密にして開発費用や開発期間を正確に把握することや、費用や期間に余裕を持つことが重要です。

導入するだけでは効果を得られない

SFAは企業の営業活動を支援し、営業力を強化するために役立つツールです。とはいえ、導入するだけで営業プロセスが自動的に改善され、成果が向上するわけではありません。SFAはポテンシャルが高いツールですが、その効果を適切に発揮するには、導入時にいくつかの取り組みを行う必要があります。

SFAを定着させて成果を上げるには、まず導入や推進の担当者を決め、周囲が協力するようトップが意思表示しなければなりません。また、営業プロセスの見直しやSFAに関連するルールの策定、社内トレーニングの実施や継続的PDCAの実行など、具体的な取り組みの実施が不可欠です。

SFAの活用方法

SFAは、どのように使うかを事前に想定してから導入することで、業務の効率向上や売上アップに寄与しやすくなります。そこでこの項目では、SFAの代表的な活用方法を3つ紹介します。

データに基づく目標設定

SFAは営業活動をデータ化するだけでなく、蓄積したデータを分析することで、自社の営業部門に内在する強みや弱みの可視化ができます。これによって、担当者が勘に頼りながら手探りの営業をするリスクを低減し、客観的なデータに基づく目標設定ができるため、より成果につながりやすい営業活動を実現します。

外出先からのデータの利活用

クラウドサービス型のSFAを使っていれば、営業で外出しているときにも、モバイル端末を使って必要なデータにアクセスできます。そのため、営業担当者は顧客との打ち合わせ前に最新データを把握可能で、外出先で受けた質問や相談にもリアルタイムの情報を踏まえた回答ができるため、業務の効率化につながります。

ERP・CRMなどとの連携

SFAは、ERP（基幹システム）やCRM（顧客関係管理システム）との連携が可能です。

SFAをERPと連携させると、受注状況をリアルタイムで把握できるようになるため、迅速な経営判断が可能となります。また、在庫数を踏まえたアクションや人員配置の最適化により、目標達成の実現に役立ちます。

またCRMと連携すれば、成約見込みが高い顧客の可視化によって商談成立率を向上できます。さらに、顧客情報の詳細把握による顧客満足度のアップも可能です。

SFAの導入事例3選｜実際の活用例を紹介

SFAの導入によって、業績アップや営業活動の効率化を果たした企業は多数存在します。ここでは、ネクストSFAを導入した3社のSFA活用例を具体的に紹介しますので、ぜひ導入検討に役立ててください。

1. エン・ジャパン株式会社様

エン・ジャパン株式会社様のエンSX事業部は、社内の生産性向上を支援する役割を担うセクションです。具体的には、DX人材の育成支援やインサイドセールスの代行、セールステックSaaSの開発・販売の3事業を一元管理し、各事業の状況把握を容易にするためにSFAの導入が検討されました。

SFA導入後は、履歴の把握が効率化されただけでなく、案件管理がしやすくなり、複数部署での連携や対応漏れのリスク低減が実現しました。また、担当者や管理者が営業情報にアプローチしやすくなるなどの成果も確認されています。

これによって情報入力の意欲向上や、担当者間で進捗を前向きに指摘できるなどのプラス効果も生まれています。
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2. 霞ヶ関キャピタル株式会社様

霞ヶ関キャピタル株式会社様では、顧客情報の集約が不十分な状態があることから、マネジメントのしにくさや引継ぎの煩雑さなどの課題が多く、営業上必要なレポートの作成に時間を要する問題もありました。

SFA導入後は、日々の営業内容の入力が徹底されたことで、引継ぎや提案内容の把握が容易になっています。また、営業レポートの作成に要する時間を50％程度削減できるなど、明確な効率化が見られました。

さらに、情報入力のフォーマットが統一されてアウトプットが整理されたため、会議が進めやすくなったことや、顧客とのコミュニケーションや提案がしやすくなったことなど、好ましい変化が複数起こっています。
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3. 株式会社ブロードエンタープライズ様

株式会社ブロードエンタープライズ様では、過去にもSFAツールの導入はしていたものの、顧客とのやり取りや日報、タスク管理などが支社や個人ごとに統一できておらず、管理が煩雑になる課題がありました。

そこでSFAツールを見直して再導入した結果、商談や営業活動の情報共有が容易になり、情報把握に要する時間を半分程度に低減できる成果を得ました。それによって得られた時間は建設的なアドバイスなどに活用され、業務の質を向上する流れができています。

また、商談のフェーズ管理も刷新され、営業活動上でデッドラインを意識した動きができるようになったそうです。
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失敗しないSFAの選び方

SFAを社内に浸透させて成果を上げるには、自社の営業状況に合った製品を選ぶことが重要です。単に高額なシステムを導入すれば成果が上がるわけではありませんし、多機能さだけで選定すると、むしろ使いにくいこともあります。以下では、この点を踏まえて、失敗しないSFAの選び方を解説します。

クラウド型のSFA

SFAには、オンプレミス型、パッケージ型、クラウド型といった製品バリエーションがありますが、初めてSFAを導入する場合、クラウド型がおすすめです。クラウド型は導入コストが安いため、スモールスタートにも適しています。また、サーバーのメンテナンスが不要で、パソコンをリプレイスしても影響が出ません。

さらに、営業担当者が外出先でも操作できるため、商談中や移動中でも入力や情報確認が可能です。これによって作業効率の向上が期待できる他、商談や受注の機会損失の防止にも役立ちます。

わかりやすい見た目と簡単な操作性

SFAを選ぶ際は、使う人にとって直感的な操作ができるかどうかを考慮しましょう。SFAは、入力や情報共有などを頻繁に行ってこそ価値を発揮するため、操作性が悪いものや使用にストレスを伴うものは避けるべきです。

使いやすいSFAを選ぶには、無料トライアルやデモ版を利用して、実際の業務に沿ったテストの実施をおすすめします。その際、導入検討チームを組織して、複数の目で操作性や画面の見やすさ、読み込み速度などを比較検討することが重要です。

必要十分な機能とカスタマイズ性

新システムの導入の際には、機能の多さに目が行きがちですが、多機能すぎて使いにくいようでは意味がありません。そのため、自社にとって必要な機能を導入前にピックアップしておくことを推奨します。

また、カスタマイズ性の高さも導入検討時に注目すべきポイントです。例えば、導入時にはスモールスタートで特定部署での定着を目指し、将来目標として他部署との共有やERP・CRMとの連携を考えるケースなら、カスタマイズ性の高さや容易さが成功のカギとなります。

ベンダーのサポート力

SFAを社内に定着させ成果向上につなげるまでには、操作上で困ることが発生したり、トラブルも起きたりします。そんなときのために、導入後にベンダーがどのようなサポートをしてくれるかをチェックしておきましょう。

頼れるベンダーであれば、トラブル時にスピーディーに対応してくれますし、SFAの活用方法や社内に浸透させるためのアドバイスも提示してくれます。そのため、ベンダーのサポート力はSFA選定時の重要項目です。

セキュリティの堅牢性

SFAには顧客情報が多数蓄積されるので、セキュリティの脆弱さから情報漏洩が起きた場合、企業としての信頼を失う可能性があります。また、営業情報が集積されることから、使用できない状態になると営業活動に支障が出て、売上や利益に大きなダメージを受けるかもしれません。

これらの点を踏まえて、セキュリティの堅牢性が高いSFAを選ぶことが重要です。具体的には、PマークやISMSの認証を取得しているシステムであれば、安全性を担保しやすくなります。

アップデートの頻度や回数

クラウド型のシステムを導入するのであれば、アップデートの頻度や回数にも注目しましょう。アップデート頻度が高く、技術の進歩やユーザーの意見を随時システムに反映させているベンダーの製品なら、脆弱性へのスピーディーな対応が期待できるため、長期的な使用に適しています。

SFAを定着させるための3つのポイント

SFAは適切な情報入力が行われ、日々の業務に定着してこそ意義があります。そこでこの項目では、SFAを日常業務に定着させるために、事前に知っておくべき3つのポイントを解説します。

1. スモールスタートで始める

SFAツールは、企業にとって大きな変革をもたらす可能性があります。そのため、最初から全社で移行した場合、予測できない障害が発生するなど、さまざまなリスクに直面することが想定されます。社内への浸透や成果を焦りすぎると、「思うように効果が上がらない」「無理な導入で実働上の負担が増えて精神的ストレスが生じる」などの不満が広がる可能性があるため十分配慮しなければなりません。

まずは、6～７名ほどのチームに限定したスモールスタートをおすすめします。小規模に始めれば、トラブルがあっても影響は小さく済むうえ、一定の成果を上げてから大規模化することで、従業員が積極的に活用してくれる流れをつくれるはずです。そのため、使用範囲の拡大や機能拡張は様子を見ながら実施しましょう。

2. 導入目的を従業員に共有する

SFAは、社内に十分浸透し利活用されれば、業務効率向上や売上アップに貢献するツールです。しかしその一方で、「営業活動の一挙一動を監視されるツール」と従業員に誤解されることもあり得ます。また、目的や意義が浸透していないと、入力がおざなりになって、SFAが本来持つ効果を発揮できない可能性もあります。

このような事態を防ぐためには、まず導入目的を従業員に共有し、SFAによって業務の効率化や収益アップが起これば従業員にもプラスになることを周知しておきましょう。

3. SFAを使いこなせる体制へと変えていく

SFAは使いやすさを念頭に置いて開発されていますが、使いこなすまでにかかる期間には個人差があります。そのため、導入支援による勉強会などを行って、できるだけスムーズに使える体制を構築することが大切です。

また、経営陣や部署のトップがSFAの利活用をプッシュしたり、SFAの積極利用者に何らかのインセンティブを与えたりするなど、組織を挙げて取り組む姿勢を見せることも浸透に貢献します。

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