SFAとは？CRM、MAとの違いや導入メリットや注意点を解説

効率的に営業活動を行うのに役立つといわれている営業支援ツール「SFA（Sales Force Automation）」。しかし、SFAで具体的にどのようなことができるのかを説明できる方は、そう多くはないのではないでしょうか。

この記事ではSFAとは何か、その機能や導入するメリットについて解説します。また度々比較対象として挙げられるCRMとの違いについても解説するので、SFAの知識を深めたい方やSFAの導入を検討している方は参考にしてみてください。

そもそもSFAとは？

ではあらためて、SFAについて説明します。
SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、「営業支援システム」や「営業支援ツール」とも呼ばれます。SFAは営業部門における情報や業務プロセスを自動化し、営業活動に関する情報全般をデータ化して蓄積・分析できるシステムです。

企業がSFAを導入する目的は、従来の属人化してブラックボックス化しやすい営業活動を可視化し、営業管理コストを削減するとともに、営業担当者の課題を明確にして改善し、売上貢献に繋げること。主な機能には、営業メンバーの行動管理や商談の進捗状況管理などがあり、商談結果の蓄積も可能です。

SFAは1995年頃アメリカで始まり、日本では2000年代から普及が進んでいます。スマホの普及や情報端末の発展が導入を加速させ、リモートワークの浸透によりさらに多くの企業が導入を検討しています。SFAの導入により、営業担当者は繰り返し・定型業務の自動化でコア業務に集中でき、売上アップにつながります。

また、市場の変化や経済状況の厳しさから、従来の属人的な営業スタイルが通用しなくなる中で、営業プロセスの最適化や案件管理の効率化が求められるようになり、SFAの導入がますます重要となっています。

SFA導入のメリット

SFAには営業活動をサポートする機能が多く備わってるため、導入すると以下のようなメリットが期待できます。

営業活動の効率化

SFAには、商談リストや見積書作成機能、スケジュール管理機能など、定型業務の効率化に役立つ機能が揃っています。これにより、営業担当者はコア業務に集中できるようになり、効率的な営業活動が行えます。例えば、毎日の営業報告を手動で作成する代わりに、SFAの行動管理機能を使って自動で日報を作成するなどの時間短縮が可能です。

営業活動の可視化

SFAを導入することで、営業の行動や進捗状況などをリアルタイムで把握・共有することができ、営業全体の動きを可視化できます。可視化されたデータにより、現状の問題点や課題に対する改善が容易になり、上司もデータに基づいた論理的な教育が可能になります。

営業活動の標準化

SFAを活用することで、営業活動が個々のスキルに依存しなくなり、営業プロセスが標準化されます。これにより、営業スキルの向上や、教育コストの削減につながります。また、成功事例やプロセスを組織の資産として蓄積・共有できるため、営業の再現性が高まります。

営業力アップ

営業マン一人一人のスキルやノウハウがデータとしてSFAで蓄積されるため、分析することで効率の良い営業活動の方法を見いだすことができます。これを共有することで、部全体の営業力アップが期待できます。

精度の高い売上予測

SFA上に蓄積されたデータを活用して、AIや統計的手法を用いて売上予測を行うことができます。過去の商談や顧客情報、市場動向などの様々な要素を考慮し、より現実に即した売上予測が可能になります。これにより、経営陣はより的確な意思決定を行うことができ、リソースの最適化や戦略立案に役立ちます。

顧客満足度の向上

SFAによって顧客情報が一元管理されるため、顧客とのコミュニケーションが円滑になります。営業担当者が顧客のニーズや過去の取引履歴を把握することが容易になり、オーダーメイドの提案や迅速な対応が可能になります。また、アフターサービスやフォローアップも効率的に行えるため、顧客満足度の向上が期待できます。

SFAを導入することで、営業活動の効率化や標準化、売上予測の精度向上、顧客満足度の向上など、多くのメリットが得られます。ただし、SFA導入には費用や運用面での課題も存在するため、組織の状況やニーズに合ったシステムを選定し、適切な導入計画を立てることが重要です。また、従業員の理解や協力が不可欠なため、運用ルールや教育を十分に行うことが成功のカギとなります。

SFAの導入を検討している方へ

現在、数え切れないほど多種多様なSFAツールが存在しますが、各ツールの利点、欠点、特性を考慮し、自社に適したSFAを選定することが大切です。以下の資料では、多くの企業で導入されているSFAツールの特長について、わかりやすくご紹介していきます。

無料SFAツール比較表のダウンロード

特徴や料金の他に、導入事例ページへのリンクや最低契約期間なども明記しています。
ぜひ、SFAの比較にご活用ください。

SFAで何ができるの？重要な機能を紹介します

あらためて、SFAは営業担当者が顧客と接触を始めてから受注に至るまでの進捗状況を可視化するものです。営業職の担当業務は、顧客リストの作成やテレアポ、提案書・見積書の作成など多岐に渡ります。SFAを活用することで営業職の定型業務を自動化し、よりコア業務に集中することが可能に。ここでは、SFAの機能についてご紹介します。

顧客管理

SFAのメイン機能の一つが「顧客管理」です。顧客情報や接触履歴、商談内容などを一元管理できます。名刺管理や過去の商談履歴も含め、営業活動の把握が可能。さらに、CRMと同様に社名、所在地、連絡先、担当者名、担当者の属性情報なども管理できます。これにより、顧客のニーズを把握し、社内の伝達ミスや失注を防ぐ効果があります。また、大口顧客の特徴を分析し、戦略的な営業活動が可能になります。

案件管理

見込み顧客を効率的に受注へとつなげるために、案件情報を管理します。企業名、担当者名、提案商品・サービス、受注見込み金額などの詳細情報を把握できます。マネージャーはこれらの情報を使って、営業担当者にアプローチ方法をアドバイスをしたり、過去の商談履歴や内容を分析して、最適なアプローチ法を導き出すことが可能に。さらに、チーム全体で情報を共有し、担当者以外も改善点を洗い出しやすくなります。

営業スケジュール管理とタスク管理

営業担当者のスケジュールやタスク管理を効率化する機能です。営業活動におけるアポイントメントの設定、商談の日程調整、タスクの追加や割り当て、期限の設定などが簡単に行えます。これにより、営業担当者は自分のスケジュールを把握しやすくなり、他の営業メンバーや上司との連携も円滑になります。例えば「ネクストSFA」の場合、Googleカレンダーなどの各種サービスと連携し、データの自動反映が可能です。

また、営業チーム全体のスケジュールを一覧で表示することで、マネージャーがチームの進捗状況やリソースの最適化を行うことができます。担当者が休暇や病欠の場合にも、タスクを他の担当者に迅速に割り当てられるようになります。

営業レポートと分析

営業活動のデータを収集し、分析する機能です。営業レポートは、商談の成約率、受注金額、営業員の個人成績など、さまざまな指標を含めることができます。これらのデータをもとに、営業チームの強みや弱点を把握したうえで、改善策立案が可能に。 さらに、過去の商談データを活用して、営業戦術やターゲットの見直しを行うこともできます。例えば、商談が成立しやすい業種や地域を特定し、営業戦略の最適化を図る、などです。

SFA機能活用のポイント

これらの機能を駆使することで、SFAツールは営業活動の効率化や売上向上に大きく貢献します。しかし、ただ機能を導入するだけでは十分な効果は得られません。以下のポイントに注意して、導入時には、自社の業務やニーズに合ったツールを選び、十分な研修やサポートを行うことが成功への鍵となります。

ユーザーフレンドリーなインターフェース

営業担当者がSFAツールを使いやすいように、ユーザーフレンドリーなインターフェースが重要です。わかりやすい画面構成や操作方法のSFAを選ぶことで、営業担当者のツールへの抵抗感を減らし、適切な使い方ができるようになります。

社内の導入支援

SFAツールを導入する際には、社内の理解と協力が必要です。導入前には十分な説明や研修を行い、営業チームがツールの効果的な使い方を理解できるようにしましょう。また、定期的なフォローアップやサポートを行うことで、ツールの適切な利用が継続されることが重要です。

データの品質管理

SFAツールが効果を発揮するためには、正確で最新のデータが必要です。顧客情報や商談履歴などのデータを常に更新し、他の営業担当者と共有することで、情報の活用度が高まります。また、データの品質を維持するために、定期的なデータクリーニングや整理が必要です。

カスタマイズとシステム連携

企業の業務やニーズに合わせて、SFAツールの機能をカスタマイズすることができます。また、他のシステム（例：CRM、ERP、マーケティングオートメーション）と連携させることで、データの一元化や業務の効率化が図られます。

SFA導入時のよくある失敗

高額なSFAを導入したものの思ったよりも使いこなせていないという企業は少なくありません。

ここではSFAをうまく活用しきれない企業の特徴をご紹介します。

多機能過ぎて使いこなせていない

前述の通り、SFA/CRMは様々なことができますが、多機能過ぎて使いこなせなかったという話をよく聞きます。

多機能ということはその分習得コストが多くかかることであり、忙しい現場の営業マンや管理者が、きちんとSFAを使いこなす前に、活用されなくなったという事例があります。

何でもできるSFAは魅力的ですが、SFAを導入する前に自社にとって本当に必要な機能は何かというのを事前に把握したうえでどのSFAを導入するべきか検討するべきでしょう

営業活動を記録するだけのツールになっている

SFAの価値は蓄積されたデータを活用管理し、PDCAを回していくことにあります。
ただ、営業活動を記録するだけでは単に入力の手間が増えてしまうことになるだけです。

SFAに蓄積されたデータを分析することで、部署全体の底上げを行ったり、属人的な営業アプローチから適切なタイミングでのアプローチに変化していくことができます。

SFAの責任者は単に部員に入力を促す担当者になってしまっていることがSFAの失敗例としてよく事例にあがる話です。

初期開発工数に費用と時間が思った以上にかかる

多くのSFAでは導入前に自社の営業プロセスに合わせるために追加の開発がかかることがあります。

初期開発費用と時間が思った以上にかかったというのはよく聞く話です。

また、せっかく時間と費用をかけてカスタマイズしても思ったよりも使い勝手が悪かった。開発した機能を使わなかったということもあります。

SFA導入に際して注意すべきポイント

SFAは、ただ導入するだけでは効果が出ないものです。ネット上で調べても、「SFA」という営業を助けるシステムが存在するという情報がありますが、それだけでは結果が出ないこともあります。 SFAやCRMが営業活動や顧客情報の整理には大切でも、現行の体制で導入しても大きな成果は望めません。効果的なSFA実施のためには、以下の要素を事前に検討・実行することが肝要です。

システム導入だけで効果は得られない

SFAは営業活動や業務を助け、営業力を向上させるシステムですが、営業支援システムを入れるだけで営業活動が改善されると考えるのは誤りです。営業支援システムは道具にすぎず、営業プロセスも含め正しい運用が必要です。

営業プロセス／マネジメントも同時に改善が必要

SFAが目指す営業力強化には企業共通の問題が存在します。それは、営業マネージャーの機能が十分でないことです。営業マネージャーの役割を見直すことから始めます。 営業マネージャーは数字だけでなく、営業員の営業活動・業務を管理する役割も重要です。

KPIとしての「見える化」指標を実施

トップセールス営業員がマネージャーや経営幹部に昇格することがありますが、その営業員のプロセスには成功の秘訣があります。営業マネージャーは、トップセールス時代のノウハウを見える化することが大切です。そのためにも、営業プロセスを再構築し、KPIを設定しSFAを用いて可視化しましょう。

PDCAサイクルを継続的に行うこと

営業プロセスは一度に改善できず、KPIで効果を測定・検証し、改善につなげるPDCAサイクルが大切。SFAは営業マネージャーのプロセスマネジメントを支援し、各営業員が営業プロセスを適切に実行するための自己管理機能を提供します。

しかし、このPDCAサイクルを実行できる営業マネージャーはごく少数。多くの営業マネージャーは直感や閃きで行動しているため、ノウハウの再現が苦手です。そんな営業マネージャーにとっても、SFAは有益です。SFAには、業務分解・定義、業務標準化の進め方をサポートする営業コンサルティングやトレーニングなどのサービスが含まれています。これを利用すれば、営業力を迅速かつ確実に向上させることができます。

導入前の現状分析と目標設定

SFA導入に際しては、現在の営業活動や業務の問題点を明らかにし、改善の目標を設定することが重要です。効果的なSFA選択には、企業の要求に応じたシステムを選ぶことが不可欠です。

相見積をする際には、現在の問題点や改善目標を共有し、二人三脚で具体的な解決策を探ってくれる企業を選ぶことも大切です。

組織内の意識改革とチームの連携強化

SFA導入だけでは効果が現れないので、組織全体での意識改革が求められます。また、営業チーム全体で協力し合い、効果的な運用を目指すことが営業力向上につながります。

継続的なフォローアップとサポート

SFA導入後のフォローアップとサポートも重要です。組織内での運用やトラブル対応に関して継続的なサポートを受けることが、効果的な運用につながります。システム提供者との良好な関係が求められますので、手厚いサポートを提供しているサービスを選ぶことが成功のポイントです。

SFAとCRMの違い

度々SFAと比較されるものとしてCRMが挙げられます。

CRMは「顧客関係管理」という意味で、顧客との関係性をさらに深めることで収益の拡大を狙う、という経営戦略のこと。

顧客関係管理（CRM）を改善するシステムを「CRMシステム」といいますが、最近ではCRMシステムもまとめて「CRM」と呼ばれることが多いです。

SFAとCRMはもともとは別々のソリューションでしたが現在では共に営業活動の最適化を実現するソリューションツールとして同じ意味合いで使われることが多いです。

ただしSFAとCRMではその設計思想に違いがあります。
ここではSFAとCRMの違いについて解説します。

SFAとCRMの利用目的の違い

SFAとCRMは利用の目的が異なります。

前述のとおりSFAの目的は「営業活動の可視化」に対して、CRMの目的は「顧客との関連性を管理すること」です。
「営業活動管理」と「顧客管理」と根本にある管理対象が異なっています。

SFAは「営業案件」が軸にあり案件に対しての行動管理やアプローチを最適化していきます。
対してCRMは「顧客」が軸にあるため、顧客の基本情報や購入履歴をデータ化して顧客情報を可視化していきます。

システム・機能の違い

システム・機能の面でもSFAとCRMは異なる部分があります。

SFAに比べてCRMは顧客との関係性の管理に重点を置いているため、CRMの場合、営業だけでなくマーケティングや経理でも使うことが想定されている機能があります。

例えばEC型CRMの場合は以下のような機能があります。

顧客管理機能

商品を購入した顧客の氏名や住所などの基本情報から、
購入した商品の一覧、回数、購入金額などの購入履歴。
お問い合わせ頂いた日付や内容の履歴や対応担当者などを管理することができます。

顧客分析機能

顧客分析機能は一定の条件での対象顧客の抽出やソートなどを行うことができます。
年齢や性別、購入した商品や日付などを利用して顧客を分析することで、最適なタイミングでアプローチを行ったり、マーケティングなどに活用していきます。

顧客マーケティング管理

分析機能で抽出した顧客に対してメルマガを配信したり、クーポンを発行することなどができます。

顧客に対して画一的なアプローチではなく趣味嗜好に合わせた商品紹介やタイミングなどより売上や関係性を深めることが期待できるように顧客に合わせたマーケティングが行えることが特徴です。

MAとは？MAツールで何ができるの？

MA（Marketing Automation）はマーケティング支援ツールと言われ、新規顧客を獲得したり、見込み顧客を育成したりするマーケティング施策をサポートするツールです。

MAは集客や販売促進、顧客管理といった一連のマーケティングプロセスの自動化を実現。MAに搭載されている主な機能についてご紹介します。

リード管理

マーケティング施策では、自社サイトや展示会、広告出稿などさまざまな手法を用いて見込みリードを獲得しています。MAを活用することで、集めたリードを「見込みリードリスト」として自動的に管理することが可能です。リードの獲得方法や自社商品への温度感、コミュニケーション履歴などによって分類できるため、より効果的なマーケティング施策を実行できます。

メールマーケティング

リード管理機能で作成した顧客リストに対して、メール配信を簡単に行うことが可能です。メールの開封率やクリック率、CV率などの自動測定が可能なため、リードの属性に合わせたメールのタイトルや本文を作成した効果検証を行うことができます。

スコアリング

スコアリングとは、顧客の温度感を点数で評価することです。スコアリング評価は、自社サイトへのアクセス頻度やメールの開封率、テレアポの反応などを元に点数化。スコアリング機能によって評価された点数は、営業担当者のアプローチ先の指標として活用でき、営業効率の改善が期待できます。

アクセス解析

SFAでは見込み顧客が自社サイトに何回アクセスしたのか、どのページを閲覧したのかといった情報を解析することができます。アクセス解析は、ユーザーの行動パターンを知るために重要です。「流入が多いのはどのページなのか」「CVポイントはどこなのか」といった情報をあらかじめ把握しておくことで、ページ改修にも役立てられるでしょう。

SFAとMAの違いとは

相違点1：SFAとMAとでは目的が違う

では、これから相違点である、目的の違いについてお話ししていきます。

SFAは営業の効率化のためのツール

SFAはSales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略で、営業の効率化を図るためのツールです。

日本語では営業支援システムと呼ばれることもあります。営業活動を行う上では商談の進捗状況や企業情報、担当者情報等、多くの情報が必要になります。
営業担当者個人でこれを管理するのには量的な限界があり、また共有の不徹底を招きかねません。
SFAを利用すればそうした膨大な量の情報のすべてを難なく保管でき、同時に営業担当者と営業部、さらには経営陣との間でその情報を共有できるようになります。

これが成約率の上昇、成約に至るまでの期間短縮等、営業活動全般の効率化に繋がるのです。

MAはマーケティングを自動化するためのツール

MAはMarketing Automation（マーケティング・オートメーション）の略で、マーケティングを自動化するツールです。
現代において、販売者と対面して商品の情報を得ようとする消費者は少なく、情報収集の多くはネット上でなされます。

そうした状況を受けて、ウェブ上でのマーケティングを効率的に行うためにMAは使われます。
マーケティングにおいて大切なのは、売りたい商品をまさに欲しているという顧客を素早く正確に探知すること。
そのために必要な一連の工程を、人手をかけずに実行してくれるのがMAなのです。

MAはまずウェブサイトの問い合わせから見込み客を創出し、個人情報を取得したのち、適切なコンテンツを配信して見込み度を高めることを図ります。

そしてそれぞれの属性や興味の度合いに応じて分類し、個人ベースで情報を管理することで、顧客理解を深めています。

相違点2：SFAとMAでは役立つシーンが違う

次に、役立つシーンについての違いを紹介していきます。

SFAは商談の成約率アップに貢献する

SFAはまさに購入が決定される場面である商談の際に役立ちます。
営業員はSFAを使うことにより、商談ごとの相手の企業情報、担当者の役職、これまでのやり取り等の詳細をいつでも確認できるので、よりミスを減らし、スムーズな取引につなげることができるでしょう。

営業部全体ですべての商談の進捗情報を共有できるため、余計な連絡や確認に割く時間や手間も削減されます。
ある担当者から別の担当者へ商談を引き継ぐ場合も、スムーズに行うことができるでしょう。

また商談プロセスの可視化は商談が成功した要因や優れた営業員の方法をパターン化することを可能にし、それを全体で共有することにより、各営業員に依存するのではなくチームとしての成約率アップを目指していくことができます。

MAは購入前に確約度の高い顧客を選別する

MAが関与するのは購入前の段階です。
見込み客を創出し育成、さらに選別して商談に持ち込むというプロセスには、それぞれの段階ごとに大変な労力と時間がかかります。
顧客リストを上から順にテレアポを行うのは時間がかかりますし、当の顧客がどの程度関心を持っているか、また、実際に商談に持ち込める見込みが高いのかどうかといった点を正確に把握することはできません。

商談に持ち込めたとしても、一から相手との関係性を構築しなければなりません。
一方MAは個人ベースで分析を行い、商談に持ち込める顧客を自動的に割り出します。
商談に臨む際には相手のニーズの属性や度合いを把握済みであり、いわばある程度関係性の構築ができている状態が作られるのです。

これにより成約率は高まり、同時に見込みのない商談の数を減らすことにもなります。
また商談の質を高めるだけでなく、人力では見逃してしまっていた見込み客にもより気付けるようになるので、商談の数自体を増やすことにも貢献します。

相違点3：営業員に対する役割が違う

次に、営業員に対する役割の違いについてお話ししていきます。

SFAは営業担当者の管理役

SFAは営業員からすると、適切な指示を出す管理者としても機能すると言えます。
例えば、スケジュール管理機能で予定が常に知らされることで対応漏れを防ぐことが可能です。
また、月ごとのノルマから逆算した日ごとの活動目標を具体的に数値として確認できれば、やるべきことが明確になり効率的に動くことができます。

そしてすべての進捗はリアルタイムで全体に共有されるので、上司と部下は会わずとも連絡を取り合うことができます。
また経営陣に自社の財政状況をきちんと把握できるので、営業員のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

MAは営業担当者の補佐役

MAは有効な商談を営業部に持ってきてくれます。
いわば営業員にとって、商談の環境を整える補佐役のような役割を果たすと言えるでしょう。

MAは今まさにニーズが高まっている顧客を知らせてくれます。
すなわちそれは営業員がアプローチするべきタイミングを知らせてくれているということです。
これにより営業員は成約の機会損失を防ぐことができます。人力でマーケティングを行う場合よりも質・量ともに優れた、つまり成立しやすい商談を数多くもたらしてくれることになるので、結果的に営業の業務効率化にも貢献するのです。

改めてSFAの機能を具体的に紹介

前項でもご説明しましたが、営業活動を一元管理できるSFAには多くの機能が備わっていますが、文字だけでは具体的なイメージが持ちづらいと思います。

そこで今回はその中でも主な機能5つについて、当社のSFA「ネクストSFA」の機能をもとに解説します。
現在抱えている課題に役立つ機能があるかどうか確認してみてください。

SFAについてすぐに知りたい方へ向けて、「ネクストSFA」の機能を1分で紹介する動画【1分でわかるネクストSFA】もご用意しています。簡単なフォームに入力をするだけで無料で見られるので、ぜひご活用ください。

また5つの機能だけでなく、他の機能についても知りたい方は「ネクストSFA」のサービス資料をご確認ください。

行動管理

SFAの行動管理はカレンダーで予定管理をしたり、タスク管理をしたりしてスケジュールを把握できる機能です。上司も部下のスケジュールを確認できるため、クライアント対応の状況から的確に指示ができ、未然に対応の抜けや漏れを防ぐことができるでしょう。

また行動管理では、日々の営業活動の報告を登録した履歴から日報、週報、月報を自動で作成することができます。ファイルの添付も可能なため、必要な資料も一緒に提出することが可能です。

案件管理

案件管理は案件（商談）に関する情報を登録できる機能です。

案件リストでは案件ごとに現在の提案状況が把握でき、フェーズごとに表示するなど条件を絞って抽出することもできます。

案件履歴登録時には、いつ何をしたのかを提出した資料や見積もりのファイルと一緒に簡単に登録、管理でき、その後すぐに次の予定の登録も可能です。

アプローチ管理

テレアポリストやその履歴の登録などができる機能をアプローチ管理機能といいます。

アプローチに関する情報を登録できるため、リアルタイムで案件の進捗を把握することが可能です。

案件が現在どのフェーズにいるのかを把握することによって適切なタイミングでアプローチができるため、案件になる前の見込み顧客の管理に便利な機能です。

データ分析

データ分析機能では欲しい情報をグラフ化してまとめ、さまざまなデータを一目で確認できます。

売上進捗や着地予想などをリアルタイムで表示できるだけでなく、受注進捗や失注状況など日々の営業活動の履歴を蓄積させたデータをもとに営業活動を分析。

分析したデータを使えば、アプローチするのに最適な提案先がわかったり、アプローチに関する弱みを把握したりと今後の営業活動に役立てることもできるでしょう。

データのグラフも細かく条件設定ができ、一覧をCSVで出力することもできます。

外部連携

各種サービスと連携して、データを自動で反映する機能です。営業からバックオフィスまで効率的にデータを一元管理できます。

例えば「ネクストSFA」では、Google広告やChatwork、Googleカレンダーをはじめとするサービスと連携させることが可能です。

各種サービスとの連携に関する詳細はこちらをご確認ください。

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みやちゃんこの記事の執筆者

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SFAは活用されてこそ意味がある