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更新日:2023/12/15 

債務管理とは?実施するメリットや想定される課題をわかりやすく解説

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

債務管理とは自社で購入した商品やサービスなどに対する支払状況を管理することです。必要な支払いが期限までに取り決められた内容で実施されているかを確認します。債務管理を行うことで支払予定をしっかり把握できるだけでなく、滞りなく支払いをすることで取引先からの信頼性向上にもつながります。
したがって債務管理は経営上非常に重要です。この記事では債務管理を行うメリットや課題を解説。また課題の解決方法もみていくのでぜひ参考にしてみてください。

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まずは債務管理の基礎知識を確認

債権管理について触れる前にまずは債務管理の基礎知識について確認しましょう。そもそも債務とは何か、また債権との違いについて解説します。

債務とは

債務とは特定の人(債権者)に特定の行為や給付を行う義務のことです。特定の行為とは経営上多くの場合金銭取引のことを指します。
例えば自社で何かしらの商品やサービスを購入する際に、その場で金銭のやり取りを行わず、後日まとめて決済する取引をしたとしましょう。この時点で購入した企業は商品やサービスを提供した企業に対しての支払い義務が発生します。商品やサービスを提供する側は支払った相手に商品やサービスを提供しなければなりません。これが債務です。
企業間の取引において商品やサービスの購入時に現金などでの支払いをその場で行わずに、後で一定期間分をまとめて清算することが一般的です。したがって債務管理は経営上非常に重要な業務となります。

債権との違い

債権とは債務とは反対に特定の人(債務者)に特定の行為や給付を要求できる権利のことです。例えば自社の商品やサービスを他社へ販売した場合、その代金を請求することができます。また逆に代金を支払った側は相応の商品やサービスを受け取る権利が発生します。これが債権です。
債権と債務は相反する言葉となりますが、企業間の取引においては常に同時に発生することになります。つまり債務管理があれば同様に債権管理があることを意味します。債権管理は未払いの代金が期日までに正しく支払われているかなどを管理する業務です。債務管理と同様に非常に重要な業務となります。

債務管理とは

債務管理とは債権管理とは逆に債務の把握、債権者への代金支払までの流れを管理することです。
商品やサービスを購入する度に決済をしていたのではやりとりが頻雑になる懸念があり、また振込手数料などのコストが発生してしまいます。そのため企業間の取引では都度の即時現金決済ではなく、支払サイトで期間中に発生した取引をまとめて後日請求する方法を取るのが一般的です。
債務管理においては支払うべき資金を準備しておくこと、支払サイトや条件に応じて資金を滞りなく支払うことが重要です。

債務管理をしっかり行うメリット

債務管理をしっかり行うことで「支払予定を確認できる」「支払遅延の防止につながる」「取引先からの信頼が向上しやすい」と3つのメリットを得ることができます。それぞれ具体的な内容を解説していきます。

支払予定を確認できる

いつ・いくら支払うべきなのかが分からなければ資金調達のスケジュールを組むことができず、資金繰り対策を打つことは難しいでしょう。支払予定を確認しておくことは重要です。
債務管理を行うことでいつまでにどれくらいの資金が必要なのか、支払予定を確認することができます。支払予定は経営状況に応じて細かく確認しておくことが重要です。特に資金繰りが厳しい会社であるほど日、週、月単位でどれほど支払予定があるのかを把握しておく必要があります。

支払遅延の防止につながる

支払遅延を防ぐためには支払予定と共に支払い金額を明確にすることが重要です。債務管理を行うことで支払うべき金額を明確にし、それに合わせて予定を組むことで支払遅延の防止につながります。
支払うべき金額を明確にするとは取引先からの請求書内訳を確認するということです。注文した内容に相違があったり、購入した商品に不備、欠品があったりすることはめずらしくありません。「数量などの不備はないか」「納品書の内容と納品物が一致しているか」「返品、割引、割戻などが取引内容と相違していないか」などを確認します。
また請求内容に不備がありその際に返品や割引、割戻しなどの訂正依頼をすることもあるでしょう。その際も漏れなく実施されているかしっかり確認することが大切です。

取引先からの信頼が向上しやすい

ビジネスにおいて最も重要なのは信頼関係です。人付き合いにおいて信頼関係が重要であるように企業間においてもそれは同様です。商品やサービスを提供している側が契約通りに債務を履行しているにもかかわらず、それに対して支払いが遅延したりしてしまうと取引先からの信頼を失墜してしまうことになるでしょう。
支払が滞ってしまうことが恒常化してしまうと、企業としては存続の危機に陥ってしまうかもしれません。そうなると資金調達自体が難しくなってしまいさらに支払いが遅延するという悪循環に陥ってしまいます。
逆に言えば滞りなく支払いできていれば、それだけでも取引先からの信用向上につながります。信頼があればビジネスもスムースに行うことができ、銀行などからの融資も受けやすくなり資金調達がしやすくなるでしょう。特にいくつもの取引がある企業になるほど債務管理は重要度が高くなります。

債務管理を行う際のポイントとは

ここからは具体的な債権管理を行う際のポイントについて解説していきます。債権管理を行うには以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

仕入先別買掛台帳を用意する

まずは仕入先買掛台帳を用意しましょう。仕入先買掛台帳とは月ごとの買掛金残高や増減を仕入先別に記録し管理できるようにする台帳のことです。買掛金とは代金後払いの信用取引で行われる掛取引に使用する勘定科目のことを指します。
先述のように一般的に企業間の取引などにおいては、その取引ごとに都度支払いを行うのではなく、後でまとめて清算されます。したがって企業が購入した商品やサービスの対価として、将来的に金銭を支払うべき債務を買掛金として勘定項目に記載すします。
仕入先別にこの買掛台帳を用意することで買掛金残高があるのかを仕入先ごとに把握することが可能です。台帳には仕入先ごとに「支払年月」「支払先名」「支払サイトや条件」「買掛金の前月残高」「当月発生額」「当月支払額」「当月残高」をそれぞれ記録します。

取引先別支払予定実績表を作成し、支払日別支払予定額を集計する

当月の支払額を「取引先別支払予定実績表」と「支払日別支払予定額」にまとめて集計します。取引先別支払予定実績表とは支払い月日ごとの支払額を取引先別にまとめた表です。一方支払日別支払予定額とは、支払日別に並べられた債務を記載し表にしたものです。
取引先別支払予定実績表には「支払予定日」「支払先名」を記載し、それぞれの総支払額と振込や手形など支払方法別の支払額を記録します。支払日別支払予定額は、出金記録と突き合わせて確認し支払い漏れがないかを確認できます。支払済みの請求があれば印を押しておけば二重に支払うようなことにもなりません。
特に発注や購買、支払などの仕入れ業務は不正や間違いが起きやすい業務です。発生しやすいミスの例としては「仕入れ元からの過剰請求や二重請求による過剰な支払い」「仕入れ額計上ミスによる支払金の不足」「請求書内訳の確認漏れ」「請求内訳相違などが発覚した際の処理漏れ」「仕入値引きや返品など対する処理の不備や漏れ」などがあげられます。
経理会計上のミスは自社の利益に直結する他、取引先に対する信頼を損なうなど、時に会社にとって大きなダメージとなりえます。会社の規模にかかわらず台帳でしっかり管理しなければなりません。

支払期日をきちんと守る

ビジネスにおいて支払期日を守ることは基本であり最も重要なことの一つです。支払期日が遅れることがあれば企業としての信頼を得ることは難しいでしょう。これは個人でも同じことがいえます。滞納があれば個人の信用情報に悪影響を及ぼすことと同様です。逆に言えば支払期日を守ることは信頼性の向上につながります。
経営状況が芳しくなく資金繰りが難しいときに打開策として「支払サイトの長期化」があります。支払いサイトとは日本国内の掛取引(後払い取引)における、取引代金の締め日から代金を支払うまでの猶予期間のことです。支払期間を延長することで資金繰り対策が打ちやすくなります。
しかし支払い期日のむやみな変更、長期化は取引先から不信感を抱かれる原因にもなりうるので注意が必要です。

債務管理における課題・注意点とは

債務管理を行う上での課題や注意すべき点があります。経営上債務管理は非常に重要な業務です。以下に紹介する課題、注意点を把握しておきましょう。

煩雑な管理になりやすい

一般的に台帳などに使われるツールはExcelです。Excelで債務・債務管理を行っている場合、管理を担当する経理部門全体でファイルを共有することになりますが、通常Excelは共同編集に対応していません。
したがって各々が異なるファイルを所持することになります。それにより各々のタイミングでファイルを更新することは往々にしてありえます。そうなると最終的に「どのファイルが最新版なのか分からない」という状況にもなりかねません。
またファイルを共有していたとしても無駄にいくつもファイルが作成されてしまい、結果的に同じことになってしまいます。そのためExcel台帳を用いた管理方法だと管理が頻雑になりやすく、またミスが発生する原因となりうるのです。

一元管理が難しい場合がある

複数の拠点を持つ企業の場合、拠点ごとの債権・債務管理は本社の経理担当者にて行われます。Excel台帳の場合、本社経理部門はデータを一元管理するために各拠点のExcel台帳を集め、データの集計・加工を行わなければなりません。
このデータ集計・加工作業は膨大な労力と時間を要します。これにはExcel台帳は共同編集できず、データが最新のものか一目瞭然でない点も作業に時間がかかる原因に含まれます。データが最新のものかを確認するには、本社データと突き合わせて正しいデータかどうかを確認しなければなりません。また作業が複雑になればミスが発生する原因にもなりえます。このようにExcelを用いた管理は一元管理が難しいのです。

管理のためのスキル・業務体制が必要

債権・債務管理を行う上で課題とされるのは管理のためのスキル・業務体制を構築することです。
債務管理を行う人材には債務の状況をしっかりと把握し、漏れなく管理するスキルが求められます。また債務の支払予定や支払状況を管理し、リアルタイムに把握できる業務体制の構築も必要です。
そのために有効な手段はシステム化することです。ただし細かい債権・債務管理を実施するためには、しっかりしたシステムを組むことが求められます。なぜなら多くの会計システムでは、売掛金と買掛金を帳簿に記入するという機能はあってもリアルタイムでの管理や、代金回収、支払状況の把握、受取手形や支払手形など支払方法の管理まで行うことができないからです。

債権・債務管理システムを導入するメリットとは

どんなに入念にチェックしても手作業での債権・債務管理だとヒューマンエラーは避けられないでしょう。特に企業の規模が大きくなると取引先も多くなりがちです。取引先が多くなれば当然取引の量が増える可能性も増すため手作業では追い付かず、ミスも増えて資金繰りの悪化や、最悪の場合企業の信用力低下につながる可能性があります。
債権・債務管理の課題を解決する方法の一つとして有効なのは債権・債務管理システムを導入することです。債権・債務管理システムとは自社の債権・債務を管理するシステムです。システムを導入することで「入金状況をリアルタイムで把握できる」「債権回収をスムースに進めやすい」「正確な債務状況を確認できる」「債権債務を一元管理できる」といったメリットを受けることができます。それぞれ詳しく解説します。

入金状況をリアルタイムで把握できる

債権・債務管理システムによって入金状況をリアルタイムで把握できます。例えば「入金と同時にシステムが対応する売掛金の消込を実施」「請求額と振込データの突き合わせ、売掛金明細と入金額の紐付け消し込みなどの作業の自動化」「取引先ごとの債権残高や入金予定を瞬時に把握」「業務上発生するさまざまな債権・債務を一括で管理可能」などです。
これらはExcel台帳で管理するには困難です。これらをシステム化することで作業の正確性のみならず効率化を図ることができます。また人件費の削減もでき経費の削減にもつながります。

債権回収をスムースに進めやすい

債権回収をスムースに進めることが可能です。債権回収の際は取引先の与信状況や債権残高、遅延状況などに合わせた請求督促を実施し、債権回収を行わなければなりません。取引先ごとにこれらの方針を決めるのは非常に手間のかかる作業です。債権・債務管理システムを導入することはこれらの処理を自動化することを可能にします。
例えば回収の遅延状況を一覧で表示し、債権回収のための請求書や文書なども自動で作成することができます。また回収不可となった債権処理も、会計システムなどと連携することで、自動で処理することが可能です。

正確な債務状況を確認できる

特に取引先が多くなると取引先ごと、取引ごとの債務管理を作業で実施するのは困難です。また時間もかかるうえにミスも発生しやすくなるでしょう。システム化により買掛金や未払金、借入金などの債務を一括で管理することができます。
また残高や支払サイト、利息、計上日、決済日などを一覧表示し、費用計上後の債務支払状況把握を容易にします。その他、総合振込FB(ファームバンキング)データの作成など、不備のない確実な支払いを実行するための債務システム体制構築が可能です。
債務システム体制を盤石にすることで支払遅延の発生や資金繰り悪化の状況に陥るような危険性を軽減できます。

債権債務を一元管理できる

債権債務を一元管理できるのは大きなメリットです。これは取引先が多くなる大企業程そのメリットは大きなものになるでしょう。企業の規模が大きくなれば各支社や支店が独立して経営されている場合債権・債務管理も独自で行っていることになり、その数も多くなります。それらをリアルタイムで管理するのは非常に困難です。
システムの導入によって各支社や支店の債権、債務状況が即座に反映され、管理しやすくなります。また拠点ごとに設けていた管理業務、回収業務を行う部署の設置が不要となり、一連の作業の効率化が可能となります。

ファクタリングを活用する方法もある

債務管理は経営上非常に重要な業務です。したがって債権・債務管理システムを導入することはおすすめの方法の一つですが、その他にもファクタリングを活用する方法もあります。
ファクタリングとは自社が持っている売掛債権を利用した資金調達方法のことです。売掛債権とは取引先に対して支払いを要求することができる債権のことで、この債権を売却することで資金を調達します。企業にとって資金繰りは非常に重要な要素です。したがって債権の回収は早いに越したことはありません。資金調達の観点からファクタリングを利用するのは有効な手段です。
またファクタリングは買い取り型の他に保証型もあります。保証型は取引先の信用力について不安がある場合など、売掛債権の貸し倒れリスクを回避するための方法です。
アクセルファクターはファクタリンサービスにおいてNo.1の実績を誇っています。アクセルファクターの特徴の一つはそのスピードです。相談頂いた件数の5割以上が即日入金を行っています。また担当制を設けており相談後の手厚いサポートを実施しており、信頼性も抜群です。

自社の債務管理を見直してみよう

債務管理は企業にとって欠かせない重要な業務です。債権・債務管理におけるミスや漏れなどの不備は企業にとって大きな損失となる場合もありえます。時には企業の信用を損なってしまうようなことにもなりかねません。自社の債務管理状況に不安がある場合は一度見直してみましょう。その際は債権・債務管理システムを導入するのがおすすめの一つです。
またその他にもファクタリングを利用する方法があります。特に資金繰りが厳しい、至急で資金を調達する場合があるなどの状況においては効果的な方法といえます。
アクセルファクター」は2018年にネクステージグループのファクタリング事業部として設立されたファクタリンサービスを提供する会社です。年間相談件数は1万件を超え、買取申込額は290億円を超える実績を誇っています。ファクタリングを検討する場合はぜひ一度アクセルファクターへご相談ください。

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