誠意が伝わる謝罪文・謝罪メールの書き方と例文

ビジネスシーンにおいて突発的なトラブルは起こってしまいます。
トラブルを起こしたことで、クライアントとの関係性が悪くなってしまうこともあるでしょう。そういった人間関係を崩さないためにも、ビジネスシーンでは「謝罪文」「謝罪メール」が重要となってきます。
今回はビジネスシーンにおいて誠意が伝わる「謝罪文」「謝罪メール」について解説していきます。

謝罪文とは

謝罪文は相手に迷惑をかけたことに対してお詫びとして送る書状のことです。可能であれば相手に会って謝罪をするのが一番です。ただ相手に会うにも時間を設定する必要があるので謝罪をするまでに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そんな時は謝罪文を手紙やメールなどで送りましょう。

相手に迷惑をかけてしまったら

ビジネスシーンにおいて相手に迷惑をかけてしまい謝罪しないといけない場面になったら基本的には直接会って謝罪をすることが理想です。
実際に合うことで謝罪の気持ちや誠意を一番伝えることができるからです。しかし謝罪のための機会を作ってもらうのに日にちがかかったり、時間が合わなかったりすることもあるので、取り急ぎ電話で謝罪をし、その後手紙やメールなどで謝罪文を送るといいでしょう。

謝罪の際に気をつけること

スピード

謝罪をする上ではとにかくスピードが重要です。誠意を伝える上で言葉よりも行動が一番伝わりやすいためです。
何かトラブルやミスが発生してしまった場合は状況確認を素早く行い、まずは相手に謝罪しましょう。
その上で今後の対応などに関して説明することで、こちら側がミスを認識し今後の対応や改善に関してしっかり動いていることが伝わります。

非を認める

何かしら言い分はあるかもしれないですが、そこは自身の非をしっかりと認めて誠心誠意謝罪しましょう。
非を認めていないと「私は〇〇だと思った」などといった言い訳と捉えられる言葉がでてきてしまうので気を付けましょう。

状況を把握する

相手は謝罪の言葉を聞きたいのではなく、なぜそのようなことが起こってしまったのか、その後の対応はどうするのか、今後起こらないようにするためにはどうするのかが一番知りたい内容です。
ここは手を抜かずに可能な限り迅速に対応策を考えるといいでしょう。

謝罪文の例文

ここでは、実際のシチュエーション別に必要な謝罪文の例文を紹介いたします。

トラブル（システム障害）があったときのお詫び

【件名】
◯◯のシステム障害に関するお詫び

【本文】
株式会社◯◯　◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

◯月◯日◯時から◯時にかけて、
システム障害が発生しております。

皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを
深くお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、弊社の◯◯に問題があり現在復旧作業を進めております。

◯時頃には復旧の見通しとなっております。
作業完了し正常稼働の確認ができ次第、改めてご連絡をさせていただきます。

以後このようなことがないように、再発防止策を実施し、
安定したサービス提供できるように努めて参ります。
今後とも、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。

取り急ぎ、お詫びとご報告を申し上げます。

請求ミスがあったときのお詫び

【件名】
〇月ご請求金額誤りのお詫び

【本文】
株式会社◯◯　◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

この度、〇月〇日付のご請求金額につきまして、
誤った金額をご請求いたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

原因を確認しましたところ、
経理上のミスであることがわかりました。

以後このようなことがないように、
経理との確認を徹底し細心の注意を払ってまいりますので
このたびの件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。

改めまして、修正した請求書をお送りさせていただきましたので、
大変お手数とは存じますが、お手元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。

取り急ぎお詫びを申し上げます。

部下に不手際があった際のお詫び

【件名】
弊社社員の不手際に関してのお詫び

【本文】
株式会社◯◯　◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

このたびは弊社の○○が〇〇様に対して、
変失礼な応対をいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

ひとえに上司である私の監督不行き届きであり、
弁解のしようもございません。
誠に申し訳ございませんでした。

○○には私から厳しく指導致しました。
本人も、今後二度とこのようなことを繰り返さないと
深く反省しております。

今後は二度とこのような事がないよう社員教育を周知徹底し、努めてまいりますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

まとめ

謝罪文の意味、書き方などについて解説しましたが、一番重要なのは誠意です。
誠意がしっかり伝われば相手も必ず理解してくれます。
またトラブルなどがあった時がその人の人間性が一番表れます。
誠心誠意対応することで相手との関係性をより深めることもできるので、
最低限の対応方法は頭の中にいれて慌てず対応できるようにしてください。

横綱この記事の執筆者

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